档案职业在高校发展中的对策
没有天敌的动物往往是最先灭绝的,这就是自然生态环境对优胜劣汰法则的另一种理解。在社会生态环境中,一种职业面临危机与挑战的时刻,也正是这种职业可以提升、再造、创新的有利契机。
面对时代对档案职业的要求,档案职业面临的困境和挑战,本人做了深入的思考,并提出了相应的对策。
３.１ 在新形势下,继续保持优良传统,加强公关、协调能力
档案人的优良传统是任劳任怨、默默无闻、无私奉献。在新时期,优良传统不能丢,但需要改进。一方面平时多注意积累归档中的事例,积极开动脑筋,不厌其烦地给不愿归档的部门宣讲档案的重要性,归档的好处等。力求用积极、鲜活地实例教育、说服这些立档单位,晓之以理,动之以情。同时,也要注意方式方法,跟上时代的步伐,学习公关知识和技巧,提高部门间的沟通协调能力。档案人员要思路清晰,积极听取各方意见,取得各个部门的理解和支持。在有的立档单位因为档案数量大,整理确实有困难而不愿归档的情况下,作为特殊情况可以报请学校有关部门,给予立档单位人力、财力上的支持。力求通过多种途径,提高档案的归档率和归全率。
３.２ 提升工作能力,改进工作方法,提高工作效率
在快节奏的工作中,各个部门都感觉到人员紧张,如何利用有限的人力资源实现事半功倍的效果,只有提升自身的工作能力,改进工作方法,才能提高工作效率。只有提高了效率,档案人员才能节约出更多的时间和精力投身到数据加工、档案信息编研工作中。只有加工出更好的档案信息,编研出更多更好的成果,才能开发出档案信息中的宝藏,更大地体现档案工作的价值。所以要解决培训档案员难的问题,必须进行培训形式上的改革,档案人员面谈口授的传统培训模式不能再延续下去。本人认为,可从以下两步实施:
３.２.１利用多媒体手段,设计培训材料 可以利用多媒体手段,设计出符合各立档单位归档培训的共享资源。在设计共性培训的基础上,还要培训部门化、个性化。为各部门制定精细化培训方案。除了有PPT之外,还要有视频演示。这些PPT和视频包括各部门的归档范围、历年移交档案目录、卷内文件、备考表、移交目录以及如何录入目录和装订案卷等立卷归档的详细说明和讲解。把针对各部门的培训PPT 和视频放到档案馆网页上。立档单位无论谁来做立卷归档这项工作,都可以在档案馆网页上自行下载相关内容,先期学习,有问题的再和档案馆进行沟通,这样能为档案收集指导人员节省出大量的时间和精力。
３.２.２研制开发归档测试系统 设计一套归档范围与归档内容匹配的归档测试系统。例如把立档单位归档的实际内容与部门归档范围进行匹配,提示出哪些档案没有归档。从程序设计上就是考虑建两个数据库,一个是应归档案库,一个是准备归档案卷库。应归档案库的内容包括:
(１)各立档单位应归档内容
我们发给各立档单位的归档范围是对归档指导性的条目,内容比较概括。一些立档单位也提出过,对于归档范围中一些条目不理解,诸如“统计材料”指什么统计? “兄弟院校的来往材料”指什么? “试卷”指什么类型考试的试卷等等。鉴于这些原因,应归档案库中的归档内容,要在原归档范围的基础上,根据各部门的案卷目录、卷内文件目录,对其内容进行适当的补充,文字进行适当的调整。尽量与准备移交进馆的档案内容名称匹配。
(２)查档利用信息结果反馈
查询系统每年记录了该年哪些部门查阅了哪些档案,哪些档案被哪个部门查询了多少次,哪些部门想查阅哪些内容却没有查到。因为保存档案的最终目的是为了利用,查档利用信息反馈对于存档的意义非常重大。所以把查询反馈结果添加到应归档案库中,可以帮助档案工作人员,特别关注利用率高的档案归档情况。
每一类归档范围对应相应负责移交的立档单位的兼职档案员,对于到归档移交期限还未移交档案的立档单位,系统会提示给档案部门工作人员。档案部门审核分析后,会让系统给尚未归档的兼职档案员发邮件通知。
