外文档案整理中存在的问题及其应对——以资源委员会全宗档案为例

由于民国时期对外交往十分频繁，政府机构档案中与国外政府、机构、个人的来往文书卷帙浩繁，但相比于中文档案，外文档案的整理质量往往不够理想，时常出现标题与档案内容有偏差甚至南辕北辙的现象。为有效还原民国档案的历史原貌，同时有利于档案资源的开发与利用，笔者现尝试就实际工作中所遇到的各种外文档案整理方面的问题作出归纳和解析，并尝试探讨解决问题的方法。

一、外文档案整理工作中易出现的几类问题

由于目前中国第二历史档案馆(以下简称“二史馆” ) 在民国档案数字化前整理工作中采取的工作模式主要为职能制，即整理编目处管理下的外包公司负责制，整理编目处人员脱离了具体的整理工作，不再进行编目编页的工作，而是专门从事管理工作；而外包公司整理人员由于知识水平、外语能力及档案整理经验等多方面原因，不能完全胜任要求较高的外文档案整理工作。就笔者所在的项目组而言，虽然经过三道质检把关，但由于抽检比例所限，难免挂一漏万。现就外文档案整理中易出现的几类问题作出归纳。

(一) 分卷问题

一是有些应归在一起的内容被分拆到前后两卷或数卷中，或是使得文件排序错乱。

例如，二八(１６) 资源委员会全宗８３ 卷为全英文卷，其主要内容为世界各国及地区原油产地分布及石油工业发展状况，根据该卷首页的目录发现第１—１５ 部分，即非洲—印度部分的内容齐全，但后面第１６—２４ 部分缺失，经查找比对，在其后该全宗的１２５ 卷中找到了缺失的该部分内容。

二是有些应分开的内容却被放在了同一卷里，此类现象主要涉及语种的问题，有些内容并不相关的英文、法文、德文甚至日文内容由于分卷人员外语能力的问题无法鉴别，因而被混杂到同一卷内。

例如，在对二八资源委员会全宗４５６６４ 卷进行分卷时，该卷除主体内容(即上海爱华客洋行与在沪各商行结算之账单收据支票及有关文书，主要为英文) 之外，还夹杂有关于在沪朝鲜人资本家孙昌植的有关文书(日文、朝鲜文) 及上海日本高级女学校学生吉田福子的有关文书(日文)，显然其内容与该卷主体内容无关，这就有必要对这两部分内容单独立卷。

(二) 翻译问题

一是词句翻译错误。例如，二八(１６) 资源委员会全宗１７７ 卷为全英文卷，外包人员原拟的标题为“资源委员会收存国际地质学会第十八次会议记录”，而对档案内容稍加翻阅即可发现，该卷的主要内容为国际地质学会邀请资源委员会参会的“邀请函” (ｉｎｖｉｔａｔｉｏｎ)，而非“会议记录” (ｓｕｍｍａｒｙ)。

二是直接采用原始英文名称或缩写，未译成正确的中文名称。例如，二八资源委员会全宗４２１５９ 卷，原拟标题为“资源委员会与美国ＲＣＡ 订立技术合作案”，整理人员直接照搬了以前整理人员拟写的旧标题，而标题中的“ＲＣＡ” 实为“美国无线电公司(Ｒａｄｉｏ Ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏｎ ｏｆ Ａｍｅｒｉｃａ) ” 的缩写。

三是机械照搬词典翻译，而忽视了民国时期的译名可能与现在不同。例如二八(８) 资源委员会全宗３５６ 卷，主要以英文书写，内容为吴兆洪(Ｃ.Ｈ. Ｗｕ) 关于善后救济、技术合作、材料购运等事宜与各方的往来函件。信函中对吴兆洪的职位标注为“Ｓｅｃｒｅｔａｒｙ－Ｇｅｎｅｒａｌ”，如按词典翻译应译为“秘书长”，而实际上资源委员会中设置的相应职位为“主任秘书”。

四是在翻译外国机构中文名称的时候将外文名称相近的不同机构混为一谈。例如，二八资源委员会全宗４８２３５ 卷，原拟标题为“资源委员会电业处报告书、通知书及英国通用公司函送陇海铁路凝汽器说明书等文书(内有英文) ”，而通常所认为的通用公司为美国通用电气公司，因此产生了疑问。经调阅档案发现，该公司英文名称为“Ｔｈｅ Ｇｅｎｅｒａｌ Ｅｌｅｃｔｒｉｃ Ｃｏ. ｏｆ Ｃｈｉｎａ ＬＴＤ.”，公函上所印的公司中文名称为“英国通用电器有限公司”。经过对电子目录的搜索，调阅了可能有类似问题的４２１７３ 卷[原标题为“资源委员会与英国通用公司技术合作案(内有英文) ” ] 及４８５２９ 卷[原标题为“资源委员会通用公司函送西京电厂二千千瓦设备标单及有关文书(英文) ” ]，明确了４２１７３、４８５２９ 两卷中的往来主体同样为英国通用公司(Ｔｈｅ Ｇｅｎｅｒａｌ ＥｌｅｃｔｒｉｃＣｏ. ｏｆ Ｃｈｉｎａ ＬＴＤ.)；而４８５２９ 卷标题中所写的“资源委员会通用公司” 其英文名称为Ｓｈａｎｇｈａｉ Ｇｅｎｅｒａｌ Ｍａｃｈｉｎｅｒｙ ＭＦＧ Ｃｏｒｐ.，显然不是该卷档案中所涉及的英国通用公司。

