高校档案工作者职业生涯规划困境与路径

目前,职业生涯规划已经在许多行业和部门开展得如火如荼,并取得了十分显著的效果,但对于高校档案部门及其从业人员来讲,职业生涯发展规划似乎还是一个陌生的概念,这一现状,主要是源于社会公众乃至从业人员自身对档案职业的基本定位不准、认识不清。档案职业被很多人认为是一个缺乏技术性的工种,入职门槛低,任何人都可以从事,既然如此,也就不用考虑什么长远发展。因而不少高校档案部门缺乏对档案工作的战略规划,档案工作者也缺乏对自身职业的长远考虑,不少人抱着得过且过的心态,缺乏工作的动力。然而,２１世纪,高校档案部门的发展展现出新的姿态,出现了许多新概念,诸如数字档案馆、电子文件中心等。为了适应这种发展和变化,高校档案工作者需要对自己进行新的定位,重塑职业形象,转变职业观念,激发职业潜能,以更好的应对档案职业面临的冲击。

１　高校档案工作者职业生涯规划内涵

所谓职业生涯规划,就是指个人根据对自身的主观因素和客观环境的分析、总结和测定,确立自己的职业生涯发展目标,选择实现这一目标的职业,制订相应的工作、培训和教育计划,并按照一定的时间安排,采取必要的行动实现职业生涯目标的过程。相应的,高校档案工作者职业生涯规划可以理解为:高校档案工作者通过对职业生涯的主客观因素进行分析、总结和测定,如对个人兴趣、爱好、性格、气质、能力等进行测定,然后结合档案部门的战略发展目标,确定自身最佳职业奋斗目标,并为实现这一职业目标预先进行职业生涯系统安排的过程;在这一过程中,高校档案部门则将人作为一个积极主动,有创造性的资源来看待,以人为本,人尽其才,充分发挥人的积极主动性,而不是将人当作完成任务的工具。

２　高校档案工作者开展职业生涯规划的重要意义

２.１　职业生涯规划有利于增强高校档案工作者的主动性,不断提高自身综合素质

现代社会,信息技术日新月异,在影响着档案学外部相关学科知识的同时,也使得档案学本身的理论和方法面临着更新。这就要求高校档案工作者在工作中必须不断更新知识结构和提高自身素养,重视终身学习。高校档案工作者如果科学地规划了自己的职业生涯,工作的每一个阶段该干什么就会有明确的目标,该掌握哪些新的技能自己也会心中有数,这就增强了高校档案工作者的主动性,必将有利于他们学好新的专业知识,夯实专业技能,提高综合素质。

２.２　职业生涯规划有利于增强高校档案工作者发展的目的性与计划性,提升成功的机会

俗话说,凡事“预则立,不预则废”,职业生涯规划可以帮助高校档案工作者更加全面、深入、客观地分析和了解自己,了解自己所面对的外部世界,对自己的职业生涯发展有明确的定位,并在此基础上根据自身特点和所处的环境制定出一个确实可行的目标。有了合适的目标,就有了明确的方向和强大的动力,再加上周密的安排,离成功也就不远。

２.３　职业生涯规划有利于缓解高校档案工作者的职业倦怠,促使他们积极工作

管理心理学认为,制定切实可行的职业目标有助于激发工作人员的积极主动性。由于在职业生涯规划过程中形成的职业目标是在充分认识自身实力基础上做出的,具有可行性,高校档案工作者自然会为它的实现积极努力,甚至还包括超出本职工作之外所做的一些努力。同时,职业生涯规划强调平衡职业目标和其他目标,如生活目标,家庭目标,这将是高校档案工作者消除职业倦怠,做好档案工作的不竭动力。

２.４　职业生涯规划有利于高校档案部门满足人才需求,留住人才

高校档案部门的待遇一般,尤其是对信息化建设中急需的计算机高素质人才来讲,待遇更是偏低,如何才能留住人才? 高校档案部门需要做好档案工作者职业生涯规划,最大限度地发挥他们的才华与潜能,使他们在自己的岗位上,才能得到发挥,专长得到利用,高校档案工作者自然会积极工作,不斤斤计较报酬问题,人才也得以留住。

