――档案利用从后端变前端
全国档案局长馆长会议提出要加快推进“两个体系”建设，促进档案工作更好地为科学发展服务，同时加快实现档案事业自身的科学发展。对于“两个体系”建设的重要意义，各方面的论述已经很多了，但是要真正建立“两个体系”，关键在于抓落实。如何落实？对于各级档案部门特别是基层就是要将新的理论运用到档案工作实际中，开动脑筋想办法，制定出具体措施，真正让广大人民群众及时全面获得需要的档案服务。
要满足人民群众对档案的需要，就要围绕服务开展工作，重新认识档案。以往的档案工作重心在于安全保管，档案工作的位置相对后置，一直处于被动的地位。而现代社会正在从“以政府为中心”到“以满足人们的需求”为中心的转变，树立以服务为本位的行政理念。为使档案工作主动从幕后走到台前，充分发挥档案服务社会大局的作用，就必须做到超前谋划，最大可能挖掘档案各方面的价值，真正实现档案的主体地位。
一、档案利用要为民生服务
1、推进“两个体系”建设
国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在2008年全国档案工作暨表彰先进会议上提出要在全国档案工作中贯彻以人为本，建立“两个体系”。一是转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系；二是转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，像重视机关团体利用那样重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系。 “两个体系”建设实质是把最广大人民群众纳入到档案工作的体系当中，是围绕中心、服务大局的具体体现。民生问题是各级党政领导关注的重点，也是社会各个方面关注的焦点。档案工作只有着眼和立足于广大人民群众来建立档案资源体系与利用体系，才能有效及时地服务于广大人民群众，档案工作才能具有活力，才能受到领导的重视、社会的支持。
2、转变服务观念
随着档案工作覆盖面的不断扩大，档案利用者越来越多，利用需求越来越复杂。一些档案工作者的思想、观念还不完全适应，仍然认为档案工作是“三线工作”，认为档案部门是“冷门”，处于“弱势”，谨慎有余，创新不足。没有把档案工作置于经济社会发展的大局，服务思路不清、目标不明，开展档案服务的积极性不高。
档案部门要进一步转变重机关团体轻个人，特别是轻普通个人的观念和认识，重视为个人服务、为广大人民群众服务。要进一步认识转变服务方式的重要性，改变坐等利用者上门的习惯，把可开放的档案当成是一种产品，主动推销出去，为每份可开放的档案找到它的利用者。积极提供便利的查阅条件，努力使档案这种公共信息资源更好地惠及人民群众。通过档案部门的创造性工作，使档案服务方式从被动服务变为主动服务，从后端服务变为前端服务，从提供档案信息服务变为提供档案工作服务。
二、重新认识档案，开发利用档案
现代社会，不管哪项工作都会形成档案，也都会用到档案。档案事业无处不在，档案工作无处不有。随着我国经济、社会的发展和人们对信息资源需求的加大，政府信息公开逐渐成为趋势。档案作为重要的政府信息资源，是政府信息公开工作的重要内容，各级部门保管的档案都应纳入政府信息公开的范围，为全社会开放。通过加大民生档案的接收，使档案馆的服务内容不再是单一的档案信息提供，使与公众生活直接相关的各种平民化档案资源成为档案馆的多数，实现“只要群众有需要，档案馆就能提供这种需要”的目的。
1、政府信息公开创新档案利用
档案服务民生，就是让广大群众能够充分及时利用档案，发挥档案的作用。档案中绝大部分本身就是政府信息，所谓政府信息和档案，只是同一事物在不同阶段的不同名称，都属于信息。政府信息收集将直接影响到公众利用率，影响到公众的利用满意度。因此，信息收集、文件的归档工作是政府信息公开工作的前提和基础。2008年5月1日，《中华人民共和国政府信息公开条例》正式实施，《条例》的实施将政府信息公开工作与档案工作不可分割地联系在了一起，《条例》第十六条规定，各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。行政机关可以根据需要设立公共查阅室、资料索取点、信息公告栏、电子信息屏等场所、设施，公开政府信息。行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息。
