馆藏档案文件级目录建库工作的总结和思考

档案数据库是以特定方式组织起来的档案数据集合，一般包括档案目录数据库和档案全文数据库。而在档案目录数据库中，文件级目录数据库因能有效提高档案检索的查全率和查准率、有效提高档案全文信息阅览速度而越来越受到重视，并成为档案信息化建设向纵深发展的主要标志之一。近年来，各级国家综合档案馆不断加大档案文件级目录数据库建设力度，普遍从立足自身向服务外包转型。在此过程中，逐步积累了一些新的经验，但也产生出一些新的问题，对此本文拟在上海市档案馆的相关工作实践的基础上进行总结和梳理。

一、历程回顾

档案编目，是按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。随着计算机技术的广泛应用及网络建设的不断发展，档案工作中的编目环节显得越来越必要和紧迫。

上海市档案馆的档案著录工作始于２０ 世纪８０ 年代，真正跨出档案文件级目录建库工作的第一步则是在１９９７ 年。具体而言可分为三个阶段:

第一阶段为１９９７ 年以前。在没有电脑设备的情况下，文件级目录主要著录在档案卡片上，并按照一定的次序排列，以便检索。

第二阶段为１９９７—２００５ 年间。随着电脑、数据库等现代化工具的普遍使用，开始了真正意义上的档案文件级目录建库工作的探索和实践。２００２ 年１１月，国家档案局中央档案馆在«全国档案信息化建设实施纲要» 中明确指出:把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，其核心是档案信息资源的建设。在此阶段，随着档案数字化建设的深入开展，上海市档案馆缩微中心正式成立，档案全文数字化得以全面实施，促进了文件级目录数据库建设的进一步发展。

第三阶段为２００５ 年至今。在档案利用需求不断扩大、信息化浪潮席卷全球等因素的推动下，档案基础工作水平不断提升。目前文件级目录建库工作采用外包服务公司承接著录、校对工作，馆内工作人员监督管理的方式，并取得了较好的效果。

上海市档案馆馆藏档案文件级目录建库工作，从摸索实践到稳定运行，逐步形成具有一定自身特点的模式。从预算保障、制度完善、规范流程、质量监督、保密安全、队伍建设等各个方面，都力争朝着更加科学、全面、细致的方向发展。目前，新中国成立后档案文件级目录建库工作以平均每年９０万条的速度在不断推进。数据库中的新中国成立后档案(Ａ、Ｋ、Ｂ、Ｌ、Ｃ、Ｇ 等大类) 案卷级目录数量超过１２６ 万条，文件级目录数量超过８３２ 万条。但是，占馆藏数量将近一半的民国时期档案的文件级目录建库工作因难度较大，尚未全面铺开。

二、工作原则与做法

为了促进管理水平和工作能力的提高，更好地以档案基础工作带动社会利用服务，上海市档案馆在馆藏档案文件级目录建库的实践中，初步探索建立了若干工作原则和具体做法，具体包括:

(一) 工作原则

１ 科学原则

设置科学的工作流程和工作方案，找准对头对路的方式方法，把握内在规律，为外包人员管理、档案调归卷有序安全、目录建库质量控制等奠定基础和条件。

２ 安全原则

以岗位培训为先导，结合«保密法» 等相关规定，不断深化网络隔离、身份认证、数据备份等措施，旨在提高工作人员的安全意识，以人防和技防并举，确保档案实体和信息安全的万无一失。

３ 质量原则

坚持以“精细化管理” 为着力点，以质量为核心，通过理顺各环节的工作职责，建立健全相关业务规范和标准，辅以技术手段，将档案文件级目录建库工作的质量要求落实到各个工作环节，努力打造一套科学合理的质量控制体系。

４ 效益原则

以制度建设为基础，围绕人、财、物、事制定合理的前期规划，注重资源的节约，树立成本效益的观念，力争在有限的经费投入下实现成果的最大化，通过提高档案文件级目录建库工作的效率带动档案工作的全面发展。

(二) 具体做法

１ 实施有针对性的工作策略

馆藏档案文件级目录建库工作计划的制订和实施，坚持“数字化优先”“价值优先” “开放优先” 的策略，采取“突出重点，区别对待，分块实施，分步进行” 的１６ 字方针，根据全宗立档单位职能性质、档案内容、重要程度、档案载体形态所具有的差异，结合轻重缓急，将档案分成若干部分，区别对待，以满足检索的需要，以追求利用效益的最大化。坚持“数字化带动”策略，以档案数字化与档案文件级目录建库工作的有机结合为抓手，注重工作人员与管理人员的协同配合及相关规范的相互补充完善，进一步推动资源共享、实体保护、科学管理、开发利用的一体化推进。通过提高档案文件级目录数据库工作效率的同时，以点带面推动档案实体管理、档案整理编目、档案数字化、档案划控鉴定等相关工作的全面发展，争取档案工作整体效益的最大化。

２ 完善各项工作环节

在具体工作中，力求“精细化”: “精” 即针对工作流程的关键环节，“细” 即针对关键环节的主要控制点。“精细化” 就是要求制定各项工作制度时要精准定位、精益求精、细化目标、细化考核。为确保数据库质量，设置了录入、校对、抽查、审核等４ 个主要工作环节。即外包人员按照卷内目录及档案内容进行录入和校对工作，再由馆内工作人员以不低于２０％的比例进行抽查(其中，对于第１ 个月工作的新人实行１００％的抽查)，最后由责任部门组织的专业人员以不低于５％的比例进行审核。此外，还完善了值班制度，每天有工作人员在现场负责监督指导，在确保档案安全的同时，及时解决社会人员碰到的新情况、新问题。在此过程中，每一环节均要经过严格把关、认真审核，质量不合格不能进入下一程序。正式入库之前，还需由技术人员通过计算机对导入数据进行复检，消除人工漏检错误。确认无误后，方能导入数据库提供利用。

