浅析档案开放鉴定工作中目录数据库的建立与管理

近年来，档案的开放鉴定受到各级档案部门和有关单位的重视。国家档案局组织修订的«中华人民共和国档案法» (修订草案送审稿) 也将档案的开放鉴定相关内容写进其中。面对新形势的变化，结合当前档案信息化发展趋势，档案开放鉴定中目录数据库的建立和管理是我们必须面对的重要工作。建立好档案目录数据库是实现档案信息数字化的先提条件，是开发利用档案信息资源的关键，也是档案开放鉴定成果和效果的直接体现。如果数据库的质量不高，数据库就发挥不了应有的作用，耗费大量人力、物力、财力完成的开放鉴定也达不到预期的效果。因此，探讨如向做好档案开放鉴定中的数据库建立和管理就具有十分现实的意义。

一、认识档案开放鉴定

档案开放鉴定是根据有关规定和原则，运用一定的方式方法对已经到开放期限( «中华人民共和国档案法» 规定: 一般自形成之日起满３０ 年向社会开放) 的馆藏档案进行内容特征分析、判定，准确划分其开放或控制使用的一项工作。它是对档案的开放与控制使用的界定，也是决定档案发挥作用的范围、档案开放程度的一个重要环节。近年来，随着档案利用需求的日益增加和档案利用者数量的迅速增长，档案安全保障与档案的充分利用出现了一些不容忽视的矛盾。所以，档案开放鉴定工作也被重视起来，成为档案管理工作最重要的组成部分，将发展为档案管理部门基础性的常态业务工作。

二、档案开放鉴定工作中建立目录数据库的意义

档案开放鉴定中的目录数据库是指按照相关标准和规则，对已经完成开放鉴定的档案进行目录的整理和数字化采集，并储存在计算机内，能反映档案内容和形式等各种特征相互关联的按一定次序排列的档案目录数据集合。目录数据库一般包括案卷目录、卷内文件级目录、分类目录等。建立档案的目录数据库是档案开放鉴定工作的重要环节，它不但是档案开放鉴定成果的直接体现，更能够在档案和档案利用者的特定需要之间架设一道桥梁，沟通二者之间的联系，使档案利用者能从浩瀚的档案海洋中迅速准确获取所需的档案信息。

三、档案开放鉴定工作中目录数据库建立和管理面临的问题

(一) 档案目录数据库的建立有待进一步规范

档案的目录数据库是实现档案快速检索，提高档案利用效率的重要保证。要实现目录数据库的方便利用，规范化、标准化是前提。我们一般是按照中华人民共和国国家档案行业标准«档案著录规则» «民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则» 等关于著录格式的要求来执行。在实际操作中，我们发现经过开放鉴定的档案，会产生一些新的内容和形式特征，使得现有一般的规则和标准无法满足工作中的实际需求。比如，档案开放鉴定中，要对延期开放的档案标注延期开放理由。面对新的内容，我们迫切需要建立与时俱进的统一标准和规范。

(二) 缺乏档案数据库建立和管理的信息化人才

档案工作者知识结构陈旧。许多档案部门的工作人员由于年龄大、专业局限等原因，现代信息技术水平普遍偏低。而新招录的工作人员对档案工作又十分陌生，需要长时间的学习和适应。

目录数据采集工作人员流动性大。目前，档案管理部门一般将档案目录数据的采集工作外包给专业的第三方。这些承接项目的单位就存在工作人员流动大的问题，导致一些工作人员责任意识淡薄，抱着“当一天和尚撞一天钟” 的心态，严重降低了目录数据采集的质量。

(三) 档案目录数据库的建立效率低

档案目录数据库的建立离不开目录采集环节，这一环节需要的时间也最长。当前，目录采集没有统一的操作软件或工具，一般是用ＥＸＣＥＬ 表格。档案开放鉴定之后，会建立不同的类容目录数据库，比如有密级的档案、开放的档案、延期开放的档案、内部文件档案、党内文件档案等。在实际操作中，工作人员将一卷档案目录录入计算机的过程中，可能会在多个数据库中切换，并且不能在顺序上出一点差错，在ＥＸＣＥＬ 表格上就不是很便捷。

(四) 档案目录数据库安全保障滞后

档案安全是档案工作的底线。尤其是对需要延期开放和带密级的档案，更是要将安全工作做到万无一失。安全问题可能会出现在多个方面，例如工作人员、工作场地、目录采集过程、目录数据传送过程、目录数据库的存放等。总体来看，档案管理部门在档案目录数据库的安全上的投入不大，采取的技术手段也非常有限。

