档案志愿者激励的问题与对策

档案志愿者是无偿为档案事业贡献时间和精力的群体。公众作为档案信息资源的所有者理应成为档案事业建设的参与者,志愿服务则是公众参与的重要途径。档案机构引入志愿者服务,缓解了档案机构人力资源不足的现状、宣传了档案的价值,促进社会档案意识的传播,实现了档案机构－志愿者－社会良性互动。

国内档案机构纷纷建立档案志愿者组织,招募志愿者开展志愿者服务项目。但档案志愿者项目存在得志愿者流失严重、积极性不高以及专业性不足等问题,严重影响了档案志愿项目的顺利开展,如何有效激励档案志愿者成为档案机构面临的一项新课题。

１　档案志愿者激励的重要性

激励(Motivation)是激发和鼓励人朝着所期望的目标采取行动的过程。档案志愿者的激励有利于活化档案机构的人力资源,激发档案志愿者的积极性、归属感、保证档案志愿服务工作顺利开展,促进档案志愿服务的可持续发展,实现志愿者、社会、档案机构的良性互动。

１.１　激发档案志愿者潜能,提高档案志愿者的绩效

斯蒂芬·P·罗宾斯提出绩效函数:P＝f (M∗Ab∗E)。在这个绩效函数中,P代表个人工作绩效,M 代表激励水平(积极性),Ab代表个人能力,E代表工作环境。罗宾斯的绩效函数揭示了个人绩效与激励、能力以及环境的相互关系:在同等环境下,个人的工作绩效与激励水平呈正相关。即激励水平越高,个人的积极性越高,同个人的绩效就越高。随着激励水平的提高,档案志愿者积极性提高,将有利于档案志愿服务的顺利实施。

１.２　有利于增强志愿者粘合度、促进档案志愿服务的可持续发展

档案志愿服务的实现与发展,档案志愿者是关键因素。档案机构坚持以人为本的理念、利用激励粘合现有档案服务志愿者,提高档案志愿者的归属感与参与度、激发档案志愿者的责任感、增强档案志愿者的认同感,体现其价值,满足档案志愿者的心理需要与价值认同。另外,通过保有志愿者的口碑与宣传,吸引潜在志愿服务人群,实现参与者的不断参与,从而实现档案志愿服务的持久性、科学性以及参与性。

１.３　约束档案志愿者的行为、促进档案志愿服务的顺利开展

档案志愿者的负面行为不仅对档案志愿服务的项目有害,同时也影响档案志愿者的形象,从而影响档案机构的管理。档案志愿者的负面行为主要有两种:倦怠等消极行为,过度表现形成的负面行为。设计合理的档案志愿者激励制度,可以有效地约束档案志愿者的行为,从而促进档案志愿服务的顺利开展。

１.４　提高档案事业的社会参与度,塑造档案机构的良好形象

档案志愿者为档案事业与公众之间搭起了了桥梁,提高了档案服务机构与公众的参与度。在档案志愿项目开展工程中,传播了档案社会意识、展现了档案的价值与魅力,在激励现有的志愿者的同时也激发更多的人群参与到档案志愿服务中。档案志愿者的激励反映了档案馆组织策划能力的水平,展现了档案机构以人为本的科学化管理的理念。档案志愿者的激励是档案馆开展公共关系的重要一环。档案馆志愿服务的激励传播档案机构的价值与理念,塑造口碑,有利于塑造档案机构的良好形象。

２　档案志愿者激励存在的问题

目前,档案志愿者激励存在的主要问题主要有:缺乏专业的培训、缺乏科学的绩效评价机制、激励手段单一以及人本管理缺失。

２.１　缺乏专业培训

志愿者的培训是指志愿者组织为志愿者传授其完成工作所需的知识、技能、能力和态度的过程。档案志愿服务的专业化要求档案志愿者具备基础的档案职业技能与专业素养,但多数档案志愿者参与档案志愿服务是业余性质的,所以对档案志愿者的专业化培训势在必行。然而,在开展档案志愿项目中,仓促的介绍与简单的培训,不但对档案志愿者的技能与素养无益,且降低档案志愿者的心理预期,从而导致心理倦怠,引发消极行为,甚至导致志愿者的流失。

