当今油田档案工作的研论

人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分。随着人事管理制度改革的不断深化,对人事档案工作也提出了更高地要求,为进一步提高人事档案工作水平,充实人事档案内容,精炼人事档案材料,使其编排更合理,管理更科学,更好地服务于人事管理制度改革和经济社会发展,我们一定要认真做好新时期人事档案工作,做到人事管理工作与档案工作同步发展。笔者通过参与近年来中原油田档案集中管理后人事档案工作在不断创新中研讨档案工作中存在的问题及对档案工作管理的建议。

１　从中原油田人事档案管理中心队伍结构分析:

１.１　人事档案管理力量薄弱

人事档案管理中心由２０１１年５月份重组,现存实物档案１７万余卷(件),大多数都是刚调来的新员工,没有从事档案专业工作,思想上保守、观念有所约束,导致新的管理方式在推广应用难以顺利开展,解决工作中遇到的新情况和新问题力不从心。

１.２　档案管理人员中缺少专业性知识

由于新档案工作人员档案知识培训较少,大多数档案人员几乎是在岗位上边学边干,慢慢熟悉;而人员少,工作内容繁琐、量又大,直接影响档案管理工作的质量和工作效率。

１.３　档案队伍中的性别比例差距太大

女职工占８８％以上,可以说女性职工是档案队伍的主体力量,男性职工相对较少,不足２０％,远远低于油田其他系统干部队伍中男性比例。

１.４　档案队伍中的文化程度有所差距

大专以上学历占１００％。４０岁以下的占７２％,这部分人员计算机及网络技术水平比较高,其中４０岁以上的占２８％,这部分老同志计算机及网络技术水平比较落后,难以适应当今时代档案管理工作和档案信息化管理的需要。

１.５　档案队伍中缺少档案专业毕业的人才

专家型、复合型、全能型人才比较缺乏,部分具有高级职称和中级职称的同志,存在“高职低能”的问题,即具有职称等级与具备能力不匹配,在实际工作中难以发挥骨干作用,需要尽快提升综合素质,培训档案专业知识。

２　从油田基层领导及个别人对档案的认识分析

２.１　对人事档案管理的重要性认识不够

人事档案工作是一项默默无闻的工作,不像其他工作那样容易引人注意,也不容易取得明显成绩。长期以来,相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区,认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊”,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。因此。一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作,形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况,这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态,档案工作人员难以高质量地为干部队伍建设服务。

２.２　一部分归档材料还不够真实和准确

人事档案材料本是客观、历史地记载干部本人情况的,具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中,“三龄一历”虚假现象较为严重。有些材料在内容和形式上是雷同的,如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话,给人以“千篇一律” “同出一辙”的感觉,不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量,降低了档案的利用率。

２.３　人档分离、弃档不用的人员数量不断增加

随着社会的发展,特别是随着人才资源配置市场化,人才流动日益频繁,越来越多的 “单位人”变为“社会人”,人才的流动造成人档分离,弃档不用的人员越来越多。据统计,中原油田有份与主人失去联系的“弃档”和“死档”。

２.４　人事档案管理的科学化、信息化程度不高

随着科学技术手段的不断更新,人事档案信息管理系统已得到普遍采用,计算机信息的水平也在不断提高,但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥,计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用,中原油田人事档案管理中心只把个人基本信息输入计算机,查阅(借)档案等还用手工操作,无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管,又影响工作效率。

３　从面对实际困难人事档案管理中心创新档案管理工作分析

３.１　优化体制,完善机制,切实提供有力保障

３.１.１完善管理制度,强化监督与考核　先后印发了«中原油田人事档案管理细则»«人事档案安全管理制度»等３３项制度,完善了科室及岗位职责,编印成册并组织实施,提升了标准化、规范化管理水平。制定了«中原油田直属单位人事档案管理考核标准»,将人事档案工作纳入各单位经营承包和绩效考核体系中,考核结果与单位领导干部年薪和员工绩效工资挂钩,一季一考核、一年一兑现,强化了管理职能,提升了各单位对人事档案管理工作的重视程度,确保了档案材料的及时归档和有效利用。

３.１.２健全管理网络,构建联动成合力　针对职工总量大、人事档案材料形成数量多的实际,油田机关处(部)室、所属各单位人力资源、组织人事部门均配备了兼职人事档案管理人员,专门负责本单位人事档案材料的收集、审核、移交和利用工作。油田建立了兼职档案人员备案制度,兼职档案人员调整时,必须先配备后调整,先培训后上岗,先交接后离岗。目前,全油田共有兼职人事档案管理人员４１９人,形成了以组织、人事部门为指导,以人事档案管理中心为纽带,以兼职人事档案管理人员为基础的覆盖全面、运行高效的人事档案管理网络。

