谈数字档案信息缩微品输出的标准化工作
国家档案局科研所 杜琳琳
档案的安全保管和有效利用，是档案工作永恒的主题。当前，我国档案安全保障体系建设正在进入一个崭新的阶段，信息技术的广泛应用给新技术环境下数字档案信息的安全带来了新的隐患和挑战。目前，我国各级各类档案馆所保存的数字档案信息的数量急剧增加，种类日趋繁杂，应用范围和证据价值不断扩大，其重要地位和作用日益凸显。科学管理数字档案信息，保证其真实、完整、可用和安全，是档案工作者面临的全新课题。针对这一世界性难题，各国专家开展了广泛、深入的研究，并以研究结果为基础，进行了大量实践。科研实践证明：在当前的法律、技术环境下，进行数字档案信息缩微品输出是解决这一问题的有效策略。
数字档案信息缩微品输出工作的科学开展，其标准化工作起着至关重要的作用。数字档案信息缩微品输出工作，整合应用了计算机技术、数字档案信息缩微品输出技术等多种技术，这给其标准化工作提出了更高的要求。
数字档案信息缩微品输出标准制定工作持续开展
近年来，笔者所在单位在数字档案信息缩微品输出工作的标准化方面进行了一些研究，承担完成了部分标准的起草工作。
1.数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范（DA/T44-2009）
该标准列入国家档案局2006年档案工作行业标准制定计划，2010年1月1日正式实施。
数字档案信息缩微品输出是一个较新的技术领域，涉及计算机、图像处理、缩微等多种技术的整合应用，这对该领域配套的管理、技术研究和标准化工作都提出了较高的要求。但当时国内外档案界尚缺乏针对数字档案信息缩微品输出的研究成果和实际工作经验，没有相关国际标准、国家标准或档案行业标准的指导，其他国家的标准也极为鲜见，这些都严重阻碍了该技术在档案界的推广应用。为此，国家档案局档案科学技术研究所专门组织从事信息技术应用研究和影像技术应用研究多年，以及在数字档案信息缩微品输出技术应用方面积累了一定经验的同志组成项目组，开展研究，以解决数字档案信息缩微品输出工作中的一系列管理、技术问题，进而开展本标准的研制工作。
(1)标准适用范围
该标准规定了数字档案信息输出到16mm和35mm卷式黑白缩微胶片上的一般要求，适用于利用计算机等设备将A0或A0以下幅面纸质档案数字化后产生的数字图像制作成缩微品的过程。其适用范围可从以下几方面进行理解。
档案原件。该标准适用的对象是数字档案信息，标准在“术语和定义”一章对这一概念进行了阐述，即“纸质档案经过数字化处理后产生的数字图像”。对于计算机环境中生成的电子文件该标准没有涉及。这是因为电子文件与该标准所指的数字图像产生的环境不同，属性差异较大，影响输出效果的因素也各不相同，因此将电子文件纳入该标准的适用范围不利于标准的利用。
原件尺寸。该标准适用的档案原件的尺寸为A0或A0以下。对于特殊和超大尺寸纸质档案数字图像的缩微品输出问题，由于其在扫描和胶片输出过程中的分幅、合幅等情况较A0或A0以下幅面纸质档案的情况更为复杂，较传统缩微拍摄时超大尺寸纸质档案的分幅情况涉及到的因素也更多，因此，建议另行制定标准。
缩微胶片。标准适用于16mm和35mm卷式黑白缩微胶片，不包含彩色缩微胶片。这主要源于以下两方面的原因。首先，彩色缩微胶片与黑白缩微胶片有很大差别，特别是质量控制环节，因此，应单独制定标准，以利于实际操作。另外，由于当时技术条件、设备、胶片价格等方面的问题，从传统缩微拍摄到COM技术，基本都是应用黑白缩微胶片作为档案信息的保存载体。制定标准的时机还不够成熟。
但是，随着技术的发展，设备性能、彩色缩微胶片的成本、耐久性等问题都在逐步得以解决。数字档案信息输出到彩色缩微胶片的需求也越来越多，相关标准也应尽快出台。
(2)标准主要内容
该标准以科学性、先进性、实用性为准则，以有利于档案信息的长期安全保存和有效利用，推动技术进步为目标，以大量科学严谨的实验为基础，规范了在16mm和35mm卷式黑白缩微胶片上输出数字档案信息的工作，提出了合理的操作程序和各操作环节的技术要求。主要包括输出前准备、画幅、影像区、进片距尺寸、影像排列、缩率、分幅和合幅、检索、输出、接续、冲洗、质量要求、补充输出与接片、存储等方面内容。
