档案职业的形态

形态是关于事物存在的方式,是事物的形状或结构等的表现态势。由于不同事物具有不同的存在方式,所以事物的形态是丰富多彩的。形态对于职业而言也是如此,几乎有多少种职业就有多少种形态。但是,在职业存在的多种“态势”中,真正能够反映职业特征的,应当是职业的基本形态。在中国档案职业中,这些基本形态主要包括职业主体、职业客体、职业技能和职业条件等构成要素。

２.１　档案职业主体

在职业构成的要素中,人是职业的主体。一方面,人是职业的承担者,离开了人,职业就不复存在。另一方面,职业服务于人,任何职业的设置都是人类实现自身利益的需要。在这里,职业从人出发又回归于人,形成了一个循环运动。在职业形态中,人的年龄、性别、文化程度等,是职业形态的重要表现形式。

具体地说,职业活动的主体是指决定职业活动的行为主体,也就是符合劳动力要求的劳动者。实际工作中,未达劳动年龄和已经超过劳动年龄只要在体力、智力方面具备生产能力仍然参加社会劳动的人,都被视为劳动者,也都是职业活动主体。准确地说,职业活动主体是推动职业活动的人,如前所述,档案职业以档案为管理对象而形成职业活动。在档案职业的构成中,职业主体,即档案管理人员是基本和活跃的因素。档案管理人员的状况,在很大程度上决定了档案职业的基本状况和发展趋势。因此,认识和研究档案管理人员就成为档案职业研究的重要内容。

２.１.１档案管理人员的基本情况　从一般意义上讲,档案管理人员是以直接档案管理为工作内容的专业人员。这些人员分布在档案馆、档案室和档案行政部门。根据中国国家档案局的资料显示,截止到２００２年年底,全国列入统计范围的档案部门共有专职档案人员９１２０７人。其中,各级档案行政管理部门１９８９３人;各级各类档案馆３６４９７人;省直以上机关、大型企业、地市级以上事业单位档案室(处、科)３４８１７人。在这些档案人员中,女性为５９６９５人,占总人数的６５．５％;５０岁以上的有１０３９２人,占总人数的１１．４％;３５~５０岁的有５２３５８人,占总人数的５７．４％;３５岁以下的有２８４５７人,占总人数的３１．２％。

在列入统计范围的各级各类档案部门现有专职人员中,博士研究生毕业的有３８人,占总人数的０．０４％;硕士研究生毕业的有３５９人,占总人数的０．３９％;研究生班毕业的有４６０人,占总人数的０．５％;双学位毕业的有１５６人,占总人数的０．１７％;具有大学(含大专)文化程度的共有６３３３１人,占总人数的６９．４４％;具有中专及普通高中文化程度的共有２４３９０人,占总人数的２６．７４％;初中以下文化程度的共有２４７３人,占总人数的２．７１％。在这些档案专职人员中,具有大专以上(含大专)档案专业程度的有１６７６３人,占总人数的１８．４％;具有中专及职业高中档案专业程度的有３３１１人,占总人数的３．６％;接受过在职培训教育的有３５９５９人,占总人数３８．８％。

２．１．２档案管理人员的状况分析　从总体上看,我国档案管理人员状况呈现出以下特点:

(１)数量不多。我国列入统计范围的专职档案人员尚不足１０万人(只有９１２０７人)。这在我国庞大的人口基数中可以忽略不计。如果按照我国国务院新闻办公室«中国的就业状况和政策»白皮书所公布的劳动力人口作为统计基数的话,截止到２００３年底,我国从业人口为７４４３２万人,档案从业人员仅占０．０００１２２５３％。如果按照«中华人民共和国职业分类大典»的分类体系,档案从业人员中的“各级档案行政管理部门”为国家公务员;“事业单位”的档案管理人员,从严格意义上讲也应当随其单位的性质划分类别。这样,真正属于档案职业的从业人员只有“各级各类档案馆”的３６４９７人。和这一职业相近的全国各级各类图书馆有２６９６个,少于档案馆数量的３９７８个,但共有从业人员４８４９８人。如果仅仅从从业人员的数量看,档案职业应当属于人数较少的职业之一,这种职业很难构成对社会产生重大影响的支柱“产业”。

(２)年龄适中。按照我国规定劳动者的劳动年龄范围:男子一般为１６~６０周岁,女子为１６~５５周岁,女工为５０周岁,从事井下、高空、高温和特别繁重体力劳动或其他有害身体健康的工种的工人,最高年龄男子为５５周岁,女子为４５周岁。在我国列入统计范围的档案部门共有专职档案人员中,５０岁(含５０岁)以下的人员占从业总人数的８８．６％。其中,３５~５０岁的有５２３５８人,占总人数的５７．４％;３５岁以下的有２８４５７人,占总人数的３１．２％。由此可见,我国档案职业队伍是一个年龄适中的群体,是一支年轻而具有活力的队伍。在这一群体中,年轻人占了很大的比重:一方面,这说明从业者具有较强的可塑性,易于接受新生事物,有较大的发展空间。另一方面,也可以说明这一群体的成长经历并不长,从某种程度上说,还缺乏一定的职业稳定性。

