电子图纸档案管理流程规范
随着企业信息化建设的进一步发展，企业对于数字化管理的要求和呼声越来越高，而目前国内外对电子文件的管理研究比较多，如电子文件的形成、传输、存储、归档、利用。在国内档案领域呼声最高的还是文档一体化的管理，但电子图纸的管理大多局限于ＣＡＤ电子文件的管理，真正具体到一个企业，从施工图到竣工图这一变化过程来进行研究，找出一条对电子图纸和图纸实物有效进行动态管理，应该说还是一个空白。为加强图纸的管理，虽然国内已经出现了很多开发图纸管理系统的软件公司，从技术上说如何实现其管理，软件公司替我们解决了很多问题，但要使这些管理系统软件得到有效应用，并不是这么简单，还有一段很长的距离，同时还有很多问题值得我们去研究。
一些企业图纸管理问题主要在以下几方面：手工式传统管理以致无法形成资源共享；多套制重复管理（两至三套）以致图物不一致；工程建设过程中图纸管理无法到位以致图纸归档不准确、不完整；蓝图和底图都保管，以致人力、物力、财力浪费。这些问题的存在，足以影响到一个企业员工对图纸的利用，有些用错或不及时直接造成企业经济损失。为解决这些问题，有必要提出一个以数字化管理为手段，纸质图通过扫描转发或收集、有效管理其他方式形成的电子图纸，实现资源共享为原则的思路。为此，广东韶钢进行了一些探索。
第一步：建立电子图纸管理系统。
这是解决电子图纸管理的首要条件。电子图纸管理系统主要包括电子图纸采集归档、档案管理工作业务、ＷＥＢ查询等十一个子系统等，操作模式是Ｃ／Ｓ和Ｂ／Ｓ混合结构，不受用户站点限制，模块化结构。系统采用ＤＥＬＰＨＩ７．０开发，ＷＥＢ部分采用ＪＡＶＡ技术，同时与ＯＡ系统、ＰＤＭ系统接口，选择ＳＱＬＳｅｒｖｅｒ为数据库平台。
第二步：施工图到竣工图一体化管理。
所有工程图纸从设计院发放到现场开始，就全方位纳入计算机系统管理，每个项目都由档案馆派出人员管理，从而从源头确保了竣工档案的完整。为保证管理的有效进行，我们编制了《重点项目工程文件整理及档案移交规定》、《关于加强重点工程建设项目档案归档的通知》、《项目文件管理操作指南》等。
施工图管理阶段。由项目部门的资料员把施工图录入系统后，再统一发放，按阶段分批进行数字化处理。施工图可在网络终端随时提供利用（全图）；Ａ３及以下图纸可下载到本机上处理打印。由施工管理部门负责，档案部门提供指导，并协助做好图纸更改通知单的管理，并及时将更改通知单和被修改图在系统中建立标识关系，以备编制竣工图时进行参考。这一阶段的工作，确保了图纸的完整性。
竣工图阶段。由档案部门会同工程管理等部门进行竣工图会审，只有通过会审合格的图纸才能提供竣工验收。电子图纸移交归档有两种方案：一是由设计院直接做竣工图设计，在原ＣＡＤ电子文件上修改，移交电子文件，经有关人员审核后转入数据库，以后供查询使用；二是由施工单位配合，按照我们先前利用系统录入的图纸信息，在原来施工图上编制竣工图，同时采取在目录上签名盖章（竣工图章）再扫描。我们经过几个工程项目测试，执行的是第二个方案。因为前者经费投入较大，国内设计院很难做到竣工图设计（据了解，电力行业的设计院有些做到了），同时考虑目前的数字化转换手段比较先进，没必要花至少５％的设计费去做竣工图设计。这一步工作的实施，确保了图纸的准确性和纸质图纸向电子图纸的顺利转化。
因为实现了电子图纸的有效管理，图纸实体的管理相对松散，主要是电子图纸与相应的实体建立好对应关系。图纸实体的管理，主要是对其组卷和排架方式进行改革，组卷采用取消卷的形式一个图号一盒，一个单位内大流水排架等。
在原有竣工图数字化的前提下，我们进行了施工图的数字化试点，一方面确保施工图纸的有效利用，同时也确保了竣工图的及时提供给使用单位使用，这种管理方式比原有工程图纸竣工验收提前了两个多月。
第三步：研究电子图纸和纸质图纸实物的变更规律，确保对电子图纸有效地进行动态管理。
