基于企业视角的档案职业发展前景探析

档案职业,作为一种社会职业形态存在已久。然而,人们对档案职业的认知并非随着历史的悠久而变得清晰。尤其是“圈外”人更是对档案职业有着诸多的认识误区,将其视作“安乐窝”的有之,将其当作“安置所”的也有之,以至于深陷其中的“圈内”人多有无奈和困惑,这种状况在企业尤为突出。社会主义市场经济体制下的企业,一切活动都是围绕创造价值、实现利润最大化这一根本目标而展开的,倘若企业档案工作未能为实现这一目标提供有效服务的话,那么其职业前景则不容乐观。如何走出困境? 惟有求新求变。

随着大数据时代的来临,伴随企业信息化建设的逐步深入,各类数据大量涌现,如何有序管理日益膨胀的数据、有效辨析大数据中的“保存价值”、充分挖掘档案资源中的隐性知识,以达到数据增值应用的目的? 这既是大数据时代对档案职业提出的挑战,也是给企业档案工作转型发展带来的机遇。

笔者从事企业档案工作２６年,从“圈外”到“圈内”,经历了从基层入门学习,在公司熟悉成长,到集团策划指导的档案职业生涯过程,基本涉足了企业档案工作的方方面面。期间,个人的职业认知与从业感受也随之发生了质的转变,从看似容易到深感不易,深为档案职业的前景堪忧。在此,基于企业视角对目前档案职业的状况进行客观分析,并在对大数据时代信息化发展趋势进一步认识的基础上,探析档案职业在企业的发展前景,供探讨。

１　档案职业在企业的状况概析

档案职业活动由其基本形态构成,其基本形态包括职业活动的主体、客体、技能和条件等构成要素。那么从这些要素着眼,分析档案职业在企业的状况,对研究和探析档案职业发展空间以及在企业的生命力,具有现实而又深远的意义。

１.１　档案职业主体

档案职业主体即档案管理人员,是档案职业形态中基本和活跃的因素。在档案职业形态中,档案管理人员的年龄、性别、文化程度等,是职业形态的重要表现形式。企业档案管理人员的状况,在很大程度上决定了档案职业在企业的基本状况和发展空间。在此以某企业为例,对其档案职业主体的构成状况进行概述与分析。

１.１.１主体构成　某企业建厂初期即成立相应的档案资料管理机构,至今已有３０余年。其职业主体的构成可谓是“五花八门”,主要有以下几类:

(１)建厂初期企业征地需安置的人员(所占比例较高);

(２)建厂初期录用的各类技校毕业生(所占比例较高);

(３)“文革”前或期间从大专院校毕业后分配到全国各地、建厂初期进入该企业但无对口专业的人员;

(４)建厂初期因工作需要从社会上招聘的翻译人员;

(５)体制变革从二级厂部或单位划转的档案管理人员;

(６)引进人才家属中无对口专业的人员;

(７)其他部门精简或富余的转岗人员;

(８)大学毕业生(所占比例较低)。

据不完全统计,截止到２０１３年底,该企业总部档案管理人员共４６人,其年龄、性别、文化程度、专业化程度、专业技术职务等统计如下:

１.１.２主体分析　从上述概述可见,该企业档案职业主体基本上由征地工、技校生、专业不对口人员、引进人才家属、机构划转人员、精简或富余的转岗人员以及少数大学毕业生构成。３０多年来,真正从大学毕业直接走向该企业从事档案工作的人员(包括档案和非档案专业)屈指可数,其中１人(档案专业)工作不到一年即跳槽。

而从上述统计数据反映,该企业档案职业形态的重要表现形式中:

◆年龄趋于老化,尤其是４０岁以上人数约占总人数的８９％;

◆性别比例总体相差不多(男女比例为２１:２５),但分布不均,５０岁以上男性所占比例很大,为该年龄段总数的８０％,而５０岁以下女性所占比例很大,为该年龄段总数的８１％;

◆ 文化程度不低,基本上为大专以上学历,但接受全日制教育获得学历的人数不多,约占总人数的３２％,而其中大部分为转岗人员;

◆专业化程度不高,具有档案专业学历的人数约占总人数的１５％,而其中档案专业科班人数只占总人数的６.５％;

