档案信息数字化的认识与思考
杨 福 平
（档案馆档案技术与保护部）
【摘要】档案信息数字化是档案现代化管理的一次实质性突破；是国家信息化中的重要组成部分；是一项服务社会的高科技工程。制订严格的操作标准和统一的工作规范是实现档案信息数字化的前提和基础。经过多年的探索和实践，档案信息数字化建设已经成为档案管理现代化、信息化的发展方向，极大丰富和完善现代档案馆文化建设。在档案信息数字化工作开展和实践的过程中，我们还需对以下问题做进一步的探索和思考：
1.信息数字化的标准化问题不容忽略；
2.信息数字化的保存与维护问题不容忽视；
3.信息数据迁移性问题在信息数字化建设中应引起足够的重视；
4.网络安全对信息数字化的影响不可低估。
数字时代的档案馆应当是高度信息化的档案馆，实现这一目标必须有丰富的数字化资源作为保障。档案馆馆藏档案信息数字化的实现，不仅使馆藏档案信息资源最大限度为社会服务，资源共享，也为档案馆明天的生存与发展带来了希望和活力。
【关键词】档案 信息管理 信息数字化
进入21世纪，信息时代的信息数字化及由此提出数字信息的管理模式，已经深刻地影响着档案管理全过程，特别是对于档案馆馆藏档案的现代化管理、综合开发、信息开放利用的方式方法必将得到新的突破，无论是在管理理念，还是在管理的技术手段和途径，将引领档案馆现代化管理实现又一次的技术、管理的跨越——数字档案馆的建立。
一、对档案信息数字化的认识
档案信息数字化的产生是档案保管、开发利用在21世纪信息革命——信息数字化的产物，他的孕育、成长的过程是以计算机技术发展、计算机网络技术的广泛应用为基础，更是为适应数字时代获取档案信息最为有效的途径。
1.档案信息数字化是档案现代化管理的一次实质性突破
档案信息数字化是档案工作依靠现代科学技术，诸如计算机信息处理、计算机网络通讯技术手段，通过逐步提高开发利用档案信息资源的能力，最大限度地发挥档案自身的使用价值，推动社会经济进步和人们生活方式的改变，逐步从封闭的、以档案实体管理为主的档案管理方式向开放的、以信息管理数字化模式转变。这种转变，将极大推动档案事业的现代化的管理，实现档案信息资源共享，实现档案事业与社会更紧密的结合。
2.档案信息数字化是国家信息化中的重要组成部分
档案事业的发展在社会生活中的地位决定了档案信息数字化将伴随着国家、社会、时代的信息建设发展而不断进步与创新。由于档案本身的特殊性，即档案的政治性、历史性、文化性，以及档案在社会生活中的社会责任和角色，使得档案信息必然成为国家信息资源中不可或缺的重要组成部分，同时也决定了档案信息数字化在是会信息资源共享中的开发利用、满足社会利用需求方面，与国家其他的信息化、数字化领域相比较更要在管理规范、制定标准、技术条件、经费投入等方面做好管理工作。
3.档案的信息数字化是一项服务社会的高科技工程
数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念，运用计算机网络技术向社会和公众提供快速有效的服务，使得社会资源通过信息的数字化实现了共享，因而凸现出档案信息数字化是一项跨部门、跨行业的具有高科技知识含量的大文化工程。为此，档案信息数字化建设和实现必须依靠全社会的支持、关注，理应得到各级政府的经费投入与保障。
4.档案信息数字化要有严格的标准、统一的规范
实现档案信息数字化，使之达到社会资源的有效、及时共享，其目标实现的基础必须首先完成档案信息数字化技术指标标准化、规范化，借鉴数字图书馆信息数字化的实践经验和规律，制订出符合档案信息数字化方法、数字化信息利用的技术标准和规范，最终保证档案信息数字化的资源能够有效、充分发挥其作用。
二、档案馆馆藏档案信息数字化建设是档案管理的发展方向
作为档案的永久保存、档案信息开发利用、档案信息服务社会的基地——档案馆，在迈入信息数字时代的21世纪，档案馆在馆藏档案的保管、开发、利用、服务功能上实现信息的数字化，由档案两级目录计算机信息管理向档案信息全文浏览图像数字化转变，这是新时代档案管理的发展方向。这种角色的转变极大地丰富与完善现代档案馆文化建设。
