数字化时代档案职业的要求与挑战

１　引言

反映档案管理的职业领域就是档案职业,属于传统职业范畴。随着现代科学技术的飞速发展,特别是数字化时代的来临,档案职业面临新的要求与挑战,这些已经成为档案界人士关注的焦点和热点。需要档案职业研究人员在实践中去探索、研究和发现。

数字化时代涉及档案职业的基本内容、特征、形态、身份、资格等都发生了深刻的变化,档案职业的要求必然发生变化和面临着新的挑战。因此,必须探求数字化时代档案职业会有什么样的要求,然后针对这些要求,寻找应对策略;必须清醒地认识到档案职业将面临的挑战,研究出其破解方案。要通过档案学理论研究与档案职业具体实践有机结合,剖析数字化时代档案职业特点、基本状况、发展历程,来探索建立我国档案职业资格评价体系可行性。要对档案职业主体、客体、内容、规模和价值进行科学评估,才能寻找到科学地应对方案。

２　数字化时代档案职业的要求

通过认真调查研究和对档案职业现状的分析发现,数字化时代档案职业的要求主要表现在以下几个方面:

２.１　掌握档案职业发展内在规律

必须掌握档案职业的内在发展规律包括档案职业的含义、特征、形态、产生、变化及发展趋势;才能了解中外档案职业从业人员的教育与培训、资格认证、法律与职业道德规范情况;才能认识、整理和挖掘档案职业历史发展数据、规律和经验教训,找准档案职业发展目标,拓展数字化时代档案职业的发展空间。

２.２　认识数字化时代档案职业整体情况

２.２.１认识数字化时代档案职业管理机构的构建模式　如档案室、档案馆和各级档案行政管理部门的演变、职能、性质、任务和地位。从而认识档案职业所涵盖的档案历史保存、文化积累和文明传播的社会功能,认清档案机构的社会化服务理念、模式、方法和途径。关注数字化时代档案职业管理模式转型的创新实践,提出数字化时代档案职业管理环境的优化方案。

２.２.２认识档案职业主体规模构建情况　通过分析档案职业从业主体年龄、职称、学历、专业、性别结构及从业人员更新情况,提出数字化时代档案职业从业人员资格的准入条件和从业理由。因此,必须对档案职业主体的年龄、职称、学历、专业、性别结构和规模等进行全面分析,从中找出其内在规律。特别要注意到档案职业技能在档案职业中的独特地位,通过对档案职业技能层级构成的研究来探索档案职业技能的拓展和优化路径。

２.２.３认识档案职业客体建设情况,就是要认识档案资源建设　首先,要对数字化时代档案资源的基本构成、价值、作用及建设不均衡有一个基本的认识。认识到我国各级档案机构档案资源建设规律、历史、开放、利用所面临的问题,规划好档案资源整体化建设目标、保障条件。从馆藏档案资源的宏观建设与微观结构的角度,分析档案资源存储量、各门类和珍贵档案资源所占比重;从档案资源的藏量与功能角度,分析档案资源影响力、地位、决策、历史和传承文化等功能,掌握档案资源建设规律。必须密切档案职业主客体关系,将馆藏档案资源建设量的丰富、结构合理、管理科学和服务到位作为中心工作。

２.２.４认识数字化时代档案职业环境,必须从技术和法律环境两个层面进行剖析　档案职业技术环境对主客体的影响,从技术层面上看,数字化时代档案职业从业人员必须掌握现代化信息操作技能才能有效地开展档案资源建设工作,现代科学技术引入档案职业程度越高,对档案信息资源建设的水平就越高,管理手段现代化程度越高,对档案资源的管理水平就越高。从法律层面上看,档案职业法律环境的优化,可帮助档案资源建设管理规范、产权明析,利用科学并能得到有效地保护。

２.３　认识档案职业发展趋势

数字化时代必须认识档案职业发展趋势,发现其中内在运行规律以便采取有效措施顺应档案职业的发展。要以档案职业发展为导向,选择档案教育、办学战略和模式,制定档案职业准入和档案职业资格认证制度。要通过对国外成功的档案职业资格认证制度的分析和我国档案职业资格认证标准体系建立的实际,组织制定和实施我国档案职业资格认证制度。档案职业资格认证包括档案职业道德规范建设、在职培训、监督和激励与评价机制等内容。

