高校人事档案管理信息化建设探析

高校人事档案管理信息化建设探析

高校人事档案管理在很长一段时间内延续着传统的手工管理模式,然而随着计算机技术、网络技术和通信技术的飞速发展及普遍应用,加之人事制度的不断改革,这种手工管理模式在很大程度上已经不能满足人们的需要,信息化建设成为高校人事档案管理发展的必然趋势。

１　高校人事档案管理信息化建设的必要性

高校人事档案一般分为高校干部档案和高校学生档案两部分。其中学生档案在学生入学时由学生管理部门组织进行接收,学生毕业时再根据升学及派遣等就业信息进行转递,具有很强的流动性,是学生在校期间学习及社会实践的真实记载,是今后学生就业及用人单位录用、考核方面的重要依据。干部档案是高校组织、人事、劳动工资等部门在对高校教职工进行考核、管理的过程中形成的档案,是个人学习和工作经历的原始记录,在高校职称评聘、工资晋升、人才选拔等方面发挥着重要作用。

在传统的手工管理模式中,由于高校干部档案与学生档案各自的特点,两者的管理方式也有着很大的差异。高校学生档案流动性较强,其工作环节主要包括新生档案接收、日常归档、查阅利用、毕业归档以及档案转递等内容。以我校为例,在新生入学后,新生人事档案也随即转入我校,新生人事档案入库前要形成新生花名册,依照新生档案接收的情况在花名册中做好缺档记录。学生在校期间随时存在奖励材料、党员材料、学生社会实践活动等材料的日常归档及学生档案的查询、利用工作。学生毕业前,会形成学历及论文等一系列的毕业材料,为了不影响毕业生就业,需要在较短时间内完成大批量毕业材料的归档工作。同时在学生毕业时需根据学生不同的去向转递学生档案,转递过程需要形成转递单、机要单和毕业生发文本等台账,以确保转递过程准确无误。相对于学生档案流动性强的特点,高校干部档案相对稳定,新入职干部档案入库后,按中组部干部档案的分类方法进行分类、整理和装订,之后随着每年考核、人事调动、学历、工资等材料的归档,分类、整理和装订的工作也会持续进行。高校干部档案的利用率很高,主要针对人事及组织部门,在为相关部门提供档案查借阅服务的同时需要做好登记备案,以保证高校干部档案的完整与安全。

通过对这种手工管理模式的研究不难发现,无论是高校干部档案还是高校学生档案,工作过程都是复杂而繁琐的,但是都有各种的特点和规律。如果能够将其中的规律通过信息化手段加以整合,形成一套专用于高校人事档案工作的管理信息系统,那么档案工作人员将会从复杂繁琐的手工劳动中解脱出来,把更多精力投入到档案管理与服务的创新中,这是顺应社会信息化发展的必然要求。信息技术的使用不仅能提高档案工作的效率,更能提高档案自身的质量与档案服务的质量,而一轮又一轮的人事制度改革更是要求作为人事工作重要参考的人事档案工作必须进行相应的改革与发展。

２　高校人事档案信息化建设的内容

２.１　建立高校人事档案管理信息系统

利用现代化手段建立专用于高校人事档案工作的管理信息系统是高校人事档案管理信息化建设的直接内容。在这个管理系统中,对于干部档案,首先将干部基本情况的数据导入系统,在系统中实现干部人事档案基本信息的数字化;系统应当可以对干部档案进行自动分类,将其分为干部、工人、退休、去世、自动离职等不同类型;系统要具备强大的检索功能,可以根据不同的关键字和条件值进行查找;鉴于人事档案的保密性和我国的相关国情,干部档案的具体内容不能信息化,系统应当可以将其中的“干部档案目录” “干部职务变动表”和“工资级别变动表”等目录性质的资料信息化,以便查找和利用;系统要为每个档案设定一个唯一的号码作为校验码导入或导出数据,并将档案密集架的编号输入系统以便通过系统快速查找到档案所在位置;系统应包括档案查阅、借阅情况的记录,以方便掌握在库档案的情况以及档案利用的情况。对于学生档案,首先将新生相关数据导入系统,实现学生档案基本信息的数字化,并将各学院核查的缺档情况数据导入系统作为档案核查的依据;系统应当可以支持学生档案的多种管理,可以自定义分类的方法和参考字段,既可以按照学历分类,又可以按入学年份分类;毕业派遣时,将毕业生派遣数据导入系统,系统必须能够根据检索条件进行排序,并打印形成统一的学生发文本、转递通知单、地址签和机要文件交寄单等报表文件;系统应当能够记录查阅、借阅档案的情况并具有相关的统计功能。

