关于海盐县机关档案工作者队伍职业能力建设的思考

随着信息化时代的来临,人才资源已成为最重要的战略资源①。谁拥有了人才,谁就拥有了竞争力,谁就能赢得主动权。抓好新时期档案工作者队伍职业能力建设,培养一支讲政治、精业务、素质超群的机关档案工作者队伍,为基层档案事业持续科学发展提供坚实基础,已成为当前县域基层档案行政管理部门的一项重要任务。为此,浙江省海盐县档案局于２０１４年５月对全县机关档案工作者职业能力建设情况作了一次专题调查。

１　基本情况

本次调查范围是全县各镇人民政府、街道办事处、县级机关各部门及县属各单位,即为全县一级立档单位,共发放表格７４份。从反馈的情况来看,较清晰地反映出目前我县机关档案工作者队伍基本状况。１、从年龄结构看:全县机关档案工作者平均年龄４０岁。其中,各镇人民政府、街道办事处的档案工作者平均年龄约为５１岁,县级机关各部门、县属各单位的档案工作者约为３６岁。３０周岁以下的７人,占总数的９.５％;３１至４０周岁的３１人,占总数的４１.９％;４１至５０周岁的１９人,占总数的２５.７％;５０周岁以上１７人,占总数的２２.９％。２、从性别结构看:女性５７人,占总数的７７％;男性１７人,占总数的２３％。３、从取得档案工作上岗证看:从事档案工作有上岗证的有４６ 人,占总数的６２.２％;无上岗证的有２８人,占总数的３７.８％。４、从获得档案专业职称看:取得初级职称有１３人,占总数的１７.６％;取得中级职称的有１０人,占总数的１３.５％;副高以上的高级职称为零。５、从专业学历情况来看:档案专业１人,占总数的１.３５％;文秘专业１人,占总数的１.３５％;计算机信息技术专业２人,占总数的２.７％,其余均为行政管理、法律或其他专业。６、从档案工作专兼职情况看:专职从事档案工作的有１２人,占总数的１６.２％;其余人员全部为兼职人员,占总数的８３.８％。

２　现状分析

２.１　年龄结构和性别结构总体平衡

目前男女性别比例大致为１:４,由于女性大多心静心细,对工作认真负责,档案保管利用安全到位,这样的性别结构比例较为理想;４０岁的平均年龄说明大多数档案工作者正处于年富力强、精力充沛阶段,对于我县档案事业的持续科学发展十分有利。但是,我们也注意到在各镇人民政府、街道办事处所配备的档案工作者超过５０周岁的高达６６％之多。由于各镇(街道)工作面广量大,由此产生的档案也是种类繁多,加上档案工作信息化时代的来临,对从事档案工作的人员提出了非常高的要求,因此,这个年龄段的机关档案工作者面对新形势下的档案工作大多感到难以胜任,结构状况不甚理想。

２.２　档案专业人员贫乏,专业技术人员偏少

从调查结果看,目前机关档案工作者的学历层次普遍不高,档案专业人员极其贫乏,毕业于档案专业学院的更是少之又少,即便是与档案工作相关的文秘、计算机专业的档案人员也是寥寥无几。目前全县机关档案工作者中具有专业技术职务的人数占总人数的比例大约为３１％,副高以上的专家型人才一个也没有。社会的发展对档案工作的专业程度提出了更高的要求,专业技术人员占有比例不高,对全县档案工作的发展、管理、提高都会有很大的制约。

２.３　机关档案工作者专职化比率不高

从这次调查反馈情况来看,目前我县机关档案工作者队伍建设情况不容乐观,档案专职干部人数只占总数的１６.２％,这种比例已明显不能适应日益繁杂的档案管理工作需要。

以上三种情况的产生,究其根源,大致有以下三种原因:首先,各级领导干部的档案意识还不够强,档案工作不被重视。有的领导认为档案工作不是一线工作,可有可无,在确定档案人员时有较大的随意性,没有考虑档案工作的机要性和信息化趋势。其次,档案工作者的职业倦怠情况比较严重。档案工作在机关部门中地位较低,加上档案管理人员的工作本身就很枯燥、烦琐,即使正在从事档案工作的同志,其学历教育培训大多也不愿选择档案专业。一些具有相当学历的专业人才,也感到档案管理工作前途暗淡,渐渐丧失对档案工作热情和兴趣。再次,政府机构人少事多的实际情况导致一人多岗现象难以避免。如文书收发岗位、档案管理岗位、信息报道岗位、账务岗位等多种岗位职能集于一身,致使有的机关干部名为兼职档案管理人员,实则根本就没有时间和精力去做档案工作,工作创新和发展也就无从谈起。