要熟悉数字化时代档案职业从业者及国家层面的档案职业生涯发展规划;要掌握数字化时代档案职业内容的技术化发展趋势、管理过程、方法、设备、资源和特征;要注意数字化时代档案职业地位的边缘化趋势;要注意数字化时代海量的网络信息资源的影响下档案资源稀缺度和垄断性;要面对档案职业从业人员在社会职业体系中的仍然属于弱势群体,处于边缘地位的事实。

要认真思考档案职业岗位需求、从业人员的业务技能和档案职业资格证书制度等问题。探讨如何从个体层面与国家层面建立起档案职业资格认证制度,从精神、技能和机制三方面保证档案职业内涵的可持续发展。

３　数字化时代档案职业面临的挑战

数字化时代不仅改变了人们对档案职业本质的认识,而且也改变了档案职业内涵本身。多媒体、网络和数字化档案信息技术导致档案职业发生了根本性的转变,数字化时代档案职业面临的挑战必须正确应对。

３.１　档案信息资源的鉴定问题

数字化时代档案信息资源的生成成本低、容易获得、重复率高和价值不确定性,影响到数字化档案信息资源的整体质量。归档电子文件易更改性、对设备具有依赖性和迁移性等三大特性,又使得数字化档案信息资源存在真实性、可靠性和安全性问题,需要做真实性、可靠性鉴定和安全性评估。

随着我国档案数字技术的飞速发展,特别是多媒体技术和数字化信息技术的广泛应用,得以产生海量的数字化档案信息资源,这些资源不但成本不高,获取途径简单而且效果明显。比如数字化摄像、摄影技术普及,使得声像数字化信息资源成几何级数增长,生成海量数字化影像档案信息资源。在实践中不难发现基其中存在大量重复,价值不大的,没有保存价值的数字化声像档案信息资源。如果不加以鉴定和做清除处理,不仅会占据大量的电脑储存空间,而且会占据大量的储存资源,更值得人们注意的是,会严重影响档案信息资源的质量。因此,必须通过价值性鉴来优化数字化档案信息资源。

３.２　档案职业工作模式

过去传统的档案职业工作模式,已经被计算机智能化管理模式所取代。计算机技术的普及使得文件的生成和载体也发生根本性地改变,由单纯的纸质载体档案发展成为归档电子文件和纸质档案共存的局面。实现这一转变的速度太快,档案职业从业人员不论从思想上还是技能上大多不能适应这种变化,也根本来不及准备。主要是缺乏计算机管理知识和技能,还不能很好地掌握现代化档案管理模式。因此,需要用一定的时间、精力和平台去学习、探索和实践,最终才能具备掌握现代化档案管理模式的技能,否则就会被数字化时代档案职业所淘汰。

３.３　馆藏档案资源存储载体多样化

数字化时代馆藏档案资源不仅包含实体档案资源,而且包含归档电子信息资源。储存载体也发生了根本性的变化,主要表现实体档案资源的载体没有变化,而归档电子档案资源的载体则有变化,是因其有现实体档案资源不同的独特性质,不论从产生、传递、整理和储存载体都离不开相应的硬件设备。只有很好地利用这些特性才能有效地管理好归档电子档案,挖掘归档电子档案资源的利用价值为社会服务。实际上,归档案电子信息资源对硬件设备的依赖性还表现在其储存载体并不是单一的,而是多样的,如计算机硬盘、U 盘和光盘等都是归档电子信息的载体。

３.４　档案职业管理技能

数字化时代档案职业从业人员必要掌握现代档案管理操作技能。否则,就不能有效地驾驭数字化档案信息资源管理软硬件设备,不能对数字化档案信息资源实行有效管理,档案数字化工作也就无从开始,只能停留在原始操作水平将会与社会发展相脱离,根本无法与数字化时代档案管理相接轨。因此,档案职业现代化操作技能必须掌握和灵活运用,必须结合档案职业从业人员岗位角色学习和掌握相应的数字化技术能力,明确现代档案信息管理技术在档案职业中的地位。档案职业管理技能的基础是普通技能,是确保档案资源建设工作正常运行的基础条件,是档案职业从业人员必备的最低层次操作技能。

