湘潭市档案数据中心建设研究
作者：徐姗姗来源：中国档案资讯
档案资源、档案数据、档案信息是信息社会、信息时代、信息产业的有生力量和核心支柱，是构建诚信社会、责任政府的重要支撑。它既是国家档案信息资源，又是公益性专业性档案资讯，更是社会需要的重要、真实的信息来源，对推动“智慧湘潭”建设有着不可替代的作用。目前我市各类档案信息资源分散在各个不同部门单位、不同软硬件管理系统、不同设备和个人，缺乏对这些资源的整体合理开发和再利用，难以做到全面资源共享，不能充分发挥潜在效益，档案数据中心的建设刻不容缓。作为湘潭市数据中心的核心板块和建设主体——湘潭市档案数据中心，要通过加紧建设，不断推进政府、产业、民生等领域的档案信息资源共享与业务协同，统一管理并统筹发掘档案信息资源宝库，提高我市档案信息资源的社会化服务水平。
一、建设目标
在“十二五”期间，通过标准化、数字化、信息化、网络化建设，完成湘潭市档案数据中心框架和平台的基本构建，推进方便公民和企业利用的档案资讯平台和全市数字档案馆（室）、档案数据中心建设，构建全新手段、全新品质、全新流程的档案信息资源管理运行体系，并着手研究建设基于云计算的档案数据中心。
二、建设构想
1．管理体系建设
构建运行高效、充满活力的档案信息资源管理运行构架。按照档案资源集约化、信息化建设的要求，拓展档案资源开发、管理、服务职能，调整档案局馆职能定位和机构设置，局、馆着力承担行政管理、平台建设和数据收集、数据管理、数据处理、公共服务、技术服务等职能，建立开放、务实、效能的管理运行体制机制；将档案数据中心建设纳入全市信息化推进、信息化服务和电子政务建设规划，构建档案信息生成、采集、审查、处理、传输、交换、利用“一条龙”的管理运行体制。
2．标准体系建设
一是强化档案信息资源管理的法制化。按照提升档案资源价值和有效监管的要求，建立适应现代化管理需要的档案管理制度体系，使档案管理法制化、规范化、科学化。加强政府对档案资源监管的规范性、权威性和强制性，加强全市国家档案资源、社会档案资源的监管和运行体系建设，使之既充满活力又规范有序。
二是坚持依法行政。重点推进我市数字档案馆、中小企业标准化档案室、档案数据中心和资讯平台建设等规程的建立。
三是制定全市现代化档案质量标准。按照完整、真实、安全和效能的要求，制定档案质量标准，实行档案质量评级制度，为档案品质提升提供依据和保障。
四是建立数字化、信息化的工作流程。探索建立档案数字化转换操作规程，制定电子公文即时归档管理的操作流程，建立纸质档案、数字档案、声像档案、实物档案等不同类型、不同载体形式档案及数据的生成、归档、保存、有效利用的操作流程，推进我市电子档案基础元数据结构和封装格式的规范化建设。
3．管理体系建设
坚持开放建档，加强各门类各载体档案收集，推进纸质档案、声像档案等数字化工作，丰富档案内容；市档案局设立湘潭市档案数据中心，负责全市档案数据的接收、存储、维护、利用等管理工作。各县市区档案馆、专业档案馆，根据国家灾害备份要求，建立档案数据中心，有条件的大型企事业单位档案馆和机关、企事业单位按要求建立电子文件备份中心，其他单位配备专门的档案数据管理人员，统一收集、存储、维护、利用并向市档案数据中心移交本单位的档案数据。市及县市区档案局负责本区域内档案数据资源建设的统筹规划，加强组织、协调和指导、监管；开展档案数据中心资质认定和考核、评价等工作。建立综合档案馆、专业档案馆、部门和企事业档案馆（室）相互关联、完整配套的档案资源系统。
4．人才体系建设
一是优化人才队伍结构。树立人才是战略资源、第一资源理念，优化档案队伍学历结构，大幅提高硕士、博士人才的比例；优化队伍知识结构，注重提升信息技术、信息管理、营销策划、宣传公关等人才的比例，运用专业技术职务评聘制度选拔、稳定档案专业人才。
二是注重人才培养与引进。加强全市档案系统工作人员职业道德和素质建设，将专业技术人才的使用与岗位管理结合起来，加强人才培养，营造良好的人才成长环境，做到人尽其才、才尽其用；注重人才引进，特别是加大急需紧缺人才的引进工作力度，营造吸纳各方人才的良好环境，做到以事业留人、待遇留人、感情留人。
三是规范档案信息资源管理和技术服务执业资格。加强现代化档案资源体系建设从业人员的培训，会同市人力资源和社会保障等部门，建立档案从业人员执业资格管理办法，凭执业资格证书上岗，促进档案队伍专业化、职业化。
5．经费保证
湘潭市档案数据中心平台建设经费由省、市级专项资金解决，运行和数据处理经费由市级专项资金解决，各级档案馆室数据平台建设由市级项目经费中统筹安排和拨付，并争取其他专项和渠道资金支持。
三、档案数据平台建设