档案馆作为文化事业机构，这是法律赋予档案馆的国家意志体现。档案作为人类文化历史遗产，是联系过去、现在、将来的纽带。在浩瀚的历史海洋中，档案真实、完整地保存了人类文明的创造过程，始终记载着人类文明在继承传统基础上不断创新和发展，我们通过档案信息探寻历史文明的发展轨迹，了解世界各民族所创造的辉煌业绩，继承传统文化文化，推动社会的不断进步与发展，而保管和利用人类文化历史遗产的基地、中心正是档案馆。由此，我们可以认识到档案馆文化属性的两重性：一方面，档案馆是人类实践活动成果记录的保管中心，是人类所创造的各类文化最终归宿地；另一方面，档案馆作为一种文化的承载体，其自身也是文化遗产的重要组成部分。随着社会的快速发展，档案馆已不再是只强调档案的机要、保密而自我封闭的场所，成为信息社会众多信息源中最基础的部分；档案馆要适应当代社会发展的变化需要，增强公共服务的能力，使档案馆融入社会，服务社会，实现档案信息的最大限度的开发与利用。档案馆文化的深刻变化，使档案馆管理的中心工作开始由以往“保密死守，万无一失”向运用现代数字技术实现 “信息开放、技术安全”方向转变。无论何时，档案馆馆藏档案信息的文化属性虽然在本质上不可能发生根本性变化，但随着社会的不断变革，向我们提出了信息资源社会化问题。在计算机技术、网络通信技术跨越式发展的今天，无论是档案信息管理的手段，还是档案信息利用的方法，都为档案信息资源实现社会化提供了物质基础和实现目标途径。
回顾过去，档案现代化管理经历了两次跨越：
档案信息目录实现计算机检索，建立了可供档案利用的目录数据库，实现专题档案目录信息的编研是档案管理现代化的第一次飞跃。中国科学院档案管理信息化早在20世纪90年代初就实现文书档案两级目录的信息管理，并利用管理信息系统(WDLS)同时实现专题信息的编研工作，使得中国科学院档案管理开始了一个崭新的阶段。中国科学院作为国家部委级单位，下属有近200各全宗单位，分布在除西藏、台湾以外的全国各省市，且科学院从事科学研究特定的业务活动，业务工作由科学院统一管理，管理工作分别又要受到所在地的政府领导，因而档案管理长期存在许多全院不规范、不统一的实际问题，档案信息现代化管理就是要从根本上解决科学院档案管理的上述矛盾，利用科学院技术、人才和经费的优势，在档案行业率先实现档案管理的信息化。中国科学院档案信息管理信息化工作，首先从档案基础工作抓起，在符合国家和科学院档案管理规范的前提下，进一步完善了档案整理的规则、标准，特别是对档案著录的规则、索引进行统一；其二组织档案人员参与开发符合国家档案管理规范、适应科学院科研管理需要的档案管理信息系统，统一了系统技术支撑平台、数据库结构、信息检索途径等等。中国科学院档案信息化管理的有益尝试，使我们感受到计算机技术在档案管理所发挥出的显著作用，提高了管理的规范化的水平，减轻了档案人员在档案业务工作中的实际工作量，诸如档案信息的著录、专题目录的编研、著录卡片的登记等等，均可由档案信息数据库一并完成，误差率为零。同时为档案的查阅管理提供了便捷的渠道。
档案信息数字化管理与利用，即通过对档案信息的电子扫描，建立档案信息图像文件数据库，运用档案管理信息系统并结合网络通信技术，使人们无论到馆查阅，还是异地网络浏览，都可以做到在授权范围内实现档案信息全文查阅。这是档案管理现代化的第二次飞跃。
进入21世纪，计算机技术不断地更新换代使网络技术得到的突飞性的发展，我们迎来了一个数字时代，人们已经不再满足于条目信息化，向往着信息全文检索、浏览的利用，因而档案信息数字化应运而生。中国银行在金融行业中率先开辟了档案信息数字化的工作，他们抓住业务管理网络化的开展的契机，把档案信息数字化纳入其中，根据行业特点，率先实现中国银行管理工作档案信息、业务存贷款业务合同信息数字化，通过档案信息的分级管理，安全授权，实现不同级别在各自计算机对信息的检索和查找，提高了工作效率，保护了档案原件。中国银行根据自身的业务工作的发展情况，已经开始了档案信息数字化的二期工程，将在其全球的下属分行推行档案信息管理数字化，实现中国银行档案管理数字化。
