档案数字化前处理质量控制与安全监管分析——以湖北省档案馆馆藏汉冶萍档案数字化整理工作为例

档案数字化前处理是档案数字化工作的首要环节，它的质量高低直接影响后续数字化诸环节工作效率及成果质量。湖北省档案馆自２００４ 年开展馆藏档案数字化工作以来，总结出了一套符合实际的组织管理及操作方法，尽管其间经历过一些波折和调整，但持续开展的档案数字化前处理工作为高质量、高效率地开展档案数字化工作提供了坚实的保障，并且正作为经验在全省推广与普及。下面以湖北省档案馆馆藏汉冶萍档案整理工作为例，介绍省馆在档案数字化前处理工作中的质量控制与安全监管措施与方法。

汉冶萍煤铁厂矿股份有限公司是２０ 世纪初亚洲最大的钢铁公司，是中国近代工业的标志性企业，其企业发展历程是中国民族工业发展史的重要组成部分。该公司自成立以来的主要档案保存在湖北省档案馆，２００２ 年被列入首批«中国档案文献遗产名录»，是湖北省档案馆镇馆之宝，极具保存及研究价值。２０１４ 年，湖北省档案馆向湖北省政府申请专项经费对馆藏汉冶萍档案进行全面修复、整理及数字化工作，项目持续时间３ 年。为保证该项目的顺利进行，前期湖北省档案馆馆进行了大量的考察调研活动，对汉冶萍档案进行了情况排查，分档案整理、档案修复、档案数字化３ 部分对项目工作进行了安排布局，并制定了专门的整理、修裱、数字化工作方案。

从档案整理角度而言，汉冶萍档案整理是一个难度大、充满挑战性的项目。主要表现在以下几点:

档案时间跨度大，清末民初档案数量多。汉冶萍公司档案起于１８８９ 年(光绪十五年)，迄于１９４８ 年，时间跨度达６０ 年，包括公司董事会档案、公司经理处档案和财会档案３ 部分，共计６６５６ 卷，翔实地记述了汉冶萍公司建　１９６　 立、生产、经营和发展的情况。汉治萍公司经营辉煌时期主要集中在１９ 世纪末、２０ 世纪初，因而产生的大量档案主要是清末民初档案，由数量众多的奏、札、谕、呈、电报、公文、私函等文件构成，文言文较多，且多为繁体字、异体字、行草和竖排书写，许多人名(字号)、地名、称谓、专业术语及文字表述需要研究考证；文件多无事由且无标点符号，需逐字逐句研读；卷内文件顺序排列错误的需按照逻辑顺序进行调整。

档案涉及与多国贸易，文种多样。汉冶萍档案中夹杂有英文、日文、俄文、德文等多种文字的文件，需要先行翻译，然后整理。

档案破损、字迹不清情况严重。汉冶萍档案中含大量采用酸性较高的盐铁墨水书写的文件，纸张腐蚀较严重，许多字迹模糊不清，纸张破损及粘连情况也比较严重。

为确保档案整理质量，为后续档案数字化工作打好基础，兼顾档案修裱，我们从以下几方面严格监管，把控质量，有效保证了档案整理质量及档案实体和信息安全。

一、建立健全质量及安全监管制度

项目启动初期，我们在广泛调研基础上，结合汉冶萍档案特点，制定了一系列档案整理规范、制度，对各个工作环节提出了明确的要求。其中档案保密及安全制度对档案整理过程中档案实体及信息安全提出了严格要求；项目参与人员登记备案管理制度对项目参与人员专业技能、政治素质提出了专门要求，对参与项目实施人员有明确的约束和管理要求；档案整理场地规范管理制度对档案整理场地的规划布局、监控设备、日常管理提出了具体要求；档案交接制度对档案出库、入库手续办理及交接人员职责提出了明确要求；档案整理过程登记制度对档案整理及质量检查环节做出了具体规定，并要求建立各环节加工流水表单，详细记录档案整理过程及相关内容，明晰每卷档案所经历的流程、流向及经手人；档案检查及验收制度明确了档案整理验收的依据、标准、方法及合格率要求。

一系列对应配套的规章制度给档案整理质量监控及安全监管提供了依据和制度保障，使项目运行过程中质量及安全监管工作有章可循、有据可依。

二、完善组织管理机构，加强人员培训与管理

为保障汉冶萍档案整理与数字化项目顺利进行，我们根据项目特点完善了项目组织管理机构，形成了由行政领导、档案专家、管理人员组成的多方位、全覆盖的组织管理体系。由局领导任项目领导小组成员，负责项目的统筹协调；由相关业务处室负责人及离退休档案专家组成专家小组，负责解决处理疑难复杂问题；由保管处有关人员组成业务小组及安全管理小组，解决日常整理业务、管理和安全问题，督促项目进度，负责项目质量检查与验收工作。分工有序、职能清晰、管理高效的组织管理机构为项目的保质保量进行提供了有效的组织保障。

