新时期高校档案管理人员职业生涯规划的思考与研究—河南大学档案管理人员职业规划现状调查分析

河南大学建校历史悠久,文化底蕴深厚,是入选央视«世界著名大学»的中国著名大学之一,是跻身联合国教科文组织在册的几所中国高校之一。２０１２年通过百年校庆,河南大学在其校史资料的收集、挖掘与整理,档案管理人员的队伍建设,档案馆舍的建设以及管理环境等方面,都取得了显著的效果。而对学校的档案管理人员如何进一步做好自己的职业生涯规划,充分发挥他们的事业潜能,增进其工作满足感,有效地解决档案管理人员的职业倦怠等,就显得非常重要。所以本文选择河南大学作为个案研究有很好的代表性及典型性。

笔者针对河南大学档案管理人员的职业生涯规划的现状,运用职业生涯规划的相关理论指导高校档案管理人员的职业生涯规划及其实践,通过自制问卷调查和个别问题访谈,分析研究新时期我国地方高等学校档案管理人员的职业生涯规划以及人才管理中存在的问题与对策,这将有利于高校档案管理人员多元价值的全面激发、工作意愿的切实保护以及事业潜能的深度挖掘,为新时期高校档案管理人员的职业生涯规划以及档案管理人才的开发与管理实践研究提供一个新的视点。

１　河南大学档案管理人员职业生涯规划现状及分析

河南大学档案馆是收集、保管和提供利用学校档案的专门机构,同时也是全校档案工作的职能管理部门,为学校直属单位。档案馆成立于２００１年１０月,现有工作人员１８人,其中副高级以上职称１３人,中级职称３人;本科及以上学历１５人,专科学历２人。档案馆下设文书档案室、科技档案室、人事档案室、办公室和校史馆。同时,全校有档案立卷单位８２个,兼职档案员１０６人。在校档案馆的统一管理下,负责本单位档案的收集、整理、立卷、归档工作。

为了更好地推进河南大学档案管理部门教职工职业生涯发展与规划,笔者在前期访谈和总结基层学院青年教师职业生涯规划开展工作基础上,编制档案工作人员职业生涯规划发展调研问卷,于２０１４年４－６月进行问卷抽样调查,对全校８２个档案立卷单位、１００多名专兼职档案工作人员发放问卷调查,回收有效问卷９１ 份,基本代表了档案管理部门教职工的职业现状、存在的问题和发展构想。以下是笔者根据调研结果就河南大学档案管理人员的职业生涯规划现状做一些简单的探索和分析。

调查问卷显示:本次问卷调查对象男性３３人,女性５８人,分别占问卷回收总数的比例为３６.７％和６３.３％,其中中共党员６５人,占被调查人员的７１.７％。抽样调查表明,从事档案管理工作时间不超过三年的３０人,占３３.３％;任职三至五年的２３人,占２５％;任职超过八年以上的３８人,占４２％。在被调查者中,具有大专以上学历的７９人,占８６.７％,这也反映了学校在近年来比较重视我校档案管理人员的准入,从事档案管理人员的学历普遍提高,以更好地适应高校档案馆的建设与发展。从年龄结构看:４０岁以下档案管理人员４６人占５１％;４０岁至５０岁之间３０人,占３３％;５０岁以上１５人,占１６％。

说明各阶段的年龄分布相对比较适当,平均年龄相对比较年轻,４０岁以下的人员占了总数的５１％,反映了学校档案管理人员呈年轻化趋势。档案管理人员使用计算机能力:熟练使用计算机编制及检索档案目录的４７人,占５１.７％;能使用计算机编制简单的档案目录４３人,占４６.７％;不会使用计算机的只有１人,还是５０岁以上的。这表明我校绝大部分档案管理人员具有使用计算机的能力和水平。对“你是否参加过省、市组织的业务档案管理人员上岗证培训班或实务操作班学习”? 参加过４６人,未参加４５人,各占５０％。从以上情况说明我校的现职档案管理人员大多数虽具有大专以上学历,绝大多数都能够使用计算机工作,但有５０％的档案管理人员还没有经过业务档案管理人员上岗培训班或实务操作班学习。

对“你是否清楚了解自己的能力、性格和职业兴趣”问题。回答很清楚的７９人;占８６.７％;不太确定７人;没有不清楚的。你对自己目前的档案管理职业发展状况还满意吗? 回答结果是“非常满意的”１６人,占１６.７％;基本满意的６４人,占７０％;不满意的８人;无所谓１人。