档案信息的数字化为档案馆馆藏档案有效保护、档案信息资源共享的开辟了一条崭新的途径。档案馆馆藏档案是长期积累下来的、反映某一领域的政治文化、科学与经济等方面活动与发展的珍贵历史记载，由于历史久远，许多珍贵的档案受保管条件、保管环境的制约，出现墨迹受潮而使档案材料文字字迹不清，有的甚至出现纸张的断裂和字迹腐蚀，已不能再频繁正常翻阅、查询使用，显然极大地限制了档案信息的利用，给档案信息的开发、利用、检索服务带来诸多难以克服的矛盾。档案信息数字化不仅完成了档案馆档案信息现代化管理的又一次飞跃，更重要的是通过信息数字化，对久远档案信息的保存也起到了信息抢救的作用，因此档案信息数字化是档案馆现代化管理、馆藏档案信息保存和利用的方向。
广州市房地产档案馆从2002年起，对其所辖地区的房地产档案开始进行数字化，每一份房地产档案逐页进行了扫描，特别是那些已经久远的房地产的文件、合同、契约、规划图等等，通过缩微、扫描复合技术进行数字化，使利用者不再轻易使用档案原件，有效地对原件进行了备份和保护。
三、档案馆馆藏档案信息数字化要进行全过程管理
为了保证管藏档案信息数字化的实现，不仅要实现对馆藏档案信息数字化，建立起与其档案原件并存的信息资源数据库；同时必须要保证档案信息数字化信息真实、有效，这是我们进行档案信息数字化工作根本前提。
所谓档案信息数字化，就是将不同载体形态、不同记录方式的档案信息通过计算机录入（档案两级目录在档案管理信息系统著录）、电子扫描（档案实体文件的图像扫描）、数据库格式转化、电子数据的整理（存贮与刻录）等形式，把档案中的文字、图像、声音等信息转成计算机数字识别形式，形成可供人们保管、利用与档案原件存贮信息真实一样的数字化的档案信息库。因此，档案信息的数字化至少包含了两层的意思：一是基于计算机、计算机信息网络技术，让数字化的档案资料纳入到一个新的信息服务的机制当中最大限度的满足社会公众对档案信息资源的利用，一方面解决了如何发挥档案在社会生活中的重要作用，另一方面通过档案信息数字化，不仅起到对档案原件，特别是珍贵档案抢救性的保护保存，也促进了档案管理现代化水平的提高。
档案信息的数字化是档案馆馆藏档案管理的发展方向在实践中不仅已被公认，并且向数字档案的方向努力和推进，为档案信息管理，特别是档案馆档案信息的管理与利用带来一场意义重大的技术革命。国家航空航天部档案馆在推进机关网络化管理过程中，从文件数字化入手，实现真正意义上的“无纸办公”。他们在机关管理网络化工程中，紧紧围绕着管理信息资源共享为核心，运用网络安全技术，诸如网络加密、域名的定义、信息的分级管理，最终实现档案信息的数字化管理。通过信息电子化、数字化通过实践，我认为档案信息数字化建设特别要做好数字化信息实现全过程的有效控制和管理，突出解决以下几个问题：
1.档案信息数字化必须首先解决了信息数字化的标准问题
档案馆馆藏信息数字化是与传统档案管理不同的档案数据库管理，数字化信息采用当今先进数字化存储技术方法，具有数据类型管理通用性、数据保存安全性、指标定义标准化等特点，支持多种文件存储格式，支持计算机联网查询和实时浏览，因而人们可以快捷、方便通过网络实现信息查询，实现档案信息的资源共享。因此，依据数字化的特点和功能，必须首先解决好数字化工作的数据库类型定义标准化；数据指标定义的标准化；数据存储格式的标准化；实现信息查询窗口的标准化。
2.档案信息数字化将实现档案信息存储的数字化，将改变以往的信息利用的服务手段
