浅谈民国档案数字化前整理业务承包之培训

随着全球大数据时代的到来，构建数字档案馆已成必然。纸质档案的数字化是数字档案馆建设的基础，目前全国各地档案馆的档案数字化工作正在如火如荼地开展。由于档案馆人力的不足和档案数字化进度的要求，采用外包的形式开展档案数字化工作已是众多档案馆的选择。民国档案数字化前整理是专业性很强的一项工作，它是档案数字化的第一道工序，是极为关键的一环，其科学与否、质量高低都将直接影响到档案数字化的整体质量，乃至决定整个档案数字化工作的成败。因此，要做好档案数字化前整理工作，加强对项目组员工进行档案数字化前整理业务技能培训就显得尤为重要。

今天我将从４ 个方面跟大家介绍一下档案数字化前整理业务培训。

(一) 档案数字化前整理业务培训以提高工作质量为目的。档案数字化前整理业务培训是实现档案实体精细化、管理自动化的基础。由于民国档案的形成、归档年代相对较长，并且是按照当时的标准规范整理，难免有不能满足计算机环境下档案数字化规范的要求，也难免会因整理人员业务水平的高低和理解不同而存在整理的误差；等等。要在数字化前整理中解决这些问题与不足，就要对整理人员提出更高的要求。只有通过档案数字化前整理业务培训，提高整理人员的业务水平，让他们系统地学习并掌握档案分卷、拟写标题、文件排序、卷内秩序固定等业务技能。

(二) 档案数字化前整理业务培训以提高工作效率为目的。档案数字化以外包形式开展，人员投入较多，工作场面较大，一般都是采用多人批量加工、工序流水作业，前后环节相互影响，每个环节相互衔接的顺畅与否，关系到流水线的整体工作效率。

(一) 坚持以人为本

对从事档案数字化前整理工作的员工要严格要求，以全面保护档案实体、有效开发利用档案为出发点，让他们外化于行，内化于心，明确岗位工作职责与工作内容，掌握工作技能与工作要领，尽快进入岗位角色，热爱所从事的工作。

(二) 打铁还需自身硬

由于民国档案数字化前整理工作的业务培训不同于一般企业对新员工的入职培训。所以要求我们:

首先，要有过硬的师资储备。档案数字化前整理工作的岗前业务培训对培训指导老师自身的要求相对较高，他们必须具备全面的专业知识、熟练的操作技能、丰富的实践经验，并且能耐心、细心地解决整理人员在培训期间所遇到的种种问题。

其次，要有可塑造的队伍。由于民国档案数字化前整理工作的特殊性，外包公司根据馆方专业对口的要求，多数选择汉语言文学、历史、档案学等文史专业的人员，专业对口会大大提高培训的效率。

最后，要有稳定的工作团队。档案数字化前整理工作难度大，新员工培训周期较长，有的员工在培训期间由于难以适应岗位要求而被淘汰，加之工作内容相对枯燥，有的员工往往不能长期坚持，就会造成人员培训的成功率相对较低。因此，我们把招聘到的合格员工当作人才对待，建立工作激励机制稳定队伍，有了稳定的队伍才会收到事半功倍的效果。

档案数字化前整理工作采取“馆方老师指导、整理业务外包” 的新型工作模式开展。在此模式下，通过与馆方老师的大力配合，项目组在工作中通过不断的积累摸索，建立了系统的岗位培训指导方案，以前期集中培训与后期在岗指导培训相结合的方式开展。

(一) 岗前集中培训

每个刚接触民国档案数字化前整理工作的新员工都如同一张白纸，对工作充满了好奇与茫然，前期的集中培训主要为:

一是了解民国历史，通过学习了解这一时期的政治、外交、军事、经济、文化和教育等各方面的概况，以及这一时期的中共党史，避免出现政治性问题。

二是熟悉民国档案，以各种案卷为实例，教其看懂档案内容，搞清责任者与事由发展的来龙去脉，以培养新员工对民国档案的理解能力，为拟写案卷标题打下基础。

三是以工作中各种实例为教材，逐一讲解在案卷整理与标题拟写中的常见错误及注意事项，使新员工快速熟悉工作内容，掌握工作要求。但新员工在培训初期由于缺乏经验和对档案生疏，往往在档案行文关系梳理和责任者查找上会犯低级错误。

例如，标题“行政院函请交通部检送交通刊物案”，实际上“行政院”与“交通部” 是上下级关系，故正确标题为“行政院令交通部检送交通刊物案”。再例如“财务司平汉、粤汉、陇海等铁路线向银行借款合同” 许多机构都有财务司，这里财务司作为责任者不明确，经过对案卷实体确认应加上“交通部”，这样责任者就完整了。

四是提高新员工对民国档案文字的认知能力。在阅读档案时遇到不能识别的繁体、异体、草书等字体，要让其养成查阅字典、«辞海» 等工具书的习惯，以避免凭经验感觉认字而闹出笑话。例如，之前我们所犯的把湖南省耒阳县的“耒” 误认为“来”，黄“汎” (泛) 区误认为黄“汛” 区，草书的“赤” 被误认为“东”，“县” 被认为“孙”。所以在今后的培训中，我们着重培养督促新员工养成查阅工具书的习惯，不疏忽、不大意，力争杜绝错字现象。