◆高级技术职务人数不少,有１１人具有高级职称(其中正高２人),约占总人数的２４％,但其中大部分也为转岗人员,档案专业高级技术职务人数只占总人数的６.５％ (均非档案专业科班人员);

◆接受在职档案教育培训率为１００％;

透过上述概析似乎可以看出一些端倪,即“圈外”对档案职业的认知度较低,基本上将其作为“安置所”。因此,在该企业从事档案职业基本上没有“门槛”。然而,也正是这些专业化程度整体不高的职业主体,曾经创造过企业档案工作的辉煌。那是因为在其中的某些阶段,一有高层领导的重视,给予财力物力的支持;二有一些具有一定事业心的优秀设计者或策划者(尽管为数不多,也不一定是科班出身)曾不遗余力地为企业档案工作勾画蓝图;三有诸多具有一定责任心的践行者为之辛勤耕耘,使档案职业尽管在企业处于“濒危”边缘,可也曾经走在了行业的前列。而在该职业主体中,能在各个阶段真正挑起大梁的基本出自于上述第三类或类似人员之中,即具有一定学历和专业的人员,可见档案职业主体的综合素质,在某种程度上确与其年龄、学历、专业、经历等有着一定的关联,但更与其对档案事业的忠诚度、敬业度、责任感和使命感等职业精神有着必然的关联。

１.２　档案职业客体

档案职业客体即档案,档案是档案职业所拥有的物质资源,是档案职业活动主体的相对物,是档案职业赖以生存的对象。这种物质资源的多寡和优劣,在相当程度上决定着档案职业主体的行为状况。在此也以某企业为例,对其档案职业客体的状况进行统计与分析。

１.２.１客体状况　据不完全统计,截止到２０１３年底,该企业除人事档案外的馆藏档案数量如下:

上述馆藏档案中,包含了十多个全宗,一些是企业转制(撤销或破产)移交的档案全宗,一些是管理职能涵盖所管辖的档案全宗,还有一些是下属单位委托管理的档案全宗。

１.２.２客体分析　从上述统计数据可见,该企业职业客体以科技档案为主,其数量约占馆藏档案总量(以科技、会计和文书档案之和计算)的８１％;会计档案约占馆藏档案总量的１３％;文书档案(“件”已折算为“卷”)约占馆藏档案总量的６％。而科技档案中,又以建设项目档案(含设备档案)为主,约占馆藏科技档案总量的９９％,科研与产品档案,只占馆藏科技档案总量的１％。

正是由于上述职业客体以及相应管理职能的存在,使得档案职业在该企业的“生命”得以延续。尤其是该企业建设项目档案比例高达８０％,加之向前延伸的工程技术资料管理职能,因而使得与这部分客体相对应的档案管理人员占了该企业职业主体的７０％。

企业档案职业客体的确定性决定了档案职业在企业的确定性。那么若想使企业档案工作具有发展前景,仅仅守住这些档案资源是远远不够的,而必须注重档案业务管理的首未两个环节,即“收集”和“利用”。通过对企业各项前端业务的辨析,将企业运营中形成的各类文件收集齐全,以丰富馆藏档案资源;而通过对馆藏档案资源的开发,以“产品”或“半成品”形态为企业各项活动提供有效利用,更大限度地发挥职业客体的作用,体现职业客体的价值,才有可能使档案职业在企业的“濒危”局面有所改观。

１.３　档案职业技能

档案职业技能主要是通过档案管理活动的业务内容及其知识水平得以体现的。档案管理活动的业务内容主要包括基本程序和基本方法。所谓档案管理活动的基本程序,是指为实现档案职业的功能目标而对各业务环节所作的有序安排,比如档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等基本环节以及再进一步的检索、编研等业务内容;而所谓档案管理活动的基本方法,就是为了完成档案管理活动的业务内容而采取的一系列措施和手段的总和。在此结合某企业实际,对档案管理活动的基本程序与基本方法进行解析。

