企业档案人员招聘信息的内容分析——兼议档案职业社会认知

１　前言

职业是参与社会分工,利用专门的知识和技能,为社会创造物质财富和精神财富,获取合理报酬,作为物质生活来源,并满足精神需求的工作。档案职业的社会认知包括用人单位、普通大众、档案用户以及档案职业从业者自身对档案职业的认知情况,其中档案职业作为一个职业而存在的基本就在于用人单位对档案的需求,所以,认真分析研究用人单位对档案职业的认知情况对于档案职业的生存和进一步发展有着极其重要的作用。而用人单位对档案职业的认知核心反映在其招聘信息当中,因为,在现代人力资源管理实践中,企业通常都认真开展了职务分析工作,他们对职务工作的性质、内容、责任、方式以及工作人员任职资格等方面进行周密的调查研究,并加以系统准确的描述,为职务管理提供客观依据的活动。通过职务分析形成了工作描述和工作说明书这两份重要文件,用人单位在开展招聘工作和日常的人力资源管理工作过程中,都是以此为参照标准进行管理的,因此这两份文件可以看作是一个单位对于一个职业的核心认知。因此,通过开展对档案工作的招聘信息的统计分析有助于全面细致的了解用人单位对档案职业的认知情况,同时,这将有助于档案专业教育充分了解需求,并依据需求而对档案教育进行必要的调整。

档案职业的用人单位主要包括机关企事业单位档案室、各级综合档案馆以及各级档案行政管理机构,本文拟对企业的档案职位信息进行统计分析,以期发现企业档案人才需求情况,并借此发现档案职业在企业的生存状态,企业对档案工作的认知情况,并为今后的档案职业教育等提供基本信息。

２　研究方法

招聘信息属于文本信息,因此,本文拟采用内容分析方法开展对招聘信息的分析研究工作。内容分析法是一种基于定性研究的量化分析方法。它将用语言表示而非数量表示的文献转换为用数量表示的资料,并将分析的结果用统计数字描述。通过对文献内容“量”的分析,找出能反映文献内容的一定本质方面又易于计数的特征,从而能克服定性研究的主观性和不确定性的缺陷,达到对文献‘质’的更深刻、更精确的认识。

为开展内容分析,需要首先建立语料库,本文的研究对象是招聘信息,因此,语料库的内容来源于企业对外发布的招聘信息。而当代社会条件下,招聘信息逐渐借由各种招聘网站来完成,而其中智联招聘是在这方面做的比较早的网站之一,因此为获取相关招聘信息,本文选取了智联招聘作为语料信息抓取来源网站。

２.１　样本及分析单元

考虑到档案职业只有在专业分工比较明确的企业中才会有,而这类企业通常分布在经济较为发达的城市当中,因此,笔者选取了全国经济总量排名前２０的城市搜索档案相关职位信息,其中第GDP排名第１９位的唐山因为为找到有关档案的相关职位信息,往后顺延一位。借用智联招聘提供的职位搜索功能通过限定职位名称、工作地点等方式搜索所需职位信息,工作地点选择使用上述２０个城市,而职位名称这一检索项的设置上,为了保证查全率,选用“档案”作为关键词,然后通过人工识别对所列结果进行识别,其中,筛选过程中,只选择岗位名称明确包含档案管理内容的职位,统计样本选取时间为２０１４年６月９日全天,网络信息变化较大,为保证所有分析单元均在同一天,笔者在当天将所有岗位的信息全部下载下来以备后续的统计工作。最终通过该方法获取到总计４５２条档案相关岗位信息,岗位的城市分布情况如表１。

２.２　编码和交互编码方案

本次统计过程采用人工编码和软件统计相结合,部分机器难以识别的内容完全由人工统计完成,部分核心词汇的词频统计等采用由武汉大学沈阳教授设计的ROST内容挖掘系统进行分词并作词频统计。其中人工编码方面,对各类别的编码不是简单的记录某种类目有还是没有,而是记录编码表中每个类目出现的次数。由于每项技能要求的分类通过人工来完成,为保证不同编码者的编码足够客观,减少主观因素的干扰,对两个编码人员加以培训,让二人对编码方案有一个深刻一致的理解。