３.２　优化流程,创新管理,促进工作上水平

中原油田实行人事档案一体化管理之后,紧紧围绕“抓基础、促规范、上水平”的工作思路,严格管理,规范运作,创新提升,促进了局处两级人事档案管理工作迈上新台阶。

３.２.１创新收集方式　过去人事档案材料归档时间固定,形式单一,无法适应档案利用者需求。人事档案管理中心成立以后,采取定期、不定期、重点收集相结合的方式,实行分片包干、靠前服务、上门指导,定期开展工作讲评及业务交流,强化人事档案材料收集归档工作。为方便市场单位归档,开展了网上预审。凡预审通过的,可随时归档。坚持对归档材料逐份审核,凡不符合归档要求的材料,坚决退回,限期整改。这些措施,提高了档案材料的归档效率,保证了归档材料的规范准确、齐全完整。中心成立以来,先后收集归档材料３５３６８０份,退回整改材料１８３９６份,收集归档量是中心成立前的６倍。

３.２.２创新服务方式　组织开展库藏档案信息核查工作,建立了由档案编号、劳动合同号、职工姓名、性别、民族、出生时间、工作时间、工作单位等关键字段组成的人事档案目录数据库;组织开发了人事档案信息查询系统,在油田局域网开通人事档案管理中心门户网站和中原油田人事档案信息查询平台,全油田授权用户均可通过该平台查询人事档案基础信息。目前,该系统共有目录数据５９７１３条,注册用户２０９个。系统开通以来,已提供网上查询４.５万人次,方便了人事档案利用,促进了信息资源共享。

３.２.３创新管理模式　油田改制企业员工档案的管理问题,一直是改制企业领导、员工关注的热点问题,如果员工档案保管不善,将直接影响员工的切身利益和合法权益,关系到油田的和谐稳定。经过充分听取各方意见,广泛论证,油田对改制企业员工档案实行了有偿代管。每年由人事档案管理中心与７家改制企业签订委托保管协议,明确双方责任和义务,确保了３２１６名改制企业员工档案的安全和有效利用。

３.２.４创新安全管理　油田始终将确保人事档案安全作为第一要务,全面落实HSE责任制和安全生产禁令,修订完善HSE管理体系,严格推行“２１１”安全工作法,抓好安全活动。坚持“双人入库”制度,在库房设置了门禁指纹识别系统,严格出入库管理。抓好特殊时期的档案安全管理,完善安全防范预案,强化安全考核,确保了库藏档案安全。多年来,未发生一起安全责任事故。

３.３　拓宽渠道,强化利用,充分发挥档案价值

坚持“服务人才、创造价值,服务群众、促进和谐”的工作理念,努力探索,丰富人事档案利用方式,拓宽人事档案利用渠道,提高人事档案利用价值,充分发挥人事档案的功能作用。

３.３.１服务油田三支队伍建设　持续开展油田中层干部、技术专家、高级技师三类人员档案审查工作,累计审核整改档案１１９９卷,补充完善材料２万余份。把好科级干部任前人事档案预审关,凡油田所属单位拟提拔科级干部,在上报局党委组织部审批前,均由专人对其人事档案进行严格审核,人事档案不完整、不规范的,督促所在单位限期整改,整改不到位的,不予审批,确保了干部管理的规范性和严肃性。积极为组织部门建立完善科级干部数据库、党员数据库提供档案服务,确保了数据信息的详实准确。

３.３.２服务生产经营促进发展　始终把提供人事档案服务、协助生产经营、促进油田发展作为工作重点目标之一,先后配合油田外闯市场单位成功中标９个项目,标的总额４.６９亿元。２０１１年９月２２日,工程建设总公司参加“西气东输”工程铁路套管穿越等项目的投标,因缺少两名工程技术人员的劳动合同书,无法通过资质认证,无法投标。情急之下,公司人力资源部门来到人事档案管理中心,工作人员及时为他们办理了档案借阅手续,提供了两名技术人员的劳动合同书原件,最终工程建设总公司顺利中标造价４９２万元的工程。２０１２年３月１８日,建筑集团公司投标上海至武威国家重点公路南阳至内乡段高速公路土建工程第５合同段项目,按照甲方要求,需提供６名工程技术专家的个人资质审批材料原件,人事档案人员及时调取相关材料,提供了有效服务,使建筑集团公司成功中标,标的总额１.８８亿元。

