档案著录工作的外包模式与管理

２０１４ 年５ 月５ 日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了«关于加强和改进新形势下档案工作的意见»，明确指出“各档案馆(室) 要大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用。” 与传统纸质档案相比，数字化档案在档案的保存和利用方面都有着无可比拟的优势。那么如何使海量传统纸质档案形成数字化档案并便于检索利用，尽快完成档案在保管、利用、交换、传播等方面的全面信息化，将档案著录工作在确保安全的前提下以业务外包方式向社会购买服务，促进档案工作降本增效，无疑是其中的重要一环。

一、档案著录特点和作用

档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特点进行分析、选择和记录的过程。所谓内容特征，就是对档案主题的揭示，表现为档案的分类号、主题词、提要等记录项。所谓形式特征，包括档案的作者、形成时间、档号、文种等。

档案著录是获取档案中所含情报信息的主要途径，是建立档案目录数据库的基础，著录的质量直接影响着档案目录数据库的质量。良好的存储和查找功能，取决于著录项目的详细具体、标引正确、格式与标识符号的统一以及文字的简明扼要。

在中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆以及北京、天津、辽宁、上海、江苏、陕西等省市档案馆档案数字化试点工作的推动下，馆藏数字化已经成为各档案机构开展信息化工作的必备内容。为了实现浩如烟海的档案的快速数字化，许多档案部门将其中的著录工作通过业务外包的方式，提高档案工作的工作效率，使资源得到最优化配置。这种方式效率高、成本低，但同时也容易出现安全隐患。因此如何安全、高效地开展外包工作是我们必须要重点考虑的问题。

二、外包模式种类及对比

业务外包是近几年发展起来的一种新的经营策略。即企业或单位把内部业务的一部分承包给外部专业机构。其实质是企业或单位重新定位，重新配置内部各种资源，将资源集中于最能反映本企业或单位相对优势的领域，构筑自己的竞争优势，获取持续发展的能力。

(一) 外包模式的种类

档案著录工作的外包模式按照不同的划分方法主要可以划分成以下不同的模式:

１ 按照加工地点分

可分为到馆加工模式和外送加工模式: 到馆加工模式主要指外包公司到档案馆或档案室进行加工的方式；外送加工模式主要指档案馆或档案室把所要外包的档案材料送到外包公司，由外包公司在其公司进行加工的方式。

２ 按照管理方式分

可分为直接管理模式和间接管理模式: 直接管理模式主要指档案馆或档案室对外包工作进行直接管理的方式；间接管理模式主要指档案馆或档案室不参与外包工作但对外包工作进行指导、检查，保证外包的质量与外包过程不出大的或任何问题的方式。

３ 按照合作关系分

可分为独立外包模式和合作式外包模式: 独立外包模式主要指档案馆或档案室把外包业务交给外包公司后，由外包公司独立完成的方式；合作式外包模式主要指档案馆或档案室和外包公司共同参与外包工作的方式。

(二) 外包模式的对比

基于档案文件的安全性，以及方便档案部门对外包过程进行指导与管理，目前一般采用的是到馆加工的外包模式。下面，笔者将按照另外两种划分方法形成的模式进行融合比较，分析优劣，供各个部门根据自己的需求选择合适的外包模式。

直接管理与独立外包模式的融合有利于直接地深入项目，但此模式耗费人员和精力，所以适用于比较小型的项目或档案比较珍贵，涉及重要文件、保密文件、内部文件等情况。

直接管理与合作式外包模式的融合一方面有利于更加深入地了解项目，发挥档案部门的地位和专业优势，制定出更切实可行的规则和标准，另一方面也有利于提升档案工作人员相关方面的技能，在合作工作的过程中深入了解当前的先进技术、提高应对突发问题的能力。但此种方式所需人力较多，在馆室人力资源不足的情况下，难以满足需求，所以适用于小型的项目或档案珍贵，涉及重要文件、保密文件、内部文件等情况。

