关于郑州市管城回族区档案馆升级过程中出现的问题的调研报告

２０１１年年底,郑州市管城回族区档案馆经过多方努力,通过测评成为国家二级档案馆。对于一个区级档案馆来说,这是一项莫大的荣誉,从区领导到上级主管部门都对这个成绩给予了肯定。但是,成绩的背后,却还依然存在问题,需要我们继续关注,想办法解决。

１　档案馆升级后存在的问题

１.１　馆藏不够丰富

在介绍管城区档案馆馆藏情况之前,我们要对管城回族区作简单介绍。管城回族区位于郑州市中心老城区,因是古管国都城和今天回族聚居地,故有此名,系全国五个城市民族区之一,总面积１１２.６６平方公里,下辖１乡１镇９个街道办事处,总人口５０.３万,其中回族人口约３万。管城回族区历史悠久,早在３６００年前这里就是商朝的都邑,它使中华文明有据可查的历史前推了３００年,郑州市也因此以“中华第一都”的身份荣列中国八大古都。管城回族区自古以来就名人辈出,从盛唐到晚清这里走出了近百名文武进士,著名作家魏巍,体坛精英巫兰英、邓亚萍均出生于此。

管城区的历史可谓悠久,但是管城区档案局所存放的档案,却全部都是建国之后的,主体部分是中共管城回族区委、区人大、区政协及区直属机关、群团组织、企事业单位在各自工作和生产活动中形成的各种门类和不同载体的档案。有大量有价值的资料还散落在民间,没有收集进馆成为档案。

１.２　档案信息化建设缓慢

信息化建设是当前乃至今后一个时期的工作重点。网络、电子终端越来越多地被人们利用在工作、生活的方方面面。管城区档案局自２００１年就开始关注、着手进行信息化建设工作,并于２００５年开始和大学合作开发档案管理软件,但是时至今日,还是略显缓慢。没有合适的档案管理软件,就不能实现电子档案的即时归档,同时馆藏档案的电子化也是一项需要大量人力、物力和财力的工作,每年有限的办公经费,极大地制约了档案信息化建设的发展。

１.３　档案总体利用程度不佳

保存档案就是为了利用,利用才能体现档案的具体价值。近年来,管城区档案局在档案利用方面出现了发展不平衡、利用效率低等不容乐观的现状。笔者经过在本市几个区级档案局的参观调研发现,档案管理者们的工作重心还基本是在保管上,重藏轻用、重管轻用的现象很普遍。害怕档案损坏、害怕档案丢失、害怕泄密等潜在意识,制约了档案利用工作的正常开展,从而使“死”的档案被管得更“死”。

２　原因分析

管城区档案局在业务发展过程中出现的这三个突出问题,并不是个案,很多县区级的档案行政部门都或多或少的存在。而且这三个问题,一般不会单独存在,是相互联系的,比如馆藏量和信息化程度都会直接影响到档案的利用。

２.１　馆藏欠丰的原因

现在各个档案馆的业务之一既是丰富馆藏。就像人们做饭,首先要有量足够大、品种足够多的原料,才能做出丰盛的菜肴。一个综合档案馆,要有各种各样丰富的馆藏,才能称得上是综合档案馆。否则,只是存放一些政府机关的文书档案,就只能叫做机关档案室了。

以管城区档案局的馆藏来说,尽管管城区历史悠久,但是所藏档案全部都是建国之后的,那些建国前的珍贵史料都没有留存。究其根本原因,就是“十年动乱”时期,大量的资料被损毁。像抗日战争时期,革命先行者李大钊同志曾在郑州的铁路职工夜校讲学,管城区的三益街小学北院,就是李大钊同志讲学的旧址;区委组织部在筹建管城区党史馆的时候,所需大量的抗战时期的资料和图片,基本上都是从省市档案馆、党史研究室及其他途径得到的;管城区档案馆作为管城区的爱国主义教育基地,曾于２００５年及２００９年组织举办了“管城区发展史图片展”和“大国脚印———６０年最具影响力的事件”图片展,这其中所需的不少照片,都是从个人或者别的组织借来翻拍的。