(三) 信息缺失问题

一是标题仅以类似“某某机构英文卷” 的形式作为标题，对于档案内容未加概括；二是标题中责任者身份不明确，往往只写了人名却未注明其身份。

例如，二八(１２) 资源委员会全宗１０７ 卷为一册全英文技术资料，档案原始标题为“ＣＯＮＳＩＤＥＲＡＴＩＯＮ ＯＦ ＭＯＤＵＬＡＴＯＲ ＤＥＳＩＧＮ” (调制器设计之设想)，作者Ｔ. Ｓ. Ｗａｎｇ，档案中仅注明其中文名王端骧，标题就仅拟为“王端骧拟«调制器设计之设想» (英文) ” 而未探究其身份。

二、外文档案整理环节出现问题的原因

(一) 工作模式上

外包公司以工作量为导向的绩效计算方法导致重速度轻质量的现象；项目组对标题质检的抽检比例有限难免挂一漏万。

由于以数字化前整理现场现有的工作模式为整理编目处管理下的外包公司负责制，亦即涉及具体的前整理环节，包括编目、编页、录入等环节，由外包公司根据项目组布置的任务计划灵活执行，而这些具体环节项目组是不进行干涉的；一般只有在涉及重大决策性问题(如全年业务量等) 或集中收集上来的业务中的疑难问题，外包公司才会向项目组请示汇报。而整理人员如果一遇到难题就询问指导人员，一来会影响工作进度，二来也会牵涉项目组人员的大量精力，而目前外包公司又尚未安排专门负责外文档案整理质量把关的人员，这样一来，很多具体问题就需要外包人员在整理过程中自行解决。而由于外文档案本身的特殊性，一旦接手的外包人员欠缺外语能力和相应的历史知识，再加上以工作量为导向的绩效计算方法，易导致整理人员重速度而轻质量，从而出现档案重要信息翻译上的问题。另外，就外包公司的工作流程安排而言，现场外包公司的整理人员是按照１０ 或是１０ 的整数倍领卷后再进行整理的，可能出现相关联的前后卷被人为拆散进行整理，特别是对于一些外文残卷，如果仅凭单份档案是很难分辨其内容所指的。

另外，在对于案卷标题的质检环节，在经过第一道质检(外包公司自检)之后，交由由整理编目处人员组成的项目管理组按照３０％的抽检比例进行第二道质检，二检完成后再按照３％的比例提交馆方质检验收组进行第三道质检。虽然经过层层把关，但由于抽检比例有限，疏漏之处在所难免。

(二) 人员素质上

一是工作态度方面。由于外包公司采取的是计件制，外包人员有时为了赶工作进度，对档案整理的质量就有所忽视，有时甚至会出现一些简单的词句翻译错误，这类错误实际上是很容易避免的，这应归为工作中注重了速度却忽视了质量的例子。

二是知识素养方面。就笔者所在的项目组而言，目前外包公司整理人员的学历从专科到本科不等，专业更是涵盖了文、史、理工等各个专业，在面临越来越多的外文档案的时候，整理人员会同时面临历史学、档案学、外语能力等多方面的问题，因而导致档案整理质量良莠不齐。同时由于工作流程安排所限，外包公司未能安排专人负责外文档案的整理和质检，外文档案和其他中文案卷一道被随机分配到整理人员手中，如遇到问题，在接手档案的整理人员外语能力和历史知识不足、项目组又缺乏具有一定外语能力的人员协助的情况下，外文档案的整理质量就可能会受到影响。

