机关单位推行档案信息电子化管理之思考
随着信息化建设的不断推进，计算机普遍应用，使用传统的档案管理模式来整理、存储档案显然已然不能满足工作的需求，更不能够适应时代的发展。档案信息管理实现电子化是档案信息化时代的必然要求，是档案管理工作发展的必然趋势，是档案信息管理的一种新型模式。档案信息管理只有加快电子化，才能使档案工作更加科学、现代。因而，推进档案信息电子化管理成为必然趋势。结合单位档案管理的工作环境和特点，就推行档案信息电子化管理作如下探讨。
一、档案管理现状
当前，传统意义的档案可分为两类，一是声像档案，二是文书档案。在声像档案的管理上，单位一般设有专门的科室、配备专业的设备、专业人员对单位工作开展情况进行照片、声像记录，后续对采集到的声像电子信息进行整理，完成照片档案、音视频档案，最后归入声像档案室。在声像档案的管理上，我们单位基本实现了电子化。在文书档案的管理上，我们只是借助电脑这个载体实现了单位红头文件、县政务信息网、上级机关及相关业务部门来文的网络签收、存储，并没有实现文件分类档案的电子化规范管理。每年一次的档案整理、归档工作也只是局限于纸质文件的分类、归档，基本没有进行相关纸质档案的电子化的整理、存储，这也是我们下步推进档案信息电子化管理的重点。
二、实现档案信息电子化管理的可行性
档案信息电子化，顾名思义，就是指以档案资料为主要物质对象，通过计算机磁盘等设备进行存储收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。据目前我单位的工作环境和现有的办公设备，实现档案信息电子化管理只是观念与时间的问题。
在每年一次的档案整理工作中，上级主管部门来文、相关业务部门来文、本单位红头文件占了大多数，而这些文件信息都有相应的电子版。在此值得一提的是，我们单位上级主管部门卫生局与每一个下级单位设立一个专门的网上公文签收系统，这就为信息的电子版存储提供了方便；单位日常工作的许多资料已经在计算机中形成了电子化材料；对于其他纸质材料，单位配有扫描机，我们可以利用扫描机将其转成电子版，再进行整理。对于整理档案所用的档案文件目录，我们可以用word文档或excel表格制作，既简单又快捷。这样，我们就可以方便的检索和查阅电子档案资料，再也不用到综合档案室去查找，通过搜索软件实现档案信息的快捷呈现、一目了然。
三、推行档案信息电子化管理存在的问题
对于纸质文件来说,其内容的原始性和形式的原始性是一致的。纸质文件的字体、字迹、图像、印章等清晰易于辨别真伪，尤以印章为代表，是不可模拟的。当纸质文件整理归档后，所形成的档案文件目录都是手写而成，不能涂改，这一点更为纸质档案的原始性上了一道安全锁。
但电子档案的内容与形式是相对分离、相对独立的。不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案信息进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、安全性、保密性进行认定。
（一）原始性问题。电子档案的原始性不易辨别和认定。电子档案本身的形成就是在纸质文件的基础上，在文件的形成和传输过程中，自然有出错的可能，这就使电子档案的原始性得不到切实的保障。
（二）真实性问题。电子档案的真实性不易保证。因为电子档案在形成的过程中存在很多的主观因素，档案管理员在文件形成的过程中稍有失误就会导致电子档案失真。如果相应的纸质档案又没能完好的保存下来，这样所留下的失真电子档案就成为了“真实”的信息。
（三）安全性问题。电子档案的易更改性使电子档案的安全性得不到保障。电子档案所存在的计算机环境状态本身就有很多威胁，例如“黑客”攻击、“病毒”感染，这些无时无刻不在威胁着电子档案的安全性；不法工作人员为了一己私利篡改电子信息，都会直接损害电子档案的安全。
（四）保密性问题。电子档案的保密性与档案管理人员的素质是紧密联系在一起的。档案管理人员素质低直接威胁电子档案的保密性，造成信息资源外漏，严重会造成社会、国家的重大损失。
四、推行档案信息电子化管理的建议
针对以上几点问题，为了使档案信息电子化管理更加安全、快捷、方便，提出以下建议。
（一）制定电子档案管理制度。无规矩不成方圆。为能解决电子档案存在的信息原始性和真实性问题，管理制度必须先行。首先,制定纸质档案整理、归档制度，纸质档案的真实性是实现电子档案原始性、真实性的前提。从文件分类开始，每一项工作都要有相关的制度要求，有制度才有标准，有标准才能保障档案质量。其次，制定档案信息审核制度。制度规定从事档案工作的应该有两人，一人录入资料，一人审核信息。在电子档案的形成过程中，录入人员只承担录入的职责，由另外一人负责审核。因为如果录入人员再去审核信息，由于人们的惯性，很难发现信息的错误。再次，制定档案管理人员奖惩机制。奖励优秀的、有责任心的工作人员、对那些自由散漫、缺乏责任心的档案人员进行惩处，充分调动档案工作人员的工作积极性，营造电子档案管理工作的良好氛围。
（二）采用有关技术措施，保证电子档案信息的原始性、真实性、安全性，提高电子档案信息的可靠性。纸质档案通过计算机转变成电子档案以后，其安全性问题成为重中之重，也成为我们必须解决的问题。
1.下载安装杀毒实时防护软件。在电子档案存在的电脑环境下，电脑病毒、“黑客”问题时常出现，一旦发生就可能会在一瞬间造成网络瘫痪或信息资料消失，造成难以弥补的损失。为此，档案工作人员应在存储电子档案信息的计算机上下载安装杀毒实时防护软件，这样，即使电脑里已经存在木马病毒，也不用担心，杀毒软件会在第一时间报警并阻止，不给它破坏电脑、盗取数据的机会。
2、采取防写措施。在日常操作电子文件的过程中，我们发现可以将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，我们只能“读”这个文件，而不能对其进行改写操作，这样就可以有效防止为一己之私试图修改电子档案信息的人员，保护电子档案信息的真实性、安全性。
（三）强化培训，培养高素质的档案工作人员。档案保存方式从纸质向电子的转变不单是形式的改变，更是对档案管理人才能力的要求、素质的考验。档案管理实现电子化对档案管理人员提出了更高的要求。这就要求档案工作人员，一方面自身要有紧迫感，加强学习，优化知识结构，不断提高和充实自己的档案管理水平和计算机应用能力；树立风险意识，提高职业素养，强化保密意识，加强对电子档案计算机密码的管理工作。另一方面，组织鼓励档案管理人员多参加档案管理培训，向更高级别档案室学习工作经验，找出不足，创新理念，让档案工作迈上一个新台阶。
总之，推进档案信息电子化管理是信息时代的要求，档案工作要适应未来的工作环境，从现在开始就要加强电子档案方面的学习和研究，这也是电子档案得以利用的必然要求，是对档案工作者高素质的要求。
（作者：翟文强 郭佃晓 来源：山东档案 作者单位：山东莒县新型农村合作医疗管理办公室 山东莒县疾病预防控制中心）