２.５　职业生涯规划有利于实现高校档案工作者与档案部门发展的和谐统一,推动档案事业向前发展

高校档案部门制定发展目标时考虑对档案工作者个人目标的影响,档案工作者制定个人目标时也结合档案部门的发展需求,这样制定出的目标是组织目标和个人目标的完美结合,不会造成个人目标与组织目标之间的冲突,将对档案工作者起到激励和鞭策作用,竭尽全力来实现档案部门的工作目标,在档案工作者的齐心努力下,高校的档案事业必将得到进一步的发展。

３　高校档案工作者职业生涯规划困境

３.１　职业生涯规划理念树立困境

从目前情况来看,职业生涯规划理念在高校档案部门和工作者中难以真正实现和贯彻。一方面,档案部门不能正确看待个人成长与组织发展之间的相互依存和推动作用,极易忽视工作人员的内在发展需求,对于他们的职业生涯规划中组织应当承担的责任缺少充分认识,认为职业生涯规划完全是个人的事情,对其不管不问,这些严重阻碍了高校档案工作者职业生涯规划的实施,不利于工作者个体价值的提高和个人的职业发展。有一部分档案工作者甚至不了解自己职位的岗位职责与任职条件,不了解本职位在高校档案事业发展中的地位。另一方面,个人发展过程也缺乏职业生涯规划意识和行为。高校档案工作者的流动性不大,属于事业单位,工作内容的变化较少,科技对其冲击作用相对较小,一些高校档案工作者对自身发展抱着一种顺其自然的心态,对职业生涯规划的认识有待提高;另一些高校档案工作者可能会有一些关于个人职业生涯规划的思考,但由于个人职业发展方面的培训和机会较少,缺乏必要的条件,导致个人发展过程中职业生涯规划意识淡薄,对职业生涯规划的知识了解很少,更难以制订出具有可行性的职业生涯规划方案。

３.２　职业生涯规划专业咨询人员困境

高校一般没有为教职员工配备专业的职业咨询人员,这就无可避免地使档案工作者职业生涯规划得不到正确的引导和必要的支持,从而导致档案工作者的工作动力仅来源于自身的发展目标,如笔者所在高校的转A 岗、评定职称等,不会规划、不懂规划的现象很普遍。这需要具有心理咨询、职业发展、人才测评、良好沟通能力的专业咨询人员提供相关的指导和培训,但这恰恰是高校人事管理部门一个最为薄弱的环节,特别是一些新入职人员刚从学校毕业,急需得到援助和引导,但到目前为止,高校还只是停留在对新员工进行几天的岗前集体培训,有些高校甚至没有培训,更不用提针对个人的专业咨询。

３.３　职业生涯规划目标困境

高校档案部门发展目标与成员个人目标是否协调一致以及一致程度如何直接影响着高校档案部门发展目标能否实现以及实现目标的效率。职业生涯规划理念强调个人目标和组织目标的一致性和统一性,这就要求高校档案工作者的个人目标与高校档案部门目标之间不能相脱节。然而,长期以来,高校一直忽略档案工作者个人目标的重要性,很少提倡设立个人发展目标,导致档案工作者没有把档案部门的发展目标放在战略高度上,甚至不了解档案部门的战略目标、长期目标、中期目标和短期目标是什么,认为只需要做好本职工作就行,档案部门的长远发展与自身没有多大关系。这一方面导致高校档案工作者很难竭尽全力来实现高校档案部门的目标;另一方面也会造成档案工作者个人职业发展目标的缺失。

