件如何排列
作者：朱文来源：福建档案
文书档案分类排列一定是先分年度。在年度之下，文件量少的单位直接在保管期限（即“最低一级类目”）内按文件形成时间顺序排列文件。而文件量大的单位则要先分机构或问题，然后在保管期限之下按文件形成时间顺序排列文件。
福建省规定了一个简单的办法，即在分类方案的最低一级类目内，按文件形成时间顺序排列。国家档案局规定，在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列。是否先按事由排列再按时间、重要程度排列？我个人认为，使用计算机管理的采用福建省档案局规定的做法较好，因为那样比较简单。不使用计算机管理的单位，如果不用“问题”作为一个分类层次的，使用“事由”作为一项排列方法较好。在这里的“事由”实际上起第四层次的分类作用，可以克服由于不使用“问题”作为分类层次造成的同一事由的文件的分割，便于查找。
下面回答一些具体问题。
有同志问：收发文是混编在一起，按时间顺序排列吗？如果按事由结合时间、重要程度排列，自然会出现许多收发文混编在一起的情况。例如同一事由的请示与批复会排在一起。如果仅仅按文件形成时间顺序排列，我个人以为，可以非常“傻瓜”地不分收文与发文，统统按文件形成时间顺序排列；也可以分收文、发文两大块，先排本单位发文，后排收文。收文先按文件形成单位的级别排序，在同一级别内按文件形成时间顺序排列。
又有同志问：不同序列发文字号的文件混编在一起吗？我个人以为，在发文中可以先把同一序列的发文字号排列在一起（如闽科综、闽科办、闽科函，等等），同一文号内再按发文时间顺序排列。这样排列，整理和查找都很方便。
有同志问：国家和福建省都规定，会议文件、统计报表、非诉讼案件等成套文件可集中排列。那么，这些文件材料排在哪里呢？我以为，应以一套文件材料中最后形成的那一份文件的形成时间作为排列的时间。实际上此时的一套文件相当于一份文件，最后一份文件的形成时间相当于一份文件的最后的领导签发时间。
各位看官可能注意到这里多处使用“我个人以为”的字眼，因为在特别细节的问题上国家和省都不可能作规定，只能依靠档案人员个人去把握。
如何把握？一是要在把握“按文件形成时间顺序排列文件”这个简化整理基本原则的同时，把握“保持文件之间的历史联系”这个档案整理的基本原则，使档案整理结果尽量接近于文件形成的原始状态。二是要保持整理方法的稳定性，形成一个具有科学的逻辑联系的稳定的文件管理架构，以有利于档案的保管和利用。