以前，每个企业都对纸质图纸的动态管理非常头痛，可以说无法做到，尤其是实行两级管理的企业。我们通过研究和实践，不仅做到了纸质图纸的动态管理，而且做到了纸质图纸相应的电子图纸的动态管理。办法的关键是由档案部门实行审核归档，控制图纸的更改，同时辅之以系统的管理，完全实现了纸质图纸与电子图纸以及与实物管理的高度统一，这一成果为企业解决了图纸管理最大的难题——图实不一致，为技术人员进行技术改造提供了良好的外部环境。为此，我们编制了备件图管理规范，规范了电子图纸的管理流程，为备件采购部门推动电子商务进程奠定了基础，加快了其备件采购的无纸化进程，其要求是：
通过电子图纸数据库查询所需的备件图。这是保证电子图纸数据中电子图纸与实物一致的必要的强制性规定。数据库中不完整的电子图纸，利用在线收集系统或其他数据采集方式入库，由档案管理人员完成数据的补充或更新、作废；把修改信息利用ＯＡ系统发送到档案管理员邮箱，完成数据的归档与否确认，如备件编号、图号、文件名等电子图纸属性的确认与处理；档案馆完成审核后，发送备件管理系统。备件员审核后，进入备件采购的电子商务流程。
目前，我们已能做到无纸化备件图管理和备件采购，但鉴于国内的电子商务进程并没有广泛开展，所以我们根据大部分备件采购供应产商的需要，依然打印多份纸质备件图。
第四步：馆藏图纸最优数字化管理。
主要体现在：一是原有的馆藏图纸数字化只是扫描处理，现在增加了图纸的系列处理，如矢量化、光盘刻录（带查询系统）；二是解决韶钢三十多年遗留下来的图纸鉴定的问题，在馆藏图纸数字化的前提下，鉴定了一大批没有保存价值的图纸；三是进行资源整合，把以前保存的两套或三套的图纸整合为一，提高了资源共享率和可利用率。
第五步：提出了企业最佳图纸及电子图纸的管理模式和方法。
主要是图纸管理的组织方式，如按工程项目的自然面貌进行管理，不再人为地按工艺流程或其他方式组织图纸案卷。纸质图纸只保存一套，同时必须保存一套与之相符的电子图纸，确立电子图纸库的惟一有效性，最终过渡到只保存电子图纸，实现无纸化管理。现惟一的一份纸质图纸已作封存管理，原有的两级管理直接过渡到一级管理。
以上办法实施后，档案馆可提供高素质的服务，实现电子图纸的有效利用。目前档案馆提供２４小时网络查询、下载、浏览、输出打印，并提供电子档案光盘刻录、电子图纸矢量化等数字化服务，电子图纸发挥了积极的作用。
１．创造良好的经济效益。在近五年的管理过程中，为企业创造良好的经济效益，主要在两方面：一是节省库房面积；二是减少图纸份数，降低工程建设、设备采购成本，效益非常可观。２０００年至２００５年，韶钢投资４０多亿元进行技术改造，我们采用电子图纸规范管理的研究成果，创造了良好的经济效益。具体的数字没有评估，但从工程归档时减少一份蓝图保管的情况来分析，效益非常显著?穴初步估算上百万元?雪。２００５年以后，按照备件采购部门的电子商务方式采购后，每年还可节约打图费用１０多万元。
２．确保了图纸归档的准确率、完整率、归档率。通过近五年多时间的实践，韶钢工程项目的图纸管理组织严密，充分利用计算机管理系统高效管理，每一个项目，没有一张图纸漏网，连工程联系单、现场洽商单等都能纳入管理。如在韶钢大转炉改造工程项目试点管理过程中，通过现有的系统检索发现施工单位有大量的修改图纸、技术资料未归档，通过适当的措施督促施工单位交工，结果在档案馆预存的资料中共复制１万多张。
３．为学术研究提供生动案例。在几年的研究过程中，我们提出了电子图纸的系列管理办法，确保研究成果的延续性和有效性。尤其是提出施工图纸的一体化管理，解决了韶钢几十年来基建技改工程管理的难题。项目的研究成果已经在韶钢现有４０多亿１０多个工程项目档案资料管理、图纸的动态管理、档案资源整合、馆存图纸的优化管理等工作中全面应用，为档案管理——科档一体化、企业管理模式的优化、电子文件的优化管理、图纸的动态管理等提供了生动的实践案例和研究素材。
