高校“四馆合一” 的必要性与可行性

１　高校“四馆合一”概念的提出

高等学校图书馆是为高校教学和科研服务的文献情报中心。作为独立机构,图书馆成立最早(与大学创办几乎同步),每所大学都有图书馆(甚至多个)。档案馆(室)是高校负责收集、整理、鉴定、统计、保管各类档案及资料的部门,又开展编研、开发利用、学术交流和宣传教育等活动。１９８９年,国家教委发布«普通高等学校档案管理办法»。２００８年,教育部和国家档案局制定了«高等学校档案管理办法»。目前仍有为数不少的高校未独立设立档案馆(室)。校史馆是高校收藏、研究、陈列和开展教育活动的场所,具有博物馆的属性,也有研究院的职能,是校园文化建设的重要内容与组织载体。近年来,诸多成立年头较长的高校结合校庆等需要,依托档案馆、学校党政办等部门成立校史馆。相比档案馆,设立校史馆的更少。博物馆是高校实现多学科文化资源整合与共享、促进人文素质教育与科学素质教育有机结合的重要载体,是文物标本等的主要收藏、宣传教育和科研机构。２０１２年５月,全国高校博物馆育人联盟成立,教育部副部长杜玉波书面报告要求“把发挥高校博物馆的育人作用作为一项重要工作”。博物馆的成立多与相关学科发展紧密相连,跟高校成立年头没有必然联系。

以北京大学和清华大学各馆成立时间为例,基本能够比较清楚地分辨出在一所大学内部,各馆成立的背景、各自特点及其大概关系。北京大学,创办于１８９８年,作为中国第一所国立大学图书馆的北京大学图书馆同年成立,１９８２年综合档案室成立(１９９３年更名档案馆),校史馆开放于２００２年,赛克勒考古与艺术博物馆１９９３年开馆,而集科普宣传、人才培养、标本存档、科学研究和学术交流于一体的地质博物馆起始于１９０９年的地质陈列馆,１９９６年筹建的地学标本档案馆纳入地质博物馆。而清华大学,创办于１９１１年,图书馆成立于１９１２年,档案馆成立于１９９１年,校史馆２０１１年成立,数字博物馆２０１１年开通,实体博物馆在建。

近年来,高校“二馆合一”“三馆合一”的提法多有出现。陈磐(２０１２)认为,高校博物馆包括了校史馆、纪念馆、美术馆、科技馆、陈列馆和动植物园等。梅婷(２０１３)对高校图书馆与档案馆数字化建设比较研究认为,二者面临信息资源的网络环境与规范标准以及资金、技术和人才等相同问题。白钢(１９９５)、江福兰(２００７)、朱萍(２００９)提出高校图书馆档案馆一体化。巩淑芳(２０１１)对高校档案馆和图书馆信息资源共建共享模式进行了探讨。冀惠玲等(２００５)认为,档案馆与博物馆合二为一体现了当前高校档案管理的新思路。朱玉玲(２００９)、蔡颖(２０１１)认为,推进高校档案馆校史馆一体化有助于功能互补。冯琼(２００８)介绍了广东金融学院以优势学科为依托,１９９５年在图书馆内围绕特色资源成立货币馆、２００２年成为广州货币金融博物馆的经验。原颖蓓等(２０１２)从国内高校各类资源馆(图书馆、档案馆、校史馆等)信息发展特点出发,结合国内外资源馆融合发展案例,探讨了我国高校资源馆融合发展的对策。此外,魏丽(２０１１)对社会图书馆、档案馆、博物馆基于网络环境之下分析了信息资源的一体化。

基于已有文献,立足本单位实际工作,并对国内外高校各馆设立运转情况进行了网络调研,梳理了独立运行各馆普遍存在的突出问题,结合实际存在的“二馆合一”各种两两组合的应有之义和“三馆合一” “多馆一体化”等论述,提出“四馆合一”概念,从理论层面论述其必要性,从实践中的探索分析其可行性,并提出推进“四馆合一”应注意的问题和建议。

