新时期高校干部档案有效利用的主要途径

新时期,随着高校人事制度改革的不断深化,高校干部队伍建设和师资队伍建设成为学校内涵建设和发展的主要内容。如何提高干部档案的有效利用,为高校内涵建设提供准确、真实、全面的档案信息,提供优质、快捷的服务,是高校干部档案工作面临的重要课题。

１　高校干部档案利用工作存在的问题

１.１　组织上重视不够

近几年,高校办学规模迅速扩大,师资队伍人数骤增,管理有些浮躁,干部档案管理也是如此,没有足够的人力深入研究和开发干部档案利用工作。

一些高校在干部竞聘、选拔、任用、专业技术职务评审、全员岗位聘用、各类优秀人才选拔、推荐等方面,没有认真查阅干部档案,没有把干部档案信息作为重要依据,档案利用流于形式。

组织人事部门查阅档案局限于调资时核对一下工龄,退休时核实一下年龄,死亡时为了写讣告查一下简历等,档案利用范围窄,利用率低。

１.２　干部档案基础工作差

１.２.１干部档案质量的好坏,主要是指档案基础工作的好坏　如果提供的干部档案质量好,档案内容真实、材料完整、编排有序、目录清楚、装订考究、整齐美观,利用起来有据可依,快捷高效;如果提供的干部档案质量差,内容陈旧、材料缺失、材料零散,编排混乱、没有装订,就会严重影响利用效果。

１.２.２按干部档案材料十大类分类法　内容有些陈旧,呆板,不能真实、动态地反映出高校教师教学水平、科研水平,论文、论著等。

１.２.３档案中缺少反映新时期人事制度改革的新材料　如岗位聘用材料、公开招聘材料、社会养老保险材料等。

１.２.４干部档案部门在干部档案材料收集工作方面存在严重的坐、等、靠的思想　缺乏干部档案材料的收集制度,收集渠道不畅通,收集内容不全面,收集材料搞突击,影响了干部档案的利用质量。

１.３　档案意识薄弱

有些教职工档案意识薄弱,读硕、读博、单科进修、做国内外访问学者、企业挂职锻炼结束后,不能及时将学习、鉴定材料交到干部档案部门,而是将档案材料放在自己手里。

不少干部对干部履历表、年度考核表等需要个人填写的档案材料填写不认真,年龄、工龄、党龄、学历、经历等档案信息出现前后不一致,个人考核鉴定材料与实际工作不符,很难准确反映教职工的真实工作情况。

档案“重保管、轻利用”的现象较严重,强化了干部档案的保密,弱化了利用,常把干部档案闲置在档案柜中,利用的方式单一,利用功能弱化,造成人力、财力及信息的浪费。

１.４　查、阅档案手段落后,影响档案利用效率

目前,高校仍然按照«干部档案工作条例»的规定进行查、借阅干部档案,查、借阅干部档案的手续较为复杂、严格,这样做虽然有利于干部人事档案的保密,但对档案的有效利用有一定影响。

一些高校干部档案部门没有创新查、阅档案手段,利用者每次查、阅档案的某项信息,干部档案人员都用传统、落后、老一套的手工操作方法进行查、阅档案。

一些高校缺乏干部档案现代化、信息化建设,没有建立干部档案信息数据库、干部档案信息检索查询系统,没有采用计算机、扫描仪等现代化技术手段,没有实现网络查询,利用效率较低。

１.５　档案管理人员配备少,档案开发利用受限

一些高校不按规定配备档案管理人员,管理１０００卷以上档案没有配备一名专职档案人员,而是由兼职人员管理,造成干部档案岗位“一个萝卜两个坑”。

由于人力不足,干部档案人员没有足够的时间和精力进行干部档案的开发和利用。长期以来,多数高校的干部档案管理停留于保存、保管的静止状态,久而久之,档案室变成了保管室,档案的开发利用受到限制。

２　提高干部档案利用的主要途径

２.１　高校领导高度重视,提高对干部档案利用的认识

近几年,媒体曝光多起地方官员年龄、工龄、党龄、学历、工作经历等档案信息造假事件,不得不引起高校领导的高度重视,干部档案信息是领导选拔提升干部的重要依据。

干部档案准确而全面地记载着个人的经历、品德、能力、业绩等主要情况,通过利用干部档案,高校领导能够了解和掌握中层干部的德、能、勤、绩的真实情况,避免领导盲目用人、随意用人、以权谋私、任人唯亲等不正之风发生。

高校领导要高度重视干部档案利用工作,坚持依法治档,依法管档,充分认识到干部档案的重要地位和利用价值,责成组织人事部门建立健全干部档案管理的规章制度,依法履行干部档案利用的程序。