(３)性别比例明显。在我国列入统计范围的档案部门共有专职档案人员中,女性为５９６９５人,占总人数的６５．５％。这在一方面说明社会通过档案职业为女性提供了广阔的就业空间,体现了我国政府所一贯倡导的保障妇女合法就业权利的精神;而在另一方面,也充分说明了档案职业确实存在符合女性就业的某些特征,以及满足女性择业需求的客观条件。档案职业正是在这种“特征”与“条件”的交互作用中,成为一种性别比例明显的职业。

(４)专业化程度较低。在我国列入统计范围的档案部门共有专职档案人员中,受过正规档案专业教育(大专以上)的人员,仅占总人数的１８．４％,具有中高级专业技术职务的人员占已评定专业技术职务人员总数的１２．６１％。而在图书馆业,这一比例为３．１％。

这可以说明三方面的问题。其一,在档案管理工作的从业人员中,有相当多的人员的职业确定性是在进入这个职业之后形成的,档案管理从业人员可以通过实际的管理活动和在职培训的形式,获得其赖以生存的职业技能。其二,档案职业领域对其从业人员的专业水平并没有严格的要求,这种专业水平可能来自人们某种自然技能(如听、说、读、写)的合理延伸,也可以通过传统的“师徒相承”而非专业教育的方式获得。其三,前两项原因必然造成档案职业中具有专业技术职务的人员比例较低,而这将导致这一职业缺乏吸引具有较高专业水准人员进入的优势。

２.２　档案职业客体

所谓职业活动客体,是职业赖以生存的对象,是职业活动主体的相对物,是构成职业活动的基本要素。实际上,职业客体是指特定职业所拥有的物质资源。这种物质资源的多寡和优劣,在很大程度上决定着职业主体的行为状况,决定着职业的社会地位及其声望。没有职业活动客体,就不会发生职业行为,职业活动主体也就丧失了主体地位。因此,一种职业使用什么样的原材料,加工制造哪些产品,这是构成职业形态的又一重要依据。

２.２.１档案职业客体的状况　档案职业的客体是档案。作为一种人类社会活动的产物,档案一直以来都是档案学术界多有涉及的话题。据权威资料显示,在２０世纪８０年代档案学十个较为突出的研究成果中, “关于档案的起源、本质、价值问题”的研究位居其首,而且是“热门研究课题之一”。

实际上,档案作为一种人类社会活动的产物,作为一种贯穿历史、现实和未来的概念,具有十分丰富的内涵,可以引发人们许多想象。然而,不论我国学者讨论问题的方式和角度存在多大的差异,都无法否认档案作为一种客观事物而存在的结果,也无法回避档案作为一种历史记录的客观现实。实际上,从一般意义上讲,我国现存档案的主要部分,是由文件“转化”而来的。这种转化中,包含了包括档案管理人员在内的、大量的“职业投入”。当档案形成之后,档案管理人员要通过特定的方式将其妥善保存并加以开发利用。因此,档案就成为档案职业十分确定的物质客体。

根据中国国家档案局的资料显示,截止到２００２年,全国各级各类档案馆馆藏档案共计１９１３６１２５６卷。全国各级各类档案室保存档案共计１５３５８８９１２卷。作为档案职业的客体———档案,无论从总体上看,还是从成分上去分析,都构成了巨大的社会资源。正是这种社会资源的存在,从根本上“造就”了档案职业。当然,档案职业发展还有待于对这些资源的开发,即通过资源的“产品”形态实现与社会的“有效沟通”。

２.２.２档案职业的“产品”形态　产品是职业活动的最终成果形态。在人类生产、生活的各个领域,没有什么能比产品更具有权威性。产品可以满足人类生存、享受和发展的需要;产品可以促使人们不断地更新观念、意识、知识和技能;产品是新技术产生的直接动力。因此,产品总是具有发明和创造的色彩。一个新产品的问世,往往直接改变着某一职业形态,而不同的产品常常来自不同的职业领域,并反映着该领域特定的职业形态。因此,档案职业的生存与发展,也将取决于提供满足社会需求的“产品”,而社会需求则是形成职业产品的最终动力。