对“你是否规划过自己近３—５年的职业发展问题”。调查结果是:认真规划、目标明确的有６２人,占６８％;规划过,但目标不太明确的有２０人,占２２％;对还不确定今后的职业发展道路或者不知道,从未规划过自己的职业生涯的有５人,占５％。“认为影响自己实现职业生涯规划最主要的因素是什么?”回答没有明确目标的８人;缺少发展机会和空间的２１人,占２３％;工作任务繁重,无暇顾及自身发展３８人,占４２％;是自身条件及能力的制约的５人;缺少外界以及环境的支持的１０人。“你比较喜欢档案管理事务中的哪项工作?”认为是“管理工作、具体业务工作”有７１人,喜欢“编研工作、学术研究”的２４人。对于自己的档案工作职业生涯规划知道的５３人占５８％;知道很少的２０人,占２２％ ;不知道４人。尤其是认为职业生涯规划对于我们档案工作者很重要的有８４人,达９２％ ;无所谓、不知道只有５人。对自己今后的职业打算是“安心档案管理工作,努力实现自己的人生价值”有５０人,占５５％;不太安心,有机会会调其他工作岗位的有３人。

在“你认为要实现自己的职业生涯规划及发展最需要的条件”是“需要个人再继续努力学习,进一步明确自己的职业生涯发展规划”的有５３人,占５８％;回答是“需要档案管理部门多创造学习培训提高的机会、学校主要领导多理解和支持档案管理工作”的５０人,占５５％。

上述调查结果表明,在河南大学,其档案管理人员队伍整体是好的,中共党员占７０％以上;近年来学校比较重视档案管理人员的准入,从事档案管理人员的学历普遍提高,在被调查者中,具有大专以上学历的达８６.７％。从年龄结构看,各阶段的年龄分布相对比较适当,平均年龄相对比较年轻,４０岁以下的人员占５１％,学校档案管理人员呈年轻化趋势。在档案管理人员使用计算机能力方面,不会使用计算机的只有１人,还是５０岁以上的,表明绝大部分档案管理人员具有使用计算机的能力和水平。但调查也发现有５０％的档案管理人员还没有经过业务档案管理部门上岗培训班或实务操作班学习。

在其职业规划方面,虽有８６.７％的能清楚地了解自己的能力、性格和职业兴趣,对自己目前的档案管理职业发展状况满意、基本满意的占８５％,但认为影响自己实现职业生涯规划最主要的因素是“缺少发展机会和空间、工作任务繁重“, “无暇顾及自身发展”的占到了６５％。在被调查中虽然大多数都“比较喜欢档案管理事务中的“管理工作、具体业务工作”和“编研工作、学术研究”,认为职业生涯规划对于我们档案工作者很重要的８４人,达９２％ ;而对自己今后的职业打算是“安心档案管理工作,努力实现自己的人生价值”只有５５％。认为“要实现自己的职业生涯规划及发展最需要的条件”是“需要个人再继续努力学习,进一步明确自己的职业生涯发展规划”的有５８％;回答是“需要档案管理部门多创造学习培训提高的机会、学校主要领导多理解和支持档案管理工作”的５５％。这说明河南大学的档案管理人员整体素质基本是好的,但需要个人努力学习,进一步明确自己的职业生涯发展规划;需要档案管理部门多创造学习培训提高的机会、学校主要领导多理解和支持档案管理工作”。其中有４０％的人员对自己的档案职业生涯规划知道很少或不知道。这说明学校对档案管理人员的职业规划体系尚不健全,档案管理人员对自己目前的职业规划空间和职业能力不很明晰,缺乏体系的规划、培养;这部分人员对于自己的职业发展前途表现出明显的职业顾虑。同时也说明在河南大学档案管理人员中实施职业生涯发展规划的必要性及其重大意义。

２　高校档案管理人员职业生涯规划的必要性

２.１　职业生涯发展规划是档案管理人员认清自己事业发展目标的需要。

档案管理人员制定职业生涯规划的重要内容之一就是要明确自己的人生事业目标,这一目标是建立档案职业生涯规划的基础和前提。在确立目标的过程中档案管理人员要深入地进行自我评价分析,从而明确自己内心的需要、正确认识自身的特质,以及自己现有的综合条件与潜在的发展可能,并评估个人发展目标与现实之间的差距,进而树立自己明确的档案管理职业生涯发展目标。笔者从河南大学近百人的调查结果中就有４０％的人员对自己的档案职业生涯规划知道很少或不知道。所以在高等学档案管理人员中做好其职业发展规划有助于档案管理人员进一步认清自己事业的发展目标。

