档案加工数据质量监管方式的实践与探索
作者：杨世洪 来源：《四川档案》
2013年10月，国家档案局提出：要用15年左右的时间建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆（室）体系，颁发了《数字档案馆建设指南》。自2011年起，遂宁市档案局引进专业服务公司，开始对馆藏档案进行数字化加工，坚持数量质量并重，不断调整优化，走出了一条质效兼顾的路子。
逐步探索，不断改进监管方式。
思想决定行动。遂宁市档案局在数字化加工一开始就明确了加工场所必须在档案馆内，以确保档案局工作人员随时对承包公司进行业务指导和安全监督。由于数字化加工数据质量监管是正在探索的新业务，且审核量大、情况复杂、要求高，要在实践中不断总结，不断调整审核方式，不断优化审核内容，以求高质高效。
从2011年到2014年，遂宁市档案局的监管方式从逐条概要审核、逐件粗略审核、逐页全面审核到逐件重点审核，经历了4个阶段的变化，逐渐走出了一条切实可行的路子。
2011年，按照通行的做法，以“委托加工，抽验把关”为指导思想，进行逐条概要审核，之间或进行业务指导和安全监督，对加工后提交验收的数据只采取抽查式粗检，通过即可。然而在实际工作中，这种做法的弊端日益显现。
从2012年，开始“介入过程，注重质量”。按照新的规范要求，针对馆藏档案存在的问题，介入了公司的加工过程，在数字化加工之前增加了鉴定整理环节，如剔除重份和无效页、调整文件错误排列顺序，保持文件完整性等，但错误率仍然较高。
2014年，国家档案局对涉密档案、数字化外包安全管理以及民生档案管理提出了新的要求，该局即对公司加工实行全程监管——规范了加工流程，明确了每道加工工序的注意事项；建立了随工单制度，每卷档案都有一张随工单，从鉴定、编码、著录、扫描到图片处理挂接，每个环节的工作人员都要将每卷的随工单填写并签字。随工单制度既明确了数据加工责任，又可对数据质量问题进行倒查追责。这样一来每道环节都坚持逐件、逐页、全面对每条数据的所有字段重复审核了3遍，虽然能完全保证数据的安全和准确，但多次重复造成了数据审核进度与数字化加工进度脱节，需要审核的数据积压太多，严重影响了数字化建设进程。
严把关键问题，坚持质量和效率兼顾。
2015年，为减少错误率，该档案局加强对外包公司的督促，实行数据质量与结算费挂钩，并以“排除安全问题，排除检索障碍”为原则，抓大放小，确定审核重点。加强了数据与实体档案比对环节，做到与加工同步，并将这个环节置于实体档案加工后装订工序前，审核员一旦发现问题，及时修改数据并调整相应的实体档案，避免了装订后再拆卷，减小了对实体档案的损坏，也大大提高了审核效率。同时，简化了管理系统接收模块审核，增加了管理系统的自检程序。
审核方式及内容：第1关打包前图片审核，逐件进行；第2关条目数据与实体档案比对；第3关管理系统接收模块抽检，逐卷进行（按整理规范程度、字迹辨识程度、内容重要程度分为3种，详查——审核该卷前中后各1件、平查——审查该卷中后各1件、略查——随机审核该卷1件，若一旦发现有一处重大质量问题，该卷则要逐件进行审核）；第4关入库前系统对数据吻合性自检。重点审核密级漏（错）录、条目漏录、题名漏录、图片漏扫、图片错挂等这些会造成数据安全问题和检索障碍的关键问题。
监管方式调整后，把住了关键问题，审核速度大大加快。根据不同环节的进度情况随时调整人力配置，以求达到数据审核与数字化加工同步。同时，针对馆藏档案存在的具体问题，拟写了《关于档案数字化加工中具体问题处理暂行办法》，确定了档号调整原则、馆藏档案中一些具体问题的处理意见，为承包公司数字化鉴定整理工作提供了业务指导，把这些具体情况可能引起的数据问题解决在鉴定环节，减少了数字化加工后实体档案调整和数据修改的工作量。
高质高效，数字化建设顺利推进。
截至2015年底，遂宁市档案馆馆藏档案数字化率，以卷整理的达51.7%，以件整理的达99.2%。实践证明，对数字化加工数据逐件重点审核，在力求加快数字化进程的同时，讲求数据质量和安全，是一种质效兼顾的可行的监管方式。
基本保证数据的准确完整。数据与实体档案逐页比对的审核，使加工数据与实体档案做到了一一对应，数据准确无遗漏。民生档案标注为建立民生档案专题目录提供了便捷，使数据更加完整，同时，也为群众利用提高了查检效率。
确保数据的安全。逐件审核以及多环节重点重复审核涉密档案的审核方式，确保了涉密档案和涉密档案标注不漏，保证了信息安全，又为档案开放鉴定提供了检索上的便捷。
促进服务商不断加强责任心和提升工作效率。建立随工单制度、不断优化数据审核要求，促使承包公司不断加强管理，同时也促进了软件公司不断完善和增强档案管理系统功能。建立了经济制约机制，即：数据与实体档案比对环节发现的重大错误由外包公司管理人员确认后逐一登记，待一个全宗档案数字化加工完成后，根据重大错误登记，对承包公司按设置的经济标准进行经济上的扣减，公司再根据出现错误的环节，进行倒查追责，对相关人员进行经济上的奖罚。实践证明，这种管理机制有效地增强了公司人员的责任心，大大降低数据加工过程中的出错率（著录环节的错误率由原来的10%-20%下降到2%左右，扫描环节错误率由原来的0.05%-0.09%下降到0，图片处理环节错误率由原来的0.5%-1.7%下降到0.005%，约等于0），也减少了数据审核人员工作量，大大加快了加工进度。
在数字化建设进程中，随着形势的变化会不断出现新的问题，提出新的要求。只有解放思想，努力探索，才能与时俱进、推动事业发展。
