１９９９－２０１１年江苏档案职业景况透视——基于江苏省档案事业统计年报的统计分析
档案事业是国家治理体系的重要组成部分,是建立在档案职业活动基础上的社会实践。从档案职业的视角分析档案工作客观情况,把握发展趋势,研究内在变化的规律,对于进一步深化对档案和档案工作认识,推进建设有中国特色社会主义档案事业,无疑具有重要的现实意义。数据是鲜活的,本文根据列入江苏省档案事业统计年报范围的各级、各类档案部门的上报数据,对相关统计指标进行了简要分析,并就教于各位同仁。
１ 职业主体脱胎换骨
在职业构成的要素中,人是职业的主体。在档案职业的构成中,职业主体即档案管理人员,是档案职业形态中最基本、最为活跃和最具能动作用的重要因素。国家劳动部颁布的中华人民共和国职业分类大典中,将档案管理活动列入我国１８７８个社会职业,表明我国档案管理活动已经是社会认同的一门职业。
“档案管理人员的状况,在很大程度上决定了档案职业的基本状况和发展趋势。”具体地说,江苏作为经济文化大省,有多少人在从事档案职业、什么样的人在从事这项职业、职业主体处于什么规模、其随着国家政治经济发展发生着怎样的演化,以及他们在年龄、性别、学历、职称等方面具有什么特征......这些因素,从某种程度上制约着江苏档案事业的整体发展并决定未来走向。
吴红提出:在我国,国家档案职业组织体系由三个基本部分组成,即以档案室为代表的各级各类档案基层组织、以档案馆为代表的各级各类档案管理组织、以档案局为代表的各级各类档案行政组织。这些组织共同构成了国家档案职业体系的基本框架。因此,从档案行政管理部门、档案馆和档案室这三个层次的职业人员中,可以看出档案职业主体的基本形态,而职业主体的现实存在又从另一个方面,映射出档案职业的未来发展。
为此,我们从档案职业人员的人数、年龄结构、文化程度、档案专业文化程度、专业技术职务等几个方面入手,尝试对江苏档案职业主体状况进行客观解析。
１.１ 人数、性别及年龄结构
１.１.１档案行政管理部门
从上述数据中可以看出,自１９９９年至２０１１年间,在江苏省、市、县(市、区)三级档案行政管理部门中,呈现如下明显变化:
(１)女性占总人数的比例虽由３５％上升到３９.９％,但总数仍低于男性,男女比例总体为６:４。
(２)女性人数增加的幅度(４２％)大于总人数增加的幅度(２５％)。
(３)２０１１年,在职人员老、中、青比例为１.４:３:１。
(４)青年人数出现负增长(－１６％)。
上述数据与１９９２－１９９６年江苏档案统计年报数据相比,１９９６年老、中、青比例为１.７:２.１:１,１９９２－１９９６年间三个年龄段皆为正增长。
１.１.２档案馆
(说明:各级各类档案馆指国家综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆、大型企业档案馆、文化和科技事业档案馆)
档案馆是档案事业的主体。上述数据反映,档案馆在职人员有以下特征:
(１)从业人员总数保持平稳。十余年间,人数变化基本可以忽略不计。不减少固然可嘉,但不增加则似有隐忧。特别是随着馆库建设的加快,档案馆硬件条件明显改善,库房面积大幅度增加,档案业务工作量势必也将随而增加,人员自然也应当有所增加,否则无法适应新形势的要求。但是,目前在档案馆人员增加编制方面,缺乏相应的政策支撑。
(２)数据中呈现两个突出特征,即“女性”及“中年”人数两项指标,占总人数比达到或接近６０％。女性所占比例始终占半数以上,并呈现平稳提升的态势,占总比由１９９９年５５％提高到了２０１１年６０.２％,男女总数比例约４:６。
(３)年龄结构方面,档案馆从业人员呈现中间大,两头小的橄榄形。５０岁以上及３５~５０岁年龄段人数的比例,均逐年增加。特别值得关注的是,３５岁以上人员已占档案馆总人数７２.６％,除去退休等自然减员,人数净增２４２人;而３５岁以下人数逐年降低。从人数上看,自１９９９至２０１１年锐减２４２人;占总数比由３９％下滑至２１.５％,降幅近２０％,同样呈现负增长态势(－３９.７％)。