间接管理与独立外包模式的融合适用于馆方人力资源有限且安全性要求相对不高的大型工作项目。此种情况下，档案部门需通过增加抽查频率，扩大抽检范围等方式严把质量关，做好验收工作，克服监管不足的问题。另外，对于安全问题也需制定相应的人员管理规范，安装符合保密规定的安全管理软件，规范相关人员的行为，确保档案的安全。

间接管理与合作式外包模式的融合适用于馆方人力资源有限的大型工作项目。同样，可通过增加抽查频率、扩大抽检范围等方式严把质量关。另外，由于与外包人员共同参与外包工作，馆局人员应该在熟练掌握著录技能的基础上，多思考，多与外包人员交流，遇到问题及时反馈，有好建议尽快反映，避免监管不到位的问题发生。

三、外包管理的策略探讨

(一) 著录外包所面临的问题

要想安全、高效地完成档案著录工作，应主要考虑和解决以下几方面的问题。

１ 怎样聚焦著录工作的质量，提高规范化、标准化水平

目前，一些相关部门在进行档案著录工作中存在闭门造车、自行其道的现象，不利于档案信息的交换、资源的共享和社会的利用，因此档案著录的标准化是提高著录质量的基础。

２ 怎样解决安全问题，消除安全隐患

目前，相关部门虽然进行了必要的管理、开展了经常性的指导检查工作，但是仍存在一些不足，表现为: 第一，很多外包方工作人员档案信息保密意识不强，他们可能会口头传播档案信息，造成档案信息失密，而档案部门难以判断档案信息是否失密；个别外包工作人员可能通过带摄像头的手机、Ｕ盘、移动硬盘等方式来获取档案信息，造成档案泄密；第二，外包场地及设施设备不够安全，没有提供一个安全可靠的实施环境，比如实施场地不够宽敞，消防不够达标，不太利于控制人员流通，实施场地周边治安环境不够好，容易受到外界干扰；第三，一些外包公司人员流动性大，人员的随意变动，使档案在著录中接触的人数增加，面临的风险增大。

(二) 合理的外包策略

１ 将外包项目按迭代模型的方式运行

软件开发模式中的迭代模型是指摒弃传统的需求分析、设计、编码、测试的流程，将整个生命周期分成若干个迭代阶段，而每个阶段都由以上若干或全部传统的流程组成，即都会包含下面４ 个阶段: 初始阶段、细化阶段、构建阶段、交付阶段。在初始阶段，确认本次迭代的需求、范围，以及所需资源等信息。在细化阶段，对问题进行建域，创建开发案例、模板以及准备工具等。在构建阶段，主要完成构建的开发并且测试，将完成的构建集成为产品，并测试所有的功能。在交付阶段，主要是完成本次迭代，将软件产品交付给相关干系人。

回归到档案著录外包工作中来，档案馆或档案室可以参照软件开发模式中的迭代模型将项目分成几轮迭代进行。在每一轮迭代内，都包含初始阶段、细化阶段、构建阶段、交付阶段这４ 个阶段。其中，在初始阶段，主要系统地确定项目完成所需的工作量、资金、外包商、设备、工作场所，以及外包所需参照的相关标准，包括著录标准、管理守则、奖惩制度、质量验收标准等；在细化阶段，根据相关规则制定符合档案馆或档案室需要的著录规范，参照相关规则制定相关安全管理制度，根据自身要求制定质量验收标准；在构建阶段，由外包方按照标准、守则等进行工作，档案馆方在外包场地进行监督和管理，以确保消除安全隐患；另外，由档案馆方人员对外包的著录内容进行抽检，保证抽检比例，确保抽检的准确性和全面性；在交付阶段，档案馆方支付一轮迭代所需的费用，外包方对产品进行交付，讨论工作中存在的管理问题，双方协调问题，以及工作进度问题，思索更完善的管理、工作方法等，确保项目按时、保质完成。