(三) 整理方法上

分卷环节如单纯依照过去成册文件单独立卷的方法，容易造成正文和附件分开的现象；整理人员在面对外文档案时往往过于依赖原基础，导致所拟标题表意上的偏差。

例如，二八资源委员会全宗４２９４９ 卷，这是一份基本采用英文书写的案卷，其中仅有少数几页中文信函。原拟标题为“资源委员会对美销售矿品合同”，实际上经过查阅档案，发现该卷文书的往来双方分别为资源委员会与苏联对外贸易人民委员会驻华商务代表处(Ｔｒａｄｅ Ｒｅｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｏｎ ｏｆ ｔｈｅ Ｕ. Ｓ. Ｓ.Ｒ ｉｎ Ｃｈｉｎａ)。之所以会误写为“对美”，一是全卷基本采用的是英文，二是整理人员过于依赖原基础，看到原始档案的封皮上手写标注的“对美” 二字，没有对档案内容进行核实就完全照抄了，而只要稍微仔细查看公函右上角所印刷的单位名称，不难发现这是一家苏联机构而并非美国机构。

三、外文档案整理问题对策探析

根据以上总结出的几类问题，笔者试归纳出以下对策:

(一) 工作模式上: 调整工作安排，严格质量把控外包公司方面: 建议外包公司在任务进度不太紧迫的情况下，适时调整现场人员安排，可适当放慢进度，重心放在提高档案整理质量上。同时也应督促外包公司内部定期就外文档案整理的问题做相关业务培训。

项目组方面: 项目组人员在平时工作中应注意收集外文档案整理过程中的疑难问题并整理总结，可定期召集业务讨论会，根据工作中汇集到的材料对项目组质检标准及对外包公司人员的培训内容及时作出拟定和修正。

(二) 人员素质上: 招录培训并举，提升专业水平

１ 外包公司方面: 提高重视，系统培训，减少依赖

建议外包公司在招录项目员工时，有意识的录用一些具备外语专业背景的人员，具体分配工作任务时，能够派遣有一定外语水平、民国历史知识及档案整理经验的专人负责外文档案的整理工作，在一般整理人员遇到外文档案方面的问题时可以向其咨询，及时解决问题，提高案卷整理质量。

外包公司应在对其员工进行定期培训的过程中，有意识的加入外文档案整理的相关内容(包括问题和解决方案等)；同时定期将其反馈给项目组人员。

对于外包公司整理人员而言，应减少对指导人员的依赖。一是充分利用各种资源查找所需信息；二是增强自学能力，提高自身业务能力；三是应兼顾速度与质量，避免因一味赶任务进度导致错误的发生。

２ 项目组人员方面: 主动加强学习，全面提高能力

由于民国档案中仍有大量外文档案亟待整理，这也需要我们整理编目处的指导人员保持对外语的学习热情，同时多阅读、研究民国历史及档案学的相关专业书籍，切实提升专业水平，更好地服务于本馆工作。

(三) 整理方法上: 确立相应标准，多种方法并用

在日常档案整理工作中，如遇常见的外文地名、人名、机构等的中文译名，应及时进行归纳整理，建立词库，随时更新；并以此为基础确立相应的中文译名标准，在统一标准之后再对之前不符合标准的译名进行集中纠正。如遇案卷标题中人物职位、机构名称难以统一其中文译名的特殊情况，应尊重档案原始译名，同时在括号内注明该机构的外文原名以示严谨。例如，二八资源委员会全宗４８２１１ 卷，原拟标题为“威廉韩送变压器报价单及有关文书(内有英文) ”，经查阅档案，该公司英文名称为“Ｈｕｎｔ Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ Ｃｏｒｐｏ-ｒａｔｉｏｎ”，地点位于上海，同时在伦敦、曼谷、香港等地设有分公司，档案原件中将其译为“威廉韩”；查阅«近代华洋机构译名大全» (孙修福编，中国海关出版社，２００３ 年１ 月)，发现有一家公司“Ｈｕｎｔ Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ Ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏｎ，Ｗｉｌｌｉａｍ”，地点也位于上海，但由于英文名称上细微的差别，尚不能确定为同一家公司。又在二八(１８) 资源委员会全宗１３０９ 卷发现中文译名为“威利韩” 的公司，经查阅档案，该公司英文名称为“Ｗｉｌｌｉａｍ Ｈｕｎｔ＆Ｃｏ.”，地点位于香港。由于三家公司无论英文或是中文名称都十分接近，但经过查阅档案和有关资料又难以确定是否为同一机构，这就造成了客观上较难解决的问题。目前的解决方案就是尊重档案原始译名，同时在后面括号内注明该机构的外文原名以示严谨。

另外笔者也总结了几种方法，可供外文档案整理中参考:

１ 查找法: 仔细通过原始档案、工具书、互联网对所需信息进行查找

在遇到无法确定的人物译名、身份、机构从属等信息时，首先要仔细翻阅原始档案，从原文中仔细查找、对比，发现线索；其次充分利用手头的工具书和互联网资源，选取并甄别所需信息。例如，二八资源委员会全宗４１７２３卷，外包公司初拟的标题为“中央财经委员会东北考察团团员恽震拟«中国电工制造事业概况» ”，然而档案原件上标注该文书的撰写时间为１９４８ 年８月，而经查阅«民国人物大辞典(增订版) » (徐友春主编，河北人民出版社，２００７ 年１ 月出版)，恽震出任中央财经委员会东北考察团团员的时间为１９４９ 年８ 月至１０ 月，显然该拟写的标题是不符合历史事实的。

