声像档案管理的归档与整理（照片档案的归档）
声像档案管理
一,声像档案的概念
声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机构,社会组织以及个人在行使职责或从事政治,经济,科学,技术,文化等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的照片,录音带,录像带,影片等不同材料为载体,以影像,声音为主,并辅以文字说明的历史记录.又称音像档案,视听档案.
声像档案作为档案的一种载体形式,是纸质档案的重要补充,是机关,企事业单位档案的重要组成部分,也是党和国家的宝贵财富.
第一节 声像档案概述
(一)形象生动
声像档案以画面的可视形象,生动地将档案内容展现在利用者面前,有的配有声音,具有较强的形象性和直观性,能使利用者有"身临其境"的感觉,其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的.
(二)时空感受
声像档案运用先进科学技术,可将一瞬即逝的现场记录和再现,并可进行超越时空的传递,具有较强的时间感和空间感.
二,声像档案的特点
(三)便于复制和转换
声像档案复制简捷,并可运用多媒体技术在不同载体之间进行互相转换,利用数字多媒体技术进行存储和传播.
(四)携带使用方便
声像档案信息存储量大,体积小,携带方便,可多次重复使用.
(五)保管要求高
声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体,这些材料对温湿度变化,灰尘,有害生物和有害气体,外界磁场较敏感,保管要求高.
二,声像档案的特点
三,声像档案的作用
●(一)较强的凭证作用
●(二)重要的科研和宣传素材
●(三)便捷的信息交流手段
●(四)较高的艺术欣赏价值能
当前,我们在档案执法监督和业务指导中发现大部分单位都存在着没有声像档案或声像档案收集十分不全的现象,应引起各单位足够重视.
第二节 声像档案的收集归档
一,声像档案的收集原则
为保证将有保存和利用价值的声像材料收集齐全,在收集工作中应遵循"以我为主,突出主题,质量精良,内容齐全"的原则.
(一)以我为主——即要以本单位形成的并反能反映本单位职能活动的声像材料作为收集重点.
(二)突出主题——即收集的声像材料要能反映出重要活动,会议等的主要内容,场景,人物的实况.
(三)质量精良——对收集来的声像材料必须进行精心挑选,把主题鲜明,影像清晰,画面完整,未加修饰剪裁的声像材料归档.
(四)内容齐全——归档的声像材料内容要完整.即照片档案要照片,底片,文字说明(应含事由,时间,地点,人物,背景,摄影者等诸要素)齐全,照片与底片相符;录像档案要录像片,解说词,文字说明(含录像片的片名,制式,语种等)齐全.
二,声像档案的归档制度
按照《中华人民共和国档案法》确定的档案管理原则和《机关档案工作业务建设规范》的有关规定,单位,部门或个人在各种重大活动中拍摄的具有保存价值的声像档案应及时向档案部门移交归档,任何部门或个人不得以任何借口据为已有.
(一)声像档案归档范围
1,记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料;
2,领导人和著名人物参加与本单位,本地区有关的重大公务活动的声像材料;
3,本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料;
4,记录本单位,本地区重大事件,重大事故,重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料;
5,记录本地区地理概貌,城乡建设,重点工程,名胜古迹,自然风光以及民风民俗和著名人物的声像材料;
6,其他具有保存价值的声像材料.
应根据实际情况,采取随时归档与定期归档相结合的方式.
随时归档.对具有归档价值的声像材料,其摄影者或承办单位应及时系统规范整理后,向档案室归档,一般不应跨年度.
定期归档.依《档案法实施办法》之规定,声像档案应随立档单位其他载体形态档案一并向有关档案馆移交.特殊情况下,经同级档案行政管理部门同意可提前或延迟移交.
(二)声像档案归档时间
(三)声像档案归档要求
声像档案的搜集,征集和移交应符合《照片档案管理规范(GB/T11821—2002),《磁性载体档案管理与保护技术规范》(DA/T15—95)等有关标准的要求.
对于录音录像带要特别注意保护好,防止被消磁,失去效用.
(一)集中收集
即有计划,有针对性地进行阶段性收集,这是声像档案收集的重要途径.
(二)定向收集
即向某项活动的主办,承办单位或参与活动的单位和个人进行重点收集.
(三)直接参与收集
即单位档案机构派员直接参与现场拍摄的收集方法.
(四)随时收集
即要求档案人员平常要注意收集有关活动信息,发现线索及时跟踪,及时收集.
三,声像档案的收集方法
声像档案的收集工作要注意"四结合",即:
1,档案部门与相关部门相结合,调动相关部门参与收集的积极性,多渠道,多层次地开展搜集工作.有条件的单位,应与岗位职责和财务报销,年终绩效考核,奖惩相结合,以取得更好的实效.实际工作中有的单位就采取档案移交与年度奖金相挂钩的办法,取得很好效果.
