信息时代下档案职业主客体因素面临的挑战及发展策略探究

职业是在人类社会生产力不断发展而带来的社会分工的不断细化的前提下,为了满足一定的个体生存和社会的总体发展需要为目的而形成的人们广为从事的具有特定技能要求的一种社会劳动,造成职业形成和确立的基础就是劳动的分工及其不断细化。而档案职业作为社会职业的一个组成部分,其形成和确立则是在对档案进行有效管理和利用的需要的基础上不断发展而形成的具有连续性和稳定性的一种社会分工。在开始探讨信息时代下档案职业的发展策略之前,我们有必要先对档案职业的属性及其构成有一些基本的了解,这能够帮助我们更好的寻找促进档案职业发展的策略。

１　档案职业的属性

档案职业作为社会分工细化的产物,与其他职业一样,具备社会联系性、目的明确性、特定技能的依赖性和职业群体的相对稳定性等基本属性。除此之外,档案职业还具有自身的特定属性:１、政治性。档案工作历来都是为一定的阶级所掌握,为一定的社会制度和一定的路线、方针、政策服务,因此也具有一定的机要性。现在,我国档案职业的重要任务是:为建设中国特色的社会主义服务,把工作重点切实转移到以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务上来。２、服务性。服务性是档案职业的重要属性之一,是档案职业赖以生存和发展的基本原因。档案职业与其他服务性工作的主要区别在于它是以提供档案信息为社会实践服务的特殊性服务工作。３、管理性。档案职业是以档案为管理对象,并在此基础上开展收集、整理、鉴定、保管、提供利用等一系列管理性工作的。４、效益的隐蔽性和滞后性。档案职业不直接创造价值,而是通过利用者利用档案后创造的价值上显现的,而且档案从收集到开放,开放到利用并取得实际效果是需要一个时间过程的,而这种时间上的延迟性使社会对档案工作的效益往往多有忽略。此外,档案职业还具有科学性和文化性等其他特性。

２　档案职业的构成

档案职业从确立到不断发展完善至今,已经成为一个相对完整和系统的工作体系,它主要是由主体要素、客体要素、条件要素和技能要素等几方面要素构成的。档案职业的主体要素,简单来说,就是从事档案职业的人,即档案工作者,是整个档案职业构成中最基本、最活跃的要素;客体要素,即档案工作的对象———档案;条件要素即档案职业所处的社会环境及所反应的社会实践;技能要素即是档案职业主体对客体认识和管理的各种手段和方法。可以说,整个档案职业的不断发展变化正是这几个要素之间相互作用和影响的过程:随着社会实践的不断发展变化,社会环境的日新月异,档案职业客体的种类和数量不断发展变化,档案职业主体为了更好的管理和利用好客体,不断寻求新的手段与方法从而更好的适应新的环境,更好的发挥客体的价值与作用。与此同时,主体的理论与实践水平也随之得到不断的提升,而这一最重要的因素的不断发展,也必然带动整个档案职业的向前发展。

那么,究竟在我们当下的信息时代,档案职业都遇到了哪些挑战? 而要使之可持续的长远的发展,我们应该从哪些方面着手应对呢? 笔者认为,事物的发展最终还是由其内因决定,我们要寻找档案职业在信息时代的发展策略,还是必须回到档案职业本身。下面笔者主要从档案职业的客体和主体两方面的因素探讨档案职业在信息时代受到的挑战及其应对的策略。

３　信息时代给档案职业客体带来的挑战及应对策略

档案职业客体是档案职业主体活动的最主要的对象,是档案职业赖以存在的基础。信息时代给档案职业带来冲击和挑战,实际上是最先反映在了档案职业的客体上,促使其发生了一系列的变化,围绕着工作对象的这些变化,档案职业的其他因素特别是主体因素也随之发生改变。

３.１　新形式档案载体和类型的出现

进入信息时代,随着新的材料和技术的应用,改变了档案职业客体的载体形式和记录的方式,产生了新型的档案载体和类型———电子文件。它是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体之上,并依赖计算机系统进行存取,并可以在通信网络上进行传输。这一新型载体形式一经出现,迅速在档案职业领域得以大规模的应用,其数量急剧增加,已经使档案载体从原有的纸质载体“一统天下”,转变为现在的纸质与电子磁盘、光盘等载体共存的局面,逐渐成为一种新的发展趋势。而且随着计算机、网络技术不断深入社会生活,各种档案管理系统的普遍应用,其发展势头愈加猛烈。由于电子文件具有与传统纸质档案截然不同的特性,如信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性、信息的可操作性等等。这些特性给传统档案管理模式带来了新的挑战,引发了档案工作环节的变化,引发了档案工作管理技术、方法、体制、原则、理念等全方位的变革。

但我们也欣喜地看到,面对如此多的变革,档案职业正顺应着这一趋势,迅速的调整着档案管理实践活动的各个环节。如电子文件的收集已经可以通过网络传输或者是不同管理系统之间的对接来实现,可以做到随办随交,甚至在将来实现逻辑上的归档而不改变电子文件数据的实际存放位置;在档案整理环节,电子文件可以通过计算机管理系统进行迅速、有效、多角度、多维度的排序,不再拘泥于传统的“六要素”整理;在利用环节,电子文件的检索通过相应的管理系统、数据库系统来完成,通过网络进行传输,使利用者可以方便、快捷地获取所需的档案信息,打破了时间和空间的限制,正在逐步实现档案信息的远程利用和个性利用。