１.３.１基本程序的掌握与应用　档案管理活动的基本程序,会因企业赋予档案管理部门的职能和业务内容的不同而各异。某企业档案管理部门除履行各类档案管理职能外,还向前延伸,负有工程资料管理职能。那么就建设项目档案管理而言,该企业档案管理活动的基本程序除了上述档案管理的基本业务环节和内容外,还得向前延伸至相关工程资料管理的各项业务环节,包括建设初期参与引进技术资料交付要求的谈判;建设期间负责工程技术资料的接收、还原、分发以及竣工文件编制的业务指导;建设后期竣工文件的接收、审核、验收等。这些均为该企业档案管理部门根据自身职能和业务内容,为强化建设项目档案的全程管控,实现工程资料与档案的流程化管理目标而增设的业务环节,那么对上述工程资料与档案管理基本程序的熟练掌握与灵活运用,就是该企业建设项目档案管理人员所应具备的职业技能。

１.３.２基本方法的传承与创新　档案管理活动的基本方法,应在传承中不断创新与发展。就企业档案管理活动而言,方式方法的创新可以说无处不在。该企业在收集、整理、保管、提供利用等管理活动中也曾有过创新之举。如:对档案收集工作已认识到从辨析前端业务、加强协同管理入手的重要性,化被动收集为主动收集;信息化条件下的档案整理与保管已逐步“化繁为简”,分类编号的简化、条形码用于档案的出入库管理等,充分发挥了信息技术的作用;而企业各类业务系统的协同管控,文档一体化管理,科研文件、档案一体化管理以及档案的网络化提供利用等,又进一步说明档案管理活动的基本方法必须跟上时代和企业的发展步伐,才会具有活力。那么该企业档案管理人员在其相关业务活动中传承或创新的一系列措施和手段也可谓是职业技能的一种体现。

从上述对档案管理活动基本程序和基本方法的解析中似乎可以看出,档案职业技能并非都能从课本上学到,而需经实践与感悟才能掌握和提高。该企业在档案管理活动中的某些职业技能(如档案编研、信息推送等),由于缺乏或少于实践则略显薄弱。这也说明档案职业技能传承容易,创新不易。档案管理的一些程序性工作简单易学,并不需要太强的专业知识,太高的学历,只要按照制订的规范操作就能完成。但程序性工作的高效优质则需要创新方式方法,需要拓展职业技能才能达到。因此,职业技能也可谓是知识水平与管理水平的一种体现。

１.４　档案职业条件

档案职业条件是指职业活动得以进行的基本物质条件。主要包括档案职业活动的空间状况和技术设备状况,比如档案库房、档案装具和档案技术设备等。一般来说,具有一定规模且拥有相当职业客体数量的企业,基本物质条件的具备通常不在话下。在此再以某企业为例,目前该企业总部管辖范围内的档案库房、设备等状况统计如下:

上述档案室的总建筑面积与库房建筑面积,包括了该企业总部管辖和托管的三处档案楼的面积总和。三处档案楼分别于１９９１年、２００６年和２００７年投入使用,总建筑面积(库房建筑面积)分别为７６９０ (４２７４)平方米、１１１５ (８１５)平方米和２２４５ (１０６４)平方米;目前库房内的档案装具基本上为活动式密集架;档案室所需设备的配置基本齐全。以传统的眼光看上述“硬件”数量,应该说是不错的;但从现代的眼光看其内在质量,如库房档案装具的智能化程度等尚有上升空间;更有职业文化、职业精神等“软件”有待进一步完善。

综合上述档案职业在企业的状况,基本上是传统思维指导下的档案管理运作模式,传承有余,创新不足。注重档案业务的中间环节,投入到整理与保管的业务人员约占总人数的８０％;而编研人员只有１~２人,约占总人数的２％~４％。这些现象与主体结构、客体状况、职业技能、职业精神等档案职业的构成要素不无关系,与时代变革和企业发展也不相适应。

２　档案职业在企业的发展前景探析

当今时代,高速发展的信息化使全球各行各业均产生海量数据,并以超乎人们想象的速度逐年爆增,可谓是进入了大数据时代。对企业而言,随着信息化建设的不断深入,可以说数据无处不在,无处不留。那么如何有序管理日益膨胀的数据、有效辨析大数据中的“保存价值”、充分挖掘档案资源中的隐性知识,以达到数据增值应用的目的。乃是大数据时代对档案职业提出的挑战,同时也给企业档案工作转型发展带来了机遇。