３　职业要求

“一个档案工作者最大的责任即管理好档案,为来自于社会各方面的用户提供服务,这无疑是正确的,但以社会发展的客观状况来看,这一点远远不能满足社会对档案及档案工作人员的期望。”笔者认同这样的观点,原因就在于当今社会,随着社会环境的快速变化档案工作也在跟着快速变化,档案工作者的社会责任也随着档案工作的日新月异而责任更加重大。正如近期中办、国办联合印发的«关于加强和改进新形势下档案工作的意见»中明确指出: “档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录,是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作,做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。”因此,面对新形势新任务新要求,对机关档案工作者的职业道德和职业技能提出了更高的要求。

３.１　职业道德要求

根据第１３届国际档案大会通过的«档案工作者职业道德准则» (AG/９６/９)要求来看,档案工作者职业道德内容主要有:档案工作者应维护档案资料的完整,以确保其作为历史证据的可靠性;档案工作者应尽可能地发挥档案资料的服务功能,为所有利用者提供公正的服务;档案工作者应该遵守利用和隐私两原则,遵守有关的法令法规;档案工作者应珍惜所给予的特殊信任,不利用他们的职务为自己和别人谋私利。而机关档案工作者则应更加具有珍视档案、尊重历史、公正务实、忠于职守、热心服务的职业道德品质。

３.２　职业技能要求

«中华人民共和国档案法»规定:“档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。”档案工作者在履行职责时应具有一定的能力、智力和学历、资历,必须有真才实学,熟悉档案工作的方针、政策、法律法规和标准规范,比较系统地掌握档案学专业理论知识,有综合分析能力和科学决策能力。还要熟悉与从事档案管理相关的文书学、秘书学、管理学、图书馆学、博物馆学等专业知识,特别是信息技术。随着档案信息化时代的来临,各种新兴媒体传播渠道的开发利用,数字档案馆室之间共享信息资源需求都依赖于熟练掌握相关信息技术知识。显然机关档案工作者仅仅停留在取得档案职业资格或拥有档案专业技术资格是不够的,机关档案工作者应是知识广博的通才。

４　加强职业能力建设的方法策略

４.１　以作为求地位,档案部门要立足社会关注度,转变观念,服务民生,全面提升档案部门的形象和地位,为全县机关档案工作者从事档案工作提供良好的外部条件

随着政府职能的转变和公共服务理念的确立, “政府行政模式正在由统治行政和管制行政逐步向服务行政的历史演进之中”,为社会提供公共服务,满足社会需求正成为政府部门的主要职责之一。从全国范围来看,近年来档案安全隐患日益凸显,各地已发生多起干部人事档案、学生学籍档案、房产档案、病历档案、养老保险档案被篡改、伪造、冒用的事件。为此,浙江省档案局通过不懈的努力,以省两办的名义在全省部署实施档案登记备份工作,并列入“平安浙江”安全监管考核,大大提升了档案部门的影响力。从我县来看,近年来,县档案局在档案数字化、档案登记备份、重点建设项目档案监管、档案文化建设、新农村档案信息共享工程等方面下足功夫,目前已取得明显成效。

２０１１年１１月,根据省、市有关解决未参保集体企业退休人员及其他相关人员办理参保手续,部分精减退职人员领取生活困难补助问题等惠民政策文件精神,许多未参保集体企业退休人员、精减退职人员纷纷来县档案馆查阅证明档案。为此,县档案局专门抽调人员,为群众查档提供周到服务,为群众分忧解难。短短两个月,接待精减退职人员６００多人次,调阅案卷２０００多卷次,日均调阅案卷５７卷次,受到广大干部群众的称赞。荣获浙江省社会主义新农村建设档案工作示范县、浙江省档案文化建设创新奖等多项荣誉。