档案数据平台是“智慧湘潭”数据中心综合数据平台建设核心内容，通过档案数据平台建设，实现档案数据的集中、集成、共享和分析等功能。
1．档案信息资源与管理规划
一是建立电子政务内网档案管理数据库。对电子政务内网规划内的各单位的档案数据进行档案数据库（数据档案室）和档案数据中心（数字档案馆）一体化管理，将各单位档案数据通过电子政务内网从各数据点集中到内网数据库，分单位分类逻辑归档和按权限查阅利用。
二是建立档案资讯平台信息库。以“真实可靠、权威发布”为最终目标，建立档案信息接收、资讯处理、权威发布的信息库，运用统一标准，以服务为核心，整合各类信息资源，根据档案内容实现分类处理、权威发布，实现档案资讯网上浏览、查询、查阅一体化。
三是建立档案数据载体库。主要是针对地理空间、人口、法人、宏观经济、国家基本专业档案的数据库和其他涉及国家机密、商业秘密、个人隐私档案的数据库的数据，以数据封装的方式脱机归档，通过建立保管环境良好的载体库实行保存，根据需要按申请程序提供利用。
四是建立档案数据核心数据库。按照全覆盖原则和"1+N"的设计思路，通过进行需求分析、系统建模、ODS建模、数据仓库建模、数据集市建模、数据源分析、数据获取与整合、应用设计等步骤，不断丰富数据类型和内容，完成数据中心核心数据库的数据构建。
2．数据中心应用支撑平台
一是根据复用、共享、模块化的设计思想，以支撑组件作为系统运行的基本单元，在组件之上单间应用档案管理系统、档案资讯平台管理系统、核心数据库管理系统、归档接收系统、智能化档案管理系统等，提供数据管理和运行服务。
二是基于企业服务总线ESB技术，面向不同的服务对象和群体，电子政务内网档案管理数据库、档案资讯平台信息库、档案数据核心数据库等各自管理软件之间通过接口将服务联系起来，接口独立于硬件平台、操作系统和编程语言；遵循XML等技术标准和规范，对脱机归档的档案数据按照需求逐一封装保存在载体库。
三是数据交换和应用平台，根据其功能需求和服务对象采用相应的技术和策略，按照一定的主题域（如电子政务内网用户、中小微企业、农村基层和社区档案）或政府和市场相结合（如“政府规范监管和支持+会员互动”的形式）的运作模式，接收、管理、共享档案数据信息。一般与档案资讯平台、电子政务内网档案管理系统、核心档案数据库管理系统等一同规划建设。
3．数据中心应用系统
一是核心数据库管理系统。包括数据库管理、信息共享和交换平台。具备档案数据上传存储管理功能、从其他应用系统采集整合形成数据功能并提供给本系统利用和给其他系统使用功能。含数据采集、数据格式转换、存储、数据挖掘分析、数据发布、数据检测等技术和工具。
二是电子政务内网档案管理系统。含电子政务内网用户档案数据上传、分类管理、查阅利用等功能。
三是档案资讯平台软件系统。将全市各单位基本信息、重大活动、重要事件、重要工作、重要人物、重要工程、重要产品和科研成果等的文字记录、声像记录以及全市各单位现行公开文件、已公开的档案等，通过电子文件收集、纸质档案扫描、声像资料制作转换，经审查处理后提交到数据库（信息库），逐年增加数据内容，用户可以按单位名称、时间回放、声像记录、档案（文件）主题等在网上进行查询。系统在保证数字信息长期保存的同时，尽可能提供简便、快捷的方式实现后台操作与网络查询。系统具备资讯展示、资讯查阅浏览、会员信息传输和信息保存等功能。
4．数据中心安全系统
加强制度建设，按照《湘潭档案数据管理试行办法》（潭政办发[2012]54号）的要求，重点抓好设备管理、机房管理、网络管理、数据管理，安全工作做到制度、技术、人员三到位，确保档案数据的安全保存、规范管理和有效利用。
四、技术支撑体系建设
在先进可靠的软硬件环境基础上，着重了解和遵循未来科技及数据中心的发展趋势，全面建设强大的技术支撑体系，确保湘潭市档案数据中心持续稳定发展，在全国起示范带动作用。
1．标准化体系
一是规范操作流程。根据《数字档案馆建设指南》、《电子文件管理规范》、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》等要求，结合我市档案数据收集、格式转换、封装、移交、管理及利用各个环节的具体操作实践，制定规范的操作流程、提出相关的标准要求。
二是编制档案数据代码。按照统一的编码规则，给予各个单位唯一的代码，此代码作为档案数据的一个重要标示。通过编码统一管理，为市数据中心接收档案数据提供便利，同时为用户提供快捷的查询服务。