如上所述,作为档案职业客体的档案,并不完全是档案职业的“产品”。实际上,档案主要是在非档案职业领域中形成的、由档案职业进行“贮存”和“转换”的原料。这种职业客体最终要以能够满足社会需要的职业产品的形式,体现该职业的社会价值。

具体地讲,档案职业产品主要是以以下几种形式满足社会需要的。

(１)档案的开放

档案的开放是将经过档案职业人员整理和编目的档案,直接提供给利用者的档案职业产品形式。由于档案具有原始的记录属性,就使得“档案的开放”成为档案职业与社会沟通的主要内容。“档案的开放”这个指标也许是具有中国特色的,由于种种众所周知的原因,我国档案馆中所藏档案的基础情况不理想,无法以原始状态的面目提供给公众。据中国第一历史档案馆统计,将馆藏档案全部整理到文件级,以目前的常规处理速度需要１００年。因此,“开放档案数量”这一指标就包含着大量的档案职业工作付出:整理、编目、鉴定、修复以及对珍贵部分进行缩微或数字化处理等。

(２)档案资料的出版

档案资料的出版是将经过档案职业人员系统整理和编辑的档案,以出版物的形式向社会传播的档案职业产品形式。为了解决“档案文献的浩繁、芜杂和副本的有限性与人们利用要求的专题性、科学性和广泛性的矛盾”,就使得“档案资料的出版”成为档案职业的重要职业产品。

(３)档案的展览

档案的展览就是根据馆藏档案的情况,结合公众对档案利用的需求,主要利用馆藏档案和资料,以不同形式的展览将档案和档案中反映的内容介绍给社会。这种形式受众广泛,是充分发挥档案的社会教育功能,扩大档案的社会利用,吸引公众关注档案的较好形式。中国的档案界在近些年开始重视这一形式,大部分的省以上档案馆都设有常年的馆藏档案展,另外每年都有一些新的专题展览面市。

此外,制作以档案为主要内容的专题片、设置网站公布档案资料也越来越成为档案职业产品的基本内容。

毋庸置疑,档案就是档案职业的工作对象,档案职业工作者正是通过对档案的收集、整理、保存和提供利用而得以存在的。随着社会的发展和档案职业领域从业人员水平的提高,档案的管理方式会越来越现代化,档案职业领域为社会提供“档案产品”的形式也会越来越丰富多彩。

２.３　档案职业的条件

所'A3皗谓职业条件,是指职业活动得以进行的基本物质条件。它包括４个方面的内容。(１)职业资源。比如森林、土地、动植物区域分布等就是决定职业形成的最原始因素。没有森林的地方,不可能有伐木工这一职业,没有矿藏的地方,自然不会出现冶炼工等相关职业,职业活动自然也就无从谈起。职业活动受职业资源的限制,职业资源也就成了职业活动的必备条件。(２)职业活动工具。包括机械工具、运输工具、观察测量计算工具、各种物件器具,以及语言、文字、图表、信息等各种软工具,一定的职业活动需要有一定的职业手段。没有相应的职业活动工具,职业活动主体与客体就无法对接,职业活动也就无法启动。(３)职业活动空间。包括厂房、道路、河流、仓库、田间等职业活动场所都属于职业活动空间,职业活动空间条件的质量,对具体的职业活动有重大影响。职业空间安全卫生设施的改善,就是为职业实践创造的有利条件。(４)职业活动时间。职业活动是在一定的时间内进行的。我国规定的８小时工作制,就是从时间上为职业活动提供的条件。总之,职业活动条件是职业活动的重要桥梁和手段,缺少必要的职业活动条件,其他职业活动因素只能是个别要素,尚构不成职业活动整体。

具体到档案职业而言,作为职业资源的档案已经在上文中进行了阐述;其职业活动的时间也是由国家规定的,对于档案职业来说,职业活动时间并无特殊意义。因此,档案职业条件的基本问题就是档案职业活动的空间状况和技术设备状况,主要包括档案库房、档案装具和档案技术设备等。

档案职业的条件是档案职业基本构成因素。作为一项从事信息资源开发与利用的职业,档案职业的技术条件和技术手段在一定程度上决定着档案职业的发展。

２.４　档案职业活动技能

在职业构成的基本要素中,职业的主体和职业的客体是通过职业的技能实现结合的。不同的档案原材料具有不同的性能和用途,不同的档案产品需要不同的设备和工艺,而所有这些又要靠掌握了特定技能的人来处理和运用。因此,职业的技能是联系职业主体与职业客体的纽带。

档案职业技能主要是通过档案管理活动的业务内容及其知识水平得以体现的。就档案管理活动的业务内容而言,主要包括档案管理活动的基本程序和档案管理活动的基本方法。虽然档案管理活动的基本程序和基本方法最终服务于档案职业产品,但它们同样具有自身的特色。作为一种技术指标、操作规程和操作方式,档案管理活动的业务内容是职业形态的直观表现形式。