２.２　加强干部档案基础工作,提高干部档案的利用价值

干部档案材料的收集工作是档案基础工作中最重要的一个环节,干部档案材料能否收集齐全直接影响到干部档案利用工作的质和量。结合高校的实际情况,应收集反映教学能力、科研贡献、管理实绩、学识水平、职能结构、廉政水平、品德修养等材料,丰富档案内容。同时,严格按照干部档案材料收集时限,有计划、有目的、有步骤、有方法、多渠道收集材料,及时补充新材料。

干部档案人员要做好鉴别材料的真伪、鉴别材料的归档价值工作,要检查个人填写的信息是否真实准确,检查材料经过的组织程序与手续是否完备,签署时间等是否正确与完善;凡涉及档案材料不规范的,档案工作人员逐一登记需补材料,经审核材料不合格的不予接收,材料不符合要求的不予归档,确保档案信息的真实性。

２.３　改变“重保管、轻利用”的做法,注重干部档案的利用效果

干部档案是党和国家的秘密,保密就是严格按着干部档案提供利用的手续和范围办事,不向无关人员扩散干部档案内容,绝不能利用岗位之便,随意泄露档案机密,应做到不该说的不说,不该看的不看,不该提供利用的干部档案坚决不提供使用,严防泄密、失密现象发生。

保密是前提,利用是目的,改变“重保管、轻利用”的被动服务做法,变被动服务为主动服务。干部档案工作者摸清本单位干部档案利用规律,积极编研各种实用的参考资料和分析数据,及时、主动地给组织、人事部门提供档案信息,为学校内涵建设与发展服务。

新时期,高校干部档案提供利用要以人为本,放宽服务对象,非保密的信息可以向本人公开,干部可以知道自己档案的目录内容、出生年月、参加工作时间、入党时间、学历、职称、年度考核情况等,逐步改变被动保管的局面,开发多种利用的方式,提高干部档案的利用率。

２.４　加强干部档案信息化建设,提供快捷优质服务

建立干部档案信息数据库,是干部档案提供利用实现快捷、优质服务的基础和前提。以内蒙古科技大学为例,内蒙古科技大学早在１９８８年自行开发了人事档案信息管理系统,建立了在职人员信息数据库、离退休人员信息数据库、新增人员信息数据库、调出人员信息数据库,死亡人员信息数据库等,档案卷宗编排号使用人事档案信息数据库编排号,便于计算机检索查询,大大提高了干部档案的利用效率。

人事档案信息管理系统是一个动态的系统,人事档案信息数据库是系统的最主要部分,数据库的日常维护和更新十分重要,干部档案工作人员要做到:信息录入要完整,信息录入要准确,更新和核准要及时;配备专人、专机用来维护,保证档案内容的保密性、准确性。

有条件的高校可以通过大型扫描仪把利用频率高、易磨损、利用价值高的干部档案材料,运用高科技技术手段,传输到计算机中去,建立一个干部档案全文数据库,创新干部档案的保管方式,改变干部档案的利用手段。

借助校园局域网,在确保安全、保密的前提下,实现人事档案信息部分向个人开放。

干部可以通过网络输入个人账户和密码,简单、迅速查询自己的档案信息,为利用者提供优质、快捷的服务。

结合高校的实际情况,创建全国高校通用的具有特色化、标准化的、便捷实用的、操作性强的干部档案信息系统,逐步实现高校干部档案信息资源数字化、信息网络化、信息载体多样化、管理流程自动化、信息共享整体化、干部档案利用现代化。

２.５　加强干部档案队伍建设,提高档案利用效益

按照规定千卷以上档案的单位,要配备一名专职档案工作人员;千卷以下的要有数名以干部人事档案工作为主的兼职人员;条件允许的单位,配备一名从事计算机开发、维护的档案信息管理员。

选拔党性强、作风正、守纪律、爱岗敬业、保守机密,并具有一定工作能力的、能熟练运用计算机的、比较年轻的、学历较高的党员干部从事干部档案工作,为提高干部档案的高效利用打下基础。

鼓励干部档案工作人员参加上岗培训、业务培训,参加档案学术会议,加强兄弟院校之间业务交流等,干部档案工作人员也可以通过在职自学、以整代训等方式提高自身的业务素质。

在干部档案岗位轮岗时,要做好新老人员交接工作,老同志要主动传授操作经验,指导新同志亲自动手粘贴、剪切、修补、装订等,让他们熟悉干部档案工作程序,熟练基础工作的操作方法,尽快进入角色。

干部档案工作人员要加强政策、法规、理论知识、业务知识的学习,了解干部档案十大类材料形成的背景及来源,提升自身的文化内涵,提高计算机水平,更好地适应新时期干部档案现代化、信息化建设的需要,增强干部档案的利用效益。