据１９９６年江苏档案统计年报数据分析,各类档案馆老中青三个年龄段人数分别为２５４、６５０和７３４人,总体上为宝塔型。推测由１９９６年宝塔型转化为２０１１年的橄榄形之因,一方面应是８０年代大量招录的大学毕业生,整体步入中年甚至５０岁以上层级;另一方面,自２０００年以后新补充的大学生毕业生零星入职,而大量部队转业干部则直接进入中年行列,从而出现中端凸起。
１.１.３档案室
档案室是档案事业的基础,它无所不在,嵌入并几乎覆盖其它主要社会行业。但由于国家统计口径所限,并非所有组织均纳入统计范围。在统计范围的上报数据显示:
(１)２０１１年江苏省列入统计范围的１３１３个各级各类档案室,专兼职人员总数为８４７６人,其中兼职６８２３人,专职１６５３人。专职人员仅占当年总人数的１９.５％,而该比例在１９９９年更低,只有１６.１％。
(２)档案室专职人员中,女性占比最大,为８０％。她们分布在全省机关、团体、企业和事业单位的档案工作岗位,承担着档案收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用等工作职能,应该说是构成档案职业主体的重要力量。
(３)年龄结构呈橄榄型。老中青比例相对合理,１９９９年为１:５.８:３.２;而２０１１年为１:４:２。与档案行政管理部门及档案馆明显所不同的是,也许受专职人员总数减少的影响,５０岁以下两个年龄段皆为负增长。３５岁以下年龄段人员尽管为负增长,但人数下滑的态势相对平稳,下降的幅度不是非常明显。
(４)３５~５０岁年龄段人员占专职人员总数之比相对稳定。在专职人员层次,该指标１９９９年１２２２人,占总数为５８％,２０１１年９４５人,占总数５７.２％,保持相对稳定。
(５)专职、兼职总人数相对呈下降态势。分析主要原因,在这个时期以减员增效为目标的国企改制,导致大量档案从业人员分流。十年来,江苏兼职档案人员减少４１３２人,专职人员减少４５５人,说明在国企减员增效的大背景下,客观上对基层档案工作造成了巨大的冲击。队伍是基础,人才是关键,没有人什么事都无法进行。如南京某大型企业集团,原来档案室有１８人,改制后减少为５人,却承担了比以往更为多的工作,这种状况势必对档案工作带来负面影响。
(６)档案室成为女性职业的化身。有许多学者在研究档案职业时,特别关注档案职业女性化的趋势。从江苏档案职业的情况看,档案职业女性化的趋势并非是在全行业,确切地说,档案行政管理部门为男性占多数,档案室已经形成女性化的格局,而在档案馆中存在女性化趋势。因而,不能一概而论。
１.２ 档案从业人员文化程度
在职人员受教育程度,直接关系到该行业的发展水平和发展动力。档案工作作为一项科学管理工作,有其独特的理论体系和管理方法。在现代管理技术和手段日益丰富、发达的信息时代,档案管理从业者的文化素养,直接影响并决定着档案工作管理水平。
据１９９２－１９９６年江苏档案统计年报数据统计分析所得出的结论:全省各类档案人员总体上看,“呈现出‘上封顶’ (即本科、研究生基本是零增长),‘下保底’ (淘汰初中)、‘中间增大’(大专程度增加)这样的格局”。而１９９９－２０１１年,统计数据则出现明显变化。
１.２.１行政管理部门
在省市县(市、区)三级档案行政管理部门中,文化程度有以下变化:
(１)具有研究生学历人数明显增加。研究生学历由１９９９年的７人上升到６０人,提高了７.５倍,占总人数的比例达到６.５％。
(２)本科学历占比由２１.３％上升到６４.１％,人数增加近４倍。相反,大、中专学历人数持续下降。
(３)初中学历于２００７年基本消除。
这些数据反映,十余年来在各级档案行政管理部门中,文化程度提升了一个档次。一是档案职业已经由八十年代大专学历占主导,实现向以本科学历为主导的历史性转化;二是截至２０１１年已形成本科学历占多数,研究生人数明显增加的“上不封顶”(研究生学历成倍增长)、“中间增大” (本科学历占主导)、“下萎缩” (大专以下明显缩水)的崭新格局。
１.２.２档案馆
各级各类档案馆在职人员,文化程度体现以下特征:
(１)研究生学历人数明显增加。在研究生学历层次,１９９９年全省档案馆研究生仅有１２人,２０１１年这个数字已上升到１１１人,人数增加了８倍。但也要看到,在高倍数的背后隐藏了基数较底的实质。参与统计的档案馆１７０个,而研究生层次的专业人员只有１１１人,平均１.５个单位才有１名研究生学历人员。这种状况与江苏省作为经济文化大省的地位,还很不相应。
(２)本科学历占主导地位。２０１１ 年与１９９９ 年相比,本科学历人数增涨幅度达到１７５％,且２０１１年本科占总人数５６.２％,改变了１９９２－１９９６年度“档案馆、室呈现以大专学历需求为主的趋向”。
(３)大专、中专学历持续下降。大专学历由１９９９年占总数４５.２％,降至２０１１年的２８.２％。中专职高学历由３１.９％降至７.０％,２００７年初中学历基本消除。然而,从大专及以下学历合计看,仍占总人数３５％,研究生、本科及大专以下人数总体上为１:７:４,表明今后仍有提升的空间与可能。
从上述数据反映,档案职业在选择入职人员时,对学历层次日益重视。同时,也反映了在职人员对提升学历层次的积极性。
１.２.３档案室专职人员
统计数据表明,江苏全省档案室专职人员文化程度,在统计期间也出现了较大的变化。主要体现在以下方面:
(１)研究生学历人数明显增加。应该说在基层档案室,研究生学历从１９９９年的７人,上升到２０１１年的８４人,占当年职业人员总数的５.１％,虽然不高,但可喜可贺。因为基层档案室作为档案事业的根基,对事业的发展至关重要。况且基层档案室人员选配,不是档案行政主管部门所能决定,而是由其所在单位根据岗位需要进行配置。能够配备研究生学历的从业人员,其本身就说明档案工作岗位的价值和作用出现了重要的、具有历史意义的转折。
(２)从总体上看,尽管本科学历已经达到５４％,占据半壁江山,但档案室岗位大专以下学历仍占有相当的比例,达到４０.２％,客观上反映出作为一般谋生手段的档案职业,其职业性对学历要求水准还不够高,档案工作的内倾性仍似决定了其看家守院的职业倾向。
(３)值得关注的是,档案室本科学历人数自１９９９年的２１４人,上升到２０１１年８９３人,占总人数比例也由１０.２％提升到５４.０％,而且数据显示,比例变化是一个持续且具有一定陡度的线型。这与１９９６年的本科１６５人、大专６６３人、中专４２６人、高中５４１人相比已不可同日而语,令人对基层档案职业队伍的巨大变革,刮目相看。
１.３ 档案专业文化程度
掌握必要的档案专业知识,是做好档案工作的根基。档案管理是一门科学,有其自身的规律和专门的理论、原则和方法,从档案的收集、整理、保管、统计、检索、利用、编研、鉴定等都有一套理论和方法。档案管理人员肩负着管理、保护档案的职责,档案管理人员的素质,直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量,而档案工作者的工作质量和工作效率直接关系到档案的完整、齐全、安全和利用效果。档案人员只有具备必要的专业文化素养,最好是经过档案专业文化知识的系统学习,才能保证工作质量,提高工作效率,承担起档案职业工作者应有的使命。
１.３.１档案行政管理部门
计数据显示,在省市县(市、区)三级档案行政管理部门中,档案专业文化程度相对较弱,表现为:
(１)研究生数量很少,以至可以忽略不计。
(２)总体上以本科学历为主,但占比不足１０％。
(３)大专以下学历,也呈现加速萎缩的态势。
(４)在职培训人员数量占比达”到１/３强。
总之,说明档案行政管理部门人员的专业学历水平不高。半路出家者多,科班出身者少。２０１１年,全省１１７个档案局大专以上仅有１１１人,表明部分档案局档案业务指导岗位,没有档案高等专业教育背景。从事档案业务指导却没有受过系统的专业教育,从某种意义上说,对提升档案科学管理总体水平极为不利,值得引起各级档案行政管理部门的关注。
１.３.２档案馆
«档案馆工作通则»明确,档案馆是党和国家的科学文化事业机构,是永久保管档案的基地,是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。从职业角度看,档案馆是最具档案专业性的部门。档案工作做的好坏,发挥档案专业职能之优劣,很大程度上取决于档案馆工作水平的高低,而档案馆从业人员的专业文化层次,又是决定档案馆管理水平的关键。在档案专业文化程度方面,数据显示:
(１)在统计年度期间,江苏省各级各类档案馆档案专业本科学历明显提升,２０１１年比１９９９年增加６２.７％。但占总人数比并不高,仅为７.８％,尚不足１０％。
(２)２０１１年,大专及中专职高两个层次人数,分别比１９９９年下降４７.３％和６０.７％。
(３)２０１１年职培训人数占档案馆总人数的３７.５％,比１９９９年增加８.５％。
档案馆人员档案专业文化程度不高。总体上看,仍然是以在职培训为主,档案本(专)科为辅。档案专业本科以上学历只占总人数７.８４％,证明在不少县级档案馆中,同样没有档案本科学历人员。这种状况,反映出目前档案馆在职人员的专业性尚未凸显,甚至可以说档案专业地位在档案馆中尚未确立。
客观上,档案馆应当是档案专业人员集聚地带,但目前国家综合档案馆多为参照公务员管理,档案局馆“二合一”的管理体制,在人员的调入、管理和配备上完全采取公务员的考录方式。档案专业与其它相关专业考生共同应试,无法保证档案专业学生的录取。持续下去,势必对档案馆人员档案专业文化程度造成不利影响。
１.３.３档案室
档案室人员的档案专业本科及以上学历人数,同样呈现平稳上升的趋势。
(１)本科及以上数由１９９９年５１人增加到２０１１年１０９人,占总人数比例由２.４％上升到了６.６％。
(２)全省档案室档案专业大专以上学历,即受过档案专业正规高等教育的人数,２０１１年为２３７人,占档案室总人数１４.３％,也是一个可观的指标。如果再加上中专职高人数共有２６１人,即受过档案专业正规教育的人数,占档案室在职人数的１５.８％。
(３)大专学历统计指标呈下降态势。一方面说明基层档案岗位人员的流动变化;另一方面,也说明大专学历不稳定,还有继续向本科提升的势头。
我们认为,目前档案室人员档案专业文化程度还是比较好的。原因在于基层单位多,档案涉及门类广,其在工作中形成的各种专门档案,由接受过相应专业教育和档案在职培训的人员管理,优于单纯接受档案专业教育人员。
１.４ 档案专业技术职务
档案专业技术职务,是衡量和体现一个地区档案专业技术水平的指标。从江苏全省档案专业技术职务分布状况看,初、中、高级总体上呈现两头少、中间多的形态,数字比较合理。
１.４.１档案馆
档案馆２０１１年度高、中、初级的比例约为１:２:２。在档案专业技术职务统计口径上,尽管档案局馆为“二合一”,且自２００１年起,江苏省专业技术职称办对档案系列采取评聘分离的政策,即允许参照公务员管理人员申报档案专业技术职称、不兑现专业技术工资,但在统计年报中,仍只是统计在档案馆岗位的专业技术人数,档案局岗位的情况没有列入统计范围。国家综合档案馆参照公务员管理,兑现行政工资,客观上导致从业人员对申报职称的积极性不高,显示出专技人员占专职人员总数由１９９９年７７％下降到２０１１年的６３％,应当引起各级档案行政管理部门高度关注。如何在现有体制下,更好地加强档案专业技术队伍的建设,引导档案馆在职人员钻研业务,提高档案理论水平,成为事关长远迫在眉睫的大问题。
１.４.２档案室
基层职业人员专业技术职务,２０１１年度高、中、初级的比例为１:３:５,总体合理。副研以上人数呈现平稳增长,中级以下持续降低,多少反映出专业技术人员队伍不稳定。从档案室专业技术人员占专职人员总数比例上,由１９９９年的７０％,下降到２０１１年４９％,低层次人才减少的数量与高层次人才增加的数量不匹配,说明基层档案部门存在“专业人才流失”的趋向。专业人才减少,熟悉档案业务规范和标准的人员岗位经常变动,而新进人员需要较长时间才能承接,通常需经过１０年以上时间才能达到中级职称的水平……这对基层业务工作无疑又是一个巨大的冲击。
数据显示,高级职称人才相对平稳,说明人员变动对高级职称冲击不大,即使流动也保持合理的递增,从而保证了高端人才的相对稳定。从这个角度看,鼓励基层档案人员申报高级职称,不失为稳定基层档案专业人才队伍的权宜之计。