信度是对文献编码一致性、分类准确性和方法稳定性的检验。为保证编码过程的客观性、有效性和可重复性,借助事先准确地定义编码的原则,同时让两位编码者独立地进行编码,然后再将结果进行一致性检验,本研究在正式编码之前,先随机抽取了３０个样本进行预先编码,让编码者熟悉文本基本情况,同时计算霍尔斯蒂信度系数,检验结果显示,编码者间可信度超过了Kassarjian(１９７７)提出的最低比例８５％,达到８６.３％,因此获得的相关可信度是令人满意的。

３　数据分析及结果

３.１　招聘信息总体情况分析

如前文所述,招聘信息通常包含两方面———岗位描述和任职资格说明,这两方面的文本内容基本描述了一个岗位的全貌,为了解档案岗位的总体情况,本文采用社会网络分析方法首先绘制出档案岗位招聘信息中岗位描述和任职资格说明的语义网络,并借助NetＧDraw软件将语义网络加以可视化显示,得到图１和图２。

从以上两个语义网络来看,一方面,岗位描述的语义网络呈现出围绕档案展开内容的态势,并且,其中较为密集的语义集群网络,主要是收集、分类、整理、保管、借阅、手续、保密等,这些词语共同构成的语义网络集群与实际工作中档案工作的基本内容是一致的,即档案的收、管、存、用四个方面,此外还有一个偏离核心的小集群是领导交办的其他事项,这基本是岗位描述的兜底条款,没有太大的实际意义;另一方面,任职资格要求的语义网络则呈现出哑铃状两头分布的态势,一头是经验、学历、计算机办公软件,另一端则是责任心、细致、团队协作、沟通协调等,该语义集群相对偏离以档案为核心的语义集群。

从 整体来看,社会对档案职业的认知方面,基本认同档案职业是为了管理和利用档案而存在,但是在对档案工作者应当具备那些职业技能的解读方面,没有一个明确的认识,基本认为能够熟练运用办公软件、具备团队协作精神,能够遵守保密工作等就足以胜任该工作,并没有一个公认的核心职业技能。

３.２　岗位描述文本的统计分析

岗位描述就是确定岗位工作的具体特征,指对相应职位的人的职责与需要具备的资格、能力要求等的说明,其主要内容包括岗位名称和要完成的工作任务、工作职责。

３.２.１岗位描述高频词统计　利用ROST 软件对招聘信息中的岗位描述进行分词后,统计词频数据,词频高于１００的词语如表２所示,这里面,档案招聘信息岗位描述词频高于１００的高频词已经基本囊括了档案管理的各项业务,也就是说,各企业所认为的档案管理岗位主要的工作确实是围绕档案管理的各项活动展开的,即所谓档案的收集、整理、保管、存放、利用几大环节。

３.２.２ 档案制度及档案信息化工作在岗位职责描述中的情况　档案管理工作是一项程序性的工作,对于这类工作而言,规章、制度的作用在整个管理过程中发挥着至关重要的作用,因此,档案管理职责的描述中自然少不了对制度的规定。统计中发现,岗位描述中关于制度的描述主要围绕档案管理制度、档案保密制度以及档案借阅制度等,制度对于档案管理而言,无非就是制定完善新制度、遵守已有制度,本次统计中,制度共出现１７６次,其中５５次为保密制度,剩下的均为档案管理、档案查阅方面的制度,另外,强调遵守已有的制度９８次,要求建立并完善相关制度的规定出现６７次。作为当前档案管理的一项重要工作,档案数字化、信息化的工作在企业当中又开展的怎样呢? 根据统计,信息化、数字化、扫描、录入、挂接这几个词在整个统计过程中共出现了８２次,可见,档案信息化、数字化工作在企业档案工作当中也得到了有效的推广。

