新时期中职学校档案管理研究

档案是人类文明的产物,伴随人类的发展而发展,是代代相传的唯一且不可替代的遗产。２０１０年度国际档案大会通过的«档案共同宣言»认为:档案记录决定行为和记忆。档案是行为主体各方面活动的真实记录,是各项事业持续发展的重要依据,是人类社会各项实践活动的真实记录,是人类文明发展的重要见证。档案管理是中职学校管理工作的重要组成部分,中职学校档案直接记录了学校的发展历程,它不仅记载了学校各项教学活动的信息和资料,还记载着教职工、学生在校期间全方位的活动与表现,全面客观地反映了学校最基本的职能活动和真实情况。因此,中职学校档案工作是办好学校的重要基础之一,也是衡量学校教育教学质量和管理水平的一个重要标志。

随着国家对职业教育的重视,中等职业教育得到了快速发展,据教育部公布的信息,至２０１１年底,我国中等职业学校达１３１７７所,在校生２２００万人,每年向社会输送着几百万各类建设人才。中职学校档案工作作为学校工作重要的一部分,如何在学校发展中开辟新领域,拓展新的发展思路,与信息化时代俱进,是中职学校必须研究的新课题。

１　中职学校档案工作现状与存在的主要问题

近几年来,在中职学校不断发展中,学校档案工作有了一定的发展,档案意识有所增强,档案馆(室)建设取得一定成效,部分学校已经初步建立门类比较齐全,内容较为丰富,结构渐趋合理,管理日益科学,具有中职教育特色的档案资源体系。有的已晋升为省级达标单位,少数的达到国标级,笔者所在学校档案管理就已晋升为国家二级。

但是,中职学校档案工作与中职教育的快速发展要求还有一定的差距,档案资源的状况还不能适应社会发展的需要和教职工、学生仍至社会公众对档案信息的需求,一些问题仍然较为突出,主要表现在:

１.１　认识仍未到位,档案意识薄弱

很多中职学校的领导重视学校的教育教学、实习实训、学生管理等重点工作,而疏于对档案工作的关注,档案工作被戏称为“被人遗忘的角落”,或认为档案工作只要是管好红头文件就行了;对档案工作经费投入不足,用于档案馆(室)网络化建设的经费有限,硬软件的更新跟不上;档案工作人员往往都是兼职,常常认为把上级发的文件,学校发的文件收集全、保管好档案工作就可以了,对学校建设、教学、学生等档案重要性认识不足,更缺乏利用档案资源为学校建设发展为社会服务的意识。

１.２　机制、制度不健全

目前大多数中职学校档案管理工作在机构设置,人员配置、分配制度、奖励制度等方面不够完善,未能与劳动报酬、晋升挂钩、缺乏活力,工作创新的氛围不浓,这是档案工作不能良性发展的主要原因。

１.３　科技水平较低,服务手段落后

传统的档案管理包括资料的收集、整理、分类、组卷、编制目录、保管和提供利用等一系列工作。由于档案管理工作量大,任务重,工作手段落后,多数中职学校科技水平整体较低,仍是以手工操作为主。不能及时整理,分类归档材料,信息化、网络化建设滞后,没有建立无纸化电子档案和图像、声音、文字三位一体的立体化档案,无法直接运用先进的设备进行服务,无条件进行直接的网上交流,不能从根本上改变档案利用率低,信息涵盖不全等问题。

１.４　档案门类单一,收集归档不全

现在中职学校一般都建有档案室,收入存档的信息材料大多为红头的文件,会计凭证、近些年的一些基本建设档案。学校投入大量的人力、物力、财力,致力于提高教育教学质量和管理水平,在这些活动过程中形成的真实原始记录,是学校自产的档案“产品”,是学校档案的主体,弥足珍贵。但这些材料主要形成于教学、学生管理、招生就业部门,由于认识上模糊,认为他们的主要任务是部门管理,档案收集是档案人员的事,你要一份我找一份给你,你不要我不给。真正有价值的档案收集不齐,许多本应归学校所有的档案可能在个人手里,随着岗位变动或调离、退休,被随手仍进垃圾箱。

１.５　档案人才缺乏,素质有待提高

中职学校档案管理工作者多数半路出家,没有系统的专业技能知识,还身兼数职,处理的日常事务较多。大部分档案人员仅停留在一个柜子一把锁管档案的水平,有的连最基本的检索工具都并不清楚,要做到编辑专题信息资料,积极主动提供服务难上加难。缺乏既懂信息化技术又通档案业务的“一专多能”复合型人才,成为制约中职学校档案工作信息化建设的根源。

２　创新中职学校档案工作的思路与对策

大胆创新是中职学校开创档案工作新局面的必由之路和必然选择。中职学校档案工作必须根据时代和实践对于档案工作的需求,不断深化对新时期档案工作创新的认识,把握档案工作的未来发展方向,敢于突破前人,超越自我,学习新理论,新技术,培养新型人才,实现自主创新,才能更好地发挥中职学校档案的功能作用,更好地推动学校的发展。

