强化员工培训——对从事档案数字化前整理工作的外包公司的建议
作为中国第二历史档案馆(以下简称“二史馆” ) 的一名老员工，我从事整理工作二十多年，目前在档案数字化前整理工作的第一线，具体负责其中一个工作间的管理工作。几年来，我既非常高兴地看到目前的民国档案数字化工作取得了极其巨大的成绩，整体工作在非常迅速地推进，又时常忧心于部分档案整理质量的不佳，为自己及整理处项目组所做的指导、检查工作不能涵盖所有档案前整理工作而感到失落和不安。具体原因则在于档案数字化工作大部分已由外包公司承担，外包公司的引入有利有弊，如何能够更好地管理外包公司，是一个很大的难题。其中最重要的，则在于人。工作由人来做，工作质量由人来决定，高素质的人造成高质量的工作。强化员工培训，造就高素质人员，是重中之重。
一、外包公司必须把人员培训作为工作的重心
(一) 民国档案的特点使数字化前整理工作难度较大
民国档案是民国历史的原始记录和真实凭证。虽然民国时期是距离我们最近的历史时期，但留存的档案文书与现行文书有很大差别。第一，民国文书在字体上均为繁体字，且异体字、行书、草书等非常多，给识别造成很大困难；第二，民国文书大多是竖排文字，与现在的阅读习惯不同；第三，民国文书文言和白话混杂，没有标点符号，给断句理解造成一定困难；第四，民国档案的文种如令、训令、指令、布告、任命状、呈、函、批等，与现代所使用的文种相差较大。
二史馆集中典藏民国历届中央政府及直属机构档案，案卷数量庞大，内容繁杂，时间跨度极大，不仅涵盖１９１２ 年至１９４９ 年整个民国时期，甚至有清朝文书。立档成卷机构多，各个机构全宗之间在形成时间、机构职能、案卷数量、文书主体、载体状况、往年整理基础等方面存在相当大的差异。
民国时期对外交往较多，与世界大多数国家政府机构、公司、个人均有文书往来，民国档案中英语为主要外语，也不乏日语、法语、德语、俄语等语种，正规函件印刷体较多，但也有部分为手写，辨认极其困难。
实体档案方面，民国档案基础状况普遍不佳，纸质差，破损、霉变较多。
这都给民国档案数字化前整理工作带来很大困难。
(二) 外包公司人员的档案前整理工作能力亟待加强
能够在档案数字化竞标中中标的公司都应该是国内比较有实力的公司，具有一定的资质和相当的经验，但是，“外包公司并不是像很多人看到的那样: 档案业务外包公司的实力很强、人员素质也非常高。我所在公司在我没去之时，仅有几个人是档案专业的学生，其余的都是专科学生，而且，还不是档案专业的。即便是档案专业、历史专业的学生，也大都是新毕业的学生，他们对档案的熟悉仍需要一个相当长的时间。为了降低成本，有的人员甚至不是大学生，这就不易保证加工质量”。
进入中国第二历史档案馆的外包公司又如何呢?