３.３　任职资格条件文本的统计分析

３.３.１档案管理技能和素质需求分析　任职要求方面,对于技能和素质的要求,通过词频分析可以发现,对于办公软件的要求占据了技能要求的主体部分。保密要求、档案信息化方面的能力要求等也被重点提出。

而对于素质的要求方面,则围绕着耐心、细致、沟通、协调等展开。

３.３.２几个分项要求的统计分析　由于学历、专业限制、工作经验要求上岗证要求以及年龄要求具有量化的特征,比较容易从中看出一个单位对于某一岗位实际地位和能力要求的评价,因此,本文单独对这几项做人工统计。

首先,学历要求方面,企业档案管理岗位对于学历的要求并不高,招聘的主要群体是大专层次的毕业生,本科生以及研究生的总体比重仅占到２９％,其中招聘信息中明确要求

研究生学历的只有东莞市的一个岗位。而岗位需求中甚至有高达１５.３％的比例是中专及以下层次的人才。

与学历直接关联的项目则是专业方面的限定要求,从相关图表来看,对档案学专业的需求量是最大的,其次分别是建筑类、行政管理、图书情报信息以及文秘等依次递减。这个专业要求的排序可以看出一些其他的东西。

首先,档案专业尤其职业优势,并且这种专业优势被企业用人单位所认可。同时,基于企业档案中保有量最大的档案类别分别为建筑图纸等基建档案、行政文书档案等情形,建筑工程等相关专业的人才以及行政管理、文秘类专业人才也被认为适合于档案管理工作。

其次,工作经验的要求方面,档案管理岗位对于工作经验的要求占了绝大部分的比重,而对档案岗位从业经历的要求比重也非常高。

再次,其他几个方面的统计结果显示,上岗证并不是档案岗位所必需的条件。而对于年龄方面来讲,档案管理岗位招聘过程中对于年龄的要求并不高,在明确列出要求的部分

当中,主要围绕的也是１８~４０岁之间的中青年群体为主,说明在企业的招聘过程中,档案岗位并不完全是一个养老院。

最后,各地几乎都有档案从业人员岗位培训的相关管理规定,要求档案从业人员持证上岗,但在具体的执行过程中,尤其在企业档案管理人员招聘过程中,从招聘信息看,真正对岗位资格证书有要求的地方并不多见,大连市很多档案岗位是对上岗证书的要求较多,其他各省份则相对较少。

３.４　档案职业环境分析

当前社会条件下的就业是用人单位和求职人员的双向选择过程,因此,招聘信息中通常会对企业自身以及岗位的外部环境有所介绍,通过这些信息的分析可以粗略的看出档案工作岗位在企业的基本状况。这主要主要包括公司规模、行业属性以及工作性质等方面。

公司规模方面,各种规模的公司皆有档案人员招聘需求,尤其值得注意的是其中百人以下规模的企业也有招聘档案管理人员,这种状况给我们的启示是档案对于企业而言是一项重要资源,这项资源不论企业规模大小都是很重要的;行业属性方面,档案岗位在企业中的分布状况较为广泛,尤其集中在房地产、建筑行业,能源、矿产行业,金融证券行业,IT业等类型的企业当中,这类企业通常产生大量凭证性文档,对档案岗位的需求量较大;工作性质方面,招聘岗位中有少量兼职,主要以专职岗位为主,这有助于档案工作的长期稳定开展。

４　讨论

总体来看,档案管理岗位在企业中广泛存在,档案管理的对象决定了档案职业的发展方向以及档案岗位的具体职责和能力要求。

４.１　档案职业技能依然缺乏明确的核心

档案职业技能的尴尬依然存在,档案职业缺乏核心技能,这在理论研究中早已被提及,如胡鸿杰就认为“将档案职业技能归结为职业活动的基本程序和方法,是本文的一种无奈。”而李扬新也认为“对档案专业技能的探讨大多在管理程序和方法上不惜笔墨,对专业技能中核心技能的分析还欠重视”。

