城市区档案数据整合与共享
作者：湖南省湘潭市档案局研究室主任、市档案学会秘书长王徐球；湖南湘潭市委党校档案馆员刘伟红来源：中国档案资讯网
档案的集中统一管理，是我国60多年来实行的档案管理模式和制度，它的基本要求是：各机关产生的档案分别集中到机关档案室保存，10年之后，各机关档案室将长期保存的档案再移交综合档案馆保管，专业、部门档案馆的档案则要满30年移交综合档案馆，实际上，大多数综合档案馆没有接收专业、部门档案馆的档案。这种管理模式并没有实现完全意义上的档案的有效集中管理，档案长期分散在各单位﹑各专业部门档案馆，如果信息流通不畅，极易形成“信息孤岛”，事实上，现在已经形成了许多“信息孤岛”， 严重影响了档案信息的交流和利用。因此，实行集约化管理，整合档案数据，实现档案信息共享，值得档案界密切关注和研究。
一、分散管理和集中管理的利弊
分散管理模式，它的信息系统如下：
档案形成者 局档案利用者
分析以上的信息流程，我们不难发现：1.档案的形成者既是档案的管理者，又是利用者。2.档案信息系统有多个信息流程，并且相互交叉重复。3.档案资源分散，不能为社会提供系统全面的信息。显然，这是一种低端的﹑效率不高的信息管理系统。
21世纪以来，不少档案部门认识到了这种管理模式的弊端，对档案资源整合进行了改革和探索，涌现出了区域内档案大集中、“一站式”服务的安徽“和县模式”；城建﹑房产﹑综合档案馆“三馆合一”的广东“顺德模式”；现行文件集中统一管理与利用的“深圳模式”等。这些模式的信息系统如下：
档案形成者 档案利用者
以上信息系统具有这样几个特点：1.档案形成部门不再保存档案，避免了馆库﹑设备的重复建设，节约了费用。2.档案信息集中控制管理，减少了信息流的重复交错，提高了信息服务的效率和质量。3.由于资源统一管理，有利于统一质量标准，统一管理系统，统一开发利用，实现专业化管理与服务。这些特点构成了档案资源集约化管理的优势。
二、城市区档案数据整合与共享的对策
城市区范围不大，办公驻地比较集中，具备档案数据资源集约化管理与共享的有利条件。笔者认为，实现城市区档案数据整合与共享，必须做好以下几项工作：
（一）建立档案数据集中统一管理体制机制
1．组织领导。成立区数据资源集约化管理与服务领导小组，研究决定档案数据整合工作中的重要问题。领导小组下设办公室，与区档案局合署办公，负责召集相关部门的联席会议，协调档案数据整合工作。区文件中心履行档案数据统一管理、保管与维护、开发与利用职责。
2．整合资源。区直各单位档案室将已有的档案整体移交区文件中心。以后产生的具有永久、30年保存价值的文件，即时向区文件中心报送两套（一份纸质，一份电子版）。电子文件实行在线报送，应与纸质文件具有准确无误的对应关系。区文件中心统一整理归档，各单位可留一份电子版作为备份。
（二）加强集中统一管理制度建设
明确档案局、馆与各单位收集、管理、移交和利用工作中的关系与职责，以及电子档案移交、归档等工作流程，制定网络管理办法规范等。建立健全安全保密制度和措施，保证利用者遵守保密规定，在权限规定范围内安全使用；强化档案数据的安全管理，档案信息的网络开发与传播，设定严格规范的审核流程与监督机制；电子文件的存储、保管与利用、信息的网络应用与物理隔绝，由专人负责，涉密文件目录和原文数据，一律不准上网，严防电子文档外泄。确保各类数据及时、齐全、完整收集、顺利移交和有效管理、利用。
（三）建立标准统一的档案信息管理系统
1．区信息化办要把档案信息化建设纳入区电子政务建设的总体规划，支持档案部门依托电子政务网络平台，使用统一的“数字档案管理系统”，集中统一管理传统载体档案和电子文件。
2．构建数据集中统一管理网络框架。实现“六统一”，即统一资源管理、统一质量标准、统一管理系统、统一开发利用、统一技术服务、统一管理制度。区文件中心建设三个档案基础数据库（目录数据库、全文数据库、多媒体数据库），依托区电子政务网络及硬件设施的支持，将档案管理软件与电子政务OA办公系统进行无缝连接，使电子政务OA办公系统中电子公文及时归档，实现党政各单位之间电子档案管理互联互通。加强档案数字化和数字档案室、数字档案馆建设。
3．区文件中心根据不同的服务对象和档案的开放程度，建立局域网，面向档案工作人员和查档人员的内部档案利用服务平台；利用区政务网，建设电子文件归档和档案信息共享平台；利用互联网，建设面向社会公众的公共档案信息服务平台。各单位领导、工作人员和社会公众，可通过不同的服务平台，在用户权限内实现档案信息阅读、检索或打印等。同时，实行档案利用申请、授权、查询、取证全程服务，为广大人民群众提供方便、快捷、高效的档案信息。
