民国档案数字化前整理的理论来源—王可风民国档案整理思想探析

探讨和研究中国第二历史档案馆(以下简称“二史馆” ) 民国档案数字化前整理的理论来源——王可风民国档案整理思想，对于当前如火如荼的民国中央机关档案数字化前整理具有一定的现实指导意义。被誉为“新中国民国档案事业的开拓者”和二史馆主要创建人的王可风(１９１１—１９７５ 年)，在整理民国中央机关档案的实践中，不仅怀着崇敬的心情“向苏联学习档案工作理论和经验”，而且还抱着批判的态度“继承、发扬、改造传统档案整理的方式方法”，“深入探索整理民国档案过程中带有规律的问题”，创造性地探索出实践与理论相结合、整理与鉴定互补充、当前与长远共谋划等适合民国档案整理的新思想。这一新思想见识卓远，历久弥新，从而成为了二史馆２１ 世纪民国中央机关档案数字化前整理的理论来源。

一、实践与理论相结合

在１９５０—１９５７ 年年底初步整理民国中央机关档案全宗的实践中，王可风率领同事们“积极地创造经验又不断地总结经验”，“一个全宗档案整理完，或一项工作做完，都作一次总结”，经年累月地坚持不懈，在第一步的整理实践中孕育了民国中央机关档案整理的理论结晶。

一是“片纸只字不得损毁”的指导思想。王可风要言不烦地指出，民国中央机关档案是最珍贵的历史资料，是国家和人民的公共财富。“档案文件是第一手材料，是历史的真实记录。” 过去旧政权中央机关的历史档案，“除了记录反动统治者的一切阴谋和罪恶以外，也反映着全国人民的生产斗争和政治斗争”。 同时，民国中央机关档案过去保管状况欠佳，损失较大，遗存的档案弥足珍贵。如民国北京政府的档案，“几乎找不到较为完整的一个机关档案”。 抗战后南京国民政府西迁重庆，国府和各院部会及沦陷区省府档案亦散弃许多。针对民国中央机关档案遗存于世的稀缺性和作为历史真实记录与国家财富的重要性，王可风严格地要求整理工作人员认真遵守工作流程和工作方法，不得随意损坏和丢弃“片纸只字”，最大限度地在整理过程中保护了民国中央机关档案实体，形成了“片纸只字不得损毁” 的指导思想。

二是初整细整“两步走” 的思想。王可风深有感触地总结了民国中央机关档案的政治、科学和社会价值: 在政治上，司法、检查与公安机关等可以利用历史档案来揭露“人民的敌人”。在科学上，发展自然科学和社会科学，离不开历史档案的利用；推进马克思主义历史科学的发展也需要重视和善于运用历史档案。因为马克思主义历史学家不是“随便地选择史料和轻视记载事实素材的史料”，而是必须“用全力来搜集和有系统地利用那些记载有丰富事实的史料”， 即历史档案。在社会上，历史档案可为国家社会主义建设提供必要的参考资料，如治淮工程中使用的水文资料等。针对国家社会主义改造与建设对民国中央机关档案需要的迫切性和档案多、人手少、经验缺的现实性，王可风明确地要求先按全宗进行初步整理，等条件具备时再进行第二步细整，以满足国家当前改造与建设以及科学文化研究对档案的实际需要，初步地形成了初整细整“两步走” 的思想。

三是利用原基础和按全宗与来源整理的思想。王可风不无清醒地认识到，由于旧政权未建立起科学完善的文书处理与档案工作的方法和系统，致使民国中央机关档案很大一部分还处在“零散文件” 阶段，亟须进行系统化的整理。同时，传统档案工作缺乏系统研究，没有成为一门科学，需要在继承的基础上进行改造和扬弃。借鉴苏联经验和理论开展的档案整理工作才刚刚开始，目前水平有待提高。针对档案整齐零散程度不一、“案” “卷” 不分的客观性和整理工作时间紧、任务重的困难，王可风正确地采用了根据立档单位沿革实际和档案文件原有基础进行整理的方法，有效地提升了典藏档案的整理速度和质量，系统地确立了利用原基础和按全宗与来源整理等原则。

与此同时，这些理论结晶也反过来成功地指导了民国中央机关档案整理工作的实践，即指导了全宗的审慎确定、分类的斟酌选择、清检的层层深入、立卷的特征考虑、标题的拟写修改、系统化排列的科学调整等。不可否认的是，如果“没有理论的知识，没有理论的指导，系统地总结业务经验” ，也就不可能有民国中央机关档案整理工作的第一步成功实践。