2,档案馆(室)收集声像档案与清理机关,团体,企事业单位的积存声像材料相结合,明确声像档案搜集的重点单位.
3,向机关,企事业单位征集与个人征集相结合,取得单位与个人的有力支持,进一步拓宽搜集渠道.
4,无偿收集与有偿收集相结合.
第三节 声像档案的整理
●一,照片档案的整理
●二,录音录像档案的整理
●三,录音录像档案划分保管期限和价值鉴定
一,照片档案的整理
照片档案的整理应遵循"三个有利于"(即利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,有利于提供利用)的原则.归档的照片与底片影像应一致;无底片的照片应翻拍底片,无照片的底片应冲洗出照片;照片档案的底片,照片应分开存放.
目前的照片档案有两种:一种是用一般相机和普通胶卷,采用可见光使胶片感光的照片;另一种是运用数字技术与光学技术相结合而形成的照片,即我们通常说的数码相片.
(一)照片档案的构成与种类
(普通)照片档案由底片,照片及文字说明三部分构成.
(1)底片——底片是与被摄景物颜色相反的负影像,以感光胶片为载体.底片是照片档案的重要组成部份,它可分为原底片和翻版底片(原底片的拷贝或通过原照片的翻拍形成).对于一些重要的,珍贵的照片,应制作翻版底片,并与原底片同时保存.
(2)照片——照片是与被拍摄景物颜色相同的正影像,它是通过底片冲印而成的.
(3)文字说明——文字说明是对照片档案内容的介绍和补充,它与照片相辅,互不可分.文字说明应包含事由,时间,地点,人物,背景,摄影者等诸要素.
1,照片档案的构成:
2,照片档案的种类
(二)照片的选择
对收集归档的照片档案,档案人员应精心挑选,对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定;对反映同一内容的若干张照片,应选择其主要的,主题鲜明,影像清晰,画面完整,未加修饰剪裁的照片归档,力求完整性,完美性,典型性相统一.
对于照片档案数量较少的单位,照片档案可从属文书档案或科技档案,并统一整理,编号;对于照片档案数量较多,且所收集的照片档案与文书档案或其他类型档案相对独立的单位,应将照片档案单独分类,编目,单独存放.
(三)照片档案的分类,排列及编号
(1)底片的分类
☆ 对于大部分单位来说,底片数量不多,可不分类,只按底片收集的先后顺序编流水号即可.
☆ 对于底片数量和类型较多的单位,可按以下几种方式分类:第一,按制成材料分类,可分为软制底片和硬制底片,黑白底片和彩色底片;第二,按形成方式分类,可分为原底片与翻版底片;第三,按底片呈像分类,可分为负片和反转片;第四,按尺寸大小分类,可分为2寸,4寸和特大号等;第五,按年度分类,即按不同历史时期,不同年度产生的底片来分类;第六,按内容分类,即按底片反映的问题,项目,产品等来分类.各单位可根据实际情况采用切合本单位实际的分类法.
注意:一个全宗的底片要单独整理,不同全宗的底片不可混杂.
1,底片的分类,排列,编号
底片排列是按收集时间顺序进行.
底片号编制格式:全宗号—保管期限代码—张号.
全宗号:档案馆给立档单位编制的代号.
保管期限代码:分别用"1,2,3"或"Y,C,D"对应代表永,长期,短期.
张号:在某一全宗某一保管期限内底片从"1"开始顺编流水号.例:44—Y—6,即代表泉州市档案局永久卷中的第6张底片.
底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致.
(2)底片的排列与编号
底片应放入底片袋内保管,一张一袋,并在底片袋右上方标明底片号.翻拍底片应在底片袋左上方标明"F"字样;拷贝底片标明"K"字样.对大幅底片,应垫衬柔软的中性偏碱性纸张后放入专用档案袋档案盒.
底片装袋插册后应填写册内备考表,册脊(格式见P276,277页).
(3)底片装袋插册
(1)照片的分类
应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类.跨年度且不可分的照片,也可按保管期限—问题—年度进行分类.不同全宗照片不可混杂.分类方案应前后一致,不应随意变动.
(2)照片的排列
应在分类方案的最低一级类目内,按问题结合时间,重要程度,保密等级等进行排列.
(3)照片档案的编号
2,照片档案的分类,排列及编号
格式一:全宗号—保管期限代码—册号—张号
格式二:全宗号—保管期限代码—张号
其中全宗号,保管期限代码与底片号中的全宗号,保管期限代码是一致的.
册号:是指在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从"1"开始编流水号.
张号:格式一中的张号是指照片在册内的排列从"1"开始的顺序编号;格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从"1"开始的顺序编号.