整理人员是档案整理工作的主体与核心，档案整理项目组成员整体素质的高低直接关系到项目完成的质量与工作效率。项目开始前，我们对项目组成员专业技能提出了具体要求: 整理人员需要有一定年限的民国档案整理经验、扎实的文化功底、广博的知识面，而且选配了有一定英文、日文基础的工作人员。高质量的工作组为项目的圆满完成提供了强有力的保障。

项目起动初期，我们一方面组织全体人员学习整理方案、相关专业标准规范，了解汉冶萍档案基本情况；另一方面对全体人员进行保密知识培训，宣传保密工作的重要性，并与每位档案整理人员签订了保密承诺书。项目进行过程中，由业务小组及安全管理小组共同定期检查项目成员办公区域、工作单填写情况、工作进度情况，并形成工作日志，每周、每月进行工作总结，将各个工作周期的疑难问题集中解答，对薄弱环节重点讲解。

三、坚持日常安全监管及质量检测

除依据规章制度执行汉冶萍档案整理项目安全监管及质量检测外，我们特别强调日常安全监管及质量检测的重要性。定期检查和日常检查相结合，防漏洞、防疏忽、防缺失，并及时纠偏，防止出现严重的质量和安全问题。每一个目录开始前，由业务小组成员对本目录进行初步摸查情况，了解目录整体情况，根据整理方案要求，针对共性问题提出解决方案。对一些出现频率较高的异体字进行辨认，对涉及的人物、称谓、时间表述进行梳理，制作成比对表格，张贴于工作场地，供整理人员共同参考查正。如汉冶萍公司档案文件内文号码字对应阿拉伯数字一览表、汉冶萍公司档案电报中使用的韵目代日法韵目对应日期一览表、汉冶萍公司档案中人物的人名与字号对照表等。

在档案质量监管及检测方面，我们采用多重质量检查，防止错误。每本案卷整理完毕后，有两道检查程序，分别检查每本案卷的整理质量，从案卷题名、文件分件、案内文件目录、编页、完备备考表信息等不同角度进行逐卷检查，对其中编页错误、错别字、卷内文件目录项目著录不全等错误交由整理人自行改正，对分件、案卷题名不准确有争议之处和难以辨认的字迹，由业务小组讨论后确定正确的表达方式。对难度较大、争议较多的问题交专家组讨论解决。对错误率较高的档案整理人员重点检查，一周工作结束时会对共性错误问题进行讲评，避免再犯相同错误。

一个目录档案整理完毕后，由检查小组对目录内档案排序、档号编制、档案盒封面及背脊信息正确及完备情况进行检查，并对目录内档案按１０％的比率抽查，再次检查案卷整理质量。整理过程中，要求整理人员对档案中存在的照片、舆图、票证、破损严重档案档号及页号等都需要填写专用表格，为后续数字化及修裱工作做好准备。

为提高档案检索的专指度，在档案整理过程中我们坚持以“件” 为单位，进行细化整理，尽可能避免题名不易表述清晰的组合件存在，例如: 一般档案整理来往文件都组合为一件著录，但是汉冶萍档案要求著录为单独的两份文件；一般档案底稿不用揭示出来，但是汉冶萍档案底稿要求在题名中揭示出来。这种细分的方法，虽增加了档案整理的工作量，但有效增加了档案检查途径。

在流程管理方面，要求每个整理人员必须根据档案领取和整理情况认真填写档案整理工作单，记录整理人经手的档案档号、整理后卷内件数、页数及存在重要问题，并签字确认。质量检查人员根据这些工作单再次调取案卷，并在工作单对应案卷登记处记录检查情况、错误处和特别需要说明的情况，并签字确认。管理人员每天根据档案整理进度情况发放档案整理工作单，定期对工作单数据进行汇总分析，有效保证了档案整理工作分环节、高效、有序进行。

在安全监管方面，除监控设施、场地防控设施配备齐全外，还坚持每日安全检查，安全人员每天不定时巡视整理场所，检查水、电、门窗、柜架等安全，排查安全隐患，制止不合规定举止行为。安全人员每天须填写日常安全管理日志，对当天设备、场地、人员情况进行说明。定期检查监控录像，及时排除可疑情况。对出现的问题及时报告，并提出解决方案。