谈档案整理工作中对涉密文件材料的监控

在立档单位日常的档案整理工作中，对涉密文件材料的处理是一个绕不开的问题，对档案中的涉密文件材料进行监控是整理工作中的应有之义。本文所提的“涉密” 主要是指按照«中华人民共和国保守国家秘密法» 的规定文件材料内容被定为国家秘密(分为绝密、机密、秘密３ 个等级)。在现实工作中，对涉密文件材料的处理有两种错误倾向: 一是不加监控，与非涉密文件材料混合在一起整理、数字化甚至上网，对其中涉密文件材料的内容、数量和涉密级别等情况一点也不掌握；二是不问涉密文件材料是否属于归档和向档案馆移交的范围，一律不进行归档和整理，割断文件材料之间的联系，破坏档案的齐全完整。

这两种倾向都是有害的，第一种倾向无视公务档案的机要性特征，往往容易造成失、泄密事故的发生，产生危害档案信息安全的严重后果。第二种倾向则无视涉密程度将随着时间推移逐步衰减的客观规律和文件之间密不可分的有机联系，人为地割断历史，破坏历史原貌。

一、档案整理工作中加强对涉密文件材料监控的重要性

加强对涉密文件材料的监控是档案整理工作的应有之义。鉴于由于监控不严而导致发生档案失、泄密严重事故的惨痛教训，广东省档案局于２０１４ 年６ 月专门印发文件，对涉密文件材料的密级变更和解密清理工作提出要求，使档案整理工作中对涉密文件材料的监控有了相应的依据和处理方法。在档案整理工作中通过挑密、办理变更和解密等做法加强对涉密文件材料的监控，可满足以下３ 个方面的要求

(一) 便于档案的开放鉴定

文件的涉密程度随着时间的推移不断衰减乃至文件的内容最终可向社会大众公开是客观规律。当然实现这一过程需要一定的时间。按照保密行政管理部门的要求和从实际工作中所反映的这一规律发生作用所表现的情况来看，已经解密也不等于就可以随即公开，甚至要暂时视同密件管理。也就是说，涉密文件材料密级的变更和解密是对涉密文件材料进行监控的重要内容，按照一定的规章制度对涉密文件材料进行解密处理是对档案进行开放鉴定的必要前提。

(二) 便于对国家保密法律法规的执行

通过挑密和专柜、专库保管涉密文件材料等手段，真正实现按照涉密程度对档案进行分类管理和对涉密档案进行重点保护，可避免涉密和非涉密文件材料混杂在一起产生的种种失、泄密隐患，使对国家保密法律法规的执行落到实处。

(三) 便于分类开展档案的数字化工作

“存量数字化” 是建设数字档案馆和数字档案室的必然要求，但现实中仅靠档案馆或档案室自身的力量往往难以达到这一要求。为此选择外包加工成为档案馆和档案室的普遍做法。但按照国家档案行政管理部门的相关规定和现实保密工作的需要，档案中的涉密文件材料的数字化是不宜进行外包加工的。因此，在将档案进行数字化外包加工前必须先采取挑密、解密等监控措施，将涉密文件材料区分出来，另行存放或由本单位人员单独进行数字化加工。

二、整理工作实践中对涉密文件材料进行监控的做法

目前在档案整理工作中可从以下５ 个方面做好对涉密文件材料的监控:

(一) 认真执行新的«归档文件整理规则»

２０１５ 年１０ 月２５ 日，国家档案局发布了新的«归档文件整理规则» (ＤＡ/Ｔ ２２—２０１５)，代替２０００ 年发布的«归档文件整理规则» (ＤＡ/ Ｔ２２－２０００)。其中对于编目的要求，在归档文件目录中设置了“密级” 这一项目，指出“文件密级按文件实际标注情况填写”。这就为今后的档案整理编目工作中如何对待涉密文件材料提出了新的操作规范，为涉密文件材料清理工作提供了方便。为了有效监控涉密文件材料，所有从事档案整理编目工作的人员都应认真、严格执行这一规范。

(二) 在档案整理工作中同步进行涉密文件材料的清理，尽可能及时办理文件密级变更或解密手续

如前所述，文件的涉密程度是随着时间的推移而不断衰减的，在现实工作中就表现为维持文件的密级是有一定期限限制的，到期自动解密或降密是保密工作的常态，当然这需要定密部门以一定的方式予以确认。现在，保密行政管理部门对定期进行国家秘密变更、解密清理工作和落实定密制度也日益加以重视，如广东省保密行政管理部门每年都发布按年度进行文件密级变更、解密清理工作的通知，这就为档案部门解决涉密文件材料的管理问题提供了有利条件。因此，在档案整理工作中就应结合进行涉密文件材料的密级变更、解密清理工作，而不是把这项工作完全放在整理编目完毕后或即将移交档案馆前才进行。

为做好这项工作，就需要档案部门与本单位保密部门、定密部门互相密切配合，对文件密级的变更、解密或维持原定密级的状况予以确认，并在相关文件的首页加以一定的标识，为以后的涉密档案材料的管理提供便利。

(三) 强化对涉密文件材料目录信息的编制和管理

在档案整理过程中，根据涉密信息系统的完备程度，区分两种方式对涉密目录信息进行处理:

如档案目录的编制工作是在涉密计算机中进行的，则涉密文件材料与非涉密文件材料按照有关规则一同著录完整的目录信息。

如档案目录的编制工作是在非涉密计算机中进行的，则涉密文件材料在解密前，其题名与文号均不宜在内部计算机或联通互联网的计算机中存储、处理。此时应以“年度—密—序号” 的表示方式作为代码标识(如２０１６ 年第一件涉密归档文件的代码为: ２０１６—密—１) 著录归档文件目录中涉密文件材料的“题名” 项，同时在涉密计算机上编制“密件目录与档号对照表” (见下表所示)。在向档案馆移交档案时，该对照表需一并移交。

(四) 做好数字化前对涉密文件材料的进一步排查和解密清理结论复核

在对纸质档案真正开始数字化前，应对档案整理过程中密级变更和解密清理工作的成果进行一次复核，对发现判断有误的进行纠正，对此时发现可以解密的补办解密手续，并采取涉密文件材料和非涉密文件材料分开装盒保管、涉密文件材料单独使用保密柜保管等措施以确保安全。

(五) 适当地进行“文件档” 与“原始档” 的分离

本文所称“文件档”，是指正式印发使用的文件正本，“原始档” 则是指除了文件正本外，还包括文件的定稿、历次修改稿及使用的依据性材料、电子文件的元数据等在内的全部材料。在现实工作中，“文件档” 往往可以公开发布、使用，而“原始档” 则因往往含有不宜公开的甚至涉密的内容而需限制在一定范围内使用。自２００８ 年５ 月«中华人民共和国政府信息公开条例»实施以来，政府文件信息“公开是原则，不公开是例外” 已成为常态。因此，为便于实现政务公开和监控好涉密文件材料，无论是整理纸质文件材料还是归档电子文件的时候，都应注意适当区分“文件档” 和“原始档”，也就是:一要确保“原始档” 完整、齐全和信息安全，尤其是其中涉密文件材料的安全，在相当长的时间内须在一定范围内控制使用；二要将符合政务信息公开需要，理应公开的“文件档” 复制或印刷多份，制成文件汇编，通过提供开架阅览或上传公众信息网等方式，满足社会公众利用可公开政务文件信息的需要，从而做到政务信息公开和涉密文件材料的监控“两不误”。

三、档案整理工作中对涉密文件材料监控的保障措施

为了确保档案整理工作中对涉密文件材料的有效监控，除了在具体工作实践中认真采取切实措施外，还应从档案工作人员业务培训、档案工作日常业务指导和评估、移交档案馆前档案质量检查等３ 个方面加以保障。

(一) 将涉密文件材料的监控工作作为档案工作人员业务培训的重要内容

从近年档案工作实践的发展趋势来看，对涉密文件材料的监控越来越成为档案工作的重要内容。虽然涉密文件材料的密级变更和解密清理工作主要由保密部门负责，但它与档案工作有着密不可分的联系，甚至已成为档案工作的一部分。涉密文件材料监控工作的成效直接影响着后续的档案数字化、档案开放鉴定和档案利用工作等环节，这种影响是不容忽视的。因此，对涉密文件材料的监控就应成为档案工作人员业务培训的重要内容，作为档案整理工作业务培训课程的重要一章，或开设专门课程，请保密行政管理部门的专家或资深的实际工作人员授课，或开展现场教学，传授、讲解文件密级变更、解密清理和日常监控的重要意义、原则和要点，培养必要的保密意识和保密工作技能，为做好这项工作打好基础。

(二) 将涉密文件材料的监控工作的成效作为对档案工作日常业务指导和评估的重要内容

如前所述，对涉密文件材料的监控已成为档案工作的重要内容，那么对该项工作的指导也理应成为档案行政管理部门对档案工作业务指导的重要内容。为此业务指导部门应加强对该项工作的调研，摸清情况，并加强与保密行政管理部门的沟通，通过分析研究，集思广益，有针对性地提出指导意见和政策，引导档案部门抓好该项工作。同时也要将对涉密文件材料的监控工作作为对档案部门业务工作评估的重要内容，制定科学的评价标准，在其中赋予一定的分值比例，认真衡量该项工作成效的好坏，以推动该项工作持续深入地开展下去。

(三) 将对进馆档案中涉密文件材料的监控成果作为移交档案馆前质量检查的重要内容

档案馆在接收档案进馆前，有关业务部门除了检查档案的收集、整理和鉴定等质量外，对涉密文件材料监控成果的检查也应是档案进馆前质量检查的重要一环，这其中主要的是检查进馆档案中涉密文件的密级变更和解密清理工作。检查的内容包括: 一是询问进馆档案中是否含有密级文件；二是检查移交单位是否编制“密件目录与档号对照表”，表中的项目是否填写齐全，如未填写则请移交单位说明原因；三是检查密级已变更或解密的文件首页是否加盖保密行政管理部门规定的标识。

通过对档案移交进馆前对其中涉密文件材料监控工作情况的检查，也能有效推动档案形成单位做好以文件密级变更和解密清理为主要内容的涉密文件材料监控工作。