２.２　职业生涯发展规划是增强档案管理人员职业发展规划的目的性、计划性的需要由于我们过去缺乏职业生涯规划的概念和意识,不少档案管理人员对自己要达到什么目标,通过哪些努力可以达到自己的目标,现在自己处于层次阶段等问题,在自己的思想里一直是模糊的、不清楚的,有的甚至从来就没有这样考虑过,缺少自我发展发展规划的需要和意识。表现在工作上,就是服从学校档案管理部门的安排,以完成任务为目标,没有多少自己的追求和发展目标,工作比较被动。当工作不满意、影响其事业发展时,往往归因于外界的环境影响制约,认为自己尽力了,没有办法克服困难。対河南大学档案管理人员队伍的调查中“对自己近３—５ 年的职业发展规划个人没有明确目标“占１３％,有３０％的人员对自己近３—５年的职业发展规划不知道,从未规划过自己的职业生涯或规划过,但目标不太明确。其调查结果也说明做好其职业生涯发展规划,可有助于高校档案管理人员确定好自己的发展目标,实现自己的规划及人生价值,促进学校事业的发展。

２.３　职业生涯发展规划是档案管理人员发掘自我潜能、增强竞争能力的需要一种行之有效的职业生涯规划必然为档案管理人员提供明确的发展方向、详细的发展内容和科学的发展策略,在这些内容中对于发展重点及其选择,一定是在全面分析全面认识自己的基础上,发展地认识自己,从而更好地树立发掘自身潜能的信心。消除自卑心理,感受自身存在的潜能,发展自我观察体验的能力。掌握开发自我潜能的方法,积极地开发自我潜能。所以档案管理人员一定要把握机会,在确认自己核心优势的基础上,解放思想、打破条条框框,以积极的心态,设定目标,全力拓展优势,突破思维的自我设限,实现自我超越。档案管理人员要善于从认识自己的特长开始发掘潜能,经常给予自我积极的暗示,培养有利于激发潜能的习惯,树立发掘自身潜能的信心,在实践中才能持续释放自己的潜能。所以,档案管理人员职业生涯规划的未来发展重点一定是有利于发掘自我潜能并使其持续增值,成为增强个人实力和竞争能力的重要突破点。

２.４　职业生涯发展规划是有效解决档案管理人员职业倦怠的需要职业倦怠是指个体因在体力、精力和能力上无法应付外界的要求而产生的身心耗竭状态,是个体厌倦和畏惧工作任务的一种心理、生理反应。职业倦怠不是由某一个事件造成的,而是由日常工作中的挫折、焦虑、沮丧日积月累造成的。档案管理工作具有复杂性高、重复性高、枯燥繁琐等特点,档案管理人员在大多数时间里对各种档案材料进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用服务,与人打交道的时间与机会较少,他们每天从事着同一种工作,工作重复性高,长期从业极易使基层档案管理人员产生孤独厌倦焦虑等消极心理,形成职业倦怠。因此,高校档案管理人员与一些大学教师一样,由于缺少有意识的训练,因而表现出的工作水平和能力往往处于高原缺氧状态,没有成就感和发展感,这样很快就会出现职业的倦怠和退缩。所谓职业倦怠是一个渐进的过程,一个难以突破的恶性循环。是个体无法应付外部影响超出个人能量和资源的过度需求而产生的身心耗竭疲惫状态。为了克服职业倦怠,档案管理人员很有必要树立职业生涯规划的意识,掌握职业生涯规划的方法,真正把自己的职业生涯规划置于理性的思考之上。

总之,高校档案管理人员的职业生涯是一个意义深长的生涯,其生命在学习中成长,在付出中完成。高校档案管理人员通过制定职业生涯规划,将使他们自己个人的职业生涯得到极致的发展。思考、学习、工作与行动,健康、婚姻、生活与家庭,知识、情感、素质与技能都将得到全面的、综合的的发展,真正实现自己的人生价值,获得人生的快乐与幸福。这次对其档案管理人员的问卷调查有６３％的“未参加、或从未参加过任何单位或机构组织的档案专业培训”。其结果也说明高校档案管理人员的职业生涯规划必须作为高校档案管理部门对其进行培训的重要内容。