照片号的编制有两种格式:
例一:泉州市档案局(馆)的照片档案分类大纲与编号方法:
分类大纲:党群类,行政类,业务类,领导视察类四类.
编号方法:采用全宗号—保管期限—册号—序号编号方法.
如:44—C—1—3代表泉州市档案局长期保管的照片档案中的第1册(党群类)的第3张照片.
例二:全市重大活动照片档案分类大纲及编号方法:
泉台交流及侨务活动(全宗号384),"海丝"活动(385),泉州文化建设重大活动(386),泉州城市建设重大活动(387)等等.(见泉州市档案馆指南).
如:385—Y—11即代表海丝活动永久保管的第11张照片.
注意:照片档案的编号应做到不重号,不空号,不漏号.
照片档案经分类,排列,编号后,即可按编号顺序将其固定在照片册的芯页上.对于大幅照片,可将其放入专用的档案盒(袋)中.
照片编号装册后应填写册内备考表,册脊及本册情况说明(格式见教材P277页).
文字说明是照片档案不可或缺的重要组成部分(说明其意义).
1,内容包括六要素:事由(照片所反映的事情或事物的缘由),时间(拍摄时间),地点,人物(照片中主要人物的姓名,身份) ,背景,作者(拍摄人或单位).
(四)照片档案的说明
2,格式:单张说明或组合说明.
(1)单张照片说明
题名:简明准确概括基本内容,人物,时间,地点,事由.
照片号:照片在照片册中的顺序号.
底片号:底片在底片册中的顺序号.
参见号:与本张照片有联系的其他载体档案的档号.
如:2003年泉州市档案局(馆)长会议照片(参见号44—1—88—1)表示与泉州市档案局文书档案永久目录88案卷号第1页对应.
拍摄时间:以8位阿拉伯数字表示,如:20030208.
拍摄者:拍摄人或单位
文字文明:事由,人物,时间,地点,背景,拍摄者等.
(2)组合照片的说明(如一组"海丝"活动或木偶节活动照片)
组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项,并标明所含照片的起止张号和数量;组合照片应在每一组照片的左上角或右上角以"①","②","③"等组联符号表示.组联符号不宜跨册.
采用组合照片说明的照片,其单张照片说明可以从简.但其说明编写应符合客观准确,编写及时的要求.
照片经分类,排列,编号后,即可按照片编号顺序装入照片册的芯页上.特殊规格照片应与其他照片一并组卷,另外存放,并在册内目录中注明.
照片档案组卷后,应按《照片档案管理规范》(GB/T11821—2002)(教材P271中的5.5)标准编制档案目录.照片档案目录种类包括基本目录(教材P280的附录D),册内目录(教材P280的附录E),分类目录,主题目录,摄影者目录等.
(五)照片档案的组卷及目录编制
1,照片档案的鉴定
(1)鉴定的内容.包括鉴定照片形成的年代,反映的内容及载体材料等.
(2)鉴定的方法.
有通过史料考证鉴定;调查询问有关人员考证鉴定;实地考察鉴定;内容对照比较考证鉴定;请有关专家进行技术鉴定等.
2,照片档案保管期限的确定
根据照片档案的价值确定其保管期限,分永久,长期,短期三种.可参照与之相对应的文书档案的保管期限确定其保管期限.
(六)照片档案的鉴定
(一)种类
录音,录像档案是国家机构,社会组织或个人在社会活动中直接形成的,具有保存价值的,以机械,光学,电磁等记录方式记录声音,影像,以特殊材料为载体的历史记录.
1,录音档案
主要有唱片和录音带两种.录音带有盘式和盒式两种,其中以盒式为常见.盒式录音带分60,90,120分钟三种;按其制成材料,有氧化铁磁带,铬磁带,铁铬磁带,掺钴磁带及金属磁带等,氧化磁带又分为低噪声带,低噪声高输出带及高保真带等.
2,录像档案
录像带同样分盘式和盒式两种,同样以盒式为常见.其宽度有:2英寸,1英寸,3/4英寸,1/2英寸及1/4英寸等,制成材料有铬带,掺钴氧化铁带等.
二,录音录像档案的整理
(二)录音录像带的验收
为保证归档的录音录像档案的质量及完整,准确,需要在整理前进行验收.主要是把握:1,质量关.包括录音带有无变调失真或噪音干扰,录像带内容是否完整,画面是否清晰,声音是否清楚等.
2,完整关.包括与录音录像带相应的文字说明是否完整齐全等.
二,录音录像档案的整理
(三)录音录像档案的分类与编号
1,分类
必须将录音档案和录像档案分开.音像制品多的单位,如电视台,广播电台等,还可在录音档案或录像档案内按内容等划分属类.