２.１　认清发展趋势,展望职业前景

长期以来,档案职业素以保存档案并提供利用为己任,承担着对各类原始记录的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等任务。然而,传统的档案管理模式面对汹涌而来的大数据,如果只是进行细枝末叶的修修补补已经无法应对,惟有进行根本性的变革和创新。而根本性的变革和创新需要具备先进的管理理念,根据时代特征,通过对企业现状与信息化发展趋势的进一步认识,展望档案职业的发展前景,转型思考应对策略,从而探索出与企业发展相匹配的全新管理模式。

２.１.１档案管理面临的格局　档案职业活动从手工管理到电子化管理,看似运用了现代技术、花费了大量人力、物力、财力建立了档案管理系统,甚至与前端业务系统设计了归档接口,实现了电子文件的在线归档,从档案信息资源共享以及网络化提供利用上来看着手向前迈进了一大步;但从管理思维上来看,并没有实质性的改变,只不过是手工管理方式的电子化“翻版”而已。而大数据时代所形成的大档案管理思维,相对传统思维来说将有本质的转变,档案职业也将面临新的格局。

伴随着企业信息化建设的不断深入和优化,各个业务条线的信息系统基本建立并不断完善,企业大部分业务流程基本上嵌入各自的业务系统进行运作,各类数据或文件也基本上在系统中形成、运转和归档,使得企业档案管理部门曾经拥有的档案资源稀缺度和垄断性优势已逐步减弱。档案信息资源已不再因传统意义上的档案“孤本”而稀缺,也不只为档案管理部门或档案管理系统所垄断。如今,常常能听到来自各业务部门“我们系统上的数据信息都已保存并可查询,为啥还要向你们档案管理系统归档?”“在我们业务系统上查询数据信息比归档后到档案管理系统查询更方便”等类似归档必要性的质疑声。而档案管理部门在企业档案信息化建设初期曾经认为可行的、必要的、先进的设计理念———即与公文系统建立归档接口、实施前端控制和全过程管理的文档一体化的管理模式,随着大数据时代的到来、各类业务系统的纷纷建立、种类繁多的数据信息蜂拥而至,还真有点手足无措。在设计相关业务系统归档接口时,也常常会遇到“你们需要哪些数据信息?”的疑问,而档案管理人员如不率先做些“功课”还真有点应对不了,就算做了“功课”也未必能考虑周全。此景下的企业档案管理部门压力重重。

面对大数据时代的企业信息化发展趋势,档案管理部门惟有摆脱传统思维的束缚,跳出档案看档案,可以重新定位与角色分配,利用企业的各方资源和力量来管理大数据。届时档案管理形成的新格局将是数据与档案的相互交融,各类业务与档案管理的互相渗透。

２.１.２档案职业的发展愿景　在此结合本企业实际,以文件生命周期理论为依据,探讨大数据时代企业档案工作的思路与愿景。

文件生命周期理论是一种将文件从产生到被销毁或作为档案保存的运动过程看作一种生命现象并对其进行全方位研究的理论学说。这一理论的前端控制和全过程管理思想对电子文件管理以及系统建设也同样适用。本企业十多年前率先开展的文档一体化管理以及相应系统的设计开发也正是基于这一理论的指导。之后,又基于文档一体化管理思路,实现了科研文件、档案的一体化管理。然而,随着大数据时代的来临以及上述新的质疑与问题的接踵而来,档案管理人员有必要重新审视现行模式,转型思考应对策略,继承和发展这一理论学说。

不妨可以设想并探讨一下,企业各个业务系统形成的各类数据信息是否可以在各自系统上存档并管理的可行性。事实上,目前,企业设计并运作的各个业务系统已基本融合了文件生命周期理论的前端控制和全过程管理这两种理念;同时,也具备了一定的客观条件,如具有便于其对数据信息进行管理的分类原则,随着云时代的到来,存储和利用各类数据信息也不再是个难题。这似乎意味着已无再向档案管理部门或档案管理系统复制归档、再由档案管理人员对其进行分类、整理、保管和提供利用的必要性。一则复制归档的范围也未必能考虑周全,二则档案管理部门按自成体系的分类原则对档案进行分类管理也未必能满足用户的查阅需求。当然这并非是对各类数据信息的放任自流,使其成为一个个信息孤岛,而是打破业务与档案管理的界限,共管大数据,共建大档案,以实现企业档案价值的最大化应用。但必须具备以下两个前提条件:一是业务管理人员的“档案化”,即增强相关业务人员的档案意识和档案知识,为设计和完善各自业务系统数据信息的存档与管理奠定基础,这也符合如今档案界已有人提出的“人人都是档案员”的新观点;二是档案管理人员的“业务化”,即增强档案管理人员的相关业务知识,具有指导相关业务系统建立有关电子文件归档和管理的能力。