二、整理与鉴定互补充

在披沙漉金地整理民国中央机关档案全宗的过程中，王可风全面系统地归纳了民国档案系统化整理与鉴定相互补充的思想，即根据档案科学原则、文件价值和利用目的，分清主从轻重，区分清楚分析立卷和综合整理的文件类别，以利于掌控整理时间和速度。

一是根据档案全宗的具体实际，适当采用年代—组织方案或组织—年代方案或问题方案等进行分类。其中以年代—组织方案和组织—年代方案最为优越，如按年代分类的有民国北京政府总统府的档案、按组织分类的有军需署的档案等。当年代跨度较大或混乱不清，以及组织机构变化复杂甚至无法辨清的时候，则采用最为困难的问题方案。问题方案习惯上分为总务和业务两类，有时也两类并立。总务类: 法规、组织、会议、计划、建议、报告、调查、统计、资料、文书、电信、印信、档案、图书、事务(庶务) 等；业务类要因“宗” 制宜，具体问题具体确定。如南京国民政府经济部档案分为:工业类、矿业类、电业类、商业类、国际贸易类、经济统制类和农渔水利类等。

二是由类而项而目式地层层深入开展清检工作。本着提纲挈领、循序渐进、以简驭繁的原则，采取“劈分法”，先把档案分成大类，然后再分其中一类，接着再分其中一项、一目。这样就可以准确而系统地把文件按其属性清检到一定的位置。

三是考虑６ 个特征，保持文件历史联系，灵活做好立卷工作。苏联档案理论认为，立卷的６ 个特征是: 名称、作者、问题—实物、通讯者、地理和年代，多数档案文件是按名称、问题或实物和年代等特征立卷的。运用这些特征时，首先要善于找出主要特征，然后结合次要特征，遵循符合客观发展过程和保持文件之间历史联系的原则，用联系的、全局的眼光和批判的扬弃的态度，灵活地考虑文件的重要性和利用问题，适时运用层层深入类、项、目的“鱼鳞法” 来进行立卷。

四是在立卷的同时进行标题工作。虽然在立卷时了解了相关档案文件的内容，但是这种了解是随着分类、清检和立卷的层层深入而逐步完善的，因此需先拟写标题初稿，经过多次审定修改后，才能最终定稿。标题要坚持政治正确，保持时代特点，揭示主要内容，力求语言简洁，标清文件名称，避免“案” “卷” 不分。

五是按照全宗对类项与类项间、案卷与案卷间进行全面的系统化排列。因为档案文件是按分类分项分目的方式进行层层深入的清检、立卷和标题的，基本上已经系统化了，所以主要是对全宗进行类项与类项间、案卷与案卷间的全面系统的排列，同时“研究案卷立得正确与否，加以调整离并”，“研究标题初稿的正确与否，作最后的修正改定”， 对于量多卷繁的全宗，则在初步系统化排列后，再有重点地对卷内文件按照工作性质、意义大小、年代、地理、名称和通讯者等６ 个特征进行排列。之后还可进行一次检查和调整，以利于提高整理质量，便于编号编目。

边整理边鉴定，边鉴定边整理，使得王可风切中肯綮地确立了民国中央机关档案文件按年代、组织和问题结合式的分类、“劈分法” 式的清检、“鱼鳞法” 式的立卷、逐步完善式的标题、科学化系统化排列等整理与鉴定互补充的步骤和方法，为开展有序高效的整理工作奠定了良好的基础。

三、当前与长远共谋划

在整理卷帙浩繁的民国中央机关档案实践中，王可风针对当前档案整理人员业务素质的参差性和细化整理档案的长期性，以专业性和前瞻性的眼光详细地规划了工作人员的业务提升和档案整理的长远愿景，清晰地指明了民国中央机关档案整理的发展方向和升级路径。