除了历史原因,馆藏不丰的另一个主要原因就是档案意识的淡薄。档案局最早作为政府的档案室,一直被大家认为是一个存放机要文件的神秘所在。早年从事档案工作,都还要经过政审,这也为档案工作蒙上了一层神秘的面纱。正是因为这种对档案工作片面的认识,使大家觉得档案会有专门的机要人员负责,自己不需要操心,而且也不是想看就能看得到档案的。但是笔者通过这些年的工作实践发现,想要档案齐全完整、馆藏丰富,就要人人都知道什么是档案,人人都有收集、存放档案的意识。只有大家都知道档案的重要性、和自己的相关度有多高,才能有存档的意识,才能更好地促进档案收集齐全完整,方便利用。

笔者在管城区档案馆的查档室工作过几年,在工作中发现,凡是来查档的群众,一般查找的都是和自己切身利益相关的。比如买房买车、出国旅游,要查结婚证或者离婚证;比如要办理退休,界定工龄,要查招工表;比如牵扯到房屋的拆迁、改造、重建,要查建筑许可证等。每当找到他们需要的东西,喜悦激动之情溢于言表,对档案局千恩万谢,都说没想到几十年了,自己这些东西还存着。可是如果查不到东西,他们会说当年谁知道这些东西是要存档的,要是早知道这样,当年说啥也得把东西放好啊。这就是群众最初的档案意识,它产生在群众需要利用档案的时候。如果在任何一份文字资料形成的时候,责任者都能有意识进行归档,哪怕是没有原件,留下一个复印件,这也能为将来的利用,打好基础。还有来查档的单位,查找自己单位成立的批文、某个领导的任职红头文件,找到了,就觉的档案局工作做的不错,一旦找不到,某些职权部门还会大发雷霆,指责档案局工作做的不好,档案都不存。这就是单位和领导最初的档案意识,认为保存档案就是档案局的事儿。作为工作人员,我们是有苦难言。档案馆作为档案的存放地,除了自己收集的档案,绝大部分的档案是要靠各单位收集整理自己的资料上交过来的。各单位自己不存自己的档案,档案局又哪来档案可查? 综上所述,提高全民的档案意识,是将来丰富馆藏的重要基础。只有人人都知道档案的重要性,人人都有存放档案的意识,馆藏才能从根本上得到丰富,从而让档案馆更好地提供利用服务。

２.２　信息化发展缓慢的原因

２.２.１没有统一的档案管理软件　管城区档案局从２００１年就开始关注档案信息化建设,并于２００５年着手与中原工学院合作开发档案管理软件“县(区)数字档案馆管理软件系统”。但是由于双方都是初次介入这个领域,开发过程不顺利,系统不成熟,最后资金不到位,使这次合作开发成为泡影。

２.２.２资金不足　从合作开发软件的过程来看,信息化建设与档案工作其他方面的投入相比有很大差距,信息化建设需要大量的资金支持。但是由于档案部门长期得不到领导的重视,每年的经费都是少之又少。如果放弃自己开发软件,购买一套成熟的管理软件也是价值不菲。在具备软件的条件下,实现馆藏档案建立全文数据库,又是一项耗费大量人力、物力、财力的大工程。以目前管城区档案馆的馆藏数量来看,仅靠档案局的工作人员进行录入,那这项工作要进行几十年。如果雇人来做的话,不光要付人工费,还要添置电脑、扫描仪,这对档案局来说,必须得到政府的专项拨款支持,否则根本不可能实现。而在高度重视经济发展的今天,没有明显的经济效益,是很难争取到专项拨款。资金短缺,成为掣肘档案信息化建设的根本原因。

