论档案工作的创新与服务

随着改革开放的不断深入和经济社会的快速发展,作为社会基础管理的档案工作已经越来越多地渗透到社会生活的方方面面,特别是政府信息公开,“红头文件”供百姓查阅,更是搭建了政府机关与人民群众之间的桥梁。群众的民主意识、法制意识、参与意识大大增强,他们不再满足于传统的档案利用方式;而是要求在更大范围内、更高程度上实现档案资源的社会共享。这必将引起档案信息服务方式的重大变革,走向社会、服务社会是档案工作的必然选择。因此,档案工作一定要不断研究新情况,适应新变化,解决新问题,寻求新发展;要紧紧围绕经济社会发展大局,把创新与服务作为档案工作的切入点,有效地促进档案事业可持续发展。

１　把握好档案工作创新与服务的关系

１.１　创新是途径,服务是主题

服务是档案事业永恒的主题、服务党和国家工作大局是档案工作的根本任务。构建“三个体系”服务广大人民群众是档案工作的出发点和落脚点。坚持“依法治档、科教兴档、创新活档、服务立档”的发展思路,努力探索新形势下发展档案事业的新思路,坚持用新的理念、新的思想武装档案工作者的头脑,使其充分认识到随着经济社会的迅速发展和信息技术的广泛应用,档案工作的外部环境、服务需求、技术条件都发生了深刻的变化。对原有的工作模式、工作内容、工作方式都提出了新的要求;要打开档案工作的新局面,就必须在继承以往好的做法的基础上,以与时俱进的精神大胆创新,为促进档案事业发展提供强大动力。

１.２　创新是动力,服务是目的

创新与服务的紧密结合是档案工作发挥最大作用的前提。创新为档案服务提供的是动力、是源泉。提高服务水平是创新的目的,只有在服务中寻求创新,在创新中加强服务,才能取得档案事业的科学发展。在服务中求创新,是由档案工作自身的性质与发展趋势所决定的,档案工作的服务性是档案工作赖以存在和发展的基础,档案服务是档案工作的中心,档案工作通过服务才能发挥其应有的作用。在创新中探求服务质量的提高,是档案工作适应新形势的必然要求。要使档案工作真正为现实服务,提高服务水平,就必须在创新上下工夫。只有这样才能于千丝万缕中找出热点,于繁杂工作中破解难点,于平凡工作中干出亮点。

２　认清档案工作创新与服务中存在的难点

面对改革发展的新形势,要认识到档案是档案部门为社会服务的最主要的物质资源,社会需要就是档案工作的立足点和归宿。但现阶段档案工作的创新与服务,仍存在不少难以适应形势发展的问题和难点。

２.１　服务机制难以满足社会发展和民众需要

一是思想观念滞后。 “重收藏保管,轻开发利用”的现象仍然存在。造成一大批极富价值的珍贵资源“养在深闺人末识”。二是馆藏结构不合理。大多数档案馆保存的档案以文书档案为主,专业档案多在基层档案室保存,主要为机关内部管理服务,对实物、音像、照片等特殊载体档案的收集缺少长远、系统的安排,档案信息资源的分散,导致了管理无序、重复建设等问题的发生。三是服务方式还处于粗放服务状态。档案服务的方式仅限于提供证明,复制资料,形式比较单一。此外作为档案部门,开放档案的步子还比较小,开放档案信息的内容还受到很大限制等等,这些都影响到档案服务工作的开展。

２.２　思想观念跟不上形势发展的变化

当前,档案工作仍然面临着许多思想障碍。比如,在计划经济条件下形成的许多思维定势还不同程度地影响档案工作的改革与创新。有的片面强调原则,习惯按照既定的条条框框办事;有的片面强调继承,缺乏辩证的观点,对过去的做法一味照搬照套,因循守旧,食古不化。所有这些,在本质上都是思想信化、观念陈旧的表现。导致在工作上墨守成规,按部就班,出不了新意。迈不开步子。到头来,怨天忧人,落后于形势,打不开局面。特别是在当今经济全球化、市场经济蓬勃兴起的新形势下,档案事业发展的诸多问题,没有现成的答案可寻,也没有任何经验可以借鉴,唯有解放思想,更新观念,大胆地试、大胆地闯,才能在探索中前进,于创新中发展。