２.１　进一步提高认识,转变观念

中职学校档案是在办学过程中直接形成的,对学校和社会具有保存价值的各种文字、声像、实物等不同载体的历史记录,是全校师生员工创造性劳动智慧和经验的结晶,是知识信息储备的重要形式,不仅是中职学校文化的承载体,更是中职学校深厚文化底蕴的构成要素和重要源头之一。学校建设发展和改革走过的历程,为中职学校进一步深化改革,谋求发展提供了良好的理论依据和实践范例。因此,对于学校主要领导和档案管理者来说,必须不断提高认识,强化观念。领导的重视是做好学校档案工作的关键,校领导应带头解放思想,创新思路,在工作中确定重点,找准创新方向,在实践中大胆试验,形成创新成果,才能有效地推动中职学校档案工作的创新发展。

２.２　创新机制,完善制度

中职学校档案管理工作要做到贴近时代,贴近学校的发展,贴近师生的需要。学校领导应模范带头,建立良好的创新氛围,大胆组织创新活动,不断增强创新意识,鼓励档案管理人员积极探索新方法,新技术,新手段,充分调动他们的积极性和创造性。必须积极引入激励机制,将工作考核与报酬、晋升、职称评聘挂钩。强化评估体制,根据阶情况制造适应中职学校的评估体系,是其进行评估考核,让档案工作始终保持活力。要结合时代特点和发展要求,及时制定管理规定并对已有的规定进行认真清理、修改完善。

２.３　加大投入,加快推进档案管理信息化建设

当今世界,以信息技术为主要特征的科学技术日新月异。信息化的浪潮不仅加快了人类历史发展的进程,而且日益深刻地改变着人们的工作,生活和思维方式。作为主要信息资源之一的档案,面对全球信息化趋势的巨大冲击和以计算机通信技术以及多媒体技术为基础的网络环境的逐渐形成,电子文件的大量产生和应用,正快速地向信息化方向发展。

在档案管理工作中发挥现代化信息技术优势,将大大提高档案管理工作的有效性,准确性和便利性,提高档案管理的工作效率。档案信息化建设包括了档案信息资源有序整理,档案信息数据库建设,档案信息网络建设,档案信息资源开发利用和信息化人才队伍建设等十分广泛的内容,在目前条件下,中职学校档案部门不可能全部都纳入其建设目标范围。学校领导要十分重视信息化建设,创新工作模式,加大基础设施建设投入,改善硬件环境,必须正确分析影响本学校档案信息化目标因素,依照信息化标准,制定适合现有档案工作的信息化长远规划,采取渐近步骤,处理好短期目标与长远目标的关系,使有限的人力、物力、财力在每一个阶段每一个目标得到最大限度的发挥。

２.４　建设专题档案信息数据库,创新服务方式

中职学校档案管理要按照信息时代的要求,把工作的重点转到信息的深化加工和信息的传递上来,以满足师生和社会的需求。馆(室)藏档案数字化越体现学校特色越有被利用的价值,根据中职学校教育教学特色,应建设以下的专题内容信息化数据库。

２.４.１学籍档案数据库　根据网上注册录取数据,将每届学生的姓名、性别、出生年月、民族、家庭地址、专业、学制、入学日期、特长等基本情况收进学籍库、还要通过校园网教学管理系统从相关部门数据库中收录学生各类学习成绩数据,以及受奖、顶岗实习、毕业结业结论,学生在校期间的奖励与处分信息、血型等。即把学生在校期间各种有关数据收录在一起,标明相应档号、形成学生完整的学籍档案数据库。结合利用校园网开辟窗口,向校内及社会提供有关信息服务,充分发挥资源共享优势,增强学籍档案服务特色和内涵。

２.４.２各类试题数据库　把历年各类考试试卷按学科、专业、年代建立数据库,如已是数据化试卷,可分类转入数据库即可,而纸质类试卷可用扫描方式形成图型录入数据库,挂在网上,供学生下载使用。

２.４.３科研成果数据库　建立科研成果数据库,既是科研工作的需要,也是管理的需要。通过数据可直接反映本校科研成果的多少、水平的高低,便于了解学校科研工作的实际情况,更有利于为科研成果的转化提供一个平台。科研成果数据库,应包括以下内容:课题项目的主要完成人、鉴定(评审)情况,获奖情况、项目基本情况、特点,预期经济效益和社会效益,论文索引、教师编写的教材,学校刊物索引等。

２.４.４电子课件数据库　把多媒体教学影像通过数字化设备处理为计算机存储的电子文档,同时把各类精品课程的电子课件存入档案管理数据库中,挂在网页上,供学生下载学习。