２０１２年,海盐档案信息化建设实现跨越式发展,数字档案馆室一体化建设(一期)、登记备份系统软硬件建设、登记备份机房建设三大项目投入使用;新农村档案信息资源共享工程积极推进, «基于县域的档案信息资源共享工程推进机制研究»成为嘉兴历史上第一个国家级档案科技项目,也实现了我局建局以来国家级科技项目零的突破;全省方言语音建档试点工作率先开展;«建立家庭档案见证生活巨变» «祈吉纳福的农耕记忆———海盐灶头画»等三个作品获全省优秀编研成果奖;海盐特种纤维厂成功创建全省首批“企业记忆之窗”示范点等。县档案局荣获浙江省档案系统推进平安浙江建设先进单位、浙江省优秀档案网站、浙江省首批规范化登记备份中心等荣誉,得到了县委、县政府主要领导的肯定。

２０１３年,海盐县在档案远程利用上做到了“两延伸、两覆盖”。即远程利用服务网点延伸至所有村(社区)服务中心和县行政审批中心、婚姻登记中心等有重点需求的部门服务窗口,达到镇(街道)、村(社区)全覆盖,同时远程利用的查档范围也延伸至所有馆藏可开放档案和有重点需求的室藏民生档案,达到馆藏可开放档案全覆盖。基本实现查档不出村、不出镇的远程查档服务要求。完成国家级科技成果一项,张乐平漫画作品档案入选全省第三批“浙江档案文献遗产”等,海盐在档案共享工程、名人建档、档案安全监管三项工作获省档案局局长刘芸的重要批示。

这种敏锐捕捉到社会热点并积极应对的做法大大提升了档案部门的社会地位。使广大档案工作者认识到档案工作在服务社会、服务民生的大舞台上可以大有作为,也让工作在基层的档案工作者真切体会到整个档案行业的地位在提高,档案工作者自身的地位在提高,这种潜移默化的凝聚力、向心力作用巨大,大大增强全体档案工作者从事档案工作的信心和动力。

４.２　铸灵魂讲奉献,树立高尚的职业道德情操

职业道德建设是队伍建设的核心和灵魂。档案工作是一项具有很强的政治性、机要性、基础性和服务性的工作。随着社会的不断发展,档案信息的安全性问题日益突出。档案工作者直接管理着党和国家的重要机密,没有较高的政治素质和强烈的责任感是无法担任此项工作的。因此,机关档案工作者一定要树立“为党管档,为国守史,为民服务”的工作理念。同时档案工作又是专业性很强的业务工作,只有耐得住寂寞才能脚踏实地地做好档案工作。２０１４年,是完成实施“十二五”规划的关键之年,也是深入实施我省档案事业“五档共建”发展战略的关键之年。为扎实推进法治档案、智慧档案、民生档案、平安档案、活力档案建设,我们紧紧围绕省局提出的“比实干、比服务”主题实践活动和党的群众路线教育实践活动,创新工作方法,在全省率先开展了“查档无休日”活动;建立了全县档案工作示范点,开通了“企业档案服务直通车”;在于城镇、百步镇试点推行镇村两级档案信息资源共享机制,将档案信息服务逐步纳入镇村“为民办事代理服务”体系。通过各类服务载体,在全县档案系统内营造“爱岗敬业、服务群众、勇于创新、争创一流”的良好风气。促使全体档案工作者做到“工作在手中完成,形象在身上树立,难题在岗位破解”,真正让“讲奉献、比贡献”成为一种习惯,“比实干,比服务”成为一种常态,“强效能、创一流”成为一种风尚。