这种方式有以下优点: 其一，降低了项目实施风险。若工作人员重复某个迭代，那么损失只是这一轮出问题的迭代费用。其二，降低了无法按照既定进度完成的风险。通过在早期就确定风险，可尽早解决而不至于在后期匆匆忙忙。其三，加快了整个工作的进度。因为工作人员通过一轮迭代明白了问题的焦点所在，他们的工作会更有效率。其四，由于档案馆方需求不一定在一开始就作出完全的界定，通常在后续阶段中会进行细化，因此，迭代过程这种模式使适应需求的变化会更容易些。

２ 著录工作中相关规范的制定

为了做好著录外包工作，必须制定符合实际的各种制度，使工作有规可依，有章可循。其中涉及的规则制度主要包括３ 部分: 第一，工作中需参照执行的著录标准规范；第二，工作中需遵守的安全管理制度；第三，产品所需满足的质量验收标准。参照«档案著录规则» (ＤＡ/ Ｔ １８—１９９９)、«归档文件整理规则» 制定档案著录规范，对于一些特定称谓、繁简体字等特别强调容易混淆的内容，也均应附在规范中。参照国家档案局制定的«档案数字化外包安全管理规范»，制定«加工设备安全管理制度» «加工数据安全管理制度» «加工人员管理规定» 等。为了确保外包任务的保质保量完成，有关部门负责人还要建立外包商的评价与质量评估考评体系。评价体系制度主要关注的是对著录是否进行业务外包的成本进行对比，确保馆方最大利益得到保障。质量考评制度指的是档案馆方与业务外包商相互协商，制定明确的质量评价规定。规定范围主要包括业务完成期限、质量执行标准、人员违约及惩罚措施等因素。质量考评工作可以按定期与不定期两种方式，进行公正、公开、公平的考评。

３ 与外包商之间要保持沟通

在著录业务外包中，由于针对不同的全宗，著录规范仍有出入，故在外包过程中要对著录质量实行及时监控，并及时就细则、特殊规定等进行沟通，使质量能符合要求；对于外包方所需要的档案要进行安排、调配，对外包方所需的设备资源应及时提供，确保工作能顺利高效进行；另外，馆方也可学习外包公司专业的管理方式、先进的技术，积累相关工作经验，提高应对突发问题的能力，及时跟上时代发展，促使自身能力的提升。

４ 加强安全管理，消除安全隐患

对外包公司著录人员进行登记备案(人员中一般不能有涉外人员)，并要求外包公司保证人员的稳定性；要严格把关著录加工场地人员的进出，要求加工人员进入加工场地时，不得带入任何电子设备，进加工间要求换上无口袋工作服；要对所有人员开展安全知识学习和安全警示教育；场地最好安装２４ 小时全天候监控摄像机，和软件进行安全保密技术检测，对计算机、扫描仪等设备安装与外网的物理隔离装置，对计算机光驱、ＵＳＢ 端口等进行物理和软件的封闭；档案完成著录后，数据应在规定时限内由本地服务器上传到由档案管理部门管理的中心服务器，档案管理部门按要求定时备份，并删除本地服务器的内容；外包公司要与档案管理部门签订保密协议，确保档案的内容不得外泄，否则，按事先约定的条款处理，外包合同中应明确: 出现较大安全事故，档案管理部门有权解除合同，外包公司因档案的损坏或内容外泄等对档案管理部门造成重大损失的，将按档案相关法律，追究外包公司相应法律责任。

四、结论

综上所述，档案著录外包在快速实现档案的数字化、信息化上发挥着重要的作用，不同的外包模式存在着各自的优势和劣势，各个单位可根据自己的需求进行选择。在外包管理工作中，要将“提高工作效率，保证数据质量，确保档案安全” 作为档案人的基本原则，为各界人士提供更优质、全面的信息服务，推进我国档案数字化信息资源建设工作的长足发展和进步。