在这里必须强调的是,针对电子文件的管理,如何保障其原始性、真实性是今后档案职业发展的重中之重。目前比较常见的方法是采用纸质、电子“双套制”,即仍是通过“白纸黑字”和“红章”作为保证真实性的手段。因此,档案职业在今后的发展中,应当对电子文件产生、流转过程中的元数据(即对信息对象的结构化的编码式的描述,描述信息对象本身以及与信息对象有关的各种特征的数据)加强管理,使电子文件从产生、流转到最后的归档的整个过程中的所有信息都完整的保存,从而能够反映出其发展变化的过程,保证电子文件的真实性和可靠性。

３.２　传统载体档案信息的数字化

信息时代对档案职业客体带来的另外一个挑战就是如何将浩瀚的传统纸质档案承载的信息数字化。一方面社会对于便捷获得档案信息资源的需求日益凸显,这是提高档案职业在社会发展中地位的重要契机,也是档案信息数字化的主观需求和条件;另一方面,日益发达的各项信息技术如数据库技术、高速扫描技术等为档案信息数字化提供了客观条件。因此,在信息时代传统载体档案信息的数字化已经成为档案职业发展的又一趋势。但是要迎接挑战,很好地顺应这一发展趋势,进一步促进档案职业的发展,必须注意把握以下几个方面的工作:

首先,加快档案信息数字化标准的建设。现有的档案信息数字化标准不健全,实用性和可操作性不高。档案信息数字化后的数据格式、数据库形式,适用的档案管理系统,适用的开发利用的平台、清晰程度和效果等各方面没有形成统一的标准。而且由于数字化工程巨大,很多档案管理部门往往采用外包形式,各种档案信息数字化服务公司服务质量和水平参差不齐,缺少统一评估和监管体系,扫描后档案信息的完整性和准确性很难保证。而且通常只是满足单一客户特定的格式要求,数据的兼容性较差。这种种的不统一造成的后果就是档案信息数字化的成果质量不高,兼容度低,人为形成数字壁垒,导致档案数字资源无法实现更大范围的共享,影响数字档案信息利用效益的最大化。因此,形成统一的档案信息数字化标准刻不容缓。一方面,建议档案行政管理部门将现有标准进一步细化,加强可操作性,并在整个档案职业领域内严格执行。这一标准应大体分成两部分进行考虑:一部分是将原有纸质档案信息的数字化,这部分必须制定统一的扫描格式与要求,并对扫描结果的清晰度、完整度、准确度等形成统一的检验标准,进而使之成为一种更具操作性的行业标准;另一部分主要是直接以数字形式产生的档案信息,这部分也必须有统一的可相互兼容的格式标准与要求,而且这些格式标准与要求应该在档案的形成部门就得以统一,这就需要档案部门与社会各个部门之间相互协调,紧密联系,从而使不同的档案管理系统、档案管理系统与OA 系统之间尽可能的无缝对接,从宏观上来说就是要使档案信息化建设能够进入到社会信息化建设的总体方案之中。另一方面,加强对档案信息数字化服务公司的监管,严格执行准入审批制度,并定期进行考核。

其次,不断提升档案信息数字化的深度。现有的档案信息数字化工作主要还停留在目录、索引和摘要等方面,而仅是这样深度的数字化已经需要相当大的资金投入,耗时耗力,全文的数字化其工程之大可想而知。在这种情况下,更需要加强对需要数字化的档案信息的筛选工作,加强对档案利用需求和效果的调研工作,通过分析掌握档案利用者的利用需求,优先选择利用率高的档案信息资源进行全文数字化,并根据不同的情况制定不同的目录与全文数字化的配比。

３.３　档案信息资源的安全保障

传统的纸质档案,其档案信息紧紧依附于纸质载体之上,一般来说只要载体在管理范围内,档案信息的安全就是有保障的。但进入信息时代,无论是直接形成的电子文件,或者是数字化的档案信息都是以代码的形式记录在计算机磁盘或光盘之上,这些档案信息资源可以脱离载体的束缚,通过计算机、网络进行传输。这些资源的存在方式一方面使得档案信息的提供利用工作更加的方便、快捷,也更加契合信息时代人们利用档案的需求;但另一方面,这样的形式对于档案信息的安全保障来说则是全新的挑战。如何保证档案信息资源的安全,如何对它们的传递进行有效的监管是档案管理进入信息时代之后新的重要课题。总的原则必须是档案利用服务的便捷绝不能以牺牲档案信息的安全为代价,相反,更应该加倍重视信息安全保障工作。首先,对需要数字化的档案信息严格筛选、审核,并将责任落实到人。其次,加强档案管理系统,特别是C/S架构系统登录用户的监管,及时修补系统漏洞,防止非法入侵。

