学生档案影响大学生就业的因素分析

高校学生档案是高校学生从录取入学到毕业所形成的各种文字材料,主要指高校在学生管理活动中形成的反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的原始记录。它的特点是以学生本人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。反映大学生在校学习和生活情况,是用人单位考查大学生的重要依据。主要包括大学生录取、学习过程培养以及学生德、智、体、美、劳动和健康情况记录等方面的原始材料。目前,高校学生档案管理部门不统一,有的学校由学生处负责管理,有的在各院(系)管理,有的在学校档案馆(设学生档案室),并且有些学校为缩减人员编制,减少开支,直接聘用临时工管理学生档案,造成高校学生档案管理的混乱局面。

１　学生档案对大学生就业的重要性

１.１　学生档案反映大学生的综合素质

深入开展和推进高校素质教育,加强对素质教育的理性思考尤为重要。学生档案是反映学生成长的一面镜子,它从不同角度反映出学生的不同素质和成长过程。素质教育是面向未来的一种教育思想,没有固定的教育模式。实施素质教育的目标是采取更加科学的教育方式和方法,促进学生生动活泼地成长,使全体学生在德、智、体、美等方面都得到发展与提高。这些方面可以从学生的学习成绩表,实习材料、奖励材料、体检材料中反映出来。所以说它是反映高校学生综合素质的主要途径。

１.２　就业单位重点审查学生档案

用人单位不允许大学生违犯校规校纪,查阅学生档案就是最好的实证材料,然后确定是否录用。如何预防大学生违纪、违规,减少犯罪已成为当前思想政治教育工作的首要任务。大学生违纪、违规,甚至犯罪的原因是多种因素在特定环境下的有机结合。主要有市场经济体制不完善和不良的社会环境导致价值观的沦丧,教育体制的负面影响,家庭培养制度的落后,不良社会文化的影响以及大学生个人因素等。在对大学生思想政治教育时,用人单位可以借助学生档案,分析以前学生的违纪事实和处理决定,重点是对大学生就业后可能产生的不良后果来确定是否录用大学生,学生档案是最好的实证材料。

１.３　大学生工作后档案为其切身利益服务

由于档案记录的原始性、真实性而且具有很强的法律效力。它不仅为领导决策及管理工作服务,还能为自己切身利益服务。档案的凭证作用在于无论是学生就业,职务晋升还是工作调动、出国政审、职称评审、工资调整、劳动保险,还是入团、入党以及离退休手续的办理、各项证明的出具等都以档案材料为依据。按照有关规定各级政府人事部门人才流动服务机构保存人事关系的人员,人才中心将保障其合法权益和应有的待遇。如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升、转正定级、职称评定、出国(境)政审、党团关系管理、婚姻生育管理、代办社会保险、出具以档案为依据的各种证明材料等。学籍档案可以为各类在校毕业生的就业、留学或毕业证书丢失的同学出示成绩证明、学历证明、参加工作时间等有关证明。可以说每个人都在以自己的实践活动谱写自己的历史,同时将其转化为文字在档案中不断补充、不断添入新内容。所以说学生档案伴随人的一生而且发挥着极其重要的作用。招聘单位重视学生档案,对于用人单位来说,学生档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案是历史的真实记录,通过利用学生档案,用人单位可以清楚地了解学生学习成绩和思想政治表现情况而作为录用大学生的重要依据。在人才使用过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总后归入本人档案作为考核定级的依据,考察其德、能、勤、绩等方面的情况。从而全面准确地了解学生情况,为人力资源的正确选拔和录用起到了重要的参考作用。

２　学生档案影响大学生就业的主要因素

２.１　有些高校学生档案不够齐全、完整

学生档案如实记载了大学生在校德、智、体、美等方面的发展情况。这些档案材料对大学生入党,评先评优,学习正常晋级,保送免试推荐研究生,就业推荐,用人单位考察甚至就业后对其选拔提升等方面提供了重要依据。因此,学生档案内容对大学生能起激励和约束作用,对鼓励先进,抑制落后学生有积极意义。大学生非常重视自己的档案材料,并有意识地在政治思想,专业学习,社会生活诸方面尽量表现自己,以使自己能有较好的档案材料,尤其不希望自己的档案有污点。因此,作为高校档案馆学生档案室应重视学生档案的管理,重视大学生在校表现的归纳总结和全面正确的评价,以此促进大学生全面成才。学校鉴定实事求是,如«大学生学年鉴定表»和«素质拓展证书»记录了学生在校期间思想、品德、学习、工作以及参加各项活动的情况。这些记录作为重要的档案资料,是评优鉴定和学生以后就业、提职的依据,也是大学生诚信评价体系的重要内容。现在大学生的就业压力很大,如果简单地从需求岗位和每年的毕业生人数对比来看,人才市场属于买方市场,学生只有达到用人单位提出的标准才能顺利就业。基于这种局面,使得用人单位提出的要求对学生的约束和导向要比学校要求更容易为学生接受。但是,目前有些高校学生档案不完整,主要表现在缺少入学录取通知书,有的入党(入团)材料不完整,有的缺少入学登记表,还有的学校缺少授予学位证明(包括毕业证和学位证复印件),有些缺少毕业生登记表,有的学校没有«大学生学年鉴定表»和«素质拓展证书»等。如果这样不完整的档案转出就会影响学生就业。

