高校学生档案管理工作困境与优化之思

高校学生档案是指高校在学生管理活动中形成的,记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。可以说高校学生档案是干部人事档案的前身,所以做好高校学生档案管理工作,对高校毕业生就业或升学乃至未来人生发展都有着至关重要的作用。因此,对学生档案管理问题进行研究也便具有比较重大的实际意义。

１　高校学生档案管理现状及问题

笔者结合所在学校学生档案管理情况,与其他高等院校就学生档案管理问题进行探讨,并结合网络调查与文献考究发现,高校学生档案管理普遍存在档案管理模式多样、归档范围不一、学生档案意识薄弱等诸多问题。

１.１　高校学生档案管理模式多样化

笔者根据中国校友会网公布的中国大学２０１４年综合排行榜,对排行前１５名的高校进行了学生档案管理方面的网络调查,结果显示高校学生档案的管理模式呈现多样化特点,以档案实体保存地为线索展开分析主要分成以下几种模式:第一种是学校档案馆集中统一管理,当中又分为职工人事档案和学生人事档案都划归档案馆管理,或只有学生人事档案划归档案馆管理,如清华大学、中国人民大学;第二种是人事部门集中统一管理,即学校人事部门下设人事档案室保管职工人事档案和学生人事档案,如北京大学、上海交大;第三种是高校行政部门负责监督指导,基本上是学生处和研究生院,学生培养单位即院系所等负责具体档案保管及传递业务,如吉林大学;第四种是高校行政部门直接分口管理,即学生工作处负责本科生档案管理,研究生院负责研究生档案管理,如浙江大学。由此可见,学生档案的保管归属并不像其他门类档案一样清晰明确,各学校可以根据自身工作的需要对其进行调整。而在新生入学前档案接收环节,各高校也各有不同,有档案保存部门直接接收,也有其他部门接收后统一移交至档案保管部门,更有学生自带至档案保管部门等多种现象。此两个环节的多样性将产生两个问题:一是利用者查档时因对档案保管部门的不明确,为避免查询函无效而采用大抬头开具查询函,并存在部门碰壁多次的情况下才找到档案保存单位的可能性;二是新生档案寄发单位由于对接收地址和接收要求的不明确,导致新生档案到位情况混乱现象的出现。

档案材料的错漏检查、毕业档案的归档和寄发则相对一致。档案材料的错漏检查和毕业档案的寄发基本上都由档案保管单位进行,毕业档案的归档装袋则由各培养单位负责。在档案管理规章制度建设方面,只有少数高校制订了学生档案管理办法,更多的只是在学校网站上发布与学生档案各工作环节相关的“问与答”信息。

高校学生档案管理模式的多样化直接导致了高校学生档案从入学时新生档案的接收到毕业后档案的转递都各有特色,一方面不利于档案查阅单位的对口查询;另一方面不利于校际间学生档案管理部门进行沟通交流业务经验,或是只能基于基本业务的交流,无法上升到管理机制的深入探讨。

１．２　高校学生档案归档范围不一致

学生人事档案是反映学生情况的基本凭证和重要依据,是学生工作的重要信息,档案材料收集归档工作的质量决定了学生档案在反映学生德智勤体等的真实性和全面性。２００８年国家教育部和国家档案局联合颁布的２７号令第十五条指出,学生类文件材料的归档范围主要包括“高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”对高校学生档案的归档范围指出了大致方向,但过于笼统;而基于高校学生档案是干部人事档案的前身缘由,各高校在制订学生档案归档范围时往往参考２００９年中组部颁发的«干部人事档案材料收集归档规定»进行,即«规定»中的第十条学历学位材料,包括“高中毕业生登记表;中专毕业生登记表;普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表,入学考试各科成绩表,研究生推免生登记表,专家推荐表;学生(学员、学籍)登记表,学习成绩表、毕业生登记表,授予学位的材料,毕业证书、学位证书复印件,党校学历证明;选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料;国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等”。由此,一方面能够进一步明确归档范围,另一方面能通过归档范围有关规定反过来对学生工作提出有效建议和意见。但是,由于在全国范围内都没有专门关于高校学生档案收集归档方面的顶层文件,致使各高校在制订归档范围时不可避免地遇到一个问题:即学生在高中、本科、研究生各阶段普遍必备的材料常有差异。