４　信息时代给档案职业主体带来的挑战及应对策略

档案职业主体是指以档案为管理对象而形成的社会职业群体,即档案管理人员。他们是档案职业构成要素中最重要的因素,是整个档案管理活动的执行者,而进入信息时代后,由于管理对象产生新的变化,档案职业主体也随之受到新的挑战,迫切需要采取新的策略应对挑战。

４.１　主体的职业化

目前我国档案从业人员数量和规模都不小,也培养了一批专业化的档案管理人才,但是总体来说大部分专业化、职业化的程度并不高,结构不尽合理,而且存在相当一部分的兼职人员,这样的人才队伍在信息时代下将很难胜任这一职业,长此以往极易造成档案职业的边缘化。

对此,首先应该转变社会对档案职业的传统认知,档案职业不是一个“低门槛”职业,它有其特有的职业技能,需要有专业的知识水平和信息开发的能力;其次,继续加大力度改善和加强档案专业的高层次教育、培养和造就一批能够胜任在信息化条件下,履行档案职业职能的高素质人才队伍;再有就是必须建立一个职业资格准入制度,借鉴律师、会计师等行业的做法,尽快制定一个档案职业的从业标准,让更多的高水平人才进入档案职业领域,并同时限制无专业技能的人员进入。可以根据分工的不同设立相应的级别,经过考试或考核晋级,并且每几年进行一次考核,保持从业人员积极向上的学习动力,保持档案职业的竞争力。

４.２　档案职业主体素质和水平的提升

在信息时代要提高职业的社会地位,推动职业向前发展很大程度上要取决于该职业群体的整体素质和水平。信息时代对档案职业主体的素质和水平提出了更高的要求和挑战,应该将其转化为加快发展的契机加以好好把握,借此大力提升整个档案职业的竞争力和社会地位。在信息时代档案职业主体应该在以下几个方面提升和加强:

首先,紧握时代脉搏,对国家大政方针、档案法律法规、保密法及相关法律制度加强学习。特别是在信息时代,更需要有高度的政治觉悟、敏感性以及责任感。尽管档案的载体发生了变化,出现了新的表现形式,但档案职业本身具有的政治性这一特定属性没有发生改变,这也就要求档案从业人员无论何时都要始终保持正确的政治方向,不断提高政治修养。

其 次,加强各方面意识的培养和提高。１、保密意识。正如本文开头所阐述的,由于档案职业本身具有机要特性,从古至今档案工作者都肩负着保守国家秘密的责任。而这一责任在信息时代特别是提供网络服务之后,就从原来的档案库房安全管理延伸到档案信息的网络安全防护。因为稍有不慎,其造成的后果和不良影响将远远大于传统纸质档案,所以在信息时代,保密这根弦不仅不能松,而且要上更紧。２、服务意识。在信息时代,人们获得信息的途径更加多元化,在这种情况下档案职业要提升竞争力就必须彰显自身职业的特性,吸引更多的人利用档案信息,而实现这一目的的重要途径就是加强服务。档案工作者需要强化主动服务的意识,要以利用者为中心,通过建立利用者信息反馈的渠道科学的、系统的收集和分析利用需求,从而主动发现利用者的兴趣和喜好,有针对性地主动提供档案信息服务,逐步实现个性化定制服务。３、创新意识。创新是推动事务向前发展的重要动力,也是冲出困境,解决困难的重要武器。目前面对着信息时代带来的各种冲击和挑战,每一位档案职业者都要培养和具备迎接挑战的创新意识和能力,激发自身潜力,与时俱进,开拓创新,推动着档案职业向着资源信息化、管理现代化、服务个性化等多方面全面发展。４、奉献意识。由于档案职业特有的效益的隐蔽性和滞后性,使得档案职业的社会地位不是很高,而且往往容易被忽视。档案职业者应该调整好心态,淡泊名利,守得住清贫,耐得住寂寞,具备甘当人梯、默默奉献的意识和精神。但这并不能成为工作懈怠的借口,相反应该以更为辛勤的工作,更为优质的服务不断提高档案职业的社会认知度,提高自身地位。

第三,合理调整知识结构,拓展知识层面。信息时代的人们对信息的利用需求不再仅仅停留在单一的信息,而更希望获得多种信息的“集合体”。档案工作者需要从单一的档案内容向档案及相关的其他信息对象中去挖掘,根据其内在特征和价值进行鉴别、关联、重组,帮助利用者识别和创造新的知识,成为信息的“导航者”。这就需要档案职业者不仅掌握本专业的知识与技能还要熟悉情报学、图书馆学、现代管理科学、计算机、网络信息技术等诸多相关学科的知识。通过自身素质的提高、知识层面的拓展,实现新知识技能的掌握与原有知识结构、技能的统一。

综上所述,档案职业在进入信息社会后各方面都迎来了新的挑战,但与此同时,由于人们对各方面信息资源的需求也空前高涨,档案信息资源作为其中重要的组成部分,必然也更加受到人们的重视,这也为档案职业的发展完善,提高社会地位提供了一个良好的契机。广大档案工作者必当团结一致,共寻对策,抓住机遇,迎接挑战,共同推动档案职业向前发展。