２.３　宏观监管与微观实际相脱节

一是档案业务指导工作主要是针对行政区域内机关、事业单位档案工作的指导,并且多数只是对文书档案的指导。随着计算机应用于档案管理,档案管理工作与办公自动化紧密相联,产生了大量的电子档案。这就要求档案业务指导人员必须做到一专多能,才能适应当前档案工作发展的需要。但目前大多数档案工作人员对文书档案业务知识比较精通,而对科技档案、特别是对一些重点建设项目的专门档案以及计算机知识相对薄弱,在业务工作中往往出现回避难点、有问无答等情况,这就造成了各单位档案不能及时立卷归档、随便搁置以至于丢失等现象的发生,势必会影响档案工作的开展。二是要更好地发挥档案的价值必须做好前端控制。但就文件与档案工作而言,档案部门对文件处理工作只能是提建议,不具有强制管理性,因此当出现问题时,总有些亡羊补牢之感,为时已晚。

３　创新服务举措推进档案事业科学发展

在市场经济的今天,档案和档案工作日益被广大人民群众所认识,社会各界人士出于维护自身合法权益、投资兴业等需要,对政府出台的政策性、法规性、公益性、服务性文件的需求越来越大,公民利用档案的需要也越来越强烈,坚持把实现人民群众的根本利益作为档案工作的出发点和归宿,把群众呼声当作第一信号,把群众利益当作第一考虑,把群众满意当作第一标准。加强创新与服务,最大限度地发挥档案的价值,使全市的档案工作充满勃勃生机。

３.１　加大创新宣传力度

在机遇与挑战并存的新形势下,档案事业的发展很大程度上受外部环境的影响。这就要求我们档案工作者从战略和全局的高度充分认识宣传工作的长期性和紧迫性,把握正确的舆论导向,创造性地做好档案宣传工作,建立起长效的宣传机制,让宣传工作成为促进档案事业发展的助推器。要树立“大档案”意识;树立贴近社会、贴近中心、贴近百姓的新观念;树立走向社会、了解社会并与各单位广泛联系的新观念。要善于从档案与党和政府的中心工作上寻找突破点,从档案与广大人民群众关注的难点、热点问题上寻找切入点,借助新闻媒体、报刊杂志、信息化网络和爱国主义教育基地,大力宣传,从而扩大档案工作的社会影响。

３.２　创新服务方式

要做好档案工作,途径和环节很多。一是要抓住业务培训这个“龙头”这个不放松。从某种意义上说,业务培训是做好整个档案工作的起点,是档案干部提高素质的必由之路,是整个地区档案工作水平提高的必然选择。加强档案业务培训必须和基层以及档案人员自身需要紧密结合起来,要采取定点式业务培训。基层单位需要什么,档案部门就培训什么,点对点、一对一地讲标准,教方法,着眼于提高实践水平和动手能力。二是要不断扩宽服务领域。档案工作不同于其他工作,不仅遍布在机关、企事业单位,而且遍布在社区、家庭等方方面面。涉及范围广,工作面大,只有在不断开辟档案工作新领域的过程中,才能实现档案的价值,才能更大限度地实现档案服务方式的创新。三是要注重用现代化手段来推动。随着先进的科学技术如互联网、信息高速公路、政府信息化工程走进我们的学习、生活,利用现代化设备整合档案信息资源,不仅能使档案工作更加简洁高效,而且可以最大限度地发挥档案的作用,进而最大限度地利用档案资源。

３.３　走“特色”发展之路

档案部门要了解需求,贴进经济,走向社会,对散存在社会上的各种门类、各种载体的档案进行广泛征集。同时,也应充实认识到馆藏建设的“特色”,在特色上下力气、做文章,分析本地区的历史特色、经济特色、文化特色、民族特色、自然区域特色等,突出抓好支柱产业、重点项目、龙头项目、名优产品、名人、名胜、名产等特色档案以及与人民群众生活息息相关的专门档案的征集,进一步丰富馆藏,优化结构,体现特色,打造精品。

４　加强档案现代化创新管理

４.１　档案资源信息化

在信息时代,档案资源信息化是通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案资源的合理配置与有效开发利用,实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑,是新时期档案管理现代化的核心内容,主要包括:一是档案信息资源建设,即通过数字化、网络化技术手段建立起各类规范化、标准化、可共享的数据库和内容数据库;二是档案基础平台建设,即档案网络建设和管理系统开发应用,建立档案信息资源共享的技术支撑平台,实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

４.２　档案保护现代化

传统意义上档案保护现代化主要是指档案库房、档案设施设备等现代化以及档案载体保管保护水平的现代化。随着新型存储介质的不断出现和广泛应用,出现许多新型载体的档案,如机读档案、声像档案、电子档案等。新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求,因此,以新型档案载体为对象的档案保护现代化将成为今后研究的重点内容,不仅要研究有效保护和保管档案载货的方式、方法,还要深入研究如何保护档案信息内容的案例性、真实性与完整性。