各地档案部门要在政府信息公开工作中充分发挥应有的作用，更好地为民服务。在公开政府信息的过程中，档案馆原有传统的利用模式将受到来自社会的挑战，档案馆只有创新公开服务的机制，才能使档案馆的公共服务功能真正得到拓展与延伸，档案馆才能得到公众的认可。政府对社会所需信息的采集、发布等行为都将被“法”约束，信息处理、信息管理将成为政府部门的法定职能。同时，社会各有关方面，为维护法定权益，将产生更加广泛的信息需求，在法律的保护下，他们将要求政府规范而集中地开放信息，有效提供更具权威性、系统性和时效性的信息。档案部门要认真实施《政府信息公开条例》，完整汇集应主动公开的政府信息，为政府信息公开服务。
2、创新现行文件利用 当前我国各级档案部门所保管的档案资源的现状远远满足不了新形势下经济社会发展和广大人民群众的需求。政府机关的现行文件一直保存在本机关，要在10－20年后才能移交给档案馆，还不能决定是否向公众开放，有的甚至要30年后才能对外开放，人民群众急切想查找的一些档案资料在馆藏中却找不到，特别是涉及百姓切身利益的有关劳动就业、劳务、医保、土地等民生档案，不但馆藏收集整理不够，而且管理办法、管理制度涉及到有关方方面面，难以规范。
现在各级档案馆设立的现行文件利用中心为解决这一问题提供了一个平台，但目前的现行文件利用中心还远远没有达到社会的要求，只是有开放利用之名，并没有真正的服务，许多还是流于形式为应付一时的检查。广大人民群众所需要的政府信息基本上是来源于现行文件，要满足群众的需要，关键是要充分发挥现行文件利用中心的作用，就要从观念 上创新，通过有效的制度保障，使之成为联结群众和档案的纽带。通过现行文件中心实现对档案资源的开发利用，能够化解社会矛盾减少利益冲突，为建设和谐社会作贡献。对于档案部门所说的档案，就是长久保存在档案馆中的产生于各种政府机构的文件。对于档案部门来说，注重于所保管的“档案”开发、利用；而对于人民群众来说，重要的是有用，是能够帮助他们真正解决问题，并不在意“档案”的性质，他们一般都会说“我要查某某文件”。档案部门就要研究现行文件利用者的情况，分析查阅者利用现行文件的目的，掌握现行文件利用的规律，增强服务的针对性。
政府信息和档案都属于文件，其本质都是一样的，只是所处的阶段不同，被赋予的称谓不同而已。现行文件利用和政府信息公开都是档案利用的前置。档案部门开展现行文件利用工作要根据《政府信息公开条例》规定，按照国家有关法律、法规、办法来开展这项工作。已公开现行文件利用中心的服务机制的创新，是其生命力之所在。这就要求我们转变思想，将档案工作由后台变为前台，从群众需求出发，把档案管理的要求贯穿到文件归档前的过程，即加强对政府机关文件的档案化管理。
3、实现文件到档案的统一
充分发挥现行文件中心的作用，涉及到“文件”和“档案”的关系问题。一般都认为，只有档案才能纳入档案管理范围，档案部门的专业人员，从传统概念认为“文件”不是“档案”，查档就是查档案，文件是发文机关的事。《档案管理》杂志曾经刊登过一篇题为《归档是档案形成的前提条件吗？》的文章，摘录的是几位专家对归档和档案形成之间的关系及文件和档案属性的探讨，其中就较深入地分析了对现行文件与归档后的档案的问题。对于一般的档案工作人员从传统观念上来说，归档是档案形成的前提条件就是一个非常简单的问题，人们往往习惯于把归档后的文件才称为档案，归档前一般不称其为档案而称其为文件。实际上，档案的形成从本质上说与归档没有必然的联系，档案在归档前就是档案了，档案工作实践中的归档实际是对档案的科学化管理手段，是为了利用的方便而采取的措施。只要客观需要，文件就可以被认定为档案。
现行文件之所以称之为现行，就是因为它处在发展变化之中，政策文件尤其要保证它的现行和时效性。文件和档案是整个过程的不同阶段，要进行全面有效的控制，从现行文件到档案的一体化管理，就是要在管理方式、工作程序上实现融合、统一。近年来提出的前端控制思想，既是要求档案部门加强对机关文件工作的指导前端控制，对现行文件的利用要按照档案管理的科学方法进行，方便群众利用。文件是目前档案的主要来源，在档案馆对现行文件开放后，超过现行文件的时效后，就依照归档的程序结合形成单位的参与在档案馆进行鉴定，依照规定划分保管期限后，将其自然转为馆藏的档案。这就实现了现行文件和档案的顺利交接。
为更好地做好现行文件的利用和档案馆馆藏档案和保管，应当依法加强档案行政管理部门对国家档案资源建设宏观调控、监督管理职能的要求，进一步理顺了档案行政管理部门与各专业主管部门在专门档案工作中的关系，确立起以“一家主管、集中保管、及时移交、一站式服务”的国家档案资源管理模式，
为保障普通群众利用档案的权利，为广大人民群众利用可以利用的档案提供方便。就要求对档案工作规章体系进行梳理，凡是不符合以人为本思想，不利于“两个体系”建设的内容，都要抓紧进行修改。