随着数字化技术在档案信息管理上的运用，档案馆丰富的馆藏档案信息资源实现数字化，信息的新的存储方式、利用方法的改变，不仅实现最大限度对原件的保护，使原始载体的各类档案信息成为“标本”、“文物”，而且还改变了传统的档案保护技术的观念。档案信息数字化后，完成了传统档案信息管理的过程，其先进性还体现在原始档案信息通过数字化产生新的信息源，使档案人员不再仅仅是档案信息的保管员、查找信息的咨询员，而将成为档案信息服务的导航员，帮助读者完成查询、检索、信息加工，实现信息全过程服务、管理。
3.档案信息数字化将实现档案管理技术的现代化
档案信息管理经历了从目录的手工查询、检索——创建电子目录数据库实现自动化管理——档案信息数字化并实现网络查询，改变了档案管理的方式、方法，数字化档案管理通常需要选用先进的网络服务器、光盘存储设备、电子扫描设备、计算机终端以及实现管理配套的信息管理系统，使档案信息的管理现代化水平跟上时代的进步。数字技术的应用丰富了档案信息科学管理的需要，在数字新技术的支撑下，档案信息的深层次的开掘、编研工作，成为提供一、二次档案文献和各种信息的资源库，并通过档案数字化信息产生新的信息服务于社会。
四、档案馆馆藏档案信息数字化建设的思考
实现档案馆馆藏档案信息资源共享，实现档案馆管理现代化的跨越，运用现代信息技术科学的最新成果对档案信息进行资源开发，档案馆档案信息数字化的建设就是实现这一目标的前提和基础。因此，我们在档案馆档案信息数字化建设中，应清醒认识并努力解决好如下问题：
1.信息数字化的标准化问题不容忽略
档案信息数字化的目标是实现信息的资源共享，因此，信息数字化必须建立在一个标准的环境内，使得信息资源的充分发挥作用。依据数字化的特点，我们必须做好信息管理系统标准化，这是数字化信息的运行平台；我们必须做好信息数字化数据类型的标准化，这是信息资源合理、有效共享的基础；我们必须做好信息数字化数据的存储标准化，这是实现信息数据再生、利用的物质保证。
2.信息数字化的保存与维护问题不容忽视
保证数字化信息的可用性、可存取性、理解性是信息数字化的建设一项重要的任务和目标。任何信息的保存、维护在实际管理工作中都是最基础业务建设问题，数字化信息更要求注意其数据的保存与维护。因此，强调有效使用信息资源，必须保证数据信息的安全性；强调信息数据的可存取数性，必须保证数据信息格式的标准化、规范化；强调信息数据的可理解性，必须保证产生数据环境的完整性。
3.信息数据迁移性问题在信息数字化建设中应引起足够的重视
在信息数字化的建设中，我们在运用新技术、新设备开展工作时应汲取信息管理自动化的经验教训－电子文件保存的迁移性问题。信息数字化的广泛应用在信息领域的各个部门，但是任何技术的发展都不会停滞不前，技术创新与技术革命也随之带来对已有数据保存、利用的迁移性问题，因此在我们今天信息实现数字化的时候，不能沉浸在数字时代给我们带来的喜悦，要在享受成果的同时思考如何使已有的数字化信息安全、稳定长久保存。
4.网络安全对信息数字化的影响不可低估
数字时代的信息资源的共享是通过网络技术和网络环境实现的，是现代档案管理发展的方向和必然趋势，而当档案的管理者一项重要的工作就是要维护和保证档案信息的安全与完整。显然，我们档案工作者今天的重要责任，不再是仅仅对档案原件的安全、完整负责，可能更重要的是对网络安全的维护与保证。随着计算机技术的发展，网络安全已经有了包括软、硬件技术在内的多种防范措施，诸如：系统预设用户授权、防火墙技术、电子身份识别、数据加密等等，这些措施到目前为止都没有能够从根本上彻底解决网络环境的安全性问题，因此信息数字化的利用与安全既是矛盾也是基于和挑战。
数字时代的档案馆应当是高度信息化的档案馆，实现这一目标必须有丰富的数字化资源作为保障。档案馆馆藏档案信息数字化的实现，不仅使馆藏档案信息资源最大限度为社会服务，资源共享，也为档案馆明天的生存与发展带来了希望和活力。
参考文献：
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