企业档案管理岗位在能力要求方面体现出经验性特征,能力要求除严谨、保密外,尚未形成一个档案人独有的特质,主要还是一种辅助性、团队工作者的素质要求。当然,这符合档案员当前在企业中的定位,即专业团队中的辅助角色——档案信息在企业决策、研发团队创新方面的知识支撑作用。而对于核心技能的描述方面,在众多岗位中,普遍为各单位所重点强调的技能居然是对办公软件的熟悉,而这不过是李扬新眼中的一般技能,而作为档案核心技能层面的保管保护和传播利用技能并未得到强调。

当然,在利用层面上,企业虽然没有从技能层面上提出具体要求,但他们却从另一个侧面提出了对档案人员这方面的需要,即从素质的角度提出的要求,诸如团队合作意识、协作、沟通,耐心、细致、认真等方面,都被企业作为重要素质加以要求,而这些素质其实主要就是围绕档案开发利用工作的要求而提出来的。所以,这一点,企业对档案人员的要求明显要强于其他单位。毕竟,企业是一个以营利为目的的社会机构,经济效益的考量是其核心要求,如果档案工作不能在利用层面上做出突出成绩的话,整个档案工作对于企业的效益就无法显现出来,档案工作将被企业完全边缘化。

４.２　企业档案职业化程度比较低

国内档案管理活动在企业这个层面上的职业化程度还不够高。胡鸿杰曾指出,专业化职业是由掌握和运用高深专业知识和技能的专家组成的,以系统专业知识体系、正规大学教育系统、正规行业协会和明确职业道德规范为特征的社会界定,中国档案职业还需要进一步发展和完善。虽然从该文发表至今已过去了９年,企业档案职业化程度还仍然不算高。从企业所招聘的档案管理人员要求来看,由此构成的企业档案管理队伍知识体系尚不够系统,档案职业技能并不出众,档案行业的准入门槛仍然比较低,不论是学历层次还是岗位资格证的要求,这些现状对于企业高效利用档案信息资源造成了较大的阻碍,而对于档案职业的进一步发展也形成掣肘。由此形成的社会地位认知很容易降低。

４.３　企业档案管理模式的困局制约了企业档案管理工作的发展

企业档案管理人才需求从以上的调查来看,显现出需求层次低,入职门槛低等状况。而该状况应当来源于企业档案管理的分散独立。这种状态对于档案管理而言所需的人才层次确实比较低,但并不能因此就得出企业档案管理不需要高层次人才的结论。企业档案是企业资源的重要组成部分,对于企业的长期发展与运作有着极其重要的作用,开展更深广层次的企业档案信息资源开发利用将极大促进企业的发展。然而,由于现在各企业的档案管理多是各起炉灶,处处点火,造成规模不经济,尤其在统计过程中笔者关注到许多规模只有２０人以下的企业也在招聘专职的档案管理员。要知道,对于企业而言,每一个岗位都要实现效益最大化,任何一个不需要的岗位都是会被剔除出企业的名录中的,而几十人的小公司却专设档案管理岗位,可见该公司对于档案资源价值的重视。然而,不得不承认的是,小规模企业无论多重视档案管理,都不可能拿出大量的资源用于此项工作。对于企业自身而言,不算太多的档案库存并不需要投入多少的人力、物力和财力,因此档案资源的保存和利用状况就难以上一个层次。但如果能够进一步扩大和推广企业档案管理社会化工作,则将极大改善企业档案的现状。企业档案管理现状的改变将带来档案管理人才需求结构的进一步变化,学历层次,专业化状况都将有进一步的提升空间,这对于档案资源的开发以及档案职业都是极有价值的。