生存还是毁灭——数字时代档案职业发展趋向研究

２００２年,人类社会进入数字时代,因为这是第一年数字介质上的信息多于模拟介质上的。信息的表现形式发生根本变化,存储载体日新月异,传播速度追风逐电,阅读方式五花八门......一切都在彰显技术对社会发展的深刻影响。在人类社会的发展进程中,总是会不断凸现一些顺应时代发展的职业,同时,淘汰另一些不适应时代发展的职业。各种职业需要不断创新求变,才能适应社会发展的需要。

在信息技术飞速发展、电子文件数量剧增的数字时代,档案职业的命运取决于如何应对信息技术带来的变化。信息技术对档案职业的主体理念、客体对象、技能结构和环境条件产生了全方位的巨烈冲击。这一方面有可能为档案职业带来更加广阔的发展空间,另一方面有可能摧毁档案职业赖以生存和发展的传统环境。由是,档案职业走到了一个生死存亡的丁字路口,面对两种完全不同的发展趋向:要么生存,要么毁灭。

１　生存的发展趋向

１.１　生存的合理性

档案职业在数字时代继续生存的合理性取决于两个方面:

１.１.１职业客体无可替代　档案职业客体是档案资源。档案资源的确定性决定了档案职业的确定性。无论形式是传统的纸质历史记录,还是数字时代的电子文件,档案始终是在社会实践活动中直接形成的具有长久保存价值的原始记录,具有重要的凭证价值和参考价值。档案资源始终是各类社会组织的核心资源,不仅具有一般信息资源的共同属性,而且具有独特的本源性和作为社会记忆载体的不可替代性。档案资源的独特性和不可替代性使其明显有别于图书、报刊、资料等各类信息资源,成为确立档案职业独立地位的物质基础。尽管在数字时代,人们对电子文件形式的档案职业客体的凭证价值产生质疑,但应对这种质疑、尽力维护数字时代电子文件的凭证价值,也正是档案职业存在的合理性之一。

１.１.２核心使命无可取代　档案职业依托专门机构和专业人员,采用专门技术和方法,对珍贵的原生社会信息进行科学管理并适时、适度、适当地开放,提供给整个社会利用;同时,对这些原生社会信息进行有效开发,形成系统的、有序的、全面的档案信息集合提供利用。核心使命在于实现社会信息跨越时空的纵向传递,维护历史本来面貌并延续人类文明,“为子孙后代保存社会史实,为人类文明留存社会记忆”。这个核心使命目前还没有任何职业可以取代。有研究者指出:保存人类记忆的档案工作是“铁打的工作”,具有“不必依附于某一特定单位、特定行业的优势”并兼具“社会普遍性、不可或缺性和专业技术性”。

基于以上两点,档案职业经过漫长的发展和演变,成长为具有一定社会影响力的职业。可以预言,基于以上两点,数字时代的档案职业还会继续生存下去。

１.２　继续生存的途径

虽然有继续生存的合理性,但在数字时代,由于信息世界发生了彻底性的革命,档案职业要通过多种途径发展新的工作模式,扩展更大的生存空间,才能更加稳步地向前发展。目前,主要从以下三个途径进行了尝试:

１.２.１在广度上延展生存空间　广度是指档案职业涉及的范围。数字时代档案职业在广度上的延展主要包括两个方面:

(１)将有机联系的文件全程作为管理对象

在传统的档案职业管理实践中,关注的是文件形成后、因为有价值而被保存起来的档案实体本身,所有的工作围绕档案实体展开,很少关心其因何、从何、如何而来的问题。而在数字时代,针对电子文件管理,传统的文档一体化理论得到空前发展和完善,新的前端控制与全程管理理念普及成为共识,文件连续体理论也被从国外引进。这些理论和认识都基于一个共同点之上,那就是:将有机联系的文件全程作为档案职业的管理对象,将传统档案管理中对档案实体的关注转变为对文件、文件形成者及形成过程的有机联系和可靠性的关注,对文件、档案的业务流程进行重组,在文件管理阶段嵌入业务活动要求和档案管理功能,在前端预设监控功能对文件运动实行全程管控,将电子文件“从生到死” “从头到尾”的整个过程进行统一规划、统一要求和统一管理。