２.３　档案利用度不佳的原因

档案从某种意义上来说就是历史。作为历史的一种存在形式,档案要起到传承的作用。充分利用馆藏资源,编纂各种对历史、社会、人类有意义的文献资料,是历史赋予档案馆的责任。

上表统计的是２０１１—２０１２年,管城区档案局的档案利用率。

以２０１１年为例,在这一年,管城回族区档案馆的馆藏总量为１９４７７３卷(件),利用档案数为１７６６卷(件),连馆藏档案总数的１％都不到,利用人数２１８１人,约占管城回族区人口的０.４％ (管城回族区总人口约５０.３万),占郑州市人口的比例几乎可以忽略不计,档案利用情况堪忧。结合笔者的工作经验,原因大致有以下几点:

２.３.１档案馆及从业者思想认识不足　“重藏轻用”的观念影响根深蒂固。现代社会的发展对档案信息的利用提出了更高的要求:不仅要更广泛地开放,而且要适当地降低保密期限,实现及早开放。因为作为重要信息资源,档案信息的时效性日益为人们所关注。但是,“主动服务”“注重宣传”“扩大影响”“市场意识”等观念仍旧因为种种原因难奏实效,档案馆给人的总体感觉仍是“神秘”“庄重”,不是为大众服务机构,不能像图书馆那样得到广泛承认与接受。近年来,民生档案被各界广泛提及,国家档案局局长杨冬权在浙江省档案工作服务民生座谈会上的讲话(２００７年９月２５日)中就讲到:“浙江省档案部门近年来积极推动档案工作服务民生、服务人民群众,使档案成为党和政府服务民生的重要帮手,成为广大人民群众改善民生的有力依据,取得了很好的成绩,发挥了很大的作用。今年以来,我一直在关注各地档案工作服务民生、服务人民群众的情况。档案工作服务民生、服务人民群众,是档案部门在新的历史时期的重要任务,是在档案工作中贯彻落实科学发展观的直接体现。”由此可见,民生档案概念的提出,其根本目的是为党和国家加强民生建设服务。涉及民生的档案正是档案部门服务中心工作的结合点。档案馆和档案工作者要充分认识到,档案工作要围绕中心工作,只有贴近中心工作,才能够在发挥档案作用的同时提高档案工作的社会地位。

２.３.２档案馆信息资源开发不够　不同的档案馆收藏有不同特色的档案信息资源。如果不经过档案工作者的保管、整理、开发、利用,原始的档案文献利用面极为狭窄,利用效果也不佳。因此,在档案馆中,通常采取编目、编研等工作为外界提供一次文献、二次文献、三次文献,这是提高档案利用率的有效途径。然而,目前这一工作仍需加强。不是档案信息资源太少了,而是能够提供给用户的有效信息太少了。而且绝大多数的群众看不懂这些信息,不能很好地依据这些信息查找需要的内容。信息开发的手段落后,方法单一,脱离实际,常使得大量的档案信息资源埋没在故纸堆中,难见天日。

２.３.３档案馆技术设备不新　档案馆属财政拨款为主的科学文化事业机构,在经济建设大潮中,虽然其作用日益显著,然而投资极为不足,尤其是在利用各种先进的现代技术设备进行馆藏资源建设、提供档案信息资源服务等方面显得很落后,许多工作基本停留在手工操作的水平。电脑虽然已经普及,但是没有实现馆藏档案全部扫描建立数据库、档案不能即时在线归档,就实现不了电子查阅。这是同档案信息资源的广泛、有效利用极不相符合的,制约了档案利用率的提高。