2,编号
录音录像档案是以盘或盒为保管单位进行编号的.编号可按归档的时间顺序结合内容编制流水号.格式:类别代号—顺序号.如:像—05,表示录像档案第5盒(盘).
编号中必须注意两个一致:一是录音录像盒上的编号与外包装盒上的编号一致;二是录音录像盒上的编号与其相应的文字说明一致.
二,录音录像档案的整理
(四)编写文字说明
录音录像档案的文字说明必须详细准确.录音带要写明:讲话内容,讲话人姓名,身份,录音时间,录音带播放时长,录音带型号规格,设备的型号规格.录像带要写明:所摄内容,主要人物,拍摄时间,录像带型号规格,设备的型号规格.
二,录音录像档案的整理
(五)填写标签
标签内容包括:编号,参见号,片名,播放时间,摄制单位,摄制时间,规格,制式,密级,主要人物的姓名,身份等.
(六)录音录像档案的编目
录音录像档案整理后,要分开编目.(其目录格式见教材P185页).
著录时需注意:第一,要以一盒(盘)录音(录像)带为一个保管单位著录一条;第二,如一盒(盘)录音(录像)带录制多人讲话或多个节目,应在题名栏中逐一注明;第三,如一个活动录制多盒(盘)录音(录像)带,则应在题名栏后注明录音(录像)带的顺序号.
二,录音录像档案的整理
(一)录音录像档案保管期限的划分
可参照文书档案的保管期限确定.
(二)录音录像档案价值的鉴定_
三,录音录像档案划分保管期限和价值鉴定
一,声像档案的保管
声像档案保管的主要任务是通过科学,规范,合理的管理,采取必要的措施,维护声像档案的完整和安全,最大限度的延长其寿命.
第四节 声像档案的保管与利用
1,照片档案的包装物与装具
照片档案的包装物与装具应符合《照片档案管理规范》的规格和要求.
底片袋应选择表面略粗糙和无光泽的中性偏碱性纸质材料和中性胶粘剂制作;照片册,底片册的封面,封底,芯页应采用PH值为中性偏碱性纸质材料制作.
装具应选用耐腐蚀,不释放有害气体,表面光洁平整的金属或低塑性塑料材料,避免使用木制材料.
(一)照片档案的保管
2,照片档案的存放
一般的照片,底片册应立放,以免照片,底片受压后发生粘连;对于大幅照片,可采用平放方式,但叠放高度不宜超过5cm;对于珍贵的,重要的,使用频繁的照片,应进行复制,拷贝,以拷贝照片提供利用,或扫描刻制成光盘备份.
(一)照片档案的保管
1,录音录像档案装具
2,录音录像档案的存放
对于不同片基的胶片要分开存放,不能放在同一容器或橱柜内;
录音录像带原则上应平放,以免因磁带挤压而发生粘连;对于长期不用的磁带,应定期(每季度或半年)倒带,以免磁带粘连变质.
(二)录音录像的保管
1,温湿度控制
我们闽南地区高温潮湿,一年大部分时间的温湿度都超过规定的标准,因此要求库房应配备空调机,有条件的单位还可配备去湿机等,以免声像档案因高温潮湿老化褪色,霉变,粘连等,影响其寿命和利用的价值.具体温湿度控制范围见教材P274页.库房应配备温,湿度记录仪,定期测量和记录温湿度数据,并采取相应的措施.
2,防火
应配备一氧化碳等气体灭火装置.
3,防尘,防有害气体和有害生物
(三)声像档案库房的管理
4,防磁
注意防磁对声像档案的保护尤为重要,因为磁场会对磁带起消磁作用,造成磁带记录的信号失真,影响声像效果.因此,对于声像档案较多的单位,要求必须配备防磁柜或采取相应的防磁措施.
5,防紫外线
紫外线会对声像档案有一定的破坏作用,使声像档案老化,褪色等,因此,库房要避免阳光直射,窗户要配备厚窗帘,灯光要选用白炽灯.
(三)声像档案库房的管理
(四)声像档案的检查与复制
当前,多媒体技术已相当普及,它可通过计算机系统对各种文字,图表,声音,影像信息进行数据处理,将各种媒体信息转换成数字信息进行存储,传输和加工等.
必须注意的是,采用多媒体技术处理声像档案,在转换时要采用标准压缩格式和标准格式,因为标准格式有兼容方面能够获得更好的支持,不会随着软硬件的发展而无法还原.根据国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》,视频数据应采用MPEG,AV1格式,音频数据应采用MP3,WAV等格式,照片扫描一般应采用JPEG,TIFF的通用文件格式,如采用其他格式,在很多未安装诸如PHOTOSHOP等相应图像处理软件的计算机上就无法显示出来.
二,多媒体技术在声像档案管理中的应用
三,声像档案的利用
感谢：主讲:吴清杰 (泉州市档案局监督指导科)