１ 现有人员学历较低，基本是专科院校的学生，学历为大专；
２ 现有人员在专业方面基本不对口，民国档案整理需要历史、档案等专业毕业的人员，但很多外包公司人员专业为理工科；
３ 现有人员外语能力薄弱，虽然有些能提供英语四级证书，却无法看懂英文档案，更不用说其他语种；
４ 人员流动性相对较大，外包公司为了节约开支，薪资待遇一般，提升空间也很小，这就使人员流动性较大；
５ 有能力的人招不进，招来的能人也留不住。
(三) 外包公司的人员现状，导致了在档案数字化前整理工作中，出现较多的质量及管理问题
１ 文字方面错误，包括发音相似、字形相似、繁简转换、多字漏字等；
２ 语句通顺情况，包括语序颠倒、重复、成分残缺等；
３ 历史常识错误，包括机构名称、人名、职务等错误；
４ 英语档案完全看不懂，即使依靠字典也不能理解的有很多，而德文、法文、俄文等甚至分不清，语种标不出；
５ 管理水平的缺陷，包括工作量的平衡问题；对整体工作的看法和做法；与馆方项目组的沟通差，不服从馆方安排，片面强调公司制度；等等。
作为数字化前整理项目组的管理人员，面对这样的情况也很无奈。既然无法改变公司及人员现状，只有对外包公司提出更高的人员培训要求，外包公司必须把人员培训作为工作的重心。
二、外包公司现有人员培训分析
经过项目组的一再要求，外包公司初步建立了一套培训制度。
(一) 外包公司培训制度简介
１ 主要培训内容
一是安全培训；二是整理新人学习整理规范，包括时间项、备注栏、备考表的填写及重复文件的处理；三是拟写标题培训，包括辨别责任者、受文者，分析事由，学习文种及行文关系，了解结尾词及公文用语，知晓案卷标题符号运用。
２ 培训时间
一般新人为期１ 个月。安全培训入职当天１ 小时，整理规范学习１ 星期，拟写标题培训３ 个星期。
３ 培训方式
实体档案讲解、阅读各项规则、实际操作及考试。
(二) 优点
１ 新进员工在实际工作条件下参加培训，有利于熟悉工作环境；
２ 培训内容与档案数字化前整理工作结合紧密，培训后，新进员工可以马上从事自己的工作；
３ 由小组负责人员指导学习培训内容，新进员工可以根据需要随时从小组负责人员那里得到帮助，直到能够达到工作要求的水平；
４ 新进人员可以尽快进入工作。
从实际操作层面看，外包公司实行的这一套培训制度还是比较有成效的，从完成的工作质量情况来看还比较令人满意，不合格率大幅下降，工作进度也得到了保证。
(三) 不足之处
由于外包公司的实际情况限制，导致培训存在很多不足之处。我将外包公司的培训形容为流水培训。
流水培训，一是指人员变动，公司对员工的培训就像吃流水席一样，走一个招一个，来一个培训一个，人员如流水，培训也如流水；二是指培训内容像流水一样，平而单调；三是指新进人员工作一段时间后，看不到什么进步，工作水平和刚接受过培训时差不多，像流水一样平，没有出现稳步增长的情况。
具体问题有:
１ 培训内容单一，局部、片面、就事论事，仅仅解决整理中编目存在的简单问题；
２ 培训方式单一，讲课加考试型，枯燥、易引起员工反感；
３ 忽视工作中的持续培训，外包公司的培训工作完全是在项目组的压力之下进行的，对老员工的培训不重视，认为可有可无，不把其列入公司的工作日程，只知埋头干活，培训时间没有保证，只在出现严重整理问题受到馆方项目组批评时才会举行一些学习，是非常被动的行为，至今也不见好转。
这些问题的存在使公司员工水平得不到提高，整理问题一再出现。
三、对强化外包公司人员培训的建议
(一) 重新认识培训
培训是什么? 一般而言，培训是一种有组织的知识传递、技能传递、标准传递、信息传递、信念传递、管理训诫行为，是给新员工或现有员工传授其完成本职工作所必需的正确思维认知、基本知识和技能的过程。
明显可以看出，档案前整理外包公司对培训的认识就是“缺什么，补什么”，着眼于员工的“应知” “应会” 及操作技能掌握、基本知识应用、解决具体问题能力等方面的“补缺” 培训，以知识传递、技能传递、标准传递为主，时间则侧重上岗前。公司没有认识到: 培训最终的效果体现，必然是通过培训带来的思维和行为的改变，这些改变，需要通过信息传递、信念传递、管理训诫行为等一系列涉及价值观、职场正确认知等方面的培训，而外包公司对此的涉及很少，甚至完全没有。没有正确的价值观和职场认知，很难期待思维和行为的长远改变，甚至不能稳定员工队伍。