此愿景下的企业档案管理部门并非无所事事,而是站在大数据的维度,知识化管理档案。如:在企业运营管理的顶层设计中注入档案要素,统筹管理企业的大数据与大档案(含各个信息孤岛上的数据信息),实现企业内部档案信息资源的共享;根据用户需求以及企业文化传承的需要,对档案信息资源进行有效的开发利用;与企业知识管理等部门协同,挖掘档案资源中所具有的隐性知识进行推送等,充分发挥档案的知识价值。

因此,展望未来,档案职业呈现的不应再是如今传统思维指导下的“收收发发” “编页盖章”“存档调档”等相对简单化的作业场景,而是应基于知识管理为导向,以传播企业文化、管理知识信息、谱写“百年”史册等职业面貌呈现在人们的眼前。

２.２　创建核心团队,再显职业风采

上述职业愿景,颠覆了长期以来企业档案工作的传统思维定势,也许困难重重,如职业主体面临知识的更新以及核心人才的稀缺,职业客体受到电子化以及利用需求多元化的冲击,职业技能(尤其是核心技能)无法迅速拓展与提升,职业条件在“软件”方面还有待于进一步提高。因此,必须通过优化主体结构、发挥客体作用,拓展职业技能、创造职业条件,为实现档案职业发展愿景打下基石。

２.２.１优化主体结构　对大型企业或企业集团来说,传统意义下的企业档案工作一般可分为两块,一块是策划指导,一块是操作实施。策划指导者可以说是职业主体中的核心人员,对其综合素质要求较高:不仅需要一定的学识和经验,更需要对档案事业的一份挚爱和执着;不仅需要具有洞察行业和企业动向的能力,更需要具备高度的责任感和使命感,才能为企业档案工作勾画蓝图,并不断迎接新的挑战。而操作实施者即为基本人员,对其综合素质要求则相对较低,具有一定的责任心和工作技能,能正确理解并按制订的各项标准规范实施操作即可。也就是说,职业主体结构中,若是上述两者皆备,企业档案工作就能成绩斐然,反之则不然。

那么进入了大数据时代的企业档案工作,以更高、更广的角度看职业主体,也可以将其分为核心人才与基本人员两类。前者是新时期企业档案工作方向的设计者、引领者、指导者;而后者就是践行者。

在职业主体中,决定档案工作兴衰与成败的关键在于是否拥有档案核心人才并发挥其作用,但档案核心人才的“铸就”并非易事,学识与经验、挚爱与执着、洞察力与决策力等综合素质,需要一定的理论知识,更需要到实践中去磨练和打造。由于企业档案工作涉及的专业面较广,职业主体中的档案专业化程度未必能起决定性作用,而具有相关专业知识或管理经验的人员从事企业档案工作也许更具优势。比方说具有计算机专业的人员参与信息化建设或大数据管理,具有企业相关专业知识和管理经验的人员,参与档案编研或挖掘档案中的隐性知识等,想必其管理思路和视角一定不同于档案专业的人员吧! 只不过由于档案职业在企业所处的地位及其定位,通常吸引不了具有相关专业的人才,这也是不争的事实。

因此,优化主体结构应从档案职业的愿景和需求出发,制定档案人才梯队的培养目标和方向,朝着多样化知识结构、多渠道吸收培养的方向发展。一方面需实施对业务人员“档案化”的培训;另一方面更需实施对档案人员“业务化”的实训。将档案管理理念嵌入前端业务流程,使档案与业务管理能有机融合,需要档案管理人员具备相应的业务知识,更需具备共管大数据、共建大档案的综合策划能力。只有优化了主体结构,造就了核心人才,创建了核心团队,档案职业才能重新焕发生机,应对大数据时代的挑战。

