民国档案文件级目录著录采集的组织和控制

随着党和国家及社会各界对民国档案需求的不断增大、要求的不断提高以及信息化技术的快速发展，现有民国档案案卷级目录检索系统，由于案卷级目录在信息揭示方面粗放笼统、人为性提炼等不可避免的缺陷，已无法满足各项工作对民国档案更高的检索需求，影响了档案信息资源深度开发和信息化建设的深入推进。开展民国档案文件级目录著录，建立民国档案文件级目录数据库，已成为信息化建设深入推进、档案信息深层揭示、档案价值有效发挥和重点档案有效保护的必然选择。

一、民国档案文件级目录的价值和使命

(一) 民国档案文件级目录独有的价值优势

文件是档案最小、最基本的单元。文件目录，又称案卷卷内文件目录，它是在案卷文件整理完成的基础上编制的。 文件目录著录对象是一件档案文件，著录的结果是一件一目。案卷目录是一个全宗的全部档案经过分类、立卷、系统排列，逐个登记而形成，是案卷的登记簿和花名册。 案卷目录著录对象是一卷档案，著录的结果是一卷一目。两者相比，文件级目录凸显的优势显而易见。首先，由于民国时期战火频仍，政权更替，民国档案存在归档方法不一，案卷厚薄不一，内容庞杂等现象。案卷标题在揭示一卷内容时或是反映了一份或部分文件内容，或是细节、琐碎的内容被赋予了大概念，或是重要的内容被遗漏，或是难以表述而被忽略不提，凡此种种使得很多档案内容成为未被揭示的死信息。文件级目录的特性决定了它可以规避案卷级目录粗放笼统、人为性概括的缺陷，更加精细、客观地描述档案的内容和特征，反映出一份档案与其他档案的区别和联系，为用户区分和选择档案提供更精准的依据，体现出揭示内容和特征更为深入化、精细化、客观化的价值优势。其次，民国档案多为手写字体，草书、行书字颇多，个体字迹差异较大，借助计算机软件识别，实现民国档案全文检索难度极大。因此文件级档案目录必然成为现阶段揭示民国档案信息最有效的检索手段。开展民国档案文件级目录著录，构建文件级目录管理体系是时代赋予的圣神使命，是档案深度开发的发展取向。

(二) 开展民国档案文件级目录著录和采集是国家档案局“ 十三五” 规划的主要任务

民国档案以其在服务党和国家工作大局、维护国家核心利益等方面发挥了无可替代的作用，成为国家重点档案中的珍品。国家档案局在« “十三五”时期国家重点档案保护与开发总体规划» 中明确将推进国家重点档案目录基础体系建设作为主要任务列入议事日程，提出了对国家重点档案进行系统整理和编目，建立国家重点档案文件目录数据库、专题档案目录数据库、开放档案目录数据库，实现对国家重点档案的有效监管，逐步实现国家重点档案目录资源的共享。开展民国档案文件级目录著录和采集是国家档案局贯彻“十三五” 规划，实施国家重点档案保护和开发的重要举措。

(三) 优先采集抗战档案建成文件级目录数据库是推进抗日战争研究的重要基础

中共中央政治局２０１５ 年７ 月３０ 日就中国人民抗日战争的回顾和思考进行第二十五次集体学习，习近平总书记在主持学习时强调: “抗战研究要深入，就要更多通过档案、资料、事实、当事人证词等各种人证、物证来说话。要加强资料收集和整理这一基础性工作，全面整理我国各地抗战档案、照片、资料和实物等……” 据全国民国档案总目管理系统初步统计，保存在全国各地档案馆的抗战档案约３００ 余万卷，各档案馆抗战档案藏量不一，内容各具特色。上海档案馆涉及抗战档案约３０ 万卷，内容丰富，分布于各个全宗；重庆市档案馆涉及抗战档案约４０ 万卷，以市政行政、经济金融、工矿企业、防空轰炸档案为特色；四川省档案馆抗战档案约１０ 万卷，主要集中在四川省秘书处和防空司令部全宗中；吉林省档案馆抗战档案主要有日本关东宪兵队侵华及伪满档案；新疆维吾尔自治区档案馆１０００ 多卷抗战档案，内容主要涉及后方捐赠和交通援助。优先开展抗战档案文件级目录的著录和采集，建立“中国人民抗日战争目录数据库” 是档案馆贯彻落实习总书记讲话精神，主动配合抗战研究，建立抗战资源共享平台的行动体现。

