为了规范档案收集管理，促进经济社会发展，近日市政府颁布了《重庆市档案收集管理办法》（渝府办发〔2016〕76号，以下简称《办法》）。为便于社会公众广泛知晓《办法》内容，正确理解执行，现对《办法》内容作出如下解读：
一、《办法》修订的背景、目的及意义
2007年1月23日，市政府办公厅印发了《重庆市档案收集管理办法》，2011年12月27日市政府《关于废止第四批规范性文件的决定》（渝府发〔2011〕108号）明确继续施行，有效期自2012年1月1日重新起算。2015年，为推动我市辖区内各级国家综合档案馆档案资源建设工作适应新时期新形势的发展需要，继续发挥《办法》对全市档案资源建设工作的有力指导作用，市档案局在充分调研、广泛征求意见的基础上，对原《办法》部分内容进行了修订。
（一）对原《办法》进行修订，是贯彻中办发15号文件和渝委办发31号文件对档案资源建设工作提出新目标的需要
中办发15号文件和渝委办发31号文件要求进一步健全、强化国家档案资源建设，作好应收尽收工作，丰富档案资源，原《办法》中的部分条款内容已不适应新形势下档案资源建设工作的发展需要，应进行修订和完善。
（二）对原《办法》进行修订，是落实国家档案局令第9号对档案收集工作提出新要求的需要
2011年11月21日，国家档案局颁布了《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第9号），将国有企业、民主党派等机构的档案纳入到各级国家综合档案馆法定接收的范围，同时，对机关撤销、合并，国有企业破产、转制，事业单位撤销等情况下的档案接收工作也作了相应的规定。作为原《办法》制定依据的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》（1986年2月7日国家档案局发布）同时废止。为此，应当根据国家档案局令第9号中的新要求和新规定，对原《办法》进行必要的修订。
二、《办法》修订的主要内容
（一）修订了原《办法》中与国家档案局令第9号要求不一致的内容
在原《办法》中，民主党派、国有企业等的档案属于各级国家综合档案馆协商接收的范围，但国家档案局令第9号将其纳入到法定接收范围中，这意味着民主党派和国有企业的档案将和其他机关单位档案一样，到期即向同级地方国家综合档案馆移交，不再进行协商或采取选择有代表性的单位进行接收的方式。这一变化体现在修订后的《办法》第五条第（六）和（八）项中。
（二）增加了国家档案局令第9号中提出的原《办法》中没有的新内容
1.修订后的《办法》第六条中，明确了乡镇（街道）机构档案的接收主体，贯彻了国家档案局令第9号第二条“乡镇机构形成的档案列入县级综合档案馆接收范围”的相关规定。
2.修订后的《办法》第七条中，明确了各部门档案馆中履行行政管理职能的档案的接收主体，贯彻了国家档案局令第9号第四条“各级部门档案馆，收集本部门及其直属单位形成的档案，但其中履行行政管理职能的档案，要按有关规定定期向综合档案馆移交”的相关规定。
3.修订后的《办法》第九条、第十一条对社会组织、基层群众自治组织、家庭和个人等形成的有利用价值的档案及知名人士和重要人物的档案的收集进行了规定，都是对国家档案局令第9号第三条“新中国成立前本行政区内各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物的档案列入综合档案馆收集范围。经协商同意，综合档案馆可以收集或代存本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案，也可以通过接受捐赠、购买等形式获取”的执行性条款。
4.修订后的《办法》第十三条对机关撤销、合并，国有企业破产、转制，事业单位撤销等情况下的档案接收和移交进行了规定，是对国家档案局令第9号第六条“国有企业发生破产转制，事业单位发生撤销等情况，其档案可按照有关规定由本级综合档案馆接收”的执行性条款。
5.修订后的《办法》第十六条对电子档案的移交提出了要求，是对国家档案局令第9号第八条“档案馆要适应信息化建设的需要，收集电子档案和纸质档案的数字化副本。有条件的档案馆应根据国家灾害备份的要求，建立电子文件备份中心，开展电子文件备份工作”的执行性条款。
（三）结合我市近几年档案工作的新变化和新要求，针对档案的移交范围、时间、文件材料等方面进行了修订。
1.修订后的《办法》第八条中，增加了对地方和上级主管部门双重领导的单位“需由地方国家综合档案馆保存的档案，列入同级地方国家综合档案馆接收范围”的规定，充分发挥档案的功能和作用。
2.修订后的《办法》第十四条，按照《重庆市档案局关于修改〈重庆市重大活动档案管理暂行办法〉的决定》（渝档发〔2014〕21号）的规定要求，将重大活动的档案移交时间由原《办法》中规定的60日调整为75日。