２　高校“四馆合一”的必要性

工作内容服务对象相关。首先,工作对象具有一致性。作为记载事实、交流信息和传递情报的典籍是“四馆”共同工作对象之一,典籍是图书馆和档案馆的主要工作对象,而图书资料珍稀善本属于贵重档案,档案中又包含了太多书籍资料,二者部分工作重叠;实物以外校史展览,要么本身就是典籍或典籍的复制品、要么内容来源于典籍,即使非典籍的实物部分校史、博物馆展品(原件或复制品)也必须引经据典加以严格筛选,其内容标注和展出逻辑都依赖于典籍;图书馆与档案馆也接收和保管着相当数量的实物。这些典籍和实物均具有知识性、社会性和可用性。其次,服务对象相同。第一服务对象是高校内部师生,即为教学科研服务,包括为校领导决策服务;作为校园文化建设与区域文化建设组成部分,又为区域内居民服务;高校本身承担着服务社会的功能,各馆又面向社会相关群体提供宣传教育和科学普及等服务;随着行业协会(联盟)等的发展,横向交流与服务也日益增多。第三,各馆在同一高校内部,学科传承上具有一致性,各馆之间,你中有我、我中有你,典籍与实物资料难以在各馆之间取舍。图书馆可能接收了某一位或几位大家的一系列藏品,博物馆往往基于某一位或几位专家收藏发展而来,这些藏品和资料即为专家本人及其学科发展的档案。

方法流程技术手段相近。从工作方法与业务流程看,图书馆与档案馆工作基于相同理论基础,在相同分类法基础上有所侧重(档案侧重职能,图书侧重学科)。工作流程都包括收集、整理、分类、编目、保管、检索、统计、利用等环节,编目内容、程序、符号、格式等完全相同,目录组织程序一样,保管条件相同,对文献资源都需要进行加工生成二次或三次文献以方便查阅利用。校史馆属于博物馆范畴,与博物馆工作思路方法想通,工作流程也大致包括收集、整理、分类、编目、保管、检索、利用等环节。从工作连贯性看,后二者工作是档案图书工作的延伸与丰富,档案图书工作是办好校史馆博物馆展览的前提和基础。从技术手段方面考量,扫描、复印、复制等传统手段仍广泛应用于各馆日常工作,随着计算机、网络和通信技术的发展应用,数字化、信息化趋势日益凸显。数字图书馆、档案馆、校史馆、博物馆建设快速推进,数字存储处理信息技术实现了收藏数字化、操作电脑化、传递网络化、存贮自由化、资源共享化和结构联接化,优越性日益明显。在数字化信息化过程中,因技术设备、方式方法大同小异和工作内容服务对象高度相关,“四馆合一”数字馆建设渐成趋势。

工作最终目的高度一致。工作内容与服务对象的一致性,决定了工作目的一致性。“四馆”都是校园文化建设的重要组成部分,都以全面提高学生素质———育人为最终目标。具体来说,各馆功能既有交叉又相互补充。图书馆和档案馆都保存文献和传递文献信息,图书馆的具体功能表现在文化导向、文化宣传和行为教育方面,档案馆的存储、保管和利用功能表现为高校历史记忆、宣传教育、资政维权和学术研究。校史馆既陈列校史档案,也编研学校历史,具有存史、育人、沟通、资政等功能。博物馆是高校设立的以研究、教育和欣赏为目的,收藏、保护、展示人类活动和自然环境的场所,具有文化传承、艺术熏陶、思想政治教育和教学辅助等功能。 “数馆合一”有利于克服各馆功能脱节的问题,有利于围绕知识传承、校风建设、专业认知、责任担当开展全方位教育,有效突破珍贵馆藏史料局限,实现功能互补,扩展丰富整体及局部的服务功能,形成育人合力,增强整体育人效果。