２.２　缺乏科学的绩效评价机制

科学的绩效评价机制是档案志愿者激励的有效性的保证。客观、公正的绩效评价既是对档案志愿者工作的肯定,也是对志愿者评价的依据。对档案志愿者的绩效评价有利于约束档案志愿者行为、激发档案志愿者潜能、奖励档案志愿者的依据。档案机构开展档案志愿服务项目,大多缺乏对档案志愿者的定量的考评,考评的日常化、制度化、动态化更无从谈起。

２.３　激励手段单一

“建立健全档案馆激励关机制,要综合运用各项激励方法。”对档案志愿者使用较多的激励方法就是精神激励,比较常见的手段就是事后考核,对档案志愿者颁发相应的证书。根据马斯洛的需求层次理论,档案志愿者的需求是多层次的。因此,单一的精神激励不足以解决档案志愿者的需求。

２.４　人本管理缺失

档案管理强调以人为本, “以档案工作者为本”的管理思想,将档案工作者作为档案工作的最重要资源,既符合当今知识经济时代的要求,又是现代人才观的具体体现。档案志愿者作为档案机构重要的人力资源,对档案志愿者进行人本管理有利于激发档案志愿者的潜能,保障档案志愿服务的顺利开展。但档案志愿项目开展过程,出现了档案志愿者岗位设置不合理、组织文化欠缺、授权缺失等问题,反映了人本管理的缺失。

３　档案志愿者激励的策略

３.１　实施专业的档案志愿者培训

档案志愿者的培训是档案志愿服务实施的起点,培训的效果直接影响到档案志愿服务的质量与档案志愿者的积极性。针对档案志愿服务项目的岗位,由档案专业人员对档案志愿者进行培训,培训的内容主要包括职业技能培训与价值培训。职业技能培训包括志愿服务技巧、特别技能以及管理技巧三部分。同时,档案志愿者职业技能培训分为长期培训与短期培训。前期的技能培训主要以短期、突击培训为主。档案志愿者价值培训主要传递档案社会意识以及志愿价值培训。通过对档案志愿者的培训实现档案志愿者的目标与档案机构目标一致、提高其技能以及服务的积极性。

３.２　建立健全档案志愿者绩效评价机制

档案志愿者绩效评价是档案志愿服务激励的保证。档案机构要制定相关的绩效考核办法,明确以目标、业绩与过错为内容的绩效考核。并且逐步实现考核日常化、公正、动态的考核,实现对志愿者的激励。

３.３　使用多层次的激励手段

根据激励主体的不同,可将档案志愿者的激励分为外部激励与内部激励。外部激励主要是档案机构对档案志愿者的激励,可以使用目标激励、物质激励、精神激励。内部激励主要是档案志愿者自我激励,以满足档案志愿者自我实现的需要为目标。

档案志愿者的目标激励是档案机构根据志愿服务实际设置的特定目标,通过机构目标实现对档案志愿者动机的计划和行为的引导,从而激励志愿者的个人目标与机构目标一致,以机构目标激发档案志愿者的潜能。档案志愿者重视精神激励,但是物质激励也是必不可少的。档案机构物质激励可谓档案志愿者提供奖品、必备的补助等。档案机构对档案志愿者的精神激励主要包括荣誉激励、榜样激励以及情感激励。荣誉激励是提供名誉表彰等,榜样激励是充分利用已有优秀档案志愿者的榜样的力量激发档案志愿者的积极性,情感激励则是档案机构为档案志愿者提供富有团队精神、归属感的组织氛围。在机构激励不足或缺失的情况下,自我激励可为其提供新的激励源。档案志愿者的自我激励主要包括自我成就激励、自我价值激励、自我提升激励与自我快乐激励。

３.４　强化人本管理

人性化的管理,是以人文关怀为基础的,是激励档案志愿者的重要手段。针对档案志愿者的年龄、特长设置有挑战性的职位。同时,可对志愿者进行适当授权,充分调动志愿者的积极性。另外,充分利用档案机构的组织文化,为档案志愿者营造高归属感的组织文化。

档案志愿者促进了档案事业的发展。档案志愿者的激励不仅影响档案志愿者的行为与心理,同时也影响着档案机构的形象和与社会的互动的效果。目前,档案志愿者的激励的问题主要表现为:缺乏专业性的培训,激励手段单一,绩效评价体制不健全。因此,对档案志愿者的激励要实施专业的档案志愿者培训;使用多层次的激励手段;建立健全档案志愿者绩效评价机制;强化人本管理。通过上述策略以期促进档案志愿者的激励,实现档案志愿服务的可持续性。