提升档案职业人员素养的有效途径研究

在信息化的背景下,计算机网络的发展趋势越来越呈现多媒体化、高速化以及多网融合化。传统的档案管理模式已逐步被信息化的档案管理模式所取代,以纸质档案为主的载体形式渐渐被多元化的载体形式代替,档案工作不可逃避地面临着科技飞速发展和管理更新等方面的压力与挑战。档案工作必须要顺应社会的发展,转变管理理念、创新服务方式、提高人员素养,把挑战变成了机遇。众所周知,任何职业工作的发展都离不开高素养的人力资源。因此,档案职业人员应明确自身所肩负的历史重任,尽快适应信息化发展的要求,顺应新时代档案职业的发展方向,积极寻找自己的立足点,通过各种途径和方式不断提升自身素养,满足档案利用者对档案信息的利用需求,提高档案职业价值与社会地位。

１　档案职业人员的现状

１.１　档案职业缺乏上岗资格认证,专业素质不佳

目前,在我国档案职业缺乏相应的准入资格认证。档案职业相对于财务、金融、教育等其它行业专业化程度不高,档案鉴定、保护、编研等职业技能并不具有普遍性、必备性,只要通过实践和在职培训既能轻松获得。因此,进入档案职业的门槛较低,不少档案职位被一些非专业的人员占有,成为照顾单位家属、子女的安置岗,档案部门的岗位虽然人满为患,但由于种种原因,档案专业人才奇缺。据有关数据显示,档案职业人员中的近８５％的人员不是档案专业人员,中高级技术职务的专业人员较低,国家级综合档案馆高级职称人员不到８％,因此,当前的档案行业没有明显专业人员和非专业人员界限,档案职业人员素质整体不佳。

１.２　档案职业人员队伍不稳定,学历层次偏低

政府机关和学校等部门,管理档案工作的人员往往是由其他岗位的人员兼任,或者是档案人员还兼任其他岗位的工作,工作任务重,岗位更换频繁。更有甚者,有些档案人员把档案职业当成进入其他职业的跳板,报着当一天和尚撞一天钟的心态,敷衍应付工作。据«中国档案年鉴(２００７)»统计显示,到２００６年档案行政管理部门和国家级综合档案馆人员的文化程度高学历人才极少,档案专业大学专科和本科人员都不到１０％。近几年,随着档案事业蓬勃的发展,档案职业高学历层次人员不断的引进和培养,档案界学历层次明显提高,但从总体来看,与适应信息化时代档案职业发展的需要还有一定的距离。

１.３　档案职业人员精神倦怠,工作积极性不高

档案职业岗位和其他岗位相比较具有边缘性、社会辅助性。档案工作的性质具有机要性、保密性、周期性,不具有社会普遍利用性,不能带来直接的经济效益,档案职业的成就感不被人重视。档案工作的内容包括收集、整理、鉴定、保管、编研、统计、检索、利用等十几个环节,工作日复一日,年复一年,繁琐、枯燥、重复、默默无闻,档案职业的辛苦不被人理解和重视。再加上档案工作的劳动报酬不高、社会地位不明确、个人发展空间有限、档案信息化的发展压力增大等各方面的因素,导致档案职业人员者对本职岗位没有活力和创造力,精神极度疲劳情感衰竭,工作积极性不高。据中国人力资源开发网发布的«工作倦怠指数调查报告»显示,在所调查研究的１５个行业中,档案从业人员工作倦怠指数高居榜首。

２　档案职业人员应具备的基本素养

计算机系统、数据库系统、档案管理软件的广泛使用,促使档案信息化飞速发展。档案在鉴定、整理、检索、利用等各个关键性的环节都发生了显著变化,打破了传统管理手段单一、专业性模糊、技术含量低的格局。档案职业人员由传统的关注档案实体的收集保管利用,向关注档案文件产生的全程实施监控变化,向关注档案文件所包含的信息内容的开发利用变化,呈现出计算机管理取代人工操作的趋势。同时,随着政府信息公开化,社会对档案信息的利用需求也在不断增长,档案部门打破了以藏为主,面向内部利用的格局,转向为社会公众提供各种高效个性化推送服务为主。因此,档案职业的发展越来越依赖于技术手段和技术条件,技术的含金量也在日渐增强,档案职业人员越来越需要具备高素质和多样化的专业技能。

２.１　具有奉献意识和参与精神

档案的价值就像陈年老酒,时间越久远,也越显珍贵、价值就会越发突出。

档案工作是一项特殊的职业,既具有开放利用性,又具有保密机要性。因此,档案的社会效益发挥的比较模糊和延迟,周期性比较长,档案职业人员的辛勤付出和单调劳动往往被别人忽略。这就要求档案人员应具有奉献意识,对档案事业充分自信和热爱,对档案价值的认同和珍惜,能够坚守寂寞,在各自的工作岗位上努力奋斗。随着社会的发展,档案工作与人民生活密切相关,触角也延伸到社会生活的各个领域,档案人员不再局限于是被动的“证据守护者”,而应积极探索有效的服务方式和方法,大胆主动地走出去,同文件材料生成部门、管理者、技术人员紧密合作,积极参与业务流程的制订、管理软件开发、档案材料的收集等环节。同时,档案职业人员应紧跟时代步伐,密切关注人民群众的需求,通过微信、政府信息网站、博客等媒介,了解大众意识,构建以人民群众为根本资源、方便人民群众利用的完整的社会记忆。

