浅谈影响电子版档案之合同条款资料篇
作者：南昌市湾里区档案局 杨倩
来源：中国档案资讯网
电子版档案是纸质档案扫描后形成的可读性文件（基本属于不可重新排版），被社会各界所认可具有和纸质档案相同的价值，一般常用的格式有：JPEG、BMP、PSD、PNG等。可排版的电子版档案，属于纸质档案形成前的原始性文件，没有签字和盖章，目前可以作为学习和参考性的阅览资料，不具有档案的真实性和原始性。愿将来网络信息化技术更上一层时，能够把电子版档案制作成和纸质档案具有同等价值的存在，纸张浪费就会大量减少，真正无纸化办公和档案信息化的时代应该就到了，也可为全球环境做出巨大的贡献。
扫描版和可排版电子档案的利用情况，在基层发生着很大变化，这几年在档案管理的过程中发现，现在借阅档案问某个案卷有没有电子版的人很多，管理人员都会说上一句没有或者不全，借阅的专工拿出照相机拍上几张照片走了。足可见利用人群对电子版档案的需求量逐渐增多，出现以上这种情况的原因我总结了两个问题。
一、可读电子版档案设备的普及化
随着信息化的快速发展，可读电子版档案的设备功能在逐步加强，储存量在不断提高，其中携带方便浏览快捷的设备有：“笔记本、平板电脑、手机、照相机等”，移动设备的普及更是给电子档案的利用人群带了更多的便捷，在这种时代的背景下，电子档案被逐步推向普及与发展，依据最新《DLT241-2012火电建设项目文件收集与档案整理规范》对电子版文件的收集、整理、归档标准，电子档案正一步一步的走向规范化。
二、合同条款的不严谨对电子档案的影响
在一个工程建设期间，尤其是筹备和前期阶段，建设单位负责人应该对总承包、设计、监理、施工单位以及设备制造商签订合同时，必须明确规定施工资料移交的具体细节和资料的移交时间。这些情况会对之后的施工造成不必要的工期延误和施工单位复印资料的经济损失。
1.加强合同条款、明确资料的移交细节
合同条款里面对纸质档案和电子版档案的要求不是很严谨，建设单位项目中的设备合同，对档案移交没有详细的解释，一般都是标明纸质档案应该移交多少份和电子版移交几个。大多数电子版档案移交到档案室的都属于可排版的电子文件，只有图纸和说明书，说移交了移交资料不全，说没移交设备厂的确移交了。找设备厂家都没法找，合同条款写的不具体模棱两可，电子版档案的储存设备混乱，有的是光盘，有的是U盘，给电子版档案的管理造成了障碍，根据基层档案管理方面的需要和将来生产后的利用，建设单位在签订合同时，必须要明确的提出纸质和电子版档案移交的数量，更应该注重档案的质量。
比如设备纸质档案应包括:“设备检验报告、合格证、图纸（需加盖单位设计专业章，设计审核等人员签字）设备说明书。”电子版档案应包括：“扫描版电子档案、可排版的电子文件档案，储存设备应该统一要求，便于管理和安全利用，应该移交光盘和U盘各两份，光盘便于管理但是容易被划坏，不利于利用。U盘不便于归档管理可是耐磨损便于利用。可以单独找个地方有规律的存放，方便企业长期利用。”这两种电子版档案利用的价值趋向有所不同，扫描版文件便于上级领导和各级行政部门检查和审查以及企业员工有效利用。电子版文件只利于企业员工学习参考，编写各专业操作规程和各种材料编辑排版的利用，使企业能够节约时间成本起到了推动性作用。
2.规范资料条款、明确资料移交的时间
在工程施工期间，最让施工单位头疼的是，施工人员充足施工资料缺乏，施工单位避免影响工期，拿着有限的一两份资料自己去复印，最后工程施工完了，各设备厂家也把资料移交全了，设备资料在最有使用价值的时候没有全部移交，失去了最佳的使用价值，之后多余的资料全部移交到档案室，经过管理人员的有序整理后保存到多余文件架上（要和正副归档卷册排列顺序一致便于查找）。投产后发放给各专业的生产维护技术人员，把剩余使用价值最大化。
合同款项里设备资料移交时间情况的源头，关键在于合同条款里没有合理的交代清楚设备资料的移交时间。根据建设项目施工现场资料使用情况，合同条款里应该注明：”设备厂家准备给建设项目单位发设备时，提前把全部设备资料寄到或者移交到建设项目单位，设备进厂以后施工单位能够有充足的设备资料来施工。尤其是电子版在这个阶段利用率很高，起到的作用尤为重要”。
以上情况得出的结论是，如果建设单位在签订合同时能够落实，直接给各建设单位和社会带来时间、资金、资源上的节约，这不仅给施工单位节约了成本，给建设单位也会带来不同层次益处。更值得关注的是避免了纸张在各大项目无价值的浪费，为维护地球良好生态环境减少树木砍伐做点贡献，逐步实现当下绿色环保、节约能源的终极目标。