２.２　建立专业的高校人事档案管理队伍

在系统建立完备之后,我们面临的便是长期的应用与管理过程。任何事物都是在实践过程中不断完善的,高校人事档案管理系统的建立也是如此。作为一名档案工作者,应当具备与时俱进的精神,不断提高自身业务水平以顺应信息化建设的发展要求。首先,高校人事档案管理人员应具备较高的思想政治素质,无论是纸质档案还是电子化档案,管理者必须严格遵守国家相关法律法规,恪尽职守,求真务实,确保人事档案的真实性和完整性。其次,在做好这些工作的基础上,管理者需要不断更新观念,开拓创新,努力学习现代化技术,不断完善高校人事档案管理信息系统,提高档案信息资源的利用,更好地为高校师生服务。

２.３　加强档案管理法规建设

新技术的使用在提高工作效率的同时也对原有的档案管理法规提出了新的挑战,尤其是对电子档案的凭证作用,要求必须有相应的档案管理法规为其提供法律依据。在确保数字化档案真实性的前提下,电子档案应该具备和纸质档案一样的法律凭证作用,这就需要相关法律法规进行一定修改,以保证电子档案法律凭证作用的发挥。作为档案工作者,要强化管理意识,学习«中华人民共和国档案法»等一系列法律法规,根据高校自身发展的现实需求制定人事档案工作计划,不断建立健全各项规章制度,真正实现依法治档。

３　存在问题及对策

任何事物的发展过程都是漫长而曲折的,在高校人事档案信息化建设的过程中,由于长期以来固守的管理方法难以彻底改变,加之人事档案自身的特点,必然面临着诸多问题。

３.１　人事档案的保密性和安全性

首先是保密性的问题, «档案法»规定:人事档案属于国家,是国家信息资源的一部分,需要区分使用权限。因此人事档案管理者不能根据自己的意愿或他人的要求随意处理和利用档案,必须严格遵守相关法律法规。在高校人事档案信息化建设中,如何区分可公开的和不可公开的人事信息将是我们面临的难题之一。在建立高校人事档案管理系统时,除去可公开的信息,例如高校干部档案中的工作考核、职称申报表、个人履历和高校学生档案中的报考录取材料、学历学位材料等,对于涉及个人隐私的内容,在录入系统后,对于不同的利用者必须设置不同的权限,以保证高校人事档案的保密性。其次是安全性的问题,人事档案管理信息系统在建立初期必然面临着诸多的不稳定因素,例如计算机自身的不稳定性和网络安全问题,这就要求我们必须建立和完善信息资源安全保障体系,对数字化档案进行安全管理和维护,充分运用身份认证、使用权限设置、防火墙、文件加密等技术手段,为高校人事档案信息化建设创造一个良好的运行环境。