面临问题挑战大同小异。 “四馆”普遍需要空间大、占用资源多,但现实存在:发展空间受限而原有建筑功能设计不合理,部门间利益争夺而部分工作扯皮推诿,专职管理干部配置过多而专业人才奇缺,个别骨干人员超负荷工作而部分岗位人浮于事,图书馆藏补充乏力而档案馆藏利用低效,学校相关支出总量大而各馆独立经费条件投入不足,数字校园建设亟需推进而各馆仍然是参差不齐的信息孤岛,总体人财物投入不足而各馆存在浪费与低效。高校图书馆普遍建有新馆舍(一方面反映馆舍不足,一方面出租部分馆舍创收)、拥有相对先进的设备和人才,而书籍补充不足;档案馆舍大多狭窄拥挤、技术手段落后,馆藏资源得不到有效利用;校史馆、博物馆空间存在浪费,缺乏专业编研人员,部分人员工作量明显不足;个别专业人才一馆拥有,难以实现人尽其才;档案馆藏是博物馆建设的基石,博物馆可以拓展了档案馆开发利用功能,而实践中脱节比较严重。 “四馆合一”能够实现优势互补,包括统筹管理干部队伍、专业人才、现代化设施设备、馆舍建筑、经费投入、文献等资源,能够推动档案资源更好服务于教学科研,利用档案馆藏丰富校史馆资源,使用实物档案为展馆布展添彩,有效整合珍贵史料资源,促进图书、档案、校史、博物工作协调发展。

３　高校“四馆合一”的可行性

高校“四馆合一”在实践中到底是否可行? 单从理论层面分析,未免显得枯燥而脱离实际。下面我们从欧美、港澳台和大陆有关高校的实践做法,了解分析其可行性。

欧美一些高校的做法。欧美发达国家的图书馆与博物馆体系相对发达,无论国家、社会还是大学,图书馆与博物馆都深受重视,都是设施精良、建筑优美、手段先进、服务大众的理想之所。由于其系统完备、分类细致、相互补充,图书馆和博物馆在某种程度上就是档案馆与历史展览馆。因而,大学档案馆与校史馆建制相对弱化。美国伊利诺伊大学香槟分校图书馆,下设大学档案馆、州史(林肯)博物馆、苏萨档案馆(美国音乐中心)和大学生生活文化档案馆四个部门,时常举办各类校史事件纪念展览是档案馆的重要工作内容之一,图书馆本身也承担了档案馆与校史馆的部分功能,实现了“四馆合一”。英国剑桥大学图书馆系统包含各类图书馆约１４０个,下设数个博物馆及研究所(中心),各图书馆承担了档案馆的大部分日常功能,特殊档案馆(如牛顿、达尔文等名人档案馆)与展览馆功能一并纳入数字图书馆,相关内容在其收藏展览部分展示。

港澳台部分高校的探索。建校比较早的香港大学,其管理体系与欧美高校类似,而建校较晚的高校则只设有图书馆,几乎找不到档案馆、校史馆和博物馆。香港浸会大学建校较早,图书馆下设专业收藏与档案馆,其中包括了基督教中国历史、当代中国研究、个人文章和大学等档案馆;而大学档案馆作为大学历史记录的信息库,支持学者、教师和学生从事大学历史研究,档案材料包括了海报、照片、札记、大学出版物、文物和纪念品。浏览澳门大学、澳门科技大学、澳门理工学院、澳门旅游学院等网站,有图书馆,而未发现档案馆、校史馆和博物馆,只是人力资源等部门职能中提及教职工档案管理等事项,这与澳门高校普遍建校较晚(通常只有２０~３０年甚至更短历史)有关。台湾大学图书馆内设法社分馆、医分馆,校总区院/系所图书室,校史馆,博物馆群和台湾原住民族图书咨询中心。其博物馆群包含了人类学博物馆、地质标本馆、物理文物厅、昆虫标本室、农业陈列馆、植物标本馆、动物博物馆、档案展示室和医学人文博物馆。