２.５　职业生涯发展规划也是帮助档案管理人员增进工作满足感,提升职业幸福感的需要幸福是一种心理上的主观感受,它由多种心理因素相互联系,包含了幸福的感情、需要、认知和行为等诸多因素。在影响人们幸福感的获得中,有一个非常重要的因素就是工作。因此人们把因工作产生的幸福感,叫做“工作满足感”或“职业幸福感”。那么对于大学的档案管理人员来讲,职业的满足感、幸福感是什么? 开心、快乐、敬业、奉献。但职业的满足感、幸福感不是与生俱来的,不是因为你得到这个岗位就会产生职业幸福感,它是一个系统工程,既需要学校以及档案管理部门有能力并能及时地满足我们档案管理人员的需要,同时又需要档案人从自身内部形成正确的社会认知和情感体验。

大家知道,档案管理人员职业生涯发展规划的终极目标之一,就是帮助我们档案管理人员增加实现人生价值的可能,从而使我们在心灵和精神的层面上获得满足感和幸福感。

一般地讲,有效的职业生涯发展规划应该使大家在工作的过程中体验到工作带来的满足与成就感,从而使其高校档案管理人员激发其朝着下一个目标奋发努力,敬业奉献,使每一个档案管理人员每时每刻都生活在一种积极的心理状态下,其生活的质量自然就有所提高。因此在构建丰富校园文化的大背景下,以创造快乐文化为手段,探索提升档案管理人员的工作满足感以及职业幸福感的策略,具有重要意义。

３　对高校档案管理人员进行职业生涯规划的思考与建议

３.１　何谓生涯和职业生涯

生涯是一个人一生重要工作的综合过程。它以职业为中心,非仅职业层面,包括所有人生角色。生涯是自我认知、自我了解、自我肯定、自我定位、自我发展、自我实现的过程。

职业生涯,是指一个人一生中的所有与工作职业相联系的行为与活动,以及相关的人生态度、价值观、愿望等连续性经历的过程。简单地讲,职业生涯是指一个人一生中职业经历的过程总和,是指一个人一生连续从事和承担的职业、职务、职位的过程。而高校档案管理人员的职业生涯,则是指一个作为大学教师从事高校档案管理职业的整个过程。

３.２　何谓高校档案管理人员的职业生涯规划

职业生涯规划是指个人发展与组织发展之间相互结合,对决定一个人职业生涯的主客观因素进行分析、总结和测定,以及一生所连续地承担的职业和职务的发展历程的预期与有效的职业生涯设计,确定一个人的事业奋斗目标,并选择实现这一事业目标的职业,编制相应的学习、工作、教育和培训的行动计划,对每一步骤的时间、顺序和方向做出合理的安排。

把这一理解和高校档案管理人员相结合,档案管理人员的职业生涯规划,就是指高校中的档案管理人员与该大学档案馆实际相结合,在对个人职业生涯的主、客观条件进行分析、测定、总结研究的基础上,确定其最佳的职业奋斗目标,并为其实现这一奋斗目标做出的科学有效的安排。

在高等学校中,档案馆作为一级组织,不能只单纯地使用他们,而应以档案管理人员的成长来促进档案馆发展,使档案管理人员的成长与档案馆的发展有机地融为一体。档案馆并有必要通过细化目标,引导和帮助档案管理人员设计和制定职业生涯规划,提高基层档案管理人员的效能感,使他们通过个人价值的实现而受到充分的鼓舞,挖掘他们的潜能,调动他们的积极性和创造精神。

３.３　高等学校档案管理人员职业生涯规划的思考与建议

我们都知道,高等学校教师的职业生涯规划是一种社会行为,它既是有目的的行为,又是在人与人的相互关系中进行的行为。同样道理,高校的档案管理人员的职业生涯规划也是有目的的、在人与人的相互关系中进行的行为。大学承担着培养人才、科学研究和社会服务三大任务。而高校档案管理人员同样也承担着大学最基本的任务和职责。所以,做好高等学校档案管理人员的职业生涯规划在高等学校的建设和发展中起着无比重要的作用。