二、文件级目录著录和采集的组织和控制

(一) 民国档案目录建设的历史积累

在国家档案局的领导下，在全国各级档案局馆的大力支持下，全国民国档案目录中心经过多年的努力，已建成了拥有１ ４ 万余条全宗级、１４００ 余万条案卷级目录的全国民国档案国家总目数据库，编辑出版了«全国民国档案通览»，建成了以全国民国档案国家总目数据管理系统为核心的全国民国档案全宗级、案卷级目录信息检索及管理体系。在服务党和国家中心工作及经济和社会发展方面发挥了独特的作用。从实际情况看，２０ 世纪９０ 年代全国民国档案目录中心在开展民国档案案卷级目录著录和采集过程中，也采集到少量文件级目录，这说明各地档案馆很多年前就开始了文件级目录著录工作。近年来，各档案馆结合档案数字化工程也陆续先行一步开展了文件级目录的著录工作，如福建省、云南省、上海市、重庆市等档案馆均制定了省级档案馆文件级目录著录细则，产出了一定数量的文件级目录。虽然存在各行其是、各立标准等现象，但毋庸置疑、为在全国范围内开展民国档案文件级目录著录，建立民国档案文件级目录数据库积累了宝贵的经验，奠定了一定的理论和实践基础。

(二) 控制论指导下的民国档案文件级目录著录和采集工作的组织和实践

１ 控制论的提出和引入

２０ 世纪初，美国编目专家卡特(Ｃｕｔｔｅｒ，Ｃ. Ａ) 为建立字顺目录首先提出了“规范控制” 的概念。１９２２ 年，美国费洛斯在«编目规则及图解» 一书中对规范文档的建立和维护做了较为全面的论述。 １９４９ 年，美国芝加哥大学图书馆研究院伊根(Ｍ. Ｅ. Ｅｇａｎ) 和谢拉(Ｊ. Ｈ. Ｓｈｅｒａｎ) 发表了«书目控　９６ 　 制引论» (Ｐｒｏｌｅｇｏｍｅｎａ ｔｏ Ｂｉｂｌｉｏｇｒａｐｈｉｃ Ｃｏｎｔｒｏｌ)，将美国学者维纳的控制论引入了书目管理工作中。 其做法是通过制定统一的书目著录标准，提高书目工作质量，提高文献利用率，掌握并改善文献收藏状况，从而达到促进世界范围内的书目数据互换和文献共享的目的。 书目控制论诞生后，广泛运用于图书情报书目的管理，美国、英国、俄罗斯及中国等国家相继建立了国家图书总目，有效地实现了国家乃至世界范围内图书情报资源的共享。有鉴于此，运用目录控制理论对民国档案文件级目录著录和采集实施控制，可以有效规范目录数据，为实现资源共享提供保障。

２ 民国档案文件级目录项目的启动

国家档案局根据« “十三五” 国家重点档案文件开发工作总体规划» 要求，以«关于做好国家重点档案文件级目录报送工作的通知» (档办函〔２０１６〕１１１ 号) 发文，对文件级目录报送原则、范围、著录项、报送形式提出具体要求，正式在全国档案系统启动了民国档案文件级目录著录采集项目。

３ 通过制定“民国档案文件级目录著录操作办法” 加强控制

１９９９ 年，作为我国国家行业标准通过的«民国档案著录细则» 规定了文件级、案卷级民国档案的著录要求。随着数字化、网络化的快速发展，该细则对于文件级目录著录工作的开展已显滞后。各地档案馆在开展档案数字化过程中制定的文件级目录著录规则，基本上基于自身档案馆的特点和理解而定，缺乏统领性。为此，国家档案局成立了全国历史档案文件级目录领导小组，明确了职责和任务。全国民国档案目录中心在调研的基础上，承担完成了“民国档案文件级目录著录操作办法”，对著录项目、标识符号和著录文字都做了具体规定。同时将“民国档案文件级目录操作办法” “全国民国档案文件级目录报送明细表” “全国民国档案文件级目录数据报送审核表” 和“全国民国档案文件级目录数据采集表头式样” 等文档挂在国家档案局官网上，以方便各档案馆浏览和下载。