四、做好档案开放鉴定工作中档案目录数据库建立和管理的对策

(一) 规范档案目录数据库的建立

档案目录数据库的建立和管理是一项系统工程。加强前期策划，制定统一的规范和标准，是建立有效目录数据库的基础。因此，规范项目、统一格式，建立标准检索语言，实现档案目录数据库的规范化具有十分重要的意义。建立具体的规范，既要符合国家及行业的相关标准，又要符合档案经过开放鉴定之后的特性和实际需求。从实际出发，对档案的著录项目、内容、格式、类别、理由备注、数据结构等作出统一的规定。这方面，与我们以往所作的档案著录有一些差别，例如，一件档案可能会出现一部分开放利用，一部分延期开放的情况。在对其进行目录采集时，用什么格式合适，就是需要我们研究和探讨的。

(二) 加强档案信息化人才队伍建设

要提高工作人员的业务素质。通过开展集中培训、业务交流等方式，帮助工作人员，特别是目录采集和数据库管理人员准确理解档案目录数据库建立和管理的操作规程和标准要求，全面提升该项工作的标准化、技术化、规范化水平。要建立激励机制，有计划、有目的地培养档案目录建设和管理人才。

(三) 建立专门的档案目录采集软件

档案开放鉴定是档案开放利用的前提，是一项长期性工作。将完成开放鉴定的档案进行目录采集，就成为了常态化工作。如果没有一个专门针对开放鉴定档案特性的目录数据采集软件或工具，就难以提高工作效率，限制档案开放鉴定工作的发展。因此，制作专门的软件是推动此项工作快速发展的动力之一。

(四) 提高档案目录数据库的安全保障力度

１ 人的安全

一是要提高安全意识，加强工作人员的安全教育，对具体操作的工作人员进行保密培训，签订保密协议。要求相关工作人员牢固树立起责任意识，安全意识和保密意识，工作中严守相关保密制度；二是要完善制度，建立各项安全操作制度和保密规定，并根据工作实际情况，查漏补缺，消除制度隐患；三是要落实责任，按照“谁主管、谁负责、谁实施、谁担当” 的原则，在档案目录数据库建设和管理工作中严格落实档案安全主题责任；四是留住人才，落实考核、奖罚制度，鼓励提高工作人员待遇，尤其是第三方机构的工作人员。

２ 工作场地的安全

必须要有安全独立的档案目录数据采集的办公场所，要在工作场所安装监控设备，保证工作场所符合防水、防火、防尘、防盗的要求。

３ 目录数据采集过程的安全

一是保障档案的安全。目录采集是需要使用档案原件的，在使用档案原件过程中必须严格遵守档案接收、保管、利用的相关规定，对档案原件的出库、入库实行精细化管理。在档案原件出库时，必须详细登记数量、时间、责任人等内容，并在入库时予以清点确认，相关登记材料要留存备查。二是保障计算机、网络的安全。每个工作人员设置独立的用户名、密码，控制计算机的访问权限。采用技术手段对网络进行控制和监管，保证终端计算机安全。

４ 目录数据传送过程的安全

完成开放鉴定的档案在进行目录数据采集后，需要报送相关部门进行审批。«中华人民共和国档案法实施办法» 第二十条第二款中规定，“自形成之日起已满３０ 年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案，经上一级档案行政管理部门批准，可以延期向社会开放”。«各级国家档案馆开放档案办法» 第三条中规定，“各级国家档案馆对所有到开放期限的档案，应组织鉴定小组及时进行鉴定，凡按国家有关规定无需继续保密或控制使用的，均可由档案馆报本级档案行政管理部门批准后开放，必要者报本级政府审批”。所以，报送环节牵涉的面很广，在此过程中，保证档案目录数据库安全至关重要。在档案目录数据传送的方式上，不能通过ＱＱ、邮箱等非保密工具在互联网上进行传输，也不能通过快递等有安全隐患的方式寄送。一般来讲，将数据库制作成不能写入的光盘较为安全，并由专人护送到相关单位进行交接。有条件的单位，可以通过局域网或其他保密通道进行档案目录数据的传输。

５ 目录数据存放的安全

电子档案的载体需要防止老化变质、病毒入侵等。做好档案目录数据的安全防护工作，首先，要选好存储载体。对于需要长久保存的目录数据，应该拷贝到耐久性好的光盘载体上，并且每隔一定的时间就要转存一次，以便永久保存。其次，要管理好存放储存设备的环境，要做到防尘、防挤压、防阳光照射、防潮、防热，远离磁场、热源、火源、有毒有害气体。一般温度控制在１４~２４℃，湿度控制在４５％~６０％。最后，需要数据备份，并将备份存放在不同的地区，避免因发生地震、洪水等灾害导致数据的损失。

总之，抓好开放鉴定工作中档案目录数据库建立和管理工作，是档案信息化管理改革的迫切需要，也是做好档案开放工作，开放鉴定成果的有力保障。建立规范的档案目录数据库，并实现档案资源的充分利用，保证档案信息的绝对安全，这是摆在我们面前紧迫而艰巨的任务。我们还必须保持创新精神，努力解决新形势下不断产生的问题，与时俱进推动档案事业的发展。