３ 建立长效工作机制

在探索文件级目录建库工作的过程中，着眼于建立长效的工作机制，用制度的不断创建和完善来指导实践、推动工作，吸收借鉴其他单位在工作中解决突出问题的优势和做法经验，抓住重点领域和关键环节，把有效做法制度化、管用经验长效化，推动档案文件级目录建库工作不断深入。例如，在安全保密方面，按照国家档案局和安全保密部门的统一部署要求下，实行由档案馆提供场地、社会人员具体操作、馆内人员负责监督的机制；在社会人员的劳动合同中明确了安全保密的相关条款，以劳动法为约束保障档案信息及实体的安全，在工作开始之前即让社会人员明白安全保密的重要性；档案实体调归运转由馆内专人进行登记、管理。通过培训、网络隔离、设备监控等手段确保了档案数据和应用系统的安全，保证了数据库目录建设的真实、完整和有效。根据上述工作要求，在不断总结和完善的基础上，上海市档案馆制定了«上海市档案馆馆藏建国后档案文件级目录建库工作细则»，任务承接方也先后制定了«公司派驻上海市档案馆工作人员管理暂行办法» «公司派驻上海市档案馆工作人员录用要求及培训方案» 等工作制度。

(三) 细化著录规则

档案著录规则是规范文件级目录数据库建库工作的技术标准。为更好适应计算机检索要求，实现档案著录标准化，上海市档案馆按照«档案著录规则» (ＤＡ/ Ｔ １８—１９９９)、«民国档案著录细则» (ＤＡ/ Ｔ ２０ １—１９９９)、«明清档案著录细则» (ＤＡ/ Ｔ ８—１９９４)、«革命历史档案著录细则» (ＤＡ/ Ｔ １７ １—１９９５)，根据本馆目录数据库的结构要求，制定了«馆藏档案著录规范»。«馆藏档案著录规范» 主要对档号、题名、第一责任者、起始时间和终止时间、数量、划控标识、保管期限、提要、档案存址、档案馆代码等著录项目提出具体要求，细化各种情况，列举各种案例，以期尽量满足馆藏民国时期档案和新中国成立后档案的实际需要。其中如下:

１ 档号

由“全宗号—目录号—案卷号—文件起始页号” 组成。全宗号、目录号、案卷号按照案卷封面上的档号著录，文件起始页号按照该文件所在案卷的起始页号著录。

２ 题名

按照卷内文件目录著录。单份文件的题名一般指文件文首的标题。单份文件没有题名、题名不完整或不能揭示内容的，依据其内容拟写题名。组合级文件的题名应根据组合内文件的题名或文件的内容拟写题名。案卷的题名一般指案卷封面上的标题，如标题不完整或不能揭示案卷内容的，应根据卷内目录或卷内文件拟写题名。

３ 第一责任者

也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。团体责任者必须著录全称或规范化简称(规范化简称的使用方法详见附件１)。个人责任者应使用全名并在姓名后著录职务，外加“ () ”；无法考证职务的，可以不著录。题名中有第一责任者的，根据题名中的第一责任者著录；当第一责任者为多个时，中间用“；” 隔开。题名中没有第一责任者的，翻阅卷内文件确定，原则上依据印章或落款。

４ 起始时间、终止时间

单份文件，文件的形成时间著录在起始时间项；组合文件，按文件形成时间的先后分别著录在起始时间项和终止时间项。时间由全数码表示，例如: １９６３０９１３。

５ 数量

每份文件的页数著录在数量项，页数＝ (文件终止页号－文件起始页号)＋１。案卷的页号不准变更。整本案卷著录结束，系统会自动判别该卷文件级机读目录总页数与数据库内案卷级机读目录数量是否相符。如相符，自动进入下一卷著录；如不符，著录员应确认最后一条文件级目录档号和数量是否有误，确认无误后再进入下一卷著录。

６ 划控标识

按案卷级机读目录的划控标识项著录。可通过系统的“继承设置” 实现自动著录。

７ 保管期限

按案卷级机读目录的保管期限项著录。可通过系统的“继承设置” 实现自动著录。

８ 提要

提要是文件内容的简介。卷内文件目录无提要内容的不予著录。

９ 档案存址

一律著录“上海市档案馆”。可通过系统的“继承设置” 实现自动著录。

１０ 档案馆代码

一律著录“４３１００１”。可通过系统的“继承设置” 实现自动著录。

２０１６ 年３ 月，国家档案局办公室下发了«关于做好国家重点档案文件级目录报送工作的通知»，根据国家档案局、财政部« “十三五” 时期国家重点档案保护与开发工作总体规划» 要求，“十三五” 时期将重点推进国家重点档案目录基础体系建设，完成全国５０％国家重点档案文件级目录采集工作任务。其中，作为国家重点档案主体的民国档案，立卷基础较差，一般普遍具有卷内文件排序杂乱、无卷内目录、与现行文种差异、繁体字及手写草体等特征，著录难度大，也不适宜外包。因此这一目标任务十分艰巨，需要各级综合档案馆在工作过程中科学规划目标、合理分配任务、及时解决存疑，并按照通知的有关要求，将国家重点档案的文件级目录建库工作扎实推向深入。目前，在国家档案局的统一部署和安排下，各地档案部门已经开始启动此项工作，本文上述有关内容，旨在对此项工作开展有所思考，抛砖引玉，不当之处敬请批评指正。