２.２.２发挥客体作用　档案生命力的根基在于其特有的价值和作用,而档案职业主体的重要使命在于如何发挥档案所特有的价值与作用以保持其长久的生命力。因此,企业档案管理部门应尽早摒弃“重藏轻用”的陈旧观念,树立“重藏更重用”的管理理念,无论是先前的存量档案,还是今后增量的大数据、大档案,多在“用”字上下功夫。既可以通过优化系统检索功能,满足多元化利用需求;更可以挖掘职业客体中的隐性知识和文化内涵,以“产品”形态实现与用户的有效沟通等,则档案利用效果将会大增,档案的知识价值也将充分体现。

近日,本企业科技管理部门提出如何在企业的知识管理平台上共享历年的科研成果。这对档案管理部门来说,既是机遇也是挑战。说它是机遇,那是因为“圈外”人对档案的认知度有所提高,将档案资源看作是知识管理的一部分,主动提出了用户需求。而说它是挑战,那是因为档案管理部门应摒弃传统理念,这并非是简单地将存量档案电子化后开放档案利用权限供需要者自行查阅即可,而应创新方式方法,在充分了解和分析具体需求的基础上,对科研、产品档案进行二次加工,打造出相应的“产品”向知识管理平台进行推送;或在完善现有系统的前提下,利用信息技术实现知识管理平台与档案信息资源利用平台的相关链接,最大限度地发挥客体作用,满足用户需求。因此,这是一项值得档案管理部门重视并应积极探究的课题,或许通过此次尝试,变革利用模式,能走出一条企业档案工作新路。

２.２.３拓展职业技能　档案职业技能是维系档案职业存在的基础。档案职业主体和客体必须通过职业技能来实现“结合”。客观地讲,企业视角下传统意义上的档案职业,说不上有哪些有别于其他职业的引以为傲的特殊技能,所谓的档案职业技能均为档案职业活动自然能力的延伸。这也是企业档案职业主体基本无准入条件的因素之一。如果按上所述的将档案职业技能归结为档案职业活动基本程序的设计和基本方法的运用的话,那么大数据时代企业档案职业技能也可分为两类,一类是核心技能,另一类是基本技能。

核心技能主要体现在对档案职业的全局统筹、相关业务的辨析、数据管理与应用导向、编史修志与传播文化、知识管理与知识挖掘等能力上,是企业档案核心人才所应具备的职业技能。包括职业前景规划、业务流程再造、制度体系建设、管理系统设计、大数据管理、档案资源开发利用等相对高端的职业技能。而且,随着时代的发展以及档案人员的“业务化”,核心技能不仅应向广度上拓展,更应向纵深发展。

而基本技能主要体现在对企业档案管理活动既定程序与方法的运用能力上,是企业各类档案业务人员必须具备的准入技能,根据岗位既定的工作程序和方式方法实施相应的业务活动。随着业务人员的“档案化”,基本技能也应向“业务化”发展。目前,企业档案工作中首缺的是核心技能,这些技能关乎到档案职业在企业的发展活力和升腾空间,理应引起企业档案管理部门的高度重视,不妨可以采取“走出去”学习、“请进来”传授的方式,提升对这些职业技能的认识,继而在实践中得以拓展和提高。

２.２.４创造职业条件　相对于企业档案职业条件中的“硬件” (无论是库房还是计算机均已大势解决),职业文化、职业精神等“软件”对档案职业的健康发展更为重要。什么样的职业文化造就什么样的职业主体,什么样的职业精神收获什么样的职业技能。因此,企业档案职业的发展前景,寄希望于职业主体整体素质的提升,而整体素质如何提升则在于管理者的综合素质及其思维方式下创造的职业环境。只有营造了畅所欲言的职业环境、百家争鸣的学术氛围,培养和弘扬档案人的职业追求和敬业精神,才能激发职业主体的主观能动性,最大限度地发挥其聪明才智,大家心往一处想,劲往一处使,企业档案工作之路才不至于越走越窄,才能再显职业风采。

３　结语

时代变革了,企业发展了,环境变化了,档案职业在新的时期出现新的问题,遭遇新的困境,那是必然的,关键在于档案人不能漠然视之,而应积极探索顺应时代变革与企业发展的新途径、新模式。知识化管理档案,共建大数据、共管大档案、实现大价值,需要业务人员“档案化”,更需要档案人员的“业务化” “核心化”和“知识化”。因此,展望前景,任重而道远。