(二) 在岗培训指导

一是在岗培训指导。培训指导老师会手把手地带领新员工以充分利用档案原基础为原则，以理解案卷内容为基准，对案卷内文件规则排序、准确揭示案卷主题并做好案卷重份文件的处理及对卷内特殊载体的备注等项工作，待新员工慢慢熟悉整理各项环节能独立工作时，培训指导老师即担任起质量检查的工作。

此外，为保质保量地开展档案数字化前整理工作，新员工培训考核也是岗前培训的一项重要内容，除了日常工作考核外，还会定期对新员工进行考核测评，考核测评的方式主要为口头表达和书面表达。口头表达主要体现为每周的项目例会，培训指导老师会把平时常见的问题汇集，进行现场问答；书面表达主要为不定期举行考试，新进员工在规定时间内作答。考核测评只是一种手段，主要目的是及时了解该岗位人员工作中的欠缺与不足，并再次有针对性地、系统地培训讲解。

二是应用案例有针对的培训。培训工作只是案卷整理前的一项知识准备工作，但在具体的操作过程中，可能会遇到各种各样的问题，只有在遇到问题、解决问题的反复循环中才能积累实践经验。有些实际案例成了我们培训的最好教材，也验证了民国档案的特殊性。

例如: 我们在检查“各军事学校与训练班档案汇集” 这一全宗的标题质量时，发现有一卷整理后的标题为: “ «军阀孙传芳军校同学录» ”，因为“军阀” 二字绝不会出现在任何正式学校的校名上，请教现场指导老师后，立即调出原卷，发现此卷缺少封面，因整理人员缺乏经验，无法判断是哪个军校的同学录，便直接沿用原卷皮上的标题。虽然原立档人员经过相关考证，猜测该校为孙传芳所办，故取“ «军阀孙传芳军校同学录» ” 标题，但本着严谨的工作态度和对利用者的负责，我们与管理组老师决心考证出原校名，并共同查阅«民国人物大辞典» «民国时期组织简介» «辞海» 等相关资料与工具书，通过该卷透露的人名、职官等进行检索，又请教馆内资深军事专家，同时也借助互联网进行查找，通过一系列资料信息提示，将该案卷标题暂定为“ «金陵军官学校同学录» ”，因该军校为孙传芳所办，但仍怀疑其精准性。最后对该全宗电子目录进行检查，又找到了标题为“ «金陵军官学校校友录» ” 的案卷，疑似与该卷有关，通过这二卷进行核对，并经老师鉴定，最终确认此二卷原为一个整体。该全宗原为馆方接收来的档案，被原立档单位分为两卷，标题为“ «金陵军官学校同学录» ” 的案卷只有封面和极少部分内容，而标题为«军阀孙传芳军校同学录» 内容较多，且两卷又装订整齐，不像被分过的卷。经过最终鉴定，将两卷合并为一卷，分隔近６０ 年终于在馆藏档案数字化前整理的今天得以“破镜重圆”。

事后我们针对标题政治性色彩强烈词语的使用方法进行培训讲解，对标题规范用语进行强调，要求整理人员始终要抱着谨慎的态度，多方考证，及时请教指导老师，确保档案标题准确性并还原历史真实面貌。避免在今后的操作中，出现类似的问题。

通过培训，我们已经培养了民国档案数字化前整理的专业队伍，在分卷、拟写标题、编页等工作环节都有若干名骨干员工，为公司储备了一批优秀的人才队伍，更为后期工作奠定了良好的基础。更主要的是通过培训和馆方业务老师的指导，合格的专业队伍为我司连续４ 年与中国第二历史档案馆(以下简称“二史馆” ) 签订民国档案数字化前整理项目合同提供了人力资源的保障。

民国档案数字化前整理工作任重而道远，建立文件级目录检索体系是档案深化检索的最重要内容。二史馆乃至全国各大档案馆开展民国档案文件级标题著录标引工作大势所趋，而我们在前整理的过程中已有意向文件级靠拢，在整卷遇到零散卷时，非常注重文件排序，因为从长远来看，文件排序的好坏直接影响今后文件级的整理，档案已经形成电子档，今后拟文件级标题必然是直接对照电子档，如果现在不将卷内文件顺序排好，会给今后文件级标题的加工带来许多麻烦。在现场指导老师的帮助下，现在已经将部分案卷在立卷和拟写案卷标题时采用文件级标题。我们自承接二史馆民国档案前整理项目开始一直在做案卷级标题的整理，不仅有一批优秀的整理案卷级标题的能手，而且有能力培养整理文件级标题的人才。整理过案卷级标题的人员，因为有了深厚的功底，所以只要稍加培训，便可上岗。扎实的培训指导工作为我司与二史馆的进一步合作打下基础。我们将继续努力，在工作中不断积累经验，提高专业素质以适应新的需求，为民国档案数字化做出微薄贡献。