在档案前整理过程中屡次出现的字词问题、语句问题，与其说是水平问题，不如说是对工作的重视问题，对工作的认真态度。
(二) 重新认识培训的目的
档案前整理外包公司进行培训的主要目的就是在各个工作岗位上做到后继有人，能够不断有合格的人员去顶替空缺的岗位，使外包公司能在本期完成合同。这样理解过于狭隘，我认为，至少包括４ 个方面:
１ 为了档案数字化前整理工作质量更高，提高员工的工作表现水平；
２ 使外包公司的档案数字化前整理工作生产率明显地提高；
３ 为了外包公司更好的发展，使企业能在全国档案数字化前整理这个大市场上获得更多的合同；
４ 为了外包公司员工个人更好的发展。
前３ 个目的公司比较认同，而对于第四个目的则大多不以为然，公司很少考虑员工自身发展的要求。这使员工对于培训并不积极，收效也并不理想。公司培训要有超前性，其目标不仅仅是培养现实人才，还要培养未来人才；不仅是为本公司培养人才，还要为社会培养人才；不仅能使员工为公司所用，而且有利于员工自己将来的工作、生活。
公司只有重视对员工个人职业生涯的设计，使培训也为员工个人事业发展做准备，这样的培训，才会变“要你培训” 为“我要培训”，才能取得比较理想的效果。
(三) 重新规划培训
档案前整理外包公司要以目前比较简单的培训为基础，向更加多样、负责的培训发展。我建议:
１ 加强在岗培训
针对已经具有一定档案前整理工作水平，工作了一段时间的员工，要有新的在岗培训规划。
２ 增加培训内容
在以上介绍的必需的安全培训、学习整理规范、拟写标题培训外，还需要细化文书学知识学习；系统学习晚清、民国历史；学习管理知识，深入了解工作流程和沟通；加强工作价值观的培训，了解工作对于他人、社会和自己的意义。
３ 利用社会培训资源
目前外包公司的培训师就是工作了一两年的老员工，他们有比较丰富的档案前整理工作经验，掌握了很多整理技巧，也知道整理环节的一些关键点，是外包公司不可多得的人才，整理质量也比较让人放心。但是，他们整体学术水平不高，对文书、档案、历史、管理的认识很有限，是否能在公司长期工作也令人怀疑。因此，他们也只能负责新进人员的培训工作，更高层次的培训没有能力去做。这就需要外包公司去外界，到社会上去寻找培训资源。南京的大学高水平的老师非常多，尤其南京大学历史系的民国研究更是全国知名，公司寻求帮助很容易。
４ 在多样化的培训方式中，增加研讨法的比重
目前外包公司采取的培训方式主要是讲授法、阅读法、演示法和研讨法。讲授法是培训师通过语言表达，系统地向新进人员传授档案整理知识；阅读法是新进人员通过阅读整理规则、已录入案卷条目等来学习整理；演示法是老员工向新进人员演示如何去整理案卷，使新人能够直观地了解整理工作；研讨法是公司组织员工一起学习讨论新的整理规则、馆方项目组指出的问题等。
这几种方式各有特点，各有优势，需要配合使用。增加研讨法的比重，是因为其更培养工作人员的基本素质，要求会表达、善倾听、能总结，有效锻炼员工的逻辑思维能力、语言能力和向别人学习的能力。
(四) 外包公司的其他管理配套措施要跟上
培训作为人力资源开发和管理的一种手段，非常重要，也会有一定的效果。但如何巩固培训的效果，就不是培训能够解决的了。这必须依赖公司的其他管理配套措施。
从我观察的外包公司的情况，我认为不乐观。因为种种原因，公司的短期行为较为严重，不能给员工提供长期工作合同，员工晋升晋级通道狭窄，职业生涯的天花板很低，等等。这是外包公司需要认真思考、努力解决的问题。
档案数字化工作在不断深入，下一阶段工作——档案文件级目录的著录在全国各地已经或即将开展，对承担具体前整理工作的外包公司及员工的要求也越来越高，在这种情况下，我再次建议外包公司做好培训工作，也希望各档案馆局能对外包公司的培训工作有更严格的要求。