２.２　学生档案有不真实现象发生

目前大学在校生多为上世纪九十年代出生的人而且多为独生子女。他们的成长经历、兴趣取向、社会认知和适应能力与七、八十年代出生的大学生存在很大差异。我们可以利用学生档案,将用人单位和学生联系起来,将用人单位需求的信息在学生档案中以品行学能鉴定等方式体现出来,这样就将社会因素成功地引入了学生的教育与管理当中。这样做会对学生档案管理和大学生就业产生良好的促进作用,就会产生学校和用人单位双赢的新局面,对广大学生签订三方协议一定很有帮助。基于这种因素有些学校学生档案管理不严格,尤其是学生档案在学院(系)分管时就会出现学生成绩单不真实,学生鉴定不客观,学生获奖等级偏高等情况发生。当学生报道后,进入工作见习期后,学校档案馆学生档案室寄出的档案与原来学生推荐信上的记录不符时才被就业单位发现问题,有的甚至不能胜任工作而被用人单体辞退,直接影响大学生就业。

２.３　学生档案管理不规范,大学生工作后要求补档案人数多

«高等学校档案管理办法» (第２７号令)于二○○八年八月二十日颁布实施,最重要的是增加了学生类档案管理。但是,现在实际情况是大部分高校学生档案建档和管理工作还处于比较低的层次,只是单纯地被动地记录,没有实现学生档案信息化管理。它在学生日常管理和思想政治教育工作中的评价、约束和激励作用没有得到很好地开发和利用,学生档案的作用没有被活用,明显落后于大学生就业时对学生档案的严格要求。有此高校学生档案没有专人管理,甚至由临时工来进行替代管理。由于人员不稳定,学生档案管理制度不健全,学生档案邮寄环节不严格,出现学生档案不完整、装错和邮寄地址写错等时常发生。就业单位收到学生档案后才发现很多问题,要求大学生回学校重新补档案,否则直接影响大学生的切身利益,给学生就业工作带来困扰。

３　做好学生档案管理的具体措施

３.１　认真学习国家教委«高等学校档案管理办法»(第２７号令),规范学生档案管理科学发展观的第一要务是发展,其核心是以人为本。«高等学校档案管理办法»(第２７号令)是新时期新阶段国家为促进高等教育又好又快发展做出的一项重要举措,是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文件。«高等学校档案管理办法»(第２７号令)在原分类方法的基础上增加了学生类档案,主要包括高等学校培养的学历教育学生高中档案,入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等材料。对加快高校档案管理制度化建设,规范高校档案管理行为,深化高校档案管理工作内涵建设,提高学生档案管理水平具有十分重要的意义。

３.２　建立大学生诚信档案

诚信是大学生的立身之本。加强当今大学生诚信教育,是高校政治思想工作的当务之急。通过我们的实践,建立大学生诚信档案管理制度是对大学生实施诚信教育的有效手段。诚信教育是高校教育的重要内容。面对当前大学生道德滑坡、诚信缺失现象,大学生诚信意识淡薄、诚信行为的失信已不仅仅是个别行为和偶然现象。考试作弊、论文抄袭、拖逃学费和骗取助学贷款、制造虚假履历、随意违约、急功近利、不讲信用等失信行为在一些大学生身上屡屡发生。高校学生诚信档案是以本人为立卷单位,按照一定的原则和方法加工整理的个人全部信用情况。它具有凭证性、阶段性、现实性和机密性等特点。主要包括(１)个人的基本情况。例如:姓名、性别、民族、出生年月、身份证号、政治面貌和健康状况等。(２)学习和社会实践方面的记录。主要包括接受各类教育的学习成绩表,学历和学位情况,学习评定材料。各种培训、技能鉴定和能力测评等。参加科技创作活动,包括发表的论文,创造发明、科研成果、技术成果以及社会实践记录等。(３)优良记录。主要包括政治思想品德、平常表现和特殊时期的表现、参加各种竞赛获得的表彰和记录,国家助学贷款的信用度优良证明和遵纪守法以及参加公益活动的有关记录等。(４)不良记录。主要包括损坏公共设施,扰乱教学公共秩序、违约借款行为,无故不交纳学费等经济活动中不诚信的行为以及违犯校规校纪和其它违法乱纪的不良行为等。

３.３　加快学生档案管理信息化建设,为大学生就业工作服务

学生档案信息管理系统是高等学校学生管理必不可少的组成部分,它对于学校的管理来说至关重要。计算机科学技术的不断提高,高校办公自动化系统(OA)日渐成熟,为了提高学生档案管理效率,人工管理学生档案的方式就显得比较落后、保密性也差,这已不能满足学生就业需求。用计算机对学生档案进行管理,具有手工管理无法比拟的优点。例如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、电子档案存储时间长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率。

学生档案信息化建设基础业务主要包括两方面:一是传统学生档案的数字化处理,即将已保存的学生实体档案通过扫描仪电子化;二是学生档案的数字化管理,主要涉及学生电子档案的生成、接收、传递、保存和查询利用。首先,对原有馆藏的学生纸质档案,学校应通过前期调研、规划,制定符合本校的数字化加工方法进行数字化转换,即选择自主加工还是委托加工,并且做好转换档案目录库建设;其次,对正在形成的学生电子档案,各高校应根据自身实际情况,结合已出台的国家相关标准,积极制定适合本校的学生电子档案归档标准,明确学生电子档案的数据格式、收集范围、接收规范等内容。从大学生入学一开始就要加强学生档案的信息化管理工作,不断丰富和完善他们的档案材料,努力作到每个学生的档案都要齐全和完整,让学生档案管理在学生就业工作中发挥更大的作用。

４　结论

大学生代表着民族的未来,学生就业工作将为学生成为国家栋梁之才创建平台,学生档案管理显得优为重要。因此,加强和改进大学生档案管理工作责任重大、使命光荣。我们要以高度负责的工作态度、严谨细致的工作作风率先垂范,切实关心和爱护学生,把学生档案管理工作、学生档案信息化建设和大学生创新能力的培养结合起来进行系统研究,真正成为大学生就业工作的指导者和引路人,更好地为大学生就业工作服务。