首先，王可风满怀豪情地制订了民国中央机关档案整理的１２ 年远景规划。１９５６ 年３ 月，王可风主持制订了«关于南京史料整理处１２ 年远景规划的意见»，明确提出未来１２ 年民国中央机关档案整理的具体规划: 一是在“一五” 计划内“将所存１９５５ 年以前所接收的历史档案完成初步整理工作”，“随时展开新接收档案的初步整理工作”。 二是将１９５３ 年以前整理混淆的全宗“一律按立档单位纠正”。虽然已经从１９５６ 年起开始纠正调整，但是要争取“在１９５７ 年把重要的都调整完毕”，“１９５８ 年内把所有的调整完毕”。 三是在全宗正确的基础上，“有轻重有先后地按科学方法” 开展第二步复整工作。从“二五” 计划开始，根据档案文件的重要性和国家使用需要，“选择一个全宗内某几类或某几目档案，全类、全项或全目进行复整”，即开展初整细整“两步走” 的第二步细整工作。四是要在整理业务工作中培养和“锻炼出一批历史档案整理工作专家”。在“二五” 计划末，争取培养５ ~ １０ 人，到“三五” 计划末，培养成功１５~２０ 人。其基本要求是: “对历史档案有专门鉴认的能力及对历史档案文件的专门知识”；“掌握历史档案科学的基本理论，有合于科学水平的整理能力”；“在长期工作历练中熟悉许多材料，足以供研究者的必要的咨询”；“具备一定的马列主义理论水平与历史学、史料学的必备的知识”。

其次，王可风高瞻远瞩地制订了民国中央机关档案整理的１０ 年工作规划。１９６２ 年９ 月，王可风主持制订了«关于南京史料整理处１９６２—１９７２ 年十年工作规划的意见»，简练地规划了未来１０ 年民国中央机关档案整理的工作方向。一是基本完成继续接收的散存于全国各地的５０ 多万卷档案的初步整理工作；二是进一步细化整理已经初整过的“重要的全宗和某些全宗内的重要部分”；三是培养锻炼“又红又专” 的业务工作人员和干部。

王可风的民国档案整理实践与理论相结合、整理与鉴定互补充、当前与长远共谋划的思想，立足于坚实的民国中央机关档案整理实践，升华于精准的民国中央机关档案鉴定校勘，创新于深邃的民国中央机关档案理论思考。由于见识卓远，历久弥新，从而成为了二史馆２１ 世纪民国中央机关档案数字化前整理的理论来源。２００９ 年以来，二史馆重点启动的馆藏民国中央机关档案全宗和专题的数字化前整理，其指导理论在很大程度上带有王可风的民国档案整理思想的深刻印记。一是数字化前整理的重要性和必要性。全体数字化前整理工作人员不仅关注到馆藏档案作为历史的记忆、文明的载体和社会的财富的稀缺性，而且认识到馆藏档案“在政府决策、经济建设、学术研究、对外交流以及爱国主义教育等方面发挥的作用”的重要性；不仅体会到数字化前整理对于改变馆藏档案“一全宗多子号、一案卷多宗号” 等问题的亟须性，而且意识到数字化前整理对于数字化扫描和缩微、检索和利用以及永久保护档案实体的必要性。二是数字化前整理全宗的原则和规范。主要有４个: 第一，按全宗整理。“针对各个全宗的不同情况，制订出每个全宗的具体整理方案。”第二，利用原基础。“保持原全宗号、案卷号和卷号编排次序。” 第三，边整理边鉴定。整理时剔除金属物，标明重份文件和特殊文件等。第四，根据实际确定整理进度。“先易后难，并结合全宗重要程度和查档利用、库房调整等情况，妥善安排。”三是数字化前整理的系统化整理步骤和方法。遵循细化整理的科学流程，先清点案卷，解决一卷多宗等问题，再核对和修改案卷标题，然后固定卷宗，编排卷内文件次序，编写文件页码，之后注明特殊档案、标清重份和需要说明的案卷情况，最后录入、校对和编制卷宗目录，编写全宗整理说明，移交档案原件。四是数字化前整理的长远规划和愿景。在«中国第二历史档案馆数字化整理方案» 中，具体规划分为三个阶段: 第一阶段(２００９—２０１３ 年) 为五年，完成南京国民政府和汪伪国民政府主要中央部会等档案的数字化前整理工作。第二阶段(２０１４—２０１８ 年) 也为五年，完成南京国民政府和汪伪国民政府的大部分全宗档案的数字化前整理工作。第三阶段(２０１９—２０２８ 年) 为十年，完成民国北京政府、个人全宗、南京国民政府剩余全宗以及不开放全宗档案的全部数字化前整理工作。从以上所述可以看出，２１ 世纪民国中央机关档案数字化前整理的指导理论，似乎天然地带有王可风“所付的精神架构”。从这个意义上说，王可风的民国档案整理思想无疑就是２１ 世纪民国中央机关档案数字化前整理的理论来源。