三是提高数据质量。以“确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享”为原则，将档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织；以著录标准为基础，建立一定范围内的元数据标准，即关于数据库中各数据字段的信息，并以此为基础构成元数据字典。
2．软硬件及网络环境
一是针对不同的主题域、用户群的需求，适应局域网、广域网、互联网的不同特点，建立多层次的网络支撑体系。
二是采用成熟、实用、性价比较高的数据库、软件、硬件平台支撑体系，以主流大型关系型数据库和简单易用的中小型数据库管理系统组合作为档案数据资源管理平台，以档案部门公认可靠、安全的通用及专业工具作为软硬件应用开发平台。
三是分期分批建设档案数据中心机房、档案数据分析处理中心机房和档案数据制作、加工、转换中心机房，以及光（磁）盘（带）载体库等，软件建设同步规划并按需求迫切程度分步分年度建设。
3．数据存储
一是根据实际情况，采取载体库整体防磁建设，逐年购置新的存储光（磁）盘（带）等设备的方式，保证存储空间充足。
二是适当采用热备份的方式，增加在线数据管理与数据服务的能力。
4．中心运转支撑
一是档案管理软件与电子政务OA办公系统无缝联结，实现电子文件及时归档，数字档案馆（室）网络系统与市、县市区整个电子政务及各业务网络系统的紧密结合，构建数字档案馆、数字档案室和电子政务三位一体的网络框架，真正实现全市各单位档案数据在线归档。
二是为拥有独立OA与档案管理软件系统的企事业单位设计接口，实现档案数据跨系统在线传输。
三是设计数据中心应用系统接口，加强服务体系架构（SOA）技术与应用，实现各个系统集成。
四是开发保存即时归档模式的文档管理系统和开发在线文档传输、交换与管理系统软件，实现系统用户在线保存电子文件并即时归档。
五是档案业务管理。每一份保存的文档都带有保管期限和到期时间信息。文档管理系统根据到期时间定期判定是否有公文达到保管期限，提交审核后将到期文档销毁，即从服务器上彻底删除。定为永久的文档则在系统服务器中永久保存。系统定期对所存文档进行技术鉴定，进行刷新、迁移、载体转换、备份、销毁等操作。
六是大型数据库管理系统具备从其他应用系统采集整合形成数据功能。六是数据加密即系统为用户提供本地存储加密、传输加密等功能，对电子档案提供数字签名功能。
五．服务体系建设
1．服务对象
将关系湘潭发展、国计民生的重要档案和国家基本专业档案纳入档案行政管理部门监管范围，实现档案信息资源建设全覆盖、档案资源监管全覆盖。逐步实现档案信息资源集约管理，构建覆盖全社会和广大人民群众的现代化档案信息资源体系。全面覆盖，集约管理，构建社会诚信资讯体系。
一是进一步完善和推广电子政务内网档案管理系统，实现电子政务内网办公、信息传输、文件和档案管理一体化建设。
二是开发应用湘潭市数字记忆库，以网络和传输软件、应用软件和数据库建设为基础，根据电子文件管理和数字档案馆建设的功能要求，配备和开发面向社会的档案数据管理系统、电子文件及时收集管理系统、共享档案信息发布利用系统等。
三是开发推广电子文件和档案管理软件用户终端及档案资讯平台，加强应用服务。
2．服务内容和方式
一是全民共建，社会共享。坚持档案信息资源公益性、服务性、共享性，通过加强电子文件的收集管理、电子文件的归档管理、纸质档案整理鉴定及数字化的工作，实现建设现代化档案资源体系成为全社会的共同意愿、共同责任、共同行为。
二是缔造品质，提升效能。把档案作为核心和关键的信息资源全面储备、规范管理、安全控制，促进档案信息资源系统开发、有效利用。
三是科学管理，确保安全。运用现代化的方法、技术和装备，构建档案管理运行和安全保障体系，确保档案实体和档案信息安全，确保国家机密、商业秘密、个人隐私安全。
四是科技引领，创新驱动。紧紧依靠科技进步，坚持理论创新、技术创新、管理创新、机制创新，推动档案事业可持续发展。
五是政府主导，市场助推。坚持政府依法对档案信息资源体系建设管理的规范性、确保资源安全的强制性与市场配置档案资源的开放性相统一，强化政府法律制度建设，扩大运用市场经济手段，借助社会力量推动档案数据中心建设。
3．服务绩效
一是通过建立一整套统一完善的服务体系，衡量档案数据中心的服务绩效。
二是以推进市县综合档案馆智能化建设，全市机关、企事业单位、社会组织档案现代化设施和装备建设，档案数据中心核心数据库建设，档案资讯共享服务平台建设，档案技术服务中心建设为主要指标，为社会提供全方位、全天候档案资讯浏览和查询服务，最大限度满足服务对象需求。
三是服务技术是否先进，手段是否完备、服务质量是否令用户满意。
要以探索发展方式根本转变为第一要务，定期对档案信息资源利用率和服务情况进行统计分析，及时调整服务内容和手段。
