浅谈档案文献资料的收集技巧和方法(下)
作者：毕瑾耀 陈建
来源：《山东档案》
三、要科学地收集档案文献资料
档案文献材料的收集是一项庞大而系统的工程，在此过程中，档案文献收集者必须秉持科学的态度，掌握科学的方法，才能收集到准确、全面、科学的材料，才能为档案文献的编纂和档案管理工作打下良好的基础。
（一）善于利用各种参考书和工具书
俗话说，“工欲善其事，必先利其器”。学会和善于利用参考书和工具书，是编纂者收集档案文献时必须具备的一项基本功。参考书是用于查询而不用于连续阅读的书籍，其内容多具史料性质。工具书是专供查找知识信息的文献，它按特定方法加以编排，以供需要时查考用。档案部门编制的检索工具书主要有案卷目录、全引目录、全宗文件目录、重要文件目录、专题目录、人名目录、专题介绍、全宗介绍、档案馆指南及联合目录等。参考书和工具书可以为编纂者提供研究线索，指引读书门径，解决疑难问题，汇集某些同类专题材料。参考书和工具书就是档案文献编纂者在档案文献海洋中探宝的“器”，是编纂者收集档案文献资料的指南，可以节省编纂者大量的时间和精力，使编纂者少走弯路。另外，查找收集古代文献，还要熟悉古籍的分类、源流和各种大型丛书、类书的编纂原则和体例，具备一定的古籍目录学知识，在收集文献资料时才能做到有备无患。
（二）查找文献要细致
查找档案文献时要做到具体细致，要求编纂者不能仅靠档案部门提供的目录、索引查找档案，因为有些档案可能在目录、索引中未体现出与编纂主题相关的信息，但这些档案内部又恰好包含关于编纂主题的重要内容，因此为了保证收集档案文献的全面，编纂者必须静下心来脚踏实地地对相关全宗或可能相关的全宗的档案一一过目，这可能是档案文献编纂工作中最繁琐、最费时费力也最让人头疼的事情，但为了保证编纂产品的质量，也是本着维护原始记录性的档案精神，这样做是十分必要和值得的。在这一点上我们可以学习著名太平天国史研究专家罗尔纲先生。罗先生在编纂《太平天国资料丛编》时，为了全面收集太平天国的档案史料，对南京图书馆颐和路书库的70多万册除经部以外的图书一册一册一页一页地细细翻了一遍，凡看见有关太平天国的资料就登记在簿子上，如此细致的收集让人不禁对这位史学大家的研究治学态度肃然起敬，罗先生的这种治学精神是我们学习的好榜样。
（三）科学组织，明确分工
做任何工作都不是杂乱无章、随心所欲的，而是有一定的程序和套路的，什么时候做什么事、进行什么步骤都要组织好，事先就要做到心中有数。同样，收集档案文献也要注意科学地组织、明确地分工。可以按照选材大纲顺序组织分工，也可以根据题目的重要问题、时间特点等分工。另外，对于收集到的信息要通过登卡、摘录、复印等方法加以记录和汇集。
四、结语
俗话说，好的开端是成功的一半。做好档案文献资料的收集是档案文献编纂和档案管理工作的关键环节。收集档案文献既需要注重资料收集的全面性，又需要掌握一定技巧，还要有科学严谨的精神，唯有三者结合，编纂者才能真正做好档案文献编纂工作。
（作者单位： 山东省国土测绘院/中国人民大学）