档案职业的触角“从文件的归宿扩展至文件的源流”,以积极主动的姿态延展到文件管理阶段和现代文件管理系统的设计阶段,并开始关注业务活动。档案管理工作不再是被动地接收档案,而是介入文件管理并融入业务活动,加强与文件管理体系和业务活动体系的相互作用和支持,确保在形成、处理、传输、归档和管理利用等生命周期各个阶段的电子文件不被篡改,真实有效。“档案职业将重新找回对文件管理这一本该有的职能”,档案职业人员发展成为负责全程管理的专业人员。

(２)将现行文件利用纳入档案服务

我国传统档案职业一直处于文件生命周期的后端,利用服务所提供的都是历时３０年以上的历史档案信息。在数字时代,公众出于维护自身合法权益、投资兴业等需要,希望能更加便捷地了解政府政策信息。当新时代的文件利用需求迫切增长之后,档案机构率先转变职能,主动承担起了收集党政机关现行文件并提供利用的职责,档案利用服务开始联系前端,超越了传统档案服务,创新了服务内容。

通过现行文件利用服务,档案职业密切了党和政府与人民群众的联系,维护了广大人民群众的根本利益,得到了社会和有关部门的肯定。２００７年４月颁布的«中华人民共和国政府文件信息公开条例»明确将档案馆指定为政府信息的一个查阅场所。档案职业在政府信息公开中发挥着越来越重要的作用。

有研究者指出:档案职业开展现行文件查询服务将档案部门推到了一个更为宽广的舞台上,也将档案工作扩展到一个新的视野。还有研究者指出:如果档案职业组织真的成为现行文件利用的基地和国家信息产业的组成部分,那么说明基于档案职业基础上产生了一种新兴职业。

１.２.２在深度上发展生存机能　深度是指档案职业触及本质的程度。数字时代档案职业在深度上的发展主要包括三个方面:

(１)完善档案资源,增强档案职业自身的强壮度

作为职业客体的档案资源是档案职业价值的核心内容,也是档案职业在数字时代生存与发展的关键。档案资源越丰富,档案职业自身越强壮。档案资源的完善意味着档案职业的改善。在数字时代,所有的档案机构基本上都认识到档案资源之于档案职业的重要意义,努力改变资源单一、门类有限的现状,不断优化结构、丰富内容、拓展馆藏,从而完善档案资源。

完善档案资源的最终目标是实现档案资源的社会化,使档案信息成分从以往的“红头文件”和行政文件为主,扩展到社会生活的方方面面,以社会需求为根本出发点,从国家整体记忆、社会文化发展、公民实际生活等多个层面构建完整的社会记忆,真正反映社会生活的整体面貌。

２００４年４月,文化部和财政部联合开展“中国民族民间文化保护工程”,要求“建立民族民间传统文化档案”,民族民间传统文化档案更多地充实进入档案资源行列;随着２００８年“两个体系”建设的提出,许多档案机构开始完善与人民群众利益密切相关的档案,“民生档案”更多地充实进入档案资源行列;随着«国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要»中提出为了完善基本医疗卫生制度,“十二五”期间有关部门将为７０％以上的城乡居民建立电子健康档案,由此衍生出的电子健康档案更多地充实进入档案资源行列;近年来,在档案机构的宣传指导下,兴起了家庭建档热,未来将会有越来越多的家庭档案、农村档案、社区档案加入档案资源行列......有研究者指出这是档案职业在数字时代“苦练内功”,也有研究者指出这时档案职业开始“从单份社会记忆残余的保管者向社会记忆的构建者转变”。无论如何表述,完善档案资源有利于增强档案职业自身的强壮度,拉近档案职业与社会公众的距离,提高档案职业的地位和声望,终而促进档案职业的生存发展。

(２)开发管理系统,提升档案职业的技术含量

数字时代,随着电子文件在档案职业客体中的比重越来越大,各类系统在档案管理中所起的作用越来越重要,开发与应用系统成为档案职业生存发展的基本条件之一。办公自动化系统、档案信息管理系统、档案信息检索系统、档案信息数据库系统、档案自动标引系统等各类系统在各级档案部门得到推广应用,使得档案管理和服务水平有了质的飞跃,促进了档案职业在数字时代的发展。