学生各阶段必备材料的不确定性,引发了以下几个问题:首先是归档范围表的内容宽泛现象与档案材料的实际保存量存在较大反差,容易造成材料缺失严重的假象,反而不利于保证档案的齐全完整;其次是给档案材料检查工作增加了难度,检查人员对具体材料的价值判断容易产生误差,对材料的缺少情况也无法作出较为明确的判断,造成材料追补不及时,对缺失材料追补未果时也无法明确责任归属,因此对档案材料的检查最终变成档案管理单位本着自发的尽可能的对学生负责的态度而开展,而学生材料缺失造成的对其就业或未来职业发展的影响根本无法从制度规定上追究责任。最后,高校学生人事档案作为干部人事档案的前身,管理的最终目的同样是作为个人凭证为未来提供有效利用, «干部人事档案材料收集归档规定»给高校学生档案收集归档范围的制订提供了框架式的指引,各高校据此为出发点结合自身学校材料形成实际发挥灵活性制订相应阶段的材料收集范围。

然而,由于没有统一的必备材料规定,各高校的收集归档范围往往因为各自的特点有所差异,导致利用单位在审核学生档案时经常出现无法从个人档案材料中获得完整的信息需求,还需通过学校档案馆保存的其他材料进行佐证的情况,从而降低了查询效率。

１．３　高校学生档案意识薄弱

高校学生人事档案尽管被一再强调重要性,然而作为其所有者和第一责任人的学生本人却至今普遍存在不认识或认识不到位的现象,即所谓的档案意识薄弱。

大学生档案意识是指大学生与自己职业生涯发展密切相关的档案管理法律法规、大学生档案基本材料内容和大学生档案功能的认知、了解以及利用档案解决问题的意识。笔者从事档案工作几年来总结的学生档案意识薄弱现象主要包括以下几方面:一是档案知识认识薄弱,许多学生不知道什么是学生人事档案,认为档案与自己日常学习生活毫无关系,不知道学校档案馆的功能,不知道自己的档案保存在哪里等。二是建档意识薄弱,由于对档案基础知识认知的缺乏,没有充分认识到学生档案对自己未来发展的重要性,导致不少学生在建档时不能提高认识,往往马虎对待材料的填制,出现错填漏填甚至漏归的现象。三是档案利用意识薄弱,表现为获取知识信息只认图书馆不知档案馆,不清楚档案利用有关规定等。四是档案去向关注意识薄弱,由于高校扩招关系目前大学生普通存在就业压力大的问题,加之现在许多单位在招聘人才时强调能力而不重视档案,导致许多学生对人事档案与个人前途的关系不甚明了,不关心个人档案去向,往往是待到用人单位追询时才匆忙寻找档案的下落。

归结起来,高校学生档案意识薄弱既有历史原因又有现实原因。首先,在我国长达数千年的封建统治时期,档案局限于为统治阶级服务,使档案的封闭性长期根植于人们的意识形态;新中国成立后档案工作仍然处于封闭和半封闭状态,偏重于强调档案的保密性,因此普通老百姓难以将档案与自身日常生活联系起来,学生难于将平常所填材料视为档案。其次,在我国的教育体系中,从小学到大学都缺乏档案知识的系统普及宣传,在大学的非档案专业中也多不开设档案相关课程。档案管理部门对学生档案的宣传力度也不够深入,往往只局限于将相关信息公布在工作网站后,不对其访问量和有关问题进行关注和解答。最后,市场经济体制改革和用人制度改革的发展,一些用人单位不再将学生档案视为招聘人才的主要参考因素,转而更注重学生个人的能力,主观弱化了档案的重要性,进而影响了大学生对个人档案重要性的认识。

２　高校学生档案管理优化探析

２．１　分两步出台高校学生档案管理办法

高校学生档案管理模式出现多样化现象,一方面源于国家层面学生档案管理办法的缺位,另一方面源于各学校内部工作运作模式的差异性,同时学生档案流动性强的特点即学生档案在校内短暂保存后随其毕业去向而流动的特点,引起人们对其认识的差异性也一同决定了其在各高校中的管理方式。但不论是集中统一的管理还是多口管理,都应该做到学生档案的接收、整理、利用和传递的有效实现,切实保证学生的个人利益,因此,笔者认为在学生档案管理办法顶层设计缺位的情况下,各高校档案管理部门应针对学校自身建设实际情况,本着对学生高度负责的态度制订可行的学生档案管理办法,确定制度管档的工作方式。