该标准属国内首个数字档案信息缩微品输出过程控制方面的档案行业标准，它带动了该领域系列标准的研制，极大地推动了该工作在档案界的开展，成为档案安全保障体系建设中一项有利的理论支撑和技术保障。
(3)标准后续宣贯工作
《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》（DA/T44-2009）的出台，受到各级档案部门的高度关注，其宣贯工作也受到广泛期待。为此，我们开展了多种形式的宣贯工作，其中《数字档案信息缩微品输出》多媒体教材编制是较为重要的一项。
本教材为档案行业岗位培训教材，详细介绍了工作的总体规划和工作流程，逐一描述了每个环节的工作方式、方法和操作规程，介绍了设备的具体操作、常用参数的选择原则，以及特殊原件的处理等方面的内容。
本教材的出版发行，能够更好的指导数字档案信息缩微品输出工作科学化规范化开展，是《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》（DA/T 44-2009）很好的宣贯教材。
2.特殊和超大尺寸纸质档案数字图像输出到缩微胶片上的技术规范（DA/T 49-2012）
该标准列入国家档案局2009年档案工作行业标准制定计划。2013年1月1日正式实施。
数字档案信息缩微品输出工作的标准化开展，仅仅靠一个标准的出台是远远不够的，它需要系列标准的共同支撑。近年来，在《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》（DA/T 44-2009）研制的基础上，我们在该领域进行了一系列研究工作，以期不断完善数字档案信息缩微品输出工作的标准体系。《特殊和超大尺寸纸质档案数字图像输出到缩微胶片上的技术规范》（DA/T 49-2012）的研制就是其中之一。
(1)标准适用范围
该准规定了特殊和超大尺寸纸质档案数字图像输出到35mm卷式黑白缩微胶片上的一般要求。所谓特殊和超大尺寸，主要指《技术制图 图纸幅面和格式》（GB/T 14689－2008）中所规定的图纸的尺寸，该标准所列图纸尺寸涵盖了绝大多数图纸的尺寸范围。对于其他尺寸纸质档案，可按能容纳下全部档案的最小标准尺寸处理。
(2)标准主要内容
该标准主要针对特殊和超大尺寸纸质档案数字化图像输出到缩微胶片上的工作，提出合理的技术要求，以解决此类档案输出到缩微胶片上时信息的规范性、完整性、长期可读性等方面的问题，主要包括缩率、分幅、数字图像准备、编排、缩微胶片、输出、冲洗、质量要求、存储等方面的内容，对不同尺寸范围的档案原件的分幅方法作出了重点、详细说明。
该标准的出台，将极大地推动特殊和超大尺寸纸质档案数字图像缩微品输出工作的开展，使数字档案信息缩微品输出标准体系更加完善。
3.计算机输出缩微品（COM）和计算机输出光盘（COLD）双套保存数字档案的技术规范
长期安全保存数字档案信息，目前档案界的普遍做法是利用COM或COLD技术将其存储在缩微胶片或光盘等介质上。缩微品具有稳定性好、环境依赖性小等特点，可以实现档案信息的长期安全保存。但是，缩微品也有其局限性，例如：直接利用缩微品的用户满意度较低、不利于快速检索与分析、复制品的质量会降低等。光盘存储，由于数字信息读取技术和设备的高频率淘汰性，使得许多年代久远的数字档案信息无法被读取，成为无价值的文件。因此，单纯应用上述任何一种方式对于档案信息的长期安全保存都是不够的。国内外研究实践表明，COM-COLD双套保存模式将是数字档案信息安全保存的更为有效的方式，它将成为今后一段时间数字档案信息备份策略的发展趋势。为此，国际标准ISO 11506特提出了计算机输出缩微品（COM）和计算机输出光盘(COLD)双套保存电子数据的模式的应用。
目前，COM技术与COLD技术在各个档案馆均有一定数量的应用，并分别出台了档案行业标准《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》（DA/T 44-2009）和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）等。但是，很少有单位对这两种技术从工作规划，到生产过程，再到产品保存与应用，进行统筹管理。为确保COM-COLD产品利用的方便快捷和档案信息的长期安全保存，从档案工作实际出发，针对数字档案COM-COLD双套保存工作，制定适用于档案行业的技术规范，以解决当前COM产品与COLD产品形式上是双套，逻辑上并无关联的现状，指导数字档案COM-COLD双套保存工作的开展，是必要和可行的。