这只是本人的初步设想,很多方面还不算成熟。但本人相信,无论如何,仅凭经验和传统是不能解决当前的问题的。怎样管理最有效? 必须依靠科学的管理方法。档案部门负责档案收集的人员原来只需要指导各部门纸质档案如何归档,现在同时增加了指导电子档案的归档。面对这么大的业务量,在工作人员数量不变的情况下,唯有提升自身的工作能力,努力思考改进工作的方法,才能提高工作效率。
(３)推进档案管理系统的建立,实现与其它管理系统的对接无纸化办公的普及将会使电子档案收集、利用成为趋势。２０１０年开始,我们面向全校收集电子档案,这是在为档案的信息管理打基础。电子档案是全文检索的必要条件。我们要求各立档单位移交和纸质档案匹配的电子档案,Word和Pdf两个版本。２０１３年开始,我馆开始制作毕业纪念册。照片档案管理人员将拍摄好的院系集体照发给院系老师,请他们给学生按行列填上名字,我们在将这些有对应名字的照片做成本科、研究生两本纪念册存档。我们还积极参与本科、研究生毕业典礼拍摄工作,帮助维持秩序,希望将每位学生与校领导合影的照片都以学生姓名命名好,以供今后利用。另一项重大举措就是从２０１３年开始,在毕业季时,我馆人员带着高速扫描设备,分别从几个教学管理部门,扫描应届毕业生成绩单和毕业、学位证书。这一做法得到了这些职能部门的理解和大力支持。我馆承担着学生成绩单、毕业学位证书翻译工作,很多毕业生面临出国留学,他们在毕业离校前就需要向国外递交成绩、证书中英文件。我们在纸质版成绩移交到档案馆之前,先期扫描,有了电子版成绩单后,方便了学生利用,毕业、学位证书对于学生来说仅此一件,如果丢失,无法补救。保存了证书的电子版,对于今后的利用大有好处。
在对以上各类型电子档案收集、管理过程中,我们也发现了一些问题,主要集中在对这些电子档案的管理利用上。扫描时,因为时间紧,任务重,来不及为每一份材料具体命名。扫描工作完成后,后续的命名工作任务也很重。目前我馆还没有档案管理系统,扫描后形成的大批电子档案还是靠层级文件夹管理,比较原始。因此,档案管理系统的建立呼之欲出了。利用档案管理系统是对电子档案从扫描、归档、编目、利用最好的模式。批量成绩单、证书扫描命名系统、归档测试系统都可以作为它的子系统运转。最关键的是,校内其它类型的管理系统,都可以通过接口实现数据传输。数据接口问题我们和校内一些部门也沟通过很多次,但感觉他们还是有顾虑的,我想主要是怕他们系统安全性受到侵害。XML可以帮助解决这个问题。
XML,是eXtensibleMarkupLanguage,扩展置标语言的简称。XML语言的优点是文档的内容和结构完全分离,互操作性强,可在不同操作系统上的不同系统之间通信。规范统一,具有统一的标准语法,任何系统所支持的XML文档,都具有统一的格式和语法。这样就使得XML具有了跨平台跨系统的特性。支持多种编码,XML文档本身包含了所使用编码的记录,这方便了多语言系统对数据的处理。最关键一点是,XML的开放性特点。它既与平台无关,又与技术提供厂商无关。它在解决应用程序和公司之间的数据交换上被列为第一位。利用XML语言开发出档案管理系统与OA 系统、人事管理系统、学籍管理系统等的数据接口,实现无缝链接,这才是实现无纸化办公、数字化管理的关键。
(４)加强数据加工及档案信息开发,提供优质档案服务
A. 加强数据加工,实现档案部门与利用者信息的良性互动