３.３.３服务民生保障职工权益　始终把“服务油田和谐建设”作为切入点,找准工作节点,瞄准关注热点,急职工群众所急,想职工群众所想,积极为油田广大职工家属提供优质高效的档案服务。中心成立以来,先后为油田职工办理退休审批、工伤认定、子女就业、遗产继承、住房分配、社会保险、工龄认定、扶贫济困等工作提供档案利用服务１８１３人次,１７５８９卷次,出具档案证明５２５份,复印档案材料１４７０份,受到了油田广大职工家属的一致好评,促进了油田的和谐稳定。２０１１年,油田人事档案管理部门改变原有的服务方式,在河南省社保部门审档过程中,坚持档案人员全过程参与,做到人档不分。当发现材料不全时,及时补充完善,提高了工作效率,确保了档案安全。河南省劳动和社会保障厅邢东处长评价说: “在全省办理员工退休手续的企业中,人事档案工作人员全程参与的只有中原油田一家,你们的责任意识非常强,效果很好,经验值得推广!”

由于历史原因,油田存在个别职工档案缺失的问题,个人权益受到损害,时有因人事档案信访的事情发生,成为油田不稳定因素之一。２０１２年,油田开展了缺失人事档案查补专项工作,先后派出２个外调小组,奔赴大庆、长庆、胜利、江汉等油田进行外调、追索工作。目前,已索回职工档案１４卷,落实存放地４６卷,索回重要原始材料９２份,６４名缺失档案职工得以正常办理退休手续,为油田创造了经济效益和社会效益。

３.４　内强素质,外树形象,打造和谐高效团队

坚持高标准、严要求,外树形象,内强素质,努力建设一支作风过硬、业务精的专业队伍。

３.４.１强化敬业意识　坚持开展责任意识、团队意识教育,深入开展“为民服务创先争优”、创建“党员先锋岗” “兰台巾帼示范岗” “我为中心发展献计策”等活动,举办“感动兰台”演讲比赛。

３.４.２增强综合素质　通过举办培训班、组织业务交流、实施网上培训、开设“员工大讲堂”等形式,提升专兼职人事档案工作人员的理论和业务水平。

３.４.３打造品牌形象　油田人事档案系统在建立职务聘任、业务考核、“２４小时畅通服务”等激励约束机制的基础上,制定了«人事档案工作人员守则»,实行首问负责制,设立服务监督电话,主动接受服务对象的监督。通过举办培训班、组织业务交流、实施网上培训、开设“员工大讲堂”等形式,提升专兼职人事档案工作人员的理论和业务水平。

４　实现企业档案管理现代化的几点建议

４.１　重视档案工作人员专业技能和素质的提高

档案人员是连接档案与利用者的桥梁和纽带,档案人员的素质直接影响到档案的利用在企业人心目中的形象。所以,提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键。首先,档案人员要熟悉工作流程,在档案接收、整理、归档、入库、上架的过程中严格把关。把住人才入口关,注意引进招聘一些有文化专业知识,有专业技术、技能的人才充实档案队伍。当前社会和经济生活处于快速发展时期,新的行业和领域不断形成,这些对档案业务的管理、服务等工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习,拓宽视野,了解所涉及工作的各领域的现状及发展动态,提高自身素质,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,实现单一型向多样复合型转变,扎实有效地推进专业继续教育。

４.２　调动企业档案管理人员工作积极性

４.２.１增强激励机制　档案工作应当引进竞争激励机制,改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象,积极推行全员聘任合同制,对现有人员实行公平竞争、择优上岗,真正做到优胜劣汰,能者上庸者下,从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关,从而激发每个人的工作活力,最大限度地发挥个人潜力,使档案工作人员充满竞争活力、开拓创新的新局面。

４.２.２更新观念,实现自我价值　有时搞档案工作的人未必都能明白档案工作的重要性,这是因为他们以前纯粹为了工作而工作,忽视了总结自己对企业的影响。这就要求相关领导人员做好企业档案管理工作的宣传和教育工作,使职工特别是档案人员对工作有积极的认识。使档案人员积极进取,对自己的各方面都做出相应的调整和重新定位,一改过去“收摊看点” “仓库保管员”的现象,在埋头苦干的同时,多一些敏感和睿智,有为才能有位,使档案工作创造出更丰厚的社会效益和经济效益。

４.３　档案的现代化要与企业的信息化同步

企业档案必须适应信息化要求,把电子文件妥善保管起来。信息化的迫切要求及飞速发展,对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前,在企业信息化建设过程中,也有档案部门不了解、不懂的东西,特别是信息管理系统、资源管理系统等。在这种情况下,档案部门要知难而上,积极参与企业信息化建设,使企业档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学,在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识,使档案现代化与企业信息化有机结合,同步发展。

综上所述,科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来,机遇和挑战共存,机遇大于挑战,只要我们抢抓机遇,避免消极因素带来的不利影响,充分发挥我国特有的管理优势,坚持走中国特色社会主义档案管理道路,一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。