２.４.５学生心理健康数据库　现在中职学生面临学习、家庭、情感、人际关系,就业竞争的压力越来越大。一部分中职学生不能很好地进行自我心理调适,因此,学校有必要为学生建立心理档案,定期为学生进行心理测试,及时准确地掌握和了解学生的心理障碍原因,并从宏观上寻找教育预防和干预的方法,为学校心理辅导,咨询和治疗工作提供操作指南,为学校的宏观管理提供决策依据,为用人单位提供可参考依据。心理健康数据库内容主要包括学生心理发展的基本资料与学生心理动态的资料,即:学生基本情况,能力状况,人格特征,心理健康状况,学习心理,职业能力倾向分析等方面收集、测试、记录分析的资料。

２.４.６毕业生信息反馈数据库　建立毕业生信息反馈档案,可以为在校学生提供相关的就业信息,他们可以依据这些信息主动地、有意识地设计自己,以适应社会。学校可以根据这些信息反映出的市场对人才的需求状况,在教学计划、教学内容、教学方法和手段等方面进行调整,主动适应人才市场要求培养学生综合素质和基本技能。还可以拓展校友资源、建立校友网络,促进对校友信息的了解掌握,为校友的广泛联系搭建平台。

２.５　构建档案信息安全保障体系

数字化档案是一种脱离了其物质载体存大的信息形式,与传统档案相比,具有明显的不稳定性、易变性。因此在档案信息数字化时,必须加强数字化质量控制,确保数字化档案的原真。学校档案上网以后,由于保密规定要求,不能将所有内容向社会开放,必须设置分级查阅功能,有密级要求的必须凭密码查阅。档案上网以后,不可避免地会出现设计程序、档案信息被误读或恶意修改的现象。为了保证档案信息安全,必须重视做好安全防范工作,要根据数字档案的特点,制定数字档案鉴定制度,数字档案备份制度,网上利用等身份确认制度,网络安全管理制度等规章制度。在实际工作中,对重要程序、内容需要采取双机备份、光盘备份等方法,以备修复使用。档案网络要设置身份认证,访问控制、密钥等安全保密技术措施,要设置功能强大的防火墙,有效维护系统信息的安全。档案网最好单独配置服务器,与学校对内的校园网络分隔设置。

２.６　加强队伍建设,提升人员素质

中职学校档案管理工作具有较强的政治性、专业性和技术性,特别是步入信息化后,档案信息资源的形成、整理、存储、检索、利用、鉴定、统计等将发生很大的变化,档案管理人员不再是单纯意义上的档案保管者,而应当成为信息资源的组织者、管理者、分析者、提供者、信息利用的导航者。目前中职学校档案管理人员的知识水平和技能离这些要求相差甚远。因此,加强队伍建设培养全面合格的档案管理人才,成为创新档案管理工作的重中之重。

第一、档案管理人员要不断提高自身的思想政治素质,从内心深处体会档案管理工作的要求,加强政治理论和政策法规的学习,强化保密、安全意识,不断总结工作经验,出现问题及时进行指正,把政治观念、政策法规意识贯穿到整个档案管理过程之中。

第二、提高创造性思维能力。思维是人类特有的一种高级心理活动,科学的思维方法与档案管理理论水平,知识结构、工作经验融于一起,构成了档案工作者智慧、能力的核心。创造性思维是创造力的源泉,是多种思维的综合表现,对档案事业的尽职尽责,对管理服务的兴趣、热情、态度,是档案工作者创造性思维的前提;广博的知识和丰富的经验是档案工作者创造性思维的基础;一系列新的科学思维方法,如信息方法、控制方法、系统方法以及各种科学思维方法,为档案工作者创造性思维提供了新的工具。档案工作者只有积极地开展创造性思维,才能在工作者大胆探索、勇于创新、开拓新的工作局面。

第三、档案管理人员要掌握精湛的专业技能,新形势下通过专业技术交流和进修学习,中职学校档案管理人员应着重提高以下几方面的能力:一是较强的实际操作能力。随着信息化的逐步实现,档案工作者不仅要懂得现代化管理知识,而且要能熟练地操作计算机,灵活运用档案管理软件和网络技术,做好文档的存储、编辑、检索和利用各项工作。二是较强的管理能力。信息化建设是一个系统工程,需要档案工作者通过组织协调创建一个良好的运行机制,有效地指导各部门做好电子文件资料的管理工作。三是一定的研究能力。档案工作者应结合工作实际,围绕归档、著录、保管利用等各个环节开展理论研究。

第四、大胆选拔和引进人才。提高中职学校现有档案管理人员素质的同时,要着眼未来的发展,适当引进一些技术全面、管理过硬的高层次专业人才,承担一些专业性强、引领信息化建设方向的工作,为学校档案管理工作的创新发展提供人才支撑。

总之,中职学校档案管理是一项需要探索和不断进步的重要工作,具有广阔的创新空间。面对信息化时代新的形势、新的问题和新的挑战,学校领导、档案工作人员只有在思想上高度重视,行动上大胆主动探索,实践上积极开拓大胆创新,才能适应时代潮流,使中职学校档案工作展现一个崭新的面貌,迈向更高的台阶。