３.４　职业生涯发展通道困境

高校档案部门属于服务型机构,经济效益不高,带给个人的社会声望也不大,人才的流入较少;同时,相比校内其他岗位,档案工作者转岗机会也较少,在原单位升职的机会也十分有限。如笔者所在的高校,十多年来只在馆内提拔了一位副馆长;转岗到校内其他岗位的也只有两人;职称评定亦不规范,目前只有副研究馆员三人。近年在馆领导的多方争取下,职称评定日益规范化,档案工作者在业务职称方面步步提升可以预见会成为一个较为稳定的职业发展道路,但这条职业发展道路对一些档案工作者亦有一些不利因素,因为职称是以学历、发表的文章、科研课题等作为硬条件,但并不是所有的人都对科研和撰写论文感兴趣,因此,这些档案工作者在职业发展道路中会找不到支撑点,自然也就谈不上实现自我价值、超越自我。不少的高校档案工作者是一辈子呆在一个岗位上,对于现有的工作逐渐丧失积极性和能动性,思想中普遍存在“不求有功,但求无过”的懒散意识,最终怀着遗憾退休。

４　高校档案工作者职业规划路径

４.１　树立高校档案工作者职业生涯规划理念

首先,高校档案部门管理者要强化职业生涯规划意识,借鉴各行各业职业生涯管理方法的理论和应用成果,引入职业生涯规划、测评、管理机制,给每一位员工配备合适的工作岗位,寻找其与档案部门发展目标的最佳结合点,从招聘开始就注意将个人能力与工作岗位相匹配。进入档案部门后,根据每个人的实际情况和档案部门具体工作的需要,适时地调整其最终的职业发展方向。馆长、室主任在工作中要能不断激发档案工作者的潜能,保证他们可以在工作过程中学习到与自己原有知识背景相关的更多的知识和技能,比如让档案工作者参加业务培训、业务交流活动等。其次,相关职能部门如肩负选人用人、学习培训、评估考核重任的组织部与人事处也要树立职业生涯规划理念,明白职业生涯规划的意义和价值、主要内容、实施方法等,跳出传统人事管理的束缚,用全新的理念对高校档案工作者进行管理,及时对档案工作者的个人能力和潜力进行评估和反馈。再次,要提高高校档案工作者对职业生涯规划的认知和理解,可以通过学校文件、校报、校园网宣传和开展培训等多种形式,及时在档案工作者中普及职业生涯规划的理念,推广职业生涯规划知识,使档案工作者能够主动地、广泛地参与进来。

４.２　设立专业的职业生涯规划指导机构

可以考虑在高校人事处内部增设职业生涯规划指导机构,选派专业的职业生涯规划师,全面负责高校工作人员的职业生涯规划工作。在档案工作者方面其主要职责:通过基础调研、召开座谈会、个人访谈等多种形式,了解高校档案工作者的基本情况、思想动态以及对职业生涯规划、学校日常管理和发展等的意见和建议;建立职业生涯管理相关制度和实施方案;熟练使用测评工具对档案工作者进行个人特长、技能评估和职业倾向调查;通过客观分析档案工作机构的基本情况、战略目标等,结合档案工作者的个人爱好与特长,帮助档案工作者制定符合档案部门发展方向的职业生涯规划方案;对高校档案工作者职业生涯进行跟踪管理,定期开展咨询与培训服务,及时帮助档案工作者修订职业生涯规划方案;设立专门的职业生涯咨询室,建立专兼职职业生涯规划导师值班接待制度,及时解决档案工作者在职业生涯发展过程中遇到的困惑。兼职导师可由人事处的工作人员、档案部门馆长和一些成功人士担任。

