档案数字化前整理中全宗背景知识的重要性

随着馆藏档案数字化进程不断推进，业务外包已经成为数字化前整理工作不可或缺的一种模式。但是在民国档案数字化前整理工作中，由于外包公司员工素质参差不齐，在历史知识方面有不同程度的欠缺，特别是对档案全宗背景知识缺乏了解，影响了案卷整理编目的速度和质量。因此，加强全宗背景知识学习，提升整理编目工作人员的全宗背景知识素养至关重要。

一、全宗背景知识的主要内容及其来源

全宗是指一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体。全宗背景知识是指和全宗紧密相关的历史知识，是了解一个全宗概况的基础。全宗背景知识可以具体划分为４ 个方面: 一是组织机构演变，包括机构成立、合并、增撤时间。二是内部机构的设立情况，包括内设机构的基本职能、执掌范围。三是与此相关的重要的人物、事件、地名等信息。四是全宗内档案内容与成分介绍，它们都是拟写案卷标题时重要的参考信息。

当前民国档案全宗背景知识的内容主要来源于中国第二历史档案馆(以下简称“二史馆” ) 参与编辑的全宗指南，例如，«民国时期中央国家机关组织概述» «中国第二历史档案馆指南» «中国第二历史档案馆简明指南»«民国人物大辞典» «中华民国史档案资料汇编» «中国国民党大事典» 等，另外还会以«民国职官年表» «辞海» 等图书作为补充。全宗背景知识为档案工作人员熟悉档案全宗内容与成分提供了线索，对于提高档案整理编目的水平具有重要的参考价值。

二、全宗背景知识对整理编目的重要性

档案外包公司虽然在技术和设备上都非常专业，但公司整理人员大多从社会上临时招聘，缺乏民国档案整理经验，在分卷顺号、编制标题等专业性较强的环节中的操作不够规范，影响整理成果的质量。全宗背景知识能够弥补他们在历史学、档案学等方面知识的不足，使标题质量更加精良，整卷成果更为科学。

通过了解组织机构演变沿革，可以考证案卷起止时间。实业部四二二(２) 第２４４６ 份案卷的标题为“实业部改进川粤两省蚕丝计划”，工作人员在案卷中找不到直接的时间信息，无法标注案卷的起止时间。于是他们查阅了工具书«中国第二历史档案馆指南»，发现实业部于１９３１ 年成立，１９３８ 年１月撤销。蚕丝改良委员会被全国经济委员会在１９３６ 年７ 月划归给实业部。由此可以考证出此份案卷的起止时间为１９３６ 年７ 月与１９３８ 年１ 月，弥补了案卷时间项的信息空白。

通过了解内设机构执掌范围，可以规范案卷标题信息。实业部四二二(１) 第３１８２ 份案卷的标题为“农业实验所拨借长短期江浙丝业公债案”，项目管理组在质检时发现标题中责任者“农业实验所” 机构名称不齐全，不利于利用者检索信息。通过调阅档案实体，查考“实业部机构层级框架表”，发现“农业实验所” 全称应为“中央农业试验所”，且是实业部的下属机构。因此，我们将标题补充为“实业部中央农业试验所拨借长短期江浙丝业公债案”，使标题更加完整、准确。

通过了解全宗档案内容成分，可以提高整卷的科学性。四二二(１) 为实业部内设机构总务司的档案，卷宗内容涉及总务司方方面面的事务。其中，第２４８ 卷整理前标题为“本京国货陈列馆陈彭接收交代案”，案卷超过５００页，卷身厚重，内容杂乱。整理人员根据对卷内移交接收内容的了解，调整了文件顺序，将此卷分成了１５ 份案卷。分别归纳出“实业部国货陈列馆新任馆长彭伯勋与旧任馆长陈少甫交接案” “实业部国货陈列馆所有经营款项收支四柱总清册” 等新标题，使每份案卷主题明确、内容清晰、薄厚适当。

三、注重员工全宗背景知识素养的培养

掌握全宗背景知识是对外包工作人员最基本的知识要求，它能切实提高外包人员现场整理编目的水平和速度。作为项目启动前重要的知识储备，全宗背景知识已成为员工业务培训中的一项重要内容。同时，项目管理组根据实际需要制作了机构层级框架表，为工作人员进一步把握全宗概况梳理了思路。

系统学习全宗背景知识，提升工作人员的业务素质。新的全宗项目启动前，项目管理组以参考指南为基础，结合其他工具书，利用网络资源，制作成全宗背景知识材料，纳入外包公司员工的业务培训中。以实业部全宗为例，项目管理组综合参考指南中关于实业部的介绍，制作了培训材料: 实业部由工商、农矿两部于１９３１ 年１ 月合并成立，隶属行政院，掌管全国实业行政事务。历任部长为孔祥熙、陈公博等。内部机构设有秘书、参事、技术３ 厅，总务、农业、渔牧、工业、商业、矿业、劳工７ 个司，１９３５ 年增设合作司。１９３８ 年１ 月，实业部撤销，其业务移交经济部接办。

制作脉络清晰的图表，促进对全宗背景知识的理解。项目管理组在操作现场配备了种类齐全的全宗指南，引导操作人员勤用、善用。对于内部机关众多或者权属关系复杂的全宗，管理组还制作了机构层级框架表，简单明晰地展现全宗内各机构间的关系。以实业部为例，实业部职掌全国实业行政事务，内设部门较多，所设委员会下辖数十个机构，机构关系复杂，操作人员反映在分卷、拟写标题时有些吃力。为了帮助工作人员了解机构设置概况，使部门间的权属关系一目了然，项目管理组以上述参考指南为基础，专门制作了“实业部机构层级框架表”，发放给整编人员以便查考。

总之，全宗背景知识对于提高档案整理编目质量是至关重要的。今后，整理编目处项目管理组会继续联合外包公司陆续做好全宗背景知识点的收集、整理、培训、指导工作，提升外包工作人员全宗背景知识素养，强化整理技能，为科学提高整理编目水平提供重要保证。