３.３.１实事求是,客观的自我评估,制定适合自己发展的职业生涯规划　档案管理人员要充分认识自己的成长和发展状况,清楚地了解自己是高校档案管理人员制定职业生涯规划的首要基础,它也是自己未来事业成功的保证。高校档案管理人员只有实事求是,首先做好客观地分析自我,评估自我,才能制定出适合自己发展的职业生涯规划。这就要求作为高校档案管理人员,一定要清楚自己的长处和短处,对个人的素质特征、能力结构及发展潜力进行科学地测定和评价,在职业生涯设计中,扬长避短,或扬长补短。具体内容包括知识状况、能力状况、个性特点等。同时,在制定个人的职业生涯规划时,还要正确分析环境条件的特征、环境的发展变化情况、自己在这个环境中的地位、环境对自己提出的要求以及环境对自己有利、不利的条件等等。

３.３.２不断学习,以提升专业技能为目标,不断加强自身的专业培训　高校档案管理人员在其职业生涯规划制定后的发展期阶段,应积极参加形式多样的专业培训,以此提升自己的职业行为能力,围绕职业发展目标,运用自己的专业知识技能,采用科学的原则和方法,依法行使自己的职责,完成具体的档案管理工作。比如参加和档案专业相关的学位培养、专题研讨、学术论坛、国内访问、干部挂职锻炼等,不断学习,加强自身的专业培训,以此更新知识,培养能力,不断提高他们的专业理论知识和技术水平。在职业发展培训中,人力资源管理部门要根据实际情况,对档案管理人员实行差异化的培训管理,根据每个管理人员在档案管理工作中的岗位不同、能力不同、素质不同来决定对他们的职业培训,不能搞一刀切,只有做到区别情况进行培训,做到差异化的目标培训,这样才能收到最佳的培训效果。

３.３.３依据人力资源管理与配置,为档案管理人员的发展创造有利条件　大家知道,档案管理人员个人职业生涯规划的顺利实现,需要个人在考虑自己的职业理想、职业兴趣、职业能力等方面基础上来确定的,同时也必须了解和掌握自己所在档案管理部门各方面的情况,如档案馆的发展战略、经营管理观念、人力资源管理制度和供求情况、职位的空缺等。而其个人职业生涯规划的实现,需要依托档案管理部门这一组织载体。因为档案馆为了谋求单位的自身发展,必须认真考虑重新进行内部人力资源的配置,以保持其持续发展的动力。档案管理部门必须依据自身的发展战略和管理需求,关注如何从环境设置入手帮助档案管理人员个人制定实施职业生涯发展规划,同时也需要全面掌握档案管理人员的个人素质基本情况,如个人的性格,知识水平,发展潜能及价值观等。

３.３.４细化组织管理,保证发展方向,有效实现对档案管理人员的内在激励　心理学研究表明,需要是人的行为的原动力,人的合理需要得到满足,工作积极性就高。传统组织管理中大多采用发奖金等物质激励手段来激发他们的积极性,其本质是通过外在的物化手段刺激人的行为,但并没有从根本上体现出其个人的真正价值,它只满足了其低层次需要,却忽视了他精神需要的满足,因而难以形成对档案管理人员的内在激励。这就要求档案管理部门要根据其个人具体实际条件,细化其组织管理,引导和帮助档案管理人员进行职业生涯规划,并将其融入学校和档案事业的发展中,将档案管理人员的个人发展与学校的发展、档案馆的发展需求保持一致,在组织发展的过程中才能更有效地实现对档案管理人员的内在激励,档案管理人员也才能获得更好的个人发展,从而使个人的发展得到最大限度的实现,职业竞争力得到稳步提升,使其个人的工作潜能得以充分发挥。

３.３.５增强创新意识,拓宽发展空间,最终实现职业生涯规划目标　在高校档案管理工作中,创造性地发挥自身的发展优势做好档案管理工作,是每个档案管理人员的职责。

档案管理人员的职业规划对其个人的职业生涯发展具有十分重要的功能和意义。档案管理人员只有不断增强自己的创新意识,具有较高的极具创造性的思维水平,思路灵活,持续提出新的设想、新的观念,才能不受传统思维和行为习惯的束缚。因此,有必要通过档案管理人员的职业生涯规划来不断提高管理者个人的工作创造力,因而有了这种创造精神和发散性思维,档案管理人员才能在服务于学校中心工作和档案事业的健康发展中,不断拓展自己的发展空间,才能最终实现高校档案管理人员的职业生涯规划目标。