４ 通过组织培训加强控制

培训是一种有组织的知识传递、技能传递、标准传递、信息传递和管理训诫行为。高品质的产品要求人员不仅具备敬业精神、职业道德、责任意识和团队精神，更要求人员具有丰富的知识和精准的规范操作能力。如果我们把每条文件级目录看作一件产品，那么对于著录产品质量的控制则体现在每个著录单元上。为确保著录数据的质量，加强培训，提高编目著录人员综合素质十分必要。全国民国档案目录中心先后对全国各档案馆进行了全国性和专属性培训，就操作办法、民国档案和民国公文特点进行讲解。通过培训，各地档案工作人员对操作办法有了更深入的理解，提高了标目质量。此外，还通过电话、邮件、微信等多种方式解答各地档案馆的疑问，加大规范操作的宣传，及时掌握动态。

５ 通过开发“民国档案文件级目录著录采集工具” 加强控制

由于各地档案馆开发和使用的计算机软件、数据库组织形式的不统一，不可避免会造成报送数据的参差不齐，或产生大量重复数据，或出现数据遗漏。为避免“垃圾数据” 的出现，全国民国档案目录中心会同合作公司专门开发了“民国档案文件级目录著录采集工具”，要求各地档案馆必须以此工具导入＼ 导出数据。旨在通过对必要著录项的著录、著录项目的格式、档案馆代码和名称数据对应的一致性，系统自动查重、特色(抗战) 档案标签等功能设置对数据实施技术手段控制。

三、民国档案文件级目录规范控制的完善对策

(一) 借鉴国际档案著录标准加速推进标准化建设

标准化、规范化建设是保障目录数据资源质量，实现资源共享的首要条件。从国际档案理事会颁布的« 国际标准———档案著录规则( 总则) »[ＩＳＡＤ (Ｇ)，１９９４] 及«国际标准团体、个人与家族档案规范记录著录规则» [简称ＩＳＡＡＲ (ＣＰＦ)，２００３]、«职能著录国际标准» (ＩＳＤＦ，２００７)、«档案保管机构著录国际标准» (ＩＳＤＩＡＨ，２００８) 等相关配套的著录规则来看，我国国家标准«档案著录规则» 及«民国档案著录规则» 显得滞后粗放，缺乏多级著录规则，缺少档案历史沿革背景、档案整理体系、档案查阅管理体系、档案物理特征等著录项目，难以与国际接轨。因此，深化著录内涵，增加著录层次结构性描述，著录文件多维揭示，特殊载体项目元素，数据单元标准项目，构建适应国际化、网络化、数字化的档案著录标准化体系，实乃实现目录规范控制的有效措施，也是摆在我国档案工作者面前的一项紧迫任务。

(二) 树立分级著录理念对著录工作实施动态管理

中国当代档案学先驱王可风针对２０ 世纪５０ 年代大批档案接收进馆堆积如山的状况，提出了整理采取两步走的战略，实践证明是适时正确、具有战略意义的科学决策。民国档案文件级著录可谓工程浩繁，笔者认为，结合民国档案分级管理工作确定著录次序，将两步走的战略运用到民国档案文件级目录的著录工作中是适时而必要的。首先，结合形势需要首选抗战内容档案为首批著录内容，以全宗为单位逐卷进行著录。第一步是对重要级别的抗战档案以每一份文件为单元著录，对次要和一般性级别档案可采取以一组文件为单元著录，初步建立文件级—文件组合级目录数据库。第二步再根据研究需求对一组文件进行二次加工，深入细化揭示目录内容，不断充实和完善文件级目录数据库。其次，是从行业上分步拓展。众所周知，图书馆、博物馆等文化事业单位保存着一定数量的民国文献，民间及海外也散存一些民国档案，因此，联合图博系统开展跨行业民国档案文献文件级的著录和采集，可以实现民国档案目录数据信息的大汇集，吹响跨行业资源共享的号角。

(三) 加强目录数据的验收以保障目录数据质量

目录数据质量是目录数据库建设的生命线。笔者认为，目录数据的验收工作应在国家档案局统一领导下，由全国民国档案目录中心和各级档案部门分级负责，各司其职。可以考虑从各地档案馆抽选１—２ 名专家建成专家库，采取自审与互审，软件验收与人工验收、目录数据验收与对照档案实体验收相结合的方式按一定比例进行抽查。根据差错率判定合格和不合格，对于不合格的数据一律退回，要求在规定时间按规范标准修改后报送。国家档案局每年通报验收情况，并建立相应的奖惩机制。

民国档案文件级目录著录和数据库建设是一项浩繁的工程，任重而道远。只有科学规划，采取有效措施规范控制才能确保质量，有效发挥作用，实现民国档案数据资源共享。