档案信息化管理方法研究与创新

档案信息化管理方法研究与创新

档案记录人类活动,见证着历史的变迁,是知识的宝库、文化的海洋。在人们长期社会实践活动的不断积累中,档案成为了宝贵的历史材料,记录了社会各个时期、各个阶段的发展历程,对学习历史、参照现实、吸取经验教训、制定政策规划、教人育人具有极其重要的作用。因此,作为一类重要信息,档案需要利用信息技术使其得到准确的收集、科学的管理和高效的利用。近年来,随着人们对档案信息化认识的逐步加深,在信息化建设的具体操作过程中,许多亟待解决的重大问题更加值得去做有益的研究和探讨。

１　档案管理方法现状分析

１.１　缺乏严格的档案管理标准

档案的信息化管理离不开严格的标准。２０世纪８０年代起,我国实行了档案标准化,在国家标准局强有力的推动下,我们制定出一系列标准化文件的管理办法,并不断加以发展完善,形成了一个较为完备的体系。但我国社会经济结构较为复杂,增加了档案自身的复杂性与多样性。此外,档案存在较为明显的地区差异和行业差异,分散管理特点突出。在档案管理系统建设中,过分强调本单位特殊,管理方式不可更改的情况时有发生。在现阶段,虽然各行业、各单位都把档案信息化管理作为档案管理建设的重要环节,但受到经济条件、硬件设备、软件技术等因素的影响,档案信息化管理水平较低,数据不完整现象仍然明显。这些都致使档案发展存在着很大的盲目性。档案管理现代化发展进程受到标准化程度较低的影响,出现了大量低水平的重复建设,计算机档案管理系统也因此只能发挥辅助管理的职能而无法继续向前发展。

１.２　缺乏专业人才

档案管理是一门科学,尤其在新形势下,档案管理拥有更加先进的技术、丰富的内容、专业的分工,从而对档案管理人员的综合能力素质提出了新的挑战和要求。档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员这三个等级层次构成了现代档案管理人员。较高的政治理论和政策水平,较高的文化素质和现代管理技术则是高级档案管理人员应该具备的基本能力与素质,他们精通档案业务,能科学有效地制定政策和档案事业的发展规划,能更好地组织协调档案业务发生过程中的各种问题,进而能科学及时地制定决策,在学术理论研究上有很高的造诣。而档案管理人员群体的学历层次普遍偏低,掌握现代化技术的高级管理人才更为缺乏。 据河南省档案部门调查,高校档案管理部门的人员素质是各级档案管理部门中最好的,但其档案工作人员的学历远远低于高校教师的学历,如:教师中研究生的比例达２４％以上,而档案员只有２％ ,教师中大学本科的比例为７４％,而档案员只有５６％,大学本科以下的老师只有４％,而档案员中却有４２％。档案管理信息化水平在很大程度上受到档案管理人员素质水平的影响,档案管理人员个体素质偏低,档案群体结构失衡严重制约着档案事业的发展。

１.３　缺乏重视,投入不足

目前,人们的档案意识普遍较低,档案部门没有经济地位、社会地位,政治地位也无足轻重。而领导不会像对待经济建设那样,下力气去抓档案工作,对现代化档案管理的地位和作用的认识不深入。这些都导致了资金投入的严重短缺,使档案部门无力购买现代化的设备。河南省高等学校档案馆(室)的调查显示,截至目前,仍有１０％ 的学校没有给档案馆(室)配备计算机;其中３所学校配置１０台计算机,占１４％ ;１所学校配置８台计算机,占５％ ;１所学校配置３台计算机,占５％;３所学校配置２台计算机,占１４％ ;１３所学校配置１台计算机,占６２％。这些数字表明了档案室自动化、数字化建设已成为奢求,投入不足已成为档案现代化建设的瓶颈。不能回避的是,比起其他部门,档案工作人员的待遇较差,在很多单位都只能充当清水衙门的角色。同时,档案工作人员职称晋级等问题不能得到很好地解决,这些都造成了人才流失及员工工作态度不够认真等问题。

很多单位没有设立专门的档案管理房间,硬件设施陈旧,缺乏管理设备;没有建立完善的管理制度,档案管理较为随意;档案管理工作物质支撑不足,资金投入短缺。

２　档案信息化管理的依据

２.１　提高国家文化软实力

随着时代的不断进步,文化逐渐成为民族凝聚力和创造力的重要源泉,深刻影响着国家的综合实力。而档案管理工作记录了历史,为社会经济进步提供了可靠的借鉴资料。它所掌握的第一手原始资料,不仅能够再现历史,而且具有其他资料所不能比拟的真实性、说服力和可靠性。档案涉及经济、政治、社会、文化等各个领域,是民族文化的“根”,集中体现了优秀的民族文化,蕴涵着文化发展的丰富资源,为文化创新提供了良好素材和坚实基础。就一个区域的文化建设而言,档案能够极大地丰富文化底蕴、提升文化品味、拓展文化发展空间。当前国内外文化竞争愈演愈烈,占据文化制高点才能把握发展的主动权。只有不断提高档案管理的科学化、信息化水平,深入开展国家软实力建设,才能充分发挥档案的文化价值,更好地为中心服务、为大局服务。

２.２　顺应时代发展要求

新时代的发展进程要求提高档案管理信息化水平。随着时代的变迁,档案工作具有越来越突出的地位和作用,它已经逐步渗透到各行各业,融入社会生活的点点滴滴,成为了人们单位工作和日常生产生活不可或缺的一部分。档案管理任务越来越重、信息服务功能越来越强的新形势迫切要求我们提高档案管理信息化水平。