大陆有关高校的尝试。如前所述,图书馆几乎与大学同步成立,而档案馆的出现要晚几十年,校史馆的出现往往伴随着５０年甚至１００年校庆而出现;博物馆的出现则因学科而不同,有的筹备成立大学或专业之时即创建,有的历经长时间积累沉淀而兴建。中国农业大学源于１９０５年,图书馆成立于１９１４年,２００２年成立单独档案馆,２００５年百年校庆时于档案馆内筹建成立校史馆,一同进驻的有昆虫馆和土壤标本馆(二者属分开运行小型博物馆),２００６年档案馆(校史馆)更名档案与校史馆。图书馆、档案与校史馆在校内属于同一学科组,共同开展相关学科人才培养与职称评定等事宜。在２０１１年规划兴建新图书馆大楼之际,拟将档案与校史馆纳入其中,后因规划面积大幅压缩不得不修改设计而未如愿。近年来高校成立的档案馆、校史馆多半合设,称为“档案馆(校史馆)” “档案馆校史馆”或“档案(校史)馆”,如扬州大学档案馆(校史馆),北京联合大学档案(校史)馆;有的将博物馆一并纳入,如南京大学档案馆、校史博物馆及数字化校史博物馆,上海师范大学档案馆(博物馆、校史馆)。图书馆与档案馆合设的也不鲜见,如江南大学图书馆与档案馆,中北大学图书馆(档案馆)。广东金融学院图书馆在特色资源建设中创建的货币博物馆倍受好评。

４　高校“四馆合一”应注意的问题及建议

高校“四馆合一”理论上必要,实践工作中可行,并且在优化资源配置、提高工作效率等方面确实可取。但是,各校历史长短不一、学科特色迥异,地理空间等限制,实际工作中切忌“一刀切”。

纳入规划,分步实施。成立时间短的高校,图书馆肯定有,可能尚不具备成立档案馆(室)条件,相关工作暂属学校党委(行政)办公室或图书馆职能的一部分,而校史馆和博物馆暂时无从谈起;有的高校有图书馆,也有档案(校史)馆,没有博物馆;还有高校图书馆和博物馆有了,档案馆和校史馆没有,情况很不相同。不同发展阶段和学科背景的高校,要立足实际,将“四馆合一”纳入发展规划,条件成熟一步推进一步。

立足特色,求同存异。２０１１年国务院学位委员会第四次调整后的«学位授予和人才培养学科目录»,涵盖了１３大学科门类,下设１１０个一级学科和１９个专业学位学科,专业类别达到５０６种(最多时１３００多种)。一所高校少则３个、多则１０个学科门类,各学科门类创设时间不同、所处位置不同、在全国排名差别很大,不可能有统一的“四馆合一”模式。立足自身特色,可能“二馆合一”即是理想目标,亦或分设运转更为合理高效。

整合资源,分责定岗。新建馆舍,应围绕“四馆合一”组织规划实施。如果原来就有几个分馆而具备了“二馆合一” “三馆合一”的条件,可尝试不影响工作前提下,以交叉业务或新技术手段采用为切入点,制定方案推进机构合并和功能整合,打通专业人才、空间建筑、财力投入、设施设备、科技手段等资源,按职能条块与工作性质梳理优化,相应内设工作机构和人员重新定编定岗定责,以促进人财物资源有效整合,切实提高效率。

科技引领,持续创新。知识经济和信息化技术迅猛发展,新技术新手段创新应用带来工作方式方法的变革和工作效率的极大提高,工作中要高度重视引进采用新的科技手段。“四馆合一”本身有利于工作方式方法和技术手段的相互借鉴和补充,并且采用新的科技手段与购买新的大型设备往往需要较大投入,这更需要集中有限经费进行重点投入,同时要求加强培训以提高人员素质,引领“四馆合一”各项工作走向深入。