数字档案馆建设现状
发展数字档案馆面临的问题与困惑:
１.１ 建设数字档案馆能否提高利用率
档案馆是永久保存国家档案的基地,它一直把提供档案信息作为社会服务的信息中心,实现档案信息全社会共享,提高档案利用率作为梦寐以求的目标。数字档案馆的出现为其实现上述目标提供了途径。数字档案馆“是一个电子化信息的仓储,能够存储大量各种形式的信息,用户可以通过网络方便地访问它,以获得这些信息,并且其信息存储和用户访问不受地域限制。它能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储治理、查询和利用集成在一起,使这些信息得以在网络上传播,从而最大限度地利用这些信息”。真正体现“信息数字化,传输网络化,馆藏超时空化,服务有线化,利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文”,实现档案信息的共享。数字档案馆为实现档案信息的共享铺平了道路,使档案信息共享成为可能。然而,数字档案馆的建成并实现档案信息的共享,并不等于就能提高档案利用率。档案馆作为信息部门的“弱势群体”,在建立了数字档案馆后,并不一定就能解决传统档案馆面临的档案利用困境问题。回顾历史,我们可以看到建国以来所谓的档案利用高潮仅仅出现过两次,一次是改革开放初期拨乱反正中利用档案平反了大批冤假错案;另一次是上世纪８０年代全国范围内的编史修志促成的利用高潮。这两次利用高潮可以说是在特定历史条件下,为特定的目的而形成的非凡现象。因而,这种档案利用高潮会随着目标的实现而退潮。事实也证实,随着时间的推移,大规模的编史修志工作的基本完成,档案利用工作再次走入低谷。尽管档案部门想尽各种办法,丰富馆藏、改善馆藏结构、建立开放档案目录中心、开展创新服务机制等,档案馆门前依旧是“门可罗雀”,档案利用工作仍然在低谷中徘徊,毫无起色。 “我国国家档案馆利用程度不高是不争的事实,接待查阅档案者日均二三人次的省级档案馆,日均不足一次的区、县档案馆决非个别现象。”传统档案馆所面临的档案利用率低下的困境依然会摆在数字档案馆面前,这个问题并不会因数字档案馆的建立而马上解决,马上消失,数字档案馆对此恐怕也无良策。因为数字档案馆虽然可以实现档案信息的全社会共享,但是,档案信息的共享还需要建立在对这些档案信息的需求之上。假如没有对这些档案信息的需求,档案信息的共享也就没有了意义。档案信息的共享,说到底实际上是建立在对异地档案信息的需求之上的。我们清楚,一般的档案馆保存的档案大部分是有关本地区的社会记录,尤其是市级以下的档案馆都是以本地区的利用者为主。试想一下,连本地区、守着家门的利用者都不去利用的档案,异地的利用者还能对其有利用需求? 或者说,连对本地的档案都没有利用需求的利用者,还会对与本地区没有关系的档案产生利用需求? 更何况这些档案馆保存的档案大部分都是党政机关的文书档案,可以说从内容上是大同小异的,而且与异地的利用者没有多少关系。即使那些所谓利用率高的人事、土地、公证等档案,也只是与当地的利用者有关系,与异地的利用者没有一点关系。而且利用者在利用这些档案时,多数是在利用它的凭证作用,但数字档案在目前是很难起到它的凭证作用的。因而这些档案根本就不可能吸引异地的档案利用者利用。从这个意义上讲,就是大部分档案馆都建成了数字档案馆,档案信息的利用问题仍然不可能解决,数字档案馆同样会陷入传统档案馆面临的尴尬局面中。很显然,数字档案馆的建设和运行,只是运用新技术解决了档案的快速检索与异地查阅,只是更新了档案利用的手段,它并没有改变档案信息的内容和档案的凭证性基本作用。当然,数字档案馆的建设,对于国家级和部分省级档案馆以及一些其他馆保存的珍贵档案来说可能会增加一些利用者,但相对于数量庞大的大部分市级以下的档案馆来说,增加的这些利用者就显得微不足道,解决不了根本问题。因此,我们对数字档案馆在提高档案利用率的作用方面要有清楚的认识,在投资建设数字档案馆时应做出理智慎重的选择。同时,也应该看到,开发档案信息资源仍然任重道远。
１.２ 建设数字档案馆投入与产出能否协调
在我国档案界历来都不关注档案治理的投入与产出的问题,很少有人关心档案整理保管利用的成本效益问题,也很少有人研究档案价值和档案整理保管费用之间的关系。不管投入的整理保管档案的费用是否超过档案的价值都照常保管,这样就出现了两种情况。一种是有许多档案的保管费用已经超过了其档案的价值,或者说是完全没有保存价值了还仍然被保管着,使有限的档案保管费用被白白浪费。另一种是许多珍贵的档案不能得到合理的保护,使这些珍贵的档案和一般的档案在同样的条件下保管。有些条件差的档案馆仅仅是保存不丢失而已,根本谈不上保护。由于缺乏成本效益观念,造成了档案馆投入与产出的不协调,这种不协调在传统档案馆条件下对档案工作的影响还不算太明显。这是因为对于传统档案馆来说,可以投入大量资金改善档案保管和利用条件,也可以只给几间房子来保管档案,虽然保管和利用档案的条件差别很大,但对利用工作来说相差还不算太大。实质上前者是不计成本在维持档案工作,而后者是以牺牲档案的安全永久保存的代价来维持档案工作。但是,在数字档案馆的条件下这种投入与产出的不协调就显得非凡突出,对档案工作的影响更是显而易见的。数字档案馆是高新技术支撑起来的,建设数字档案馆需要巨额资金。但是数字档案馆又不是一次性巨额投入建成后就可以一劳永逸的,它的维护和使用费用并不少于初建的费用;数字档案馆就像一个“无底洞”,需要不断地投入大量资金来维持其正常运行。它与传统档案馆相比:其一,它的成本投入超出了人们的想象,不知要高出传统档案馆多少倍;其二,它不像传统档案馆给几间房子就能运行,就是建一个最低标准的数字档案馆的投入也是相当可观的。在第一个问题里谈到数字档案馆并不能提高档案的利用率,这时的巨额投入与利用率的不高就形成了强烈的反差,成本效益的问题就显得格外突出。