４.３　夯基础抓核心,加强机关档案工作者队伍业务能力建设

面对日益繁杂的档案工作,要加强机关档案工作者队伍业务能力建设,必须牢牢把握提升业务水平这条主线。我县档案工作今后几年重点涉及档案信息共享、档案登记备份、档案文化建设三大任务。针对目前我县档案系统干部知识老化、新技术知识贫乏的状况,加强现有人员的继续教育培训是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。首先,加强培训要注重实用性。要结合工作实际需要和未来的发展趋势,与实际工作紧密配合,并根据不同的层次、不同的需求,按需施教,学以致用,讲究实效。其次,加强培训要因材施教。档案专业技术人员继续教育培训的类型和形式方法与手段,可因人而异。有些单位的档案人员,由于人员变动,需要学习基础知识,掌握档案管理工作的基本技能;有些单位的档案人员稳定,又具有一定的文化知识,则需要补充一些新技术、新方法。这样才能更加主动地抓好培训工作,才能使我县机关档案工作者的知识和能力适应档案事业飞速发展的客观需要。

从实践来看,近年来,我局精心谋划、狠下决心,以“集中学习、分散指导”方式,积极开展全县档案工作者培训工作。与县委党校联合举办了全县档案工作者培训班,邀请省局领导亲临授课作档案工作形势报告;联合省档案局培训中心,举办海盐县档案管理岗位培训班,省档案局相关业务处室骨干亲临授课,全县各镇、街道、县级机关各部门、县属各单位、重点骨干企业的档案工作者参加了培训,近１００人取得了省级档案岗位上岗资格证书,开创了联合省局培训中心在海盐举办档案工作者培训班之先河;另外,又先后举办了全县档案工作目标管理认定和数字档案室创建业务培训班,各镇(街道)政协委员联络室档案工作培训班等专题业务培训班多期;在元通街道、百步镇等镇(街道)开展站办、村(社区)档案员培训工作,累计培训１７０多人,总计参训人次达６００多人次。通过培训学习和现场指导,提高了基层档案工作者的业务素质,增强了工作信心。

４.４　稳人心得人心,建立健全档案工作者激励机制

档案工作是一项长期的、繁杂的工作,短期出成绩很不容易,档案人员得到认可的机会不多,即使认真工作也很难获得提拔晋升的机会,使得优秀的人才不愿干,即使来了也干不长。因此,首先要争取各级组织、人事部门的理解与支持,坚持以人为本的科学发展观,切实关心档案工作者的成长,摸索出一套适合档案这一特殊领域的激励机制。比如对从事档案工作连续满２０年以上的同志颁发荣誉证书,与人力资源部门联合开展表彰优秀工作者、注重从档案系统内部选拔班子领导等。只有真正做到以事业留人、以感情留人、以适当的待遇留人,才能形成档案事业快速健康发展的大好局面。近年来,我局出台了«关于鼓励档案管理人员参加专业技术资格考试的若干规定»,对局本级和下属事业单位人员,各镇(街道)、县级机关各部门、县属各单位档案员,以及档案事务所员工,凡参加档案专业技术资格考试并获得初级档案专业技术资格以上证书的,由县档案局予以５００~２０００元额度的奖励,各级档案工作者纷纷参加业务培训,提升业务工作能力。其次,要出台有利于档案事业发展的政策,加大对档案事业的投入。尤其是对管理体制、事业经费、机构和人员编制、行政处罚等事关档案事业发展保障性问题作出明确规定,增强操作性,为档案事业发展提供强大的财力保障。第三,加强沟通,形成良好的档案工作者人才队伍建设氛围。档案工作量大的单位,尤其是各镇(街道),应争取单位主要领导的重视与支持,配备一到两名年纪轻、懂信息化的专职档案工作者,同时解决好每一位基层档案工作者的实际困难,使他们安心本职工作。真正形成党委、政府领导,档案部门主管,相关部门配合,社会广泛参与,齐抓共管档案工作的新局面。

笔者深信,通过不懈努力,一定能营造出一种心齐气顺、风正劲足、人心思上的档案工作良好氛围,一定能打造出一支适应现代化档案工作需要的,结构合理、政治坚定、业务精湛、爱岗敬业、顾全大局的机关档案工作者队伍,确保海盐档案事业有更加广阔的发展前景。