从高校层面看,学生档案管理办法的制订可以档案工作环节为线索,即从新生档案的接收、整理,日常档案材料的形成,毕业档案的产生、归档,学生档案的利用和传递等环节明确各相关职能部门的权责。管理办法确定后,各相关部门就严格按照办法规定有效管理学生档案,并在实际工作中不断充实完善办法,解决随着学校建设发展引起的学生工作变化带来的对学生档案管理的挑战。

而从国家层面看,学生档案毕竟与干部人事档案有所不同,虽然学生档案的管理可以借鉴参考干部人事档案有关规定,但具体落实工作上及提高对学生档案的重视问题上,顶层文件规定的缺失依然对实际工作的开展造成了不利的影响。而出台一部针对性强的管理办法将有利于学生档案管理工作有理可依、有据可查,落实各层次学生档案管理部门对应的管理职责,提高高校学生档案管理质量。笔者认为国家层面的学生档案管理办法同样可从学生档案工作环节出发,制订框架式管理规定,采用求同存异的制订原则,无需过度研究档案具体管理归属部门,而是将研究重点放在从工作职能方面切实提高档案质量环节上,切保学生就业后随从转出的人事档案能够为其人生发展提供完整、真实、可靠、有效的凭证作用。

２．２　制订学生档案收集归档范围

学生人事档案作为全面反映学生德智体全方位素养的可靠材料,最基本的前提在于档案材料的齐全完整,因此制订合理规范的学生档案收集归档范围表意义重大。经过调研发现,在学生档案归档范围国家规定缺失的情况下,大部分高校采用的方法都是参照２００９年中组部颁发的«干部人事档案材料收集归档规定»进行,即«规定»中的第十条学历学位材料的有关规定并结合学校自身产生材料的实际制订归档范围。但因如前所述,有关规定过于笼统,加上各学校情况各异因此材料收集范围往往差异很大,有的从高中阶段开始追溯有的从本科阶段开始建档;而对于有关材料缺少追补成功与否的处理也各不相同,而且大部分情况都是认为尽到通知职责即可,从而导致用人单位经常无法从学生人事档案中获取满意的信息,需要从别的渠道进而信息补充,严重的甚至因为档案材料的不足导致校友错失良好的就业与上升机会。产生这种情况的根本原因,笔者认为就在于缺少一份全国范围的可行性强的学生档案归档范围表。国家有关部门应该就此展开调研,尽早制订。在调研阶段一方面可以广泛收集各高校学生档案收集归档范围情况进行归类研究,深入探讨各阶段各材料的重要程度,保证范围制订的齐全有效;另一方面可以广泛征求用人单位查询意见,切保制订的范围表发挥最大的价值空间,最后可以与国外学生人事档案工作情况进行经验交流,取长补短。

为使制订的学生收集归档范围表能够有效地成为各高校制订学生档案归档范围表的参照物,笔者认为在保证范围表包含内容的齐全完整上,最重要的还应明确档案材料的必备性和补充性,即明确各阶段档案材料的必备项目和补充项目,以便档案材料缺失时追补工作的开展及提高档案保管工作对档案形成工作的反作用力。

２．３　做足高校学生档案宣传

如前所述,大学生档案意识薄弱也是造成学生档案材料不齐全不完整及档案信息不准确的重要原因之一,所以着力提高学生档案意识势在必行。首先,要培养大学生的的自我档案意识。其次,可通过开设档案基础知识选修课,全面系统地对大学生进行档案管理知识入门教育。也可带领学生到档案管理部门进行参观,以档案知识问答、档案讨论会等形式,让他们直观地感受档案,明白学生档案的价值。再次,做好毕业生档案知识教育,利用毕业生就业指导阶段,针对毕业生档案的传递去向以及档案对本人今后发展的重要性进行重点讲解,让学生明确自己的档案权利和义务。最后,档案管理部门要做好平时的宣传工作,主动与学生工作处、团委等联系,充分发挥学生会、学生社团的作用,通过网络、广播、报纸、学生宣传栏等宣传工具在广大在校生中开办与学生档案相关知识的讲座和展览等。

总而言之,学生档案作为学生综合素质的可靠凭证,是学生在各个人生阶段留下的真切烙印,且不可再生,学生档案管理部门要充分认识到学生档案的重要性,以制度管档;为切实保证全国范围内学生档案的有序管理,保障学生未来发展,国家层面的学生档案管理办法应尽快出台;为从源头上切实保证学生档案材料的完整有效,高校尤其是档案管理部门要系统持续的开展学生档案知识宣传工作。