对于档案信息“重藏轻用”是错误的,档案利用是保存档案的最终目的。但面对档案利用者需求的增加,只是一味增加查档接待的工作人员是满足不了利用者需求的,这是档案实体管理下的运作模式。这种管理模式对档案人员的要求是对馆藏档案比较了解,工作耐心、细致,态度和蔼。一般在档案部门工作多年的“老档案”比较受利用者欢迎。但这种管理思想是不能适应当前利用者需求的。随着时代的发展,我们面对的信息用户跟以前大不同了,他们已经习惯了试用例如百度、google等发达的搜索引擎,他们的信息素养都非常高。档案馆简单的卷内目录、案卷目录怎么能满足他们的需求呢? 他们最希望得到的服务就是输入一个关键词,马上调出和此关键词相关的一切档案信息。档案馆要实现这样的优质服务,必须实现档案信息的数字化。必须加大人力、物力进行档案信息的数据加工、处理。首先对档案信息进行粗加工,保证档案信息有的,利用者一定就能找到,这就是满足利用者“想的到”的一定得到。第二步通过先进的信息技术,例如数据挖掘、人工智能,实现对档案信息的知识管理、内容管理,对于利用者“想不到”的,告诉他们,这里也能够得到。原来我们对于电话的认识,只停留在它是一种通讯工具。但开发商把电脑的功能赋予了它,于是广大用户才发现,原来手机还可以用来编辑文字、发邮件、聊天、听音乐……作为档案部门,也要有这种意识,变被动服务为主动服务。我们要多从利用者未想到的服务上开动脑筋,从形式到内容,给利用者以惊喜,这也是对利用者信息素养的一种唤醒和提升。在我们服务的诱导下,他们也能提出更多的需求反馈给档案部门。另外,对于由利用者补充进馆的档案,档案馆要予以奖励并积极宣传。近日,有这样一则事例:某院系老师来馆查找一份１９８６年关于职称评审的教育部批复文件,档案馆只查到了请示。在１９８７年的校办收文本中找到了该批复的条目,收文本上也有领取签收的记录,证明这份批复当年确实下达到了我校,但未归档。这份批复对这位老师来说非常重要,她来馆查找了两次都没有结果。之后,她在教育部查到,复印一份交给了人事处,人事处转交给档案馆存档。对于这位老师和人事处的行为,档案部门应该予以大力表扬和宣传,以此来鼓励、教育广大利用者。只有人人都重视档案,我们的档案信息资源才会越来越丰富和有价值,才能实现了档案部门与利用者之间信息互动的良性循环。
B. 重视档案信息开发,提供优质服务
一方面要档案部门要重视档案信息的精加工,同时要重视档案的编研工作。档案人员对档案信息的研究要向纵深发展,不仅停留在摆事实上,还要学会分析事实。不要满足只进行大事记、文献汇编,还要有参与编写校史、组织史的气魄和能力。这种自信和能力来自于平时的积累和演练。积累就是对归档率、归全率的不懈努力;演练就是要和各部门人员配合,积极、虚心了解部门发展史,更要向院系老师学习如何搞研究,做文章。例如:目前正在指导教务部门的学生整理大学英语四六级考试档案。这部分档案虽然一直有序存放在教务部门,但未被按照档案管理的要求系统整理过。负责大学英语四六级考试工作的老师,也经历过三位了。目前教育部正在进行英语教育的改革,英语从小学到大学的教育模式必将进行一些改变。我是上个世纪９０年代初的大学生,当时如果想获得学位是必须通过大学英语四级考试的。那么四六级考试也有二十多年的历史了,可不可以撰写一篇大学英语四六级考试发展历程的文章,从一个角度来展现英语教育在改革开放后我国发展的情况呢? 档案部门可以通过对英语四六级考试档案的整理,提供各种统计数据,通过档案管理系统中数据加工、发掘出各种规律性的内容。教务部门负责大学英语四六级考试管理的老师可以结合对当时形势的回顾,应该可以编写出一篇有价值的文章。
４ 结语
社会变革时代,档案职业发展也走到了十字路口,何去何从,在于档案人员对自己的定位。我选择改变,变则通,通则久。从思想上改变因循守旧的思维模式,用科学发展观看待档案职业的变化;从能力上,积极学习法律、计算机操作、历史方面的知识,博览群书,提升自己,成为２１世纪复合型、知识管理型的人才。重塑档案人的职业形象,实现档案职业生涯的再造。