４.３　管理手段现代化

档案管理手段包括理论手段和技术手段,即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果,管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现,是档案管理现代化理论的基础之一。一是档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法,形成行之有效的档案科学管理理论,这些理论与实践中加以总结和发展,最终形成档案管理现代化的理论体系。二是先进技术手段的应用。要不断将现代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中,实现档案管理的专业化、自动化。

４.４　档案管理标准化

通过制定和贯彻各种标准、规范,使技术应用和分工协作有统一的科学准则和依据,保证各项档案工作能够有机地联系起来,并且在档案管理中取得最佳的效益。在信息时代,信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范,如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等,都需要通过建立一系列的标准、规范来实现,必须通过制定和建立种类档案管理标准,形成档案管理标准体系,确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

５　加强档案干部队伍建设

新时期加强档案工作者队伍建设,是确保档案事业在新形势下实现可持续发展的先决条件。建立起一支政治强、业务精、作风好的高素质档案工作者队伍,我国的档案事业将会有广阔的发展前景。

５.１　注重提高干部队伍解决五方面问题的能力

一要解决能力问题,即档案干部要能干,在工作实践中不断总结和提高解决问题的能力,胜任本职岗位的需要;二要解决工作动力问题,即档案干部要肯干,要有工作追求,热爱本职岗位;三要解决凝聚力的问题,即档案干部要善干,调动各方的积极性,具有团队精神;四要解决工作魄力问题,即档案干部要敢干,敢于实践,敢干大胆实践,培养永不言败的精神,成为敢争一流的人才;五要解决抗压力问题,即档案干部要恒干,在压力面前不畏难,坚持不懈,直至圆满完成工作目标。

５.２　注重提高干部综合素质

在社会主义市场经济条件下,档案工作面临许多新情况、新问题、新要求,所有这些都要求广大档案工作者要加强学习,不断提高档案工作业务水平。努力学习档案法律知识和档案专业知识,不断提高业务水平,为做好档案工作打下坚实基础;努力学习现代化技术,不断充实自己,不断了解当今世界科学发展的趋势,注意学习和掌握新知识、新技能,特别是计算机和网络时代下档案工作需要的知识和技能,以素质的不断提高来化解新时期档案工作发展中出现的新情况、新问题。为此,当前必须大力发展档案教育,完善档案教育体系,为档案工作者提高业务素质创造条件和提供平台。注意对基层一线档案工作人员的业务培训,特别是要加强对刚刚从事档案工作不久的档案工作者和兼职档案员的业务知识普及和提高,使他们能够尽快具备一定的档案专业知识,迅速胜任自己从事的档案工作。

５.３　着力增强业务素质

要熟练掌握党和国家有关档案工作的方针政策,主动学习指导工作的业务规范。要刻苦学习和档案工作密切相关的各方面的知识。要刻苦钻研档案业务,熟悉本职工作,提高独立承担和完成本职工作的能力,提高解决实际和疑难问题的能力,提高协调组织的能力。

５.４　培养档案工作者良好的工作作风和创新意识

档案工作者不仅政治上要可靠、业务上要精通,还要有过硬的思想作风和工作作风。在广大的档案工作者中提倡解放思想、更新观念,创造性、前瞻性地开展工作;提倡积极进取、自强不息、严谨细致、一丝不苟的工作作风;提倡团结协作、密切配合的工作作风;提倡求真务实、讲求实效的工作作风。档案工作要求从事这一工作的人必须有强烈的事业心和高度的责任感,认真严谨、始终如一、守得清贫、耐得寂寞。同时,档案工作者在思想观念上,要不断学习新知识、新方法、新技能,善于用创新的思维,研究新情况,解决新问题;在工作方法上,要适应党和国家工作大局的需要,适应新形势下人民群众生产生活的需要,适应新形势下经济发展的需要,增强服务意识和工作主动性、前瞻性。充分利用档案资源,以满足档案社会化利用为目标,树立“大档案”、大开放、大服务的档案工作新理念。在主动服务、超前服务和深化服务中提高档案工作的水平,促进档案事业的可持续发展。

加强创新与服务是档案工作的永恒主题,最大限度地发挥档案的价值,是档案工作的性质使然,更是档案工作者的职责所在,只有不断地探索创新与服务这个主题,才能永葆档案工作的生机与活力。