3.修订后的《办法》第十八条，按照《重庆市人民政府办公厅关于转发重庆市档案馆收集档案范围细则的通知》（渝府办〔2014〕40号）和保密工作的相关要求，在立档单位随档案移交的资料中，新增了“文件级解密审核表”。
三、《办法》执行中应注意把握的问题
（一）关于档案移交时间的问题
《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条第二款规定：“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关县级国家档案馆移交”。修订后的《办法》第十五条规定：“属于市级国家综合档案馆接收范围的档案，立档单位可以自档案形成之日起满10年即向市档案馆移交；属于区县（自治县）国家综合档案馆接收范围的档案，立档单位可以自档案形成之日起满5年即向同级区县（自治县）国家综合档案馆移交”。调整主要原因如下：
一是随着档案馆社会服务功能的不断强化，档案作为原始凭据，在维护广大利用者合法权益、帮助他们解决各类实际问题方面发挥了越来越重要的作用。越来越多的利用者也认识到档案的重要，对档案利用的时效性，利用的需求量等各方面的要求也越来越高，为适应新时期利用者的需求，将接收时间进行了提前。
二是我市大部分市级机关、部门、企业、事业单位的内设档案室受库房面积不足，条件有限等因素影响，不具备自行保存20年档案的条件。该情况在区县（自治县）的部分单位中也普遍存在。
三是目前各单位在移交纸质载体档案时应同时移交与之相对应的档案数字化副本，移交单位的纸质档案移交时间虽然提前，但留存有档案数字化副本以备查考，不会影响其自身的查阅和利用。
《办法》第十五条对立档单位在法定时间之前移交档案的表述，由原《办法》中的“应当”修订为“可以”，允许但不强制各立档单位在法定时间之前移交档案，既认真考量了我市档案资源建设工作中存在的各种实际情况和困难，又体现了依法治档、依法行政、程序合法的重要理念。《办法》第十五条第三款中进一步规定:“立档单位向同级国家综合档案馆移交档案的时间上限不能超过《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条第二款规定的时限范围”，维护了上位法的权威性。《办法》第十九条第二款还明确规定：“未按照《中华人民共和国档案法实施办法》第十三条第二款规定时限移交档案的，依照《档案管理违法违纪行为处分规定》的有关规定，对主要责任人和直接责任人给予行政处分”，以上位法规定的时限(市级20年，区县级10年)为标准开展行政执法，确保行政执法工作合法有据。
（二）关于电子档案的移交问题
1.电子档案移交时间
《国家档案局关于印发〈电子档案移交与接收办法〉的通知》（档发〔2012〕7号）中第六条规定：“档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。”《重庆市人民政府办公厅关于转发重庆市档案馆收集档案范围细则的通知》（渝府办〔2014〕40号）根据此规定，在第十五条中明确：“属于市档案馆接收单位内的电子档案，立档单位应当自电子档案形成之日起5年内向市档案馆移交。”
修订《办法》的过程中，我们沿用了电子档案5年移交的标准，但在征求相关单位意见的过程中，部分市级机关对此提出了不同的意见，认为市级机关、区县（自治县）国家综合档案馆接收纸质档案的时间要求不同，区县（自治县）国家综合档案馆5年接收一次纸质档案，本身就与电子档案5年移交的要求吻合，但市级机关10年才向市档案馆移交一次纸质档案，考虑工作衔接问题，电子档案的移交时间不应一刀切，市级机关单位的电子档案应与其纸质档案一并移交。
综合上述意见，修订后的《办法》第十六条中，我们作了如下规定：“立档单位纸质档案移交进馆时，应将与之对应的电子档案及其元数据、电子档案目录一并向同级国家综合档案馆移交”。
2.传统纸质载体档案、档案数字化副本及电子档案移交要求
对于无电子档案的纸质档案在移交时，按照渝委办发31号文件要求，应把传统纸质档案制作成档案数字化副本同步移交；对于传统纸质档案有对应电子文件的，电子文件也符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）要求达到电子档案标准的，应将纸质档案与之对应的电子档案及其元数据、电子档案目录一并移交，可不制作档案数字化副本；对于仅有电子文件而无纸质档案的，按《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）要求，对需要永久和长期保存的电子文件必须在发文形成时制成纸质文件，并与原电子文件一并归档移交；各立档单位应加强电子文件的安全保管，确保真实可靠、齐全完整、安全可用。
四、相关政策咨询途径
可通过重庆市档案信息网查阅《办法》内容，也可致电市档案局（馆）档案收集整理处咨询（咨询电话：65317995）。