信息化发展要求提高档案管理信息化水平。信息化浪潮的不断涌现使得传统的档案管理服务手段已跟不上信息时代发展的步伐。而档案管理信息化则有助于实现档案的日常管理、分类、查询等大量烦琐工作的高效完成,能准确、简捷、及时、高效地满足学校以及社会各类人员对学校档案信息资源的不同需求,真正实现档案信息资源的共享,顺应时代的发展趋势。

２.３　促进档案管理系统的发展

传统的档案管理服务手段无法满足档案管理任务对速度与质量的要求,既浪费资源又浪费时间。而档案管理信息化则有效地结合了档案管理与信息科技,改善了档案管理工作的服务手段,优化了档案管理工作的服务方式,大大提高了档案管理的工作效率和档案信息资源的利用效率,从手段上使档案管理实现了由传统方式向科技方式的转变,从服务方式上也由原来的封闭管理转变为新型的开放式管理,更能重视在管理环节质量及成效上的转变。信息化极大地提高了档案管理科学化水平,是实现档案管理全民性、社会性的重要途径。在现价段全社会都强调效率与质量的大背景下,档案信息化管理也将促进档案资源不仅实现量的积累,更能实现质的飞越。因此,实现档案管理信息化对推动档案管理系统的发展有着及其深远的影响。

３　档案信息化的重要手段和途径

３.１　建立健全档案信息化管理行业标准

实现档案信息化、现代化管理要求档案的标准化建设。标准要建立在充分调查研究的基础上,要求具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强。实践证明,虽然文书处理工作的工作任务具有相对的独立性,与档案管理工作的工作任务截然不同,但由于文书是档案来源,所以文书处理人员必须保证公文制发中的标准化、规范化,为档案的标准化、规范化建设做好牢固可靠的基础保障。做好文书处理工作,首先要使用高质量的公文用纸,统一、规范的幅面尺寸,符合国家的有关规定、标准的排版形式,符合审批要求的公文签发手续。其次,档案管理现代化的基础是先进的技术、严密的分工和广泛的协作。在信息时代,档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准规范,如各种档案交换数据、信息传递、资料共享等,都需要制定和建立各类档案管理标准从而形成档案管理标准体系,进而能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现,遵循标准,推进标准。就党和政府来言,将推动档案事业科学发展纳入经济社会发展规划和干部实绩考核应成为工作的重点。就单个部门、单位而言,要着重加强档案管理,完善相应工作机构,贯彻工作责任制的落实,注重发挥档案工作的作用,创造有利于档案工作科学发展的条件。具体到档案管理部门,要提高责任意识、增强使命感,建立档案收集、整理、管理和应用等各个环节相应的管理制度,使整个工作制度化、规范化、标准化。

３.２　加大人才培养,优化整体素质

我们要牢固树立“档案工作提高生产力,档案管理科学讲效率”的观念,坚持“人才是第一资源”的管理模式,着力通过培养和引进专业人才,建立一支具有较强学习能力、创新能力的档案管理队伍。只有工作人员具有较高的政治理论水平和政策水平,较强的业务能力,档案管理信息化才能得以顺利发展。除此之外,一大批具有专业知识和技能,能够以科学的态度、方法和手段从事档案工作的档案人才也是档案管理信息化发展的重要基础。这要求档案管理部门要坚持以人为本,加快培养复合型人才,使人员终身学习的积极性得到充分调动。高素质的档案人才既要熟练掌握和灵活运用档案管理方面的知识,还要跟随时代的发展学习包括计算机基本操作、录入、网络、数据库使用、图像处理、网页制作等内容的计算机技术,有效地保障档案管理信息化水平的提高。在此过程中,我们不仅要重视档案管理人员个人能力的提高,更要重视整个档案管理队伍配合,注重培养档案管理人员的责任感,从而提高队伍的效率、凝聚力。

３.３　加强管理意识,加大投入力度

一是要引起各级领导的关注、支持。有的领导片面认为,档案工作的质量无关紧要,经济建设才是发展的关键环节。这种错误想法导致了档案管理工作含糊、经费投入不足等现象的产生。要改变这种现象,必须要达到以下几个方面的要求:第一,在档案管理工作中,领导要重视加强交流与合作,充分发挥各自优势,弥补档案现代化管理上的不足,只有这样,才能提高档案现代化管理的工作水平。第二,各级领导都应定期听取档案工作汇报并了解档案工作现状,主管档案工作的领导更应如此。只有有效地解决实际工作中存在的困难和问题,指导档案部门更好地开展下一步的工作,才能加快档案现代化管理工作的进程。第三,增加投入档案工作经费。各级政府、各个部门必须依据档案法律法规,将档案事业经费列入经费预算的计划,档案工作的经费开支应随着经济的发展逐年增加。要改善档案馆(室)的办公环境、优化档案馆(室)的办公设施,配备计算机、扫描仪、复印机、空调机和去湿机等基本办公设备,把提高档案办公效率与现代化管理水平和稳定档案队伍作为工作的重中之重。

二是要广泛开展档案信息化的宣传工作,增强群众对档案工作的认知程度。由于档案工作在社会上影响不大,知名度不高,宣传的力度和广度也不够,很多人对档案工作还不太了解,因而档案配合工作不能得到积极有效的展开。为此,必须重视群众档案知识的宣传普及工作。首先,通过报纸、广播、电视、报刊杂志、板报、橱窗等舆论工具广泛宣传档案、档案工作、档案法的有关内容,普及档案工作的相关知识,使全社会了解档案、了解档案工作、了解档案法律。其次,广泛开展档案培训、档案讲座、档案知识竞赛等有关活动,为人们学习档案知识提供最便捷的途径和渠道,提高人们对档案的认知度。为人们更好地配合和支持档案管理工作提供更加有利的环境。