４.３　制订并实施个人目标与部门目标一致的职业生涯规划方案

高校档案工作者首先要分析环境,认识自己,在既定的档案部门工作环境下准确地为自己定位。方法主要有测验法、实践法、他人评价法、内省法等,通过对自己性格、兴趣、能力、技能等多方面的深刻剖析,准确评价自身的特点和优劣,并依此确定与自身特点相匹配的发展方向。其次,高校档案工作者要结合档案部门发展目标,确定自己的职业生涯发展目标,如主动了解档案部门的战略规划、发展目标、方向任务、规章制度,激励手段、职称系列、评价体系,对档案工作者知识、技能、任职资格的要求等,并把这些信息运用到自己的职业生涯规划中;同时,要注意制定的职业生涯发展目标,不但要有长期目标也要有中短期目标,目标还必须要具有挑战性和可操作性。再次,高校档案工作者要以实际行动去落实自己制定的目标。职业生涯规划目标一旦确立,就应该循序渐进地采取行动并具体落实。如在工作方面,采取什么措施来提高工作效率;在业务素质方面,计划学习哪些知识,掌握哪些技能,采用什么学习方式,通过什么途径来提高自己的业务能力;人际关系、潜能开发等方面,采取什么措施来实现自己的目标等。此外,高校档案工作者还要定期评估和修正职业生涯规划,职业生涯规划是一个动态、持续的过程,要根据档案部门的环境、个人阅历和知识的积累不断调整和修正规划并且及时地进行评估和总结,克服困难,不断改进,以适应环境的变化和档案部门的发展要求。通过高校档案工作者职业生涯规划,档案部门的发展目标得以实现,档案工作者的职业生涯逐步趋于完美,才能实现高校档案部门和档案工作者的双赢。

４.４　畅通高校档案工作者的职业生涯通道

目前,高校档案工作者职业晋升的途径有两条:一是职务的晋升,从高到低依次为馆长、副馆长、各部(室)主任、工作人员;二是职称的晋升,从高到低依次为研究馆员、副研究馆员、馆员、助理馆员。档案工作者的职业发展途径不应仅仅追求这两条垂直式晋升途径,而应在此基础上采取多种形式的结合,使档案工作者在多重职业发展道路中,获得更多的成就感。档案部门尤其要重视新职业通道的挖掘。首先可以实施工作轮换制度,工作轮换主要对象是新入馆以及发展潜力较大的档案工作者,使他们在不同类型业务之间调动、在业务工作和管理工作之间轮换,通过工作轮换既可发现档案工作者的优势,同时又可以使档案工作者积累多方面的工作经验,培养他们的管理技能,为以后的发展创造有利的条件。其次,可以鼓励各类团队产生,增设一些虚拟职位。档案机构的职业岗位相对来说是比较稳定的,为减少档案工作者的职业倦怠,档案部门管理者应鼓励各类团队的产生,鼓励档案工作者主动提出项目,积极参加与本职工作不同的项目工作,锻炼不同技能,发展兴趣,开发多方面潜能。同时,还可适当增设一些可发挥潜力的虚拟职位,例如项目小组长、兼职业务指导等,丰富档案工作者的工作内容。笔者所在的档案馆根据馆内工作的需要,成立了一些工作小组,如近代建筑编研小组、信息化小组、档案日活动宣传小组等。这些小组均为跨部门的工作组织,档案工作者可根据自身的兴趣爱好和特长加入一个或多个小组中,发挥优势,实现自我价值。这些小组的成立与有效运转,极大地调动了档案工作者的工作积极性与工作热情,形成了良好的工作氛围。再次,可以增加档案工作者发展的级次。目前一些高校档案部门已经对人事管理制度进行了改革。笔者所在的高校就将档案部门工作岗位设为由高到低三至十三级,共１１个级别专业技术岗位,使档案工作者上升的空间层次增多,这无疑具有良好的激励作用。此外,应让档案工作者流动起来,一方面,档案部门发展需要校内一些专业人员流入从事信息化建设、软硬件维护等专门工作;另一方面,也要允许档案工作者流向其喜欢从事的非档案部门岗位,特别是一些在性格上、兴趣上不适合从事档案部门工作的员工,档案部门更要鼓励他们参加馆外的竞争,向外流动,盘活档案工作队伍。

综上所述,高校档案工作者职业生涯规划在高校是一个新生事物,它需要高校档案部门和档案工作者双方面的共同努力与配合,才能使档案工作者有清晰的职业生涯规划,进而激励与鼓舞档案工作者努力达到他们的职业发展目标,获得工作上的成就感,使高校档案事业随着档案工作者个人的不断发展而向前推进。