２.３.４档案馆工作人员的素质不高　长期以来,各单位都觉得档案局是个清闲的地方,不需要什么技术,也不需要多高的文化程度,把档案管理好即可,是个可以养老的部门。出现这种局面既有历史的因素,也有现实的原因。专业素质不高,服务意识不强,特别是现代化的观念、技能严重缺乏,仍旧满足于保守、封闭的工作状态,甘愿将自己同调整发展的社会隔离开来。保管难如人意,开发、利用工作也跟不上时代的步伐,更谈何提高档案利用率。人是档案馆系统中的能动因素,是提高利用率、畅通传播途径的关键。在档案馆,高级研究人才普遍不足,难以自主地对馆藏档案信息进行规模性的深度开发;人员素质与学历之间有一定差距,部分工作人员的素质水平与学历水平不成正比关系;人员的逆向流动,由于利益的驱动,档案部门难以留住人才;由于激励机制、竞争机制不健全使部分人员缺乏自我提高的紧迫感等。因此,从业人员素质低下几乎成了制约档案馆工作进一步发展的瓶颈。

２.３.５档案馆前期准备工作不利　在传统的文书处理部门立卷制度下,处于立卷主导地位的文书部门档案知识极为欠缺,而档案部门又不便越俎代疱。因此,接收入馆的案卷质量很难保证,这势必影响到之后一系列的档案工作,也增加了利用工作的难度。特别是电子档案的急剧增加,使得档案前期准备工作显得尤为重要。

３　解决这些问题的建议

３.１　加强“两种意识”的培养

３.１.１提高档案部门的社会意识　提高档案部门的社会意识就是要提高为社会各界服务的主动性和积极性。档案工作人员作为档案信息资源的管理者,与档案利用者相比较,两者明显处于信息不对称的地位。因此档案工作人员应充分地认识到自己所处的位置和肩负的责任,不仅要积极开发档案资源,还要尽最大努力地为档案利用者服务,做好引导咨询工作,充分发挥档案的价值所在。

３.１.２提高档案部门的主动服务意识　长期以来,由于档案馆一直重保管轻利用,缺乏主动的服务意识,因此档案的利用工作发展受到了一定的限制。然而在当前政务公开的背景下,如果想要做好档案利用工作,档案部门必须转变以前的工作方式,化被动为主动,化消极应对为积极拓展。不断拓宽档案信息资源开发利用的服务内容和范围,开发与公众生活密切相关的现行文件及档案资源,为公众创造一个良好的与政府之间沟通的平台,营造宽松的、愉悦的服务环境,把档案馆打造成一个阳光的、开放的文化场所。

３.２　提高社会的档案意识

当前我国公众的档案意识非常薄弱,那么如何改变这种现状呢?

首先,要加强档案基础知识的普及工作,让档案进入人们的生活中,让公众明白什么是档案,进而缩短公众对档案的距离,增加他们对档案的认识,甚至鼓励他们去关注和收集身边的档案,创建自己的“家庭档案”,从而让档案切实成为他们生活的一部分。

其次,在于加大对档案法律法规的宣传教育力度,让人们意识到档案的用途,加深对档案利用的认识。通过宣传营造出良好的舆论环境,不仅有利于信息利用工作得到各级领导的支持,还能获得民众更多的关注,从而提高全社会的档案意识。

３.３　加强档案从业人员的业务素质

前述档案馆丰富馆藏、提高利用、及时推进档案信息化建设等工作无不与档案人员素质有关,档案馆人员自身素质的提高对推动利用工作无疑是十分有益的。近年来在有关部门的关心和档案人员的自身努力下,档案馆人员的学历有了很大提高,但也存在不适应的地方。例如高级研究人才普遍不足,难以自主地对馆藏档案信息进行规模性的深度开发;人员的逆向流动,由于利益的驱动,档案部门难以留住人才等。人员自身素质的提高必将大大提高档案馆工作效率,并在加强管理的基础上加大学术研究的力度,通过自身研究成果显示档案的价值,以高质量论著为总结历史经验和领导决策提供依据。

４　总结

希望通过对管城回族区档案馆升级后档案管理情况的梳理、分析,试着提出一些解决或者改进的方式方法,能对提高整个档案馆的档案管理水平提供帮助,为管城区档案馆更好更全面的发展贡献自己微薄的力量。