为此，我所承担了列入2010年档案工作行业标准制定计划的《计算机输出缩微品（COM）和计算机输出光盘（COLD）双套保存数字档案的技术规范》的起草工作。
(1)标准适用范围
该标准适用于文本、图形、图像等形式的数字档案输出到黑白缩微胶片和光盘上，进行COM-COLD双套保存，不适用于音频、视频、三维图形、动态图像等形式的数字档案。
与前两个标准适用的档案原件有所不同，该标准适用于各种以数字形式存在的档案信息资源，既包括传统载体档案数字化产生的档案信息，也包括电子文件归档形成的档案信息。
(2)标准主要内容及所处阶段
该标准规定了将数字档案输出到黑白缩微胶片和光盘上，进行COM-COLD双套保存的技术要求和应用规范，以保证数字档案的长期安全保存和有效利用。主要包括COM-COLD双套保存基本要求、计算机输出缩微品（COM）相关要求、计算机输出光盘（COLD）相关要求、COM-COLD双套保存的凭证性利用等方面的内容。
该标准的出台，将引导数字档案信息长期安全保存工作更加科学、有序、快速地开展，进而促进档案安全保障能力的快速提升。目前，该标准已经过起草、征求意见阶段，进入送审阶段。
数字档案信息缩微品输出标准化工作任重道远
标准化是一项综合性工作，包括制定、发布、实施和使用标准的系统过程，而标准则是标准化活动过程的核心要素。经过上述标准的研制及其相关研究工作的开展，我们在数字档案信息缩微品输出标准化工作方面积累了一些经验，取得了一定成果。同时，随着研究的深入，也越发感到，我们的研究还仅仅是个开始，如果说具体标准的制定工作是一个个点，那么，标准化工作就应称之为面，数字档案信息缩微品输出标准化工作还有大量工作要做。
1．进一步完善标准体系
随着科技发展，新技术、新设备、新方法将逐渐被应用于档案信息长期安全保存工作中来。我们应做到标准先行，引导技术朝着更加科学、更加适合档案管理工作的方向发展。目前，在这个领域的标准体系建设方面已经有了一定的基础，比如，过程管理方面，质量控制方面，以及其它一些方面，都有部分标准。这些标准有档案工作行业标准，也有国家标准。这些标准为我们工作的开展奠定了很好的基础，在具体工作中应该严格遵循。但是，仅有这些又是不够的，我们应随着技术的发展，对标准体系不断完善，例如，计算机输出彩色缩微胶片技术规范就将是我们下一步重点研究，并争取在标准化方面有所作为的领域。
另外，对已有技术标准，应随着技术的发展，及时进行修订，使其能够真正对数字档案信息缩微品输出工作起到科学规范的作用。
2．做好配套科研支撑工作
技术标准的出台，离不开科研的支撑。扎实、严谨的科学研究，能够为标准的制定提供大量的实验数据和分析结论，使之更具科学性、实用性。因此，标准的出台和实施，均应以严谨的科学研究为基础。我们应积极做好配套科学研究工作，以支持数字档案信息缩微品输出工作的标准化开展。
3．加强标准的宣贯工作
只有当标准在实践中得到应用以后，标准化的作用才能体现出来。没有标准的应用，标准化工作就失去了根本意义。
对已有技术标准，应加强宣贯工作，以使其得到更好的应用。例如，举办讲座、做好配套实用指南及相关多媒体教材的编制工作等都是很好的宣贯途径。标准与相关实用指南及多媒体教材配套使用，将对数字档案信息缩微品输出工作的开展起到全方位指导作用。
数字档案信息缩微品输出既能保持缩微影像技术在档案保存方面的优点，又能发挥计算机技术在档案信息处理与利用中的优势，是档案管理工作理想且谨慎的选择。数字档案信息缩微品输出的标准化工作涉及标准体系的建立与维护、配套系统化指导工作的开展、相关科学研究的支撑等诸多方面的任务，是一项任重而道远工作。目前，数字档案信息缩微品输出工作在我国档案界已逐步开展，并受到各级领导的高度重视，正是该方面标准化工作开展的最佳时期。我们应抓住这个时机，不断深入研究，完善其标准体系，促进标准的科学应用，为数字档案信息长期安全保存和有效利用保驾护航。