２.２　具有专业知识和现代化管理能力

档案管理专业化与否不单单指档案的领导、理念、组织、技术等方面,更主要是体现在档案职业人员的专业化程度。档案人员的专业素养和综合能力的高低直接反映出档案管理工作的水平,关系到档案工作各个环节的质量。随着社会的发展,信息技术在档案管理工作的普遍应用,档案职业人员不仅要受过专业学习和培训,而且要树立终身学习的理念,不断完善自身的知识结构,努力学习与档案工作相关的计算机知识、管理学知识、图书情报学等方面的知识,最终成为能够充分开发利用档案资源的复合性人才。通过对现有档案资源的分析整理,找出自身的特色优势,深挖掘、深加工,进行深层次的编研开发。对不同的档案用户进行跟踪调研,分析用户的需求,提供定制服务满足不同用户的个性化需求。在对用户开展实体服务的同时积极开展档案信息内容发布、浏览、下载等档案信息服务。通过档案职业人员的辛勤付出不断丰富更新档案资源存贮,提供更多的有用信息反馈给社会,充分发挥档案的价值,努力提升档案的社会影响力。

２.３　具有开拓创新意识和协调沟通能力

档案的价值在于利用。目前,大多数档案部门都在积极的尝试新的档案服务方式,各级各类现行文件阅览中心、数字档案馆、档案网站的建立,为更多的人提供借阅、复制等便捷的档案利用服务。但当前的这种档案信息服务方式是直接利用,还处于初级水平,不能满足社会多样化的信息需求。信息化时代的档案职业人员要具有开拓创新意识,要利用自身隐性资源和丰富的档案资源,对档案信息服务的深化升级,整合档案数据库与一般的知识体系资源,进行深开发、深整理和深挖掘,以信息化技术和网络化技术为有效平台,借助技术软件针对不同的需求,对档案信息进行分析综合与高度概括,为有关部门科学决策提供系统的、科学的、完整的档案信息。同时,为了实现档案价值绩效最大化,对重大项目进行综合研究时,档案职业人员敢于开拓创新,敢于协调沟通,能集中相关领域的专业人才,因而跨空间、跨领域的合作,最终形成档案信息服务可行性报告。

３　提升档案职业人员素养的有效途径

３.１　严格实施档案行业准入制度

据有关数据显示,到２００２年,我国已经对９０多个技术性强、服务质量要求较高和覆盖面广、流动性大的职业实行了就业准入制度。目前, «中华人民共和国档案法»中没有对从事档案工作的人员的任职条件和专业地位明确要求和规定,没有要求档案从业人员必须“持证上岗”。因此,在我国档案从业人员的专业水平和综合素质没有职业标准和准入限制。现阶段,在我国档案部门被大量的低学历、非专业的人员占据,很多优秀的、高学历的、专业的、综合能力强的年轻队伍人才由于种种原因却进入不到档案部门工作。周而复始,恶性循环,档案部门一方面高呼提高社会福利、提高社会地位、提高工作成就感;一方面又墨守成规、人浮于事、效率低下。有作为才有位、有服务才有回报、有质量才有价值。档案行业只要严格实施档案行业准入制度,严格设定档案从业人员的准入标准,提高从业人员进入此行业的门槛,才能从源头上保证档案职业人员素质的高起点。

３.２　科学制订档案职业人员培训和考核方案

档案事业的不断发展促使档案人员只有通过不断的学习,不断的充电才能满足档案职业的发展需求。科学制订以继续教育、业务培训、行业交流、挂职锻炼、顶岗实习等多种形式为主的职业技能培训,使培训常态化、系统化、规范化、有效化、完整化。培训内容不能仅要加强专业知识的学习,而且要根据档案信息化的发展需要,有针对性地加强计算机应用、档案管理软件使用、网络化安全保障、档案信息化建设、档案深层次编研、档案科学研究等多个方面的学习培训。通过科学有序的培训,不断提高档案从业人员的业务能力和工作水平,使每一位档案从业人员都能利用所掌握的新技能轻松适应工作的变化,都能成为各自岗位上的专家里手。同时,档案职业人员的培训要和晋升职务职称、评奖评优等个人利益挂钩,使学习培训真正起到学习提升和利用的效果。

３.３　档案部门加大宣传力度,积极营造良好的外部环境

由于历史的原因,档案政治色彩较浓,长期以来处于封闭、半封闭状态,远离公众生活。档案以及档案工作给大家的感觉就是神秘、遥不可及。档案人留给大家的职业印象就是默默无闻、无私奉献。随着社会的发展,档案利用率提高,人们的档案意识明显增强,档案越来越受到人们的关注,但是比起其他行业档案的知名度仍然低了很多。因此,档案部门通过电影、电视、网络、媒体、海报加大宣传力度,充分发挥宣传的导向性,让更多的人了解和熟知档案工作,提高档案普及度和知名度,积极营造尊重历史、关注档案、爱护档案的社会环境。同时,档案部门要多方沟通协调,引起领导高度重视,把档案事业的发展列入总体发展规划,增加经费投入,切实解决档案人员的实际问题和困难,创造理想的工作环境,提高人员的社会地位和工资福利,使每个档案人员全身心地投入到工作中,更好地为社会发挥档案的作用。