３.５　档案职业从业人员素质

数字化时代档案职业从业人员,大多不具备档案职业应有的专业技能。由于普遍年龄偏大,知识结构不合理,比较适合从事传统的纸质档案的整理工作,但无法完成数字化时代档案职业档案信息资源的建设工作。为了改变这一现状,必须彻底改变档案职业从业人员知识结构、人才结构、学历结构、专业结构。从高校引进档案专业人才,加大档案职业从业人员专业知识的培训力度,提升他们的档案职业必备的操作技能。理清档案职业从业人员思维,逐步从随意转向专业,从非理性转向科学化。档案职业从业人员从辅助转向参与,从被动转向主动,档案职业技能从手工转向自动,从经验转向科学。

３.６　档案职业门槛低

档案职业目前仍没有确定的门槛,也就是没有档案职业准入的具体规定,特别是机关企事业单位档案机构,因为属于单位的附属机构,历来处于边缘地位,必须建立职业准入制度和职业认证制度。只有这样才能实现档案职业人力资源建设走向规范化、制度化和专业化道路,这也是档案职业逐步走向职业化发展道路的基本条件,对于提高档案职业社会地位、经济地位和政治地位,推动档案职业社会化具有积极作用。要从档案管理顶层国家层面牵头建立档案职业资格认证机构、科学地认证制度、认证方式与认证体系,确保档案职业准入门槛不至于过低。

３.７ 　档案职业分布的领域不宽

从档案职业的分布领域可以看出只有政府机关、事业单位以及大型的企业才会单独设有档案机构,一般的小企业虽然也有档案职业岗位,一般由行政或人事部门兼管,为本单位提供档案信息服务。因此,为了拓展档案职业的分布领域,有必要扩大档案职业的社会性功能,密切档案职业与社会、政治、经济及其他领域的关系,建立自上而下,左右联通的档案职业网络,使档案职业渗入到全社会各个领域中去,实现独立行使档案职业的社会职能,更好地为社会服务。

３.８　社会对档案职业认可度低

虽然人们对档案职业的认可度有所提高,但总体上还停留在比较低的层面。造成我国档案职业认可度低的因素固然很多,主要的应表现在档案机构除了国家综合档案馆和专业档案馆外,大多数不是一个独立的管理机构,而是附属在政府机关、企事业单位所属服务部门,而且在单位上也是属于边缘化部门。如果站在本单位这一层面来分析档案职业无疑是属于边缘化或冷门职业。不论从那一个角度来看档案职业都是单位的一种辅助职业而不是单位的核心或中心工作,这是档案职业在单位上的所处的地位和发挥的作用造成的,这也是不可改变的客观现实。而与其他辅助职业如文秘从业人员、图书馆从业人员、档案从业人员的认可度相对也要低。要改变这种现状,应立足于档案资源建设,加快数字化档案信息资源建设的速度,拓展数字化档案信息资源服务和文化功能,通过各种渠道宣传档案文化,凸显档案利用功能,提升档案价值和影响力,才能逐步提升档案职业的认可度。

３.９　社会对档案职业回报指数低

档案职业从业人员普遍认为档案职业的社会地位、政治地位和经济地位还不如图书管理职业等相近行业高。究其原因,跟档案职业的客体有关,档案最本质的东西是具有原始记录性,而这些记录的保密程度划分相应密级,无法让全部的档案为社会服务,利用率必然较低。客观地说档案职业内容包括收集、整理、录入、进馆和利用查询等简单任务,难度系数相对低,易于替代必然导致社会对档案职业的回报指数低。然而,数字化时代的到来为彻底改变社会对档案职业回报率低的现状提供了可能。因为,数字化时代档案职业的客体是数字化档案信息资源建设,而数字化档案信息资源是社会信息资源库的组成部分。所以,只有做大做强数字化档案信息资源对社会做出较大的贡献才能真正赢得社会认可。

４　结语

档案职业虽然是一个历史悠久的职业,但是从业岗位或领域并不宽,分布也不是很广,不是大多数择业人员的理想职业或岗位,与类似职业比较不论社会地位还是经济利益都没有优势,这是与档案职业的边缘性和辅助性特性所决定的。数字化时代来临,现代科学技术渗入档案职业,使得档案职业的客体档案资源建设内容和形式发生了巨大的变化,数字化档案信息资源已经成为社会信息资源的组成部分,通过做大做强数字化档案信息资源,丰富社会共享的社会信息资源,从而有效地拓展和弘扬档案文化,不仅能为社会提供更有效地利用服务,而且可以有效提升档案职业的社会地位、政治地位和经济地位。