电子文件、电子档案知识讲座(三)六．电子文件的收集与积累
1、电子文件收集积累的重要性。
电子文件是由二进制数字编码组成的，二进制数字编码的变换会导致电子文件内容的改变。电子文件的形成到电子文件的归档有一段时间间隔，在这一段时间内，电子文件有被更改的可能，而且修改可做到不留一点痕迹。因此，为保证归档的电子文件的真实性，电子文件的收集积累工作必须从电子文件形成阶段就开始。电子文件收集积累应贯穿于公文处理和科技工作的整个过程，而且还必须了解和掌握电子文件的形成规律和形成过程。收集积累是一项经常性的按有关规定和标准进行的工作。电子文件的收集积累，不仅保证电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性。同时，也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏，从而保护电子文件的安全，为电子文件的归档打下基础。
2、电子文件的收集积累范围，按照国家有关规定执行。
但需要注意的是，电子文件的特性和表现的功能不同于纸质文件，因此造成其收集积累的方法和要求也不同于纸质文件。例如对于草稿文件，由于不具备正式文件的功能，一般情况下可以不保留，但对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留电子文件的重要修改过程考虑，则应对其进行收集。对于起辅助作用或正式作用的电子文件，则应及时收集积累，并与其相应的纸质文件建立标识关系。尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中，制成硬拷贝或制成缩微品，以免系统发生意外情况时文件丢失。
对不同信息类型的电子文件，由于其技术特性不同，存储载体和记录信息的标准、压缩算法也不同，应分别采取措施保证其完整性。
与纸质文件不同，电子文件的读取、还原，离不开其生成的技术设备条件、相关软件和元数据，所以电子文件收集、积累还必须包括这些内容。
3、电子文件的收集积累方法。
电子文件的收集积累往往是在计算机网络系统上进行，由于记录系统有自动记录的功能，可用它来记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等。
用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。
电子文件的收集积累应由形成部门集中管理，不得由个人分散保管。
对于网络系统，应建立积累数据库，或在电子文件数据库中将对应在收集积累范围的电子文件注明积累标识。
七 电子文件的整理与归档
1.电子文件的整理。它是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备的工作。电子文件整理包括两个层次：一是对分类、排序的组织。就是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。著录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案保管和利用。在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。但随着技术的发展，不断解决这一格式转换问题，并保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。二是组织建立数据库。主要工作内容：首先是对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学的分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次对电子文件的登记。电子文件的整理是未来的电子档案管理和利用等工作的基础。
与纸质文件相比较，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态，通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。特别说明的是，无论在任何条件环境下，都要拷贝一套保存，并对这套的软、硬件环境作说明。有些必须以纸质文件存在时，可输出纸质文件保存。
2.电子文件的归档。电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的，如果是网络，可按要求转到档案数据库或记有归档的标识。如果是载体传递归档，就要做一些档案数据库或记有归档的标识。如果是载体传递归档就要做一些辅助和认证工作，要与纸质文件结合归档。归档工作的主要内容有：
(1)确定电子文件的归档范围，是归档的首要任务，也是保证电子档案质量的关键。
(2)明确归档时间。电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档（称阶段归档），可视其具体情况而定。因涉及到电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命等问题，一般以不超过2-3个月为宜。
(3)归档份数。一般拷贝二套，保存一套，借阅一套。即使在网上进行，也要保存一套。必要时应保存两套，其中一套异地保存。这样可以大大提高安全性和可行性。
(4)对电子文件归档的要求，主要是真实、完整，达到档案的功能价值。要做到这一点，首先遵从归档各阶段的规定、标准，如积累、鉴定等环节的规定、标准；其次是准确说明配套的软、硬件环境；第三是归档电子文件格式尽可能的通用、标准。
(5)归档方法。一是将最终版本的应归档的经过整理的电子文件存入磁、光介质上。二是压缩归档，采用数据压缩工具对网络上应归档的经过整理的电子文件，进行压缩，然后刻入磁、光介质上。但采用压缩工具的过程必须统一、规范。三是备份系统归档，一般在局域网或其他网络环境下采用。将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件存放在磁、光介质上。四是一致性的测试。
八 电子文件的鉴定工作
电子文件的归档鉴定工作，是指鉴别档案的价值，确定其保管期限，并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件，并予以销毁。也可以说，是保证归档电子文件准确、完整、系统，确定档案属性的工作。电子文件的鉴定内容，主要体现在两个方面：一是归档电子文件的原始性、准确性、完整性。即是否是形成时的，或通过审批更改的电子文件；是否是产品定型技术状态或经过事务处理并有结果的电子文件，是否是组成完整的系统的电子文件。二是确定电子文件的价值和保管期限。这主要取决于电子文件内容所含信息的价值及社会对它的需要，要根据国家关于档案保管期限表确定其保管期限。
电子文件归档的鉴定，主要是在归档前，电子文件形成部门在档案部门的协助下，对归档的电子文件内容进行鉴定。鉴别电子文件的价值，同时对其记录的载体进行检查、检测，对所需的软硬件环境作出说明，并根据电子文件的内容价值划分保管期限，提出在保管期限内配套的技术环境要求。在电子档案管理过程中也有鉴定问题，其主要任务是对已到保管期限的电子档案重新审查鉴定，把失去保存价值的电子档案剔除销毁。这两个阶段的鉴定工作是互相联系。相辅相成的。归档时的鉴定是基础，电子档案管理过程中的鉴定是前一阶段鉴定的继续和补充。为了使电子文件。
电子档案鉴定工作有所遵循，国家档案局应制定有关电子文件、电子档案鉴定工作的法规和标准，例如电子文件、电子档案保管期限表。各部门也应制定电子文件、电子档案保管期限的规定，为电子文件归档及电子文件、电子档案的鉴定工作提供依据。归档的电子文件鉴定，要特别注意：一是确定电子文件的原始性、真实性。电子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕迹，电子文件从形成到归档有一段较长的时间，所以，在归档时，鉴别归档的电子文件是否就是形成时的、有效的电子文件，即确认归档的电子文件的原始性、真实性则是首要任务。若电子计算机网络上有记录系统，可与记录系统所记载的形成、修改、批准时间等方面对照来鉴别原始性、真实性。如载体传递，要用有无登记、记录等管理制度来确认原始性、真实性。二是鉴定和检测要相结合。电子文件是电子文件的内容、电子文件内容的记录载体和对电子文件内容显示的电子计算机软、硬件平台的组合。有了这个组合，我们才知道电子文件的内容是什么。电子文件的记录载体若有病毒、损坏，就不可能知道电子文件的内容；软件与硬件平台不一致，载体所载电子文件内容是什么也不可能知道；记录载体不能被电子计算机软、硬件平台确认，也不会知道电子文件的内容。这些，只有通过检测才能够确认。所以，鉴定和检查、检测是联系在一起的。归档说明中说明的电子文件生存的软、硬件平台环境能否准确读出归档的电子文件内容，存储载体和软、硬件平台技术条件的一致性，均应进行检查。因为这是保证电子文件内容在保管期限内存在、显示的首要技术条件。