２ 前后对比法

如遇到案卷内容残缺、无法确定其具体所指的外文档案时，可留心该卷前后数卷的内容，将其仔细对照查看，有可能残卷正是前后某一卷中的内容。例如，二八(２) 资源委员会全宗１７１１ 卷，原标题和内容完全不相符，该卷内容为以英文书写的对自某年１ 月６ 日起的各类型砂的实验数据记录，包括对磁器口红砂、资渝红砂、柏溪红砂、模砂等耐火度的比较等。但仅根据此份档案的内容无法确定其责任主体和事件主题，因此调阅了可能与之相关的１７１０ 卷，该卷原标题为“资源委员会职员签报协同美国翻砂冶炼专家Ｅ. Ｋ.Ｓｍｉｔｈ 赴各钢铁厂指导生产情形之残稿及有关文件”，其中一封中文信函中提到了该专家１９４４ 年９ 月至１９４５ 年５ 月在华工作９ 个月，先后在资渝钢铁厂、兵工署二十一厂、昆明中央机器厂等实地工作过，并且档案原文中还提到“……施君在该厂费时一月采集各种不同之型砂，计有资渝钢铁厂附近红砂、柏溪红砂、土沱黄砂、旧型砂及各种粘土……” 可见内容上是十分相关的；而１７１１ 卷后亦附有以英文书写的实验数据记录，从时间上正好截止到１２ 月份，与１７１１ 卷的１ 月份起的记录正好接上，且该份实验记录与１７１１ 卷中的实验记录无论从所用纸张、墨水和笔迹上均基本一致。经过多方面的仔细推敲，基本确定１７１１ 卷残缺的实验数据记录为１７１０ 卷后实验记录的后半部分。

２ 语种对照法

由于历史原因，英语受法语影响很深，英语和法语中的单词有近一半是拼写相同或相近的，如“贡献” 在英语和法语中都拼写为“ｃｏｎｔｒｉｂｕｔｉｏｎ”，“发展” 都拼写为“ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ”，等等。因而在遇到法文卷的时候，有时可借由我们的英语基础对其中的主题词的含义进行推测；而对于某些英法文夹杂的案卷时，更可借由英文部分来和余下的法文部分进行对比推敲，确定其内容所指。

例如，二八(１８) 资源委员会全宗１３０３—１３０５ 卷，通过查阅原始档案仅能推断出是采用法文书写的技术资料及图样，但由于现场没有掌握法语的整理人员，因此无法进一步推断该卷档案的责任主体及主要内容。而通过调取可能与之相关的１３０２ 卷，发现该卷与其后的几卷法文卷均提到了一位名叫Ｊｕｌｉｅｎ Ｐｉｅｔｅｒｓ (Ｊ. Ｐｉｅｔｅｒｓ) 的法国人；１３０２ 卷为潘履洁(Ｌ. Ｃ. Ｐａｎ) 与Ｊｕｌｉｅｎ Ｐｉｅｔｅｒｓ 的往来函件，基本也是采用法文书写的，但我们发现其中还含有一封英文信函，通过解读该封信函，发现该卷主要为潘履洁向Ｊｕｌｉｅｎ Ｐｉｅｔｅｒｓ 索取关于采用蒸馏法从褐煤(ｌｉｇｎｉｔｅ) 中提炼焦煤(ｃｏｋｅ) 及无烟煤(ａｎｔｈｒａｃｉｔｅ) 的合成(ｓｙｎｔｈｅｓｉｓ) 方法等技术资料的函件及有关文书；而１３０３—１３０５ 卷的技术资料，其一，作者同样为Ｊｕｌｉｅｎ Ｐｉｅｔｅｒｓ (Ｊ. Ｐｉｅｔｅｒｓ)；其二，几册法文资料的名字分别为«Ｆａｂｒｉｃａｔｉｏｎ ｄｕ ｃｏｋｅ Ｍｅｔａｌｌｕｒｇｉｑｕｅ» (焦煤冶炼制造)、«Ｆａｂｒｉｃａ-ｔｉｏｎ ｄ’ ａｎｔｈｒａｃｉｔｅ Ｓｙｎｔｈｅｔｉｑｕｅ» (无烟煤合成制造)，关键词焦煤(ｃｏｋｅ) 及无烟煤(ａｎｔｈｒａｃｉｔｅ) 是相同的，据此可以推断１３０２ 卷与其后的１３０３—１３０５ 卷的内容本为一体，从而该卷的责任主体和主要内容也得以确定。