档案管理作为一种职业的过程,其基本形态表现为档案职业活动的基本程序。所谓程序是指事物运动过程中必须遵循的前后相连的、体现出事物运动规律的、稳定的步骤系列。档案管理职业活动的基本程序,是指为实现档案职业的功能目标而对各业务环节所作的有序安排。具体包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等６项内容,通称为６个环节。随着档案管理活动的不断发展,档案管理活动的业务内容也在不断地变化和补充。近年来,档案的检索、编研等已经发展成独立的工作内容。

２.４.１档案的收集　各种社会组织和个人在工作和活动中形成的文件,往往是分散的,范围广、数量大;而社会组织对档案的利用需求却往往是相对集中和专一的。为了解决文件形成后的分散状态和利用要求集中的矛盾,就需要把分散在各机关单位和个人手中的档案,以及散失在国外的历史档案,经过挑选,按照一定规定,有计划地集中到有关的档案室和档案馆,实行集中统一管理。

２.４.２档案的整理　收集起来的档案,数量很大,成分复杂,其中有的是数量庞大的零散文件,有的虽然经过文书部门组卷,但仍然处于相对零乱的状态。然而,档案的日常管理和社会的实际利用,则需要系统化、条理化的档案。为了解决档案的零乱状况与系统管理及查找利用的矛盾,就要对档案进行分类、组卷、排列和编目,使之系统化起来。

２.４.３档案的鉴定　随着社会的发展和各项实践活动的进行,新的档案不断产生,数量日益增多。由于档案的保存价值有时间长短之分,档案保存了一定时间后,有些档案失去了保存价值,有些档案仍需继续保存,有用和无用混杂一起,玉石不分;另一方面,由于人们认识水平的局限性和社会活动的复杂性等原因,使某些档案的内容所反映的情况不大符合客观实际,造成了真假不分。而人们需要保管和利用的,是那些有价值的档案。为了解决档案变得庞杂和利用需要精炼、真实的矛盾,就u56762  必须对档案进行审查和鉴别工作,“去粗取精”“去伪存真”,剔除失去价值的档案,使有价值的档案得到更好地保管和利用。

２.４.４档案的保管　由于自然的和社会的各种因素,档案始终处于渐进性的自毁过程中,甚至可能遭受到水、火、地震、战争等破坏,所以档案的寿命是有限的。而社会的利用则要求我们把档案长久地保管下去,为维护国家历史真实面貌服务。为了解决档案不断损毁与长远利用的矛盾,必须采取各种保护措施防止和延缓档案遭受损毁,尽量延长档案的寿命,保证档案的安全。

２.４.５档案的检索　档案数量庞大,内容繁多,通常是根据它的自然形成规律,按照基本的体系整理和存放的,而社会利用档案则是具体的、特定的和多种多样的。解决庞大的、基本的整理体系与具体的、特定的利用需要之间矛盾的需要,推动人们从不同角度,采用各种方法来揭示档案的内容和成分,编制各种检索工具。

２.４.６档案的提供利用　档案职业活动的目的是为了提供档案为社会服务。而收集、整理、鉴定、保管、检索等工作,只是为提供利用奠定基础,创造提供利用的可能性。为了使可能性变成现实性,满足社会上利用档案的各种各样需求,就要通过各种方式介绍和实际地提供档案为利用者服务,沟通档案职业与社会的联系。

２.４.７档案的编研　人们到档案馆(室)利用档案,受到了利用地点和范围的限制,影响了档案作用的充分发挥。为了做到主动的、系统的服务,就需要编辑公布出版档案史料,在更大的范围内发挥档案的作用。

２.４.８档案的统计　要实现档案的科学管理,充分发挥档案的作用,还需要对档案及其有关情况进行全面调查了解,做到胸中有数。这就必须对档案工作的各个环节及有关情况,进行定量观察统计和分析研究。

所谓档案管理活动的基本方法,就是为了完成档案管理活动的业务内容而采取的一系列措施和手段的总和。在具体档案职业活动中,上述档案管理内容都可以具体表现为一定的方法和手段。档案职业管理过程中的方法、手段的集合,就形成了档案职业技能的指标体系。

总 之,中国档案职业活动是由其基本形态构成的客观实在。档案职业之所以是一种确定的职业活动,从根本上讲,就是因为它具备了职业活动的基本要素。这些要素,共同构成了档案职业的基本形态,决定着档案职业的发展状况。因此,分析和研究职业应当从职业的构成和要素开始,离开了对包括职业活动的主体、职业活动的客体、职业活动的条件在内的职业构成要素的分析,档案职业研究就无从谈起。