３.２　人事档案材料的内容缺乏规范性与完整性

高校人事档案材料主要来源于人事部门、组织部门及其他相关部门,由于没有具体的归档要求,很多部门并不能保证规范归档,并出现扩大归档范围使档案庞杂或缩小归档范围使档案材料缺失的情况。有时由于当事人的疏忽,在填写相关材料时可能出现字体潦草甚至信息有误的情况,使人事档案的规范性难以保证。在现有的档案材料中,如入学年龄、入党时间等信息时有出现内容前后不符且没有说明的现象,一些原本该有的履历、考核、学历、职称等材料由于各种原因并不健全。对这些情况,人事档案部门并没有进行严格地审核把关,没能及时发现问题、解决问题,给档案的管理及利用带来困难。针对这些问题,在高校人事档案信息化建设之初,必须要建立一套完善的规章制度和业务规范体系。前期的档案材料收集工作要出台相应的归档要求,努力做到真实、完整、及时、规范的归档。信息化建设的过程中,各个高校要结合自身实际情况制定相应的档案管理信息化工作流程及具体操作说明,使档案管理工作向着制度化,规范化的方向发展。此外,在具体操作过程中要严格遵循安全规章制度,保证人事档案的保密性与安全性,逐渐实现档案的收集、鉴别、归档、整理、查询等工作环节的信息化处理。

３.３　资金不足造成的软硬件基础设施配套不齐备

系统的信息化建设不仅消耗人力,更消耗巨大的财力。高校在进行人事档案信息化建设的过程中,资金和设备的投入是必不可少的,而且这在一定程度上起决定性作用。同时计算机、管理信息系统等高科技产品的更新换代速度较快、生命周期较短,高校在资金比较紧张的情况下,往往不会优先考虑人事档案信息化的建设。高校人事档案信息化建设需要大量人力、财力、物力的投入,而现阶段我国实现人事档案管理信息化建设的条件并不成熟,这在很大程度上限制了信息化建设的进程。面对这一现实,首先,各高校需要根据各自的实际情况,有计划、有步骤地加大投入,在完善基础设施的前提下不断加强人事档案的技术装备。其次,对容易受损的、利用率高的、相对重要的材料优先进行数字化,待条件成熟之后再对其他的档案材料进行数字化建设,这样不但减少了盲目的投入,还可以避免资源浪费。除此之外,档案部门可以根据国家政策和法规,积极挖掘档案资源的利用,在向个人和社会提供利用时,适当收取服务费用,用于软硬件基础设施的投入。

３.４　高校人事档案管理者的信息化意识不强,信息化水平较低

实现高校人事档案信息化管理是一项艰巨而长远的工作。为了尽快实现高校人事档案的信息化建设,在得到高校领导班子的重视与扶持之下,要不断加强高校人事档案管理者的思想观念、专业素质以及信息化意识。受高校传统用人体制的制约,加之档案部门待遇不高、工作单调,优秀的管理人才难以吸引进来。目前我国高校人事档案部门管理人员整体年龄偏大,计算机使用水平偏低,信息化意识薄弱,在观念上并未从传统的管理模式中转变过来,大部分的人事档案管理手段还是采用传统的手工操作,管理模式落后。高校人事档案管理队伍的建设是高校人事档案信息化建设得以顺利完成的必要条件,因此建立一支高素质的专业队伍是当务之急。一些老员工熟悉传统的手工管理方式,这能帮助我们总结之前的经验,分析人事档案管理的各个环节,分析其进行信息化建设的可能性,在实施信息化之前做好万全的准备工作。同时不断引进计算机及网络技术方面的专业人才和管理人才,现代化的档案管理是一门交叉学科,是不同学科的综合利用,这其中不仅涉及档案学相关知识,也涉及计算机技术、信息管理、人力资源等学科的知识。针对这一问题,高校有必要在一定程度上提高档案工作人员的待遇,这样不能能激发现有工作者的工作热情,也能吸引更多的复合型人才投入到档案工作中,投身到高校人事档案工作的信息化建设中。

４　结语

近年来,高校人事档案管理信息化建设愈发受到重视,教育部、国家档案局在２００８年制定了«高等学校档案管理办法»,其中明确指出:高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。虽然长期以来固守的管理方法不是一时一刻就能彻底改变的,但是作为新时期的高校人事档案工作者,要善于学习新技术、新知识,努力创造积极条件,为高校人事档案管理工作的信息化建设添砖加瓦,使之更好地为高校人事工作服务,为高校师生服务。