人防工程档案信息化建设
作者：上海市民防办公室监督管理处 张勣翔
来源：中国档案资讯网
2014-05-12 星期一
人防工程作为国防工程的重要组成部分，是战时掩蔽人员、物资，保护人民生命和财产安全的重要场所，是实施人民防空最重要的物质基础。同时，作为城市地下空间的重要组成部分，平时为社会经济的发展起着重要作用。人防工程档案记载着有关人防工程最全面、最重要的基本信息，是人防工程平时维护管理的依据，更是战时组织人员掩蔽最重要的基础资料。近年来，随着我国城市化进程的加快，人防工程建设的数量和规模不断增大，传统的纸质档案管理模式已不能完全满足人防工程平时和战时管理的要求。实现人防工程档案信息化管理是推进新时期人防建设和发展的需要，对提升人民工程的建设管理水平具有重要意义。
一、作用与意义
当前，对于人防工程档案的管理基本还停留于传统的纸质档案的管理模式，由于人防建设工程规模和数量的加速增长，当平时需要利用这些档案时，会产生检索难度高、效率低、时间长，查阅、复印时对原始档案造成损耗、损坏等问题。由于战争爆发时间的不确定性，人防工程档案同时面临着长久保存的问题，随着时间的推移，受周围环境和保管条件的影响势必会对纸质档案造成不断老化，影响其清晰度，很难保证战时能够清晰地查阅到所需要的信息。不难想象，当战争爆发时，传统的纸质档案极易被损毁，造成工程档案缺失，甚至全部毁灭，可能直接导致无法正确有效地组织指挥人员的疏散掩蔽。
国家档案局已把“加快档案信息化建设”和“加快现有档案的数字化进程”列入全国档案事业发展计划之中，不少城建档案馆均在积极推进档案信息化进程，实现城建档案的信息化。档案信息化是以档案数字化为基础，将传统纸质载体的档案通过电子扫描、录入等方式加工成数字档案形式，录入至电子数据库中，并可通过网络进行计算机检索、阅读电子档案。档案信息化的主要优势在于检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全，保护了珍贵的原始档案。
通过人防工程档案信息化的建设，可以解决当前工程档案数量多，查询利用困难，纸质档案难以长久保存、战时易损毁等诸多问题。通过网络可以实现工程档案信息的资源共享，实现不进档案库房即可调阅，方便各级人防管理部门进行查询利用，全面了解当前人防工程的基本信息。同时可进一步与GIS（地理信息系统）技术结合，以数字地形模型为基础，建立起城市人防工程的三维可视化模型，为模拟战时人员疏散掩蔽，实现战时指挥人员疏散掩蔽提供有效、主动的途径。因此人防工程档案信息化的建设，不仅提升了人防工程档案的管理水平，更是通过这一系统的建设，可以构建起以人防工程为基础的综合信息化管理平台，提高人防工程的综合防护能力。
二、主要步骤与内容
一是要确定人防工程档案信息化的主要范围和需求。人防工程档案按照载体来分，包括有纸质档案（文件、图纸等）、声像档案、电子文件档案等类型。因此在进行人防工程档案信息化时，必须根据实际情况，科学合理地筛选出档案信息化的范围，选择的范围必须满足人防工程平时使用维护、战时防空的要求。同时应根据国家有关档案信息化建设的要求，制定人防工程档案信息化建设的具体实施办法和标准。
二是根据需求购置硬件和软件。硬件建设需构建起一套完整的满足档案信息化要求的硬件系统。主要应包括服务器、高速扫描仪、大幅面工程图纸扫描仪、终端机、打印输出、数据存储、备份等设备，以及基础网络的建设。购置的硬件设备应具有一定的前瞻性，满足长期运行的要求。软件方面应购置扫描应用软件，实现工程蓝图自动消蓝、图像优化、批量处理等功能，Photoshop等图像处理软件对扫描的图像进行纠偏、去污、裁边等后期处理，数据库软件，实现信息存储、检索、修改、共享和保护等功能，以及数据备份软件，实现数据的定期、自动备份。
三是开发人防工程档案管理应用系统。目前在人防工程档案信息化领域尚无现成的应用系统软件，尽可能根据实际需求进行专门开发。开发的应用系统应满足工程档案数字化加工，信息化管理的基本要求。可采用模块化设计。所设计的系统需具有与人防其他信息系统的数据接口，便于相互共享利用。系统的设计应符合实际业务需求和操作习惯，功能齐全、运行可靠，便于使用和维护，具有一定的可扩展性，能满足档案信息化的发展要求。
三、值得注意的问题
一是要积极推进人防工程档案信息化法制标准体系的建设。人防工程档案的收集、信息化是一项系统性的工程，要使该项工作得到顺利开展必须要有充分法律依据作为保障。因此需由省级人防行政主管部门依据国家有关法律、法规，结合实际，制定出台相关的规范性文件，将人防工程档案的完整收集，工程档案信息化建设的要求在文件中明确，形成有效的激励约束机制，推动人防工程档案信息化建设的顺利开展。在此基础上，由省级人防行政主管部门将此项工作纳入工作规划中，并在管理、业务、技术三个层面制定统一的标准，在全省范围内推广实施。
二是数据安全要求。在人防工程档案信息化建设过程中必须注重数据的安全性问题。这里的数据安全性主要指两个方面。第一，是指档案原件的安全。在数字化加工过程中必定要使用档案原件，因此必须制定相应的制度，确保档案原件不被损坏、丢失。特别是一些早期的档案，纸质已有所老化，有时需要先做修复后再进行扫描加工。第二，是指信息数据库存储的安全。由于工程档案数字化加工后会产生大量的电子数据，就目前的计算机技术，要存储这些数据主要是通过保存在磁介质的存储设备中，如硬盘、磁带等。这些存储方式都会存在因设备损坏导致数据丢失的问题，有时还会存在数据丢失短时未被发现的情况。因此必需要建立多种设备、不同介质的存储体系，确保存储设备的外部环境，通过数据的热备份、冷备份以及异地备份，定期更新设备、迁移数据，确保存储数据的安全。
三是数据的保密要求。相比纸质档案，电子档案的信息存储在硬盘、磁带等设备上，存储密度极高。随着网络技术的飞速发展，各类窃密活动的手段更为先进和隐蔽，因此必须把工程档案电子信息数据库的保密管理摆到极为重要的位置。人防工程档案都具有一定保密性，要保证其数据的保密，必须加强操作管理人员的保密意识，并应在技术层面上采取相应的措施。当然在做好信息保密的同时，要积极地处理好保密与公开的关系，在确保保密的前提下，尽可能公开信息，否则将失去档案信息化实现资源共享的重要意义。
北京、上海等地的市民防办公室已在积极实施人防工程档案信息化建设的工作。通过近些年的努力，初步建立起了人防工程档案的基础数据库，为人防战备、平时维护提供全面、可靠、准确的参考数据。人防工程档案信息化建设是一项长期、艰巨的战略任务，在今后的工作中，一定要继续总结经验，提高建设、维护水平，为构建基于信息化系统的人民防空综合防护体系不断努力。