在众多类型的系统中,重点发展的应是电子文件管理系统。它是“以管理文件信息为主的办公自动化系统与以管理档案信息为主的档案管理信息系统合而为一的计算机软件。针对某一个或若干个机构的电子文件,从电子文件的生成开始,到电子文件的流转处理,到一部分电子文件转化成为电子档案,到电子档案的管理与提供利用,到对电子档案进行迁移或销毁为止,能够通过网络对电子文件的整个生命周期进行相应控制与有效管理的计算机自动化管理软件系统。该系统能够记录电子文件的元数据并据此自动捕获各种背景信息,能够对电子文件和电子档案进行管理与提供利用,能够保证电子文件与电子档案的行政有效性和法律证据性,同时,这种系统也能够汇入纸质文件等的管理信息一并进行管理”。电子文件管理系统具有完备的元数据体系,完备的网络功能,捕获功能以及全程管控能力四大特点,与机构业务系统无缝对接,实现电子文件的全程管理,采用技术手段既将电子文件全程纳入档案管理视野、满足档案管理需要,又有利于高效方便地开展业务工作。网络化的电子文件管理系统是电子文件管理的最终解决之道。

(３)改善服务水平,提高档案职业的社会认可度

档案职业的使命是最大限度地开放、开发档案信息资源,为社会各项利用提供服务。服务是档案职业的生命力所在。数字时代对档案利用服务产生了根本性的影响:在服务对象上,数字时代引领社会公众树立起信息资源观,促进了社会信息权利意识的觉醒;在服务内容上,数字时代强调档案信息的内容要更加趋向人本化和社会化;在服务方式上,网络及社会媒体给档案利用服务提供了更加方便快捷的途径和更广阔的平台,有利于提高档案职业的社会认可度,促进档案职业健康稳定地发展。

当前档案职业从多种角度、多个方面开始改善服务水平,力图改变封闭保守的旧有形象,塑造亲民开放的崭新形象。２００８年,国家档案局提出档案工作要建立“两个体系”,即建立覆盖人民群众的档案资源体系,建立方便人民群众的档案利用体系,被业界认为是档案事业“从国家模式到社会模式”的转变;自２００３年开始,全国各地许多数字档案馆和电子文件中心陆续建成。数字档案馆而向社会公众通过公共互联网络以数字化手段提供方便、快捷的档案信息检索与查阅服务,电子文件中心面向政府机关实现保管电子文件以及网上发布文件信息的功能,档案职业传统的空间观得到更新,保管与服务的逻辑空间扩张到整个数字档案信息领域;近几年,全国各地档案馆纷纷开办“档案馆日”,引领社会公众走进档案馆、亲近档案馆,同时还吸引了社会各类媒体的目光。在档案馆日上,档案服务咨询、免费查档体验、档案法规宣传、档案征集捐赠、档案数字化观摩等系列活动全面展开,“档案为您服务”“走进档案馆”“感受档案魅力”“家庭建档成果展”等主题层出不穷,观展览、访中心、听讲座、看专题片各种内容精彩纷呈,获得社会各界广泛赞誉;还有的档案机构“结合农村、社区的特点,深入农村、社区等基层单位,为他们的生产、生活提供文化、科技和致富信息,帮助弱势群体解决落实政策方面的困难和难题......让民众真正受惠于档案”;许多档案馆致力于建成具有感染力与亲和力的开放性公共档案馆和文化性大众休闲场所......档案信息服务的最终理想是实现“任何人在任何时刻,从任何地点,都可以获取任何模式的信息”的IOD模式。

社会公众对一个职业的认可程度越高,这个职业所取得的社会效益和经济效益会越好,职业存在的根基会越深厚。通过改善服务水平,档案利用服务开始贴近社会、贴近公众,为民所有、为民所用。这为档案职业的可持续发展打下坚实的根基,有利于档案职业获得社会的尊重和认可而避免在数字时代被淘汰。

１.２.３在维度上拓展生存领域　维度是指档案职业发展的多种角度,可以延伸为涉及多个领域。数字时代档案职业在维度上的拓展主要包括三个方面:

(１)档案业务产业化

在市场经济下,许多单位的档案管理理念和方式发生了变化。不仅是民营企业,许多国有单位和机关都开始聘请专业档案公司代存代整档案,认为这种方式省心省钱。一些档案馆开始组建专业档案公司。国内国外产生了专门寄存和整理档案的公司,有些规模还很大。还出现了一些商业性、运营性的专项文件业务服务机构,如文件整理事务所、文件鉴定事务所、文件销毁事务所、电子文件运维服务事务所等。

(２)产生新的职业功能

传统的档案职业是“社会记忆的保护者,真实信息的提供者”。在数字时代